يمكن أن يكون سجل T و A الذي يحتوي على جميع عناصر البيانات المطلوبة (1) وثيقة مكتوبة يدوياً، (2) ملف آلي يتم الاحتفاظ به إلكترونياً، أو (3) مزيج من السجلات الآلية واليدوية.
يمكن تجميع عناصر البيانات في عدد من التنسيقات.