 إذا اشتكى العميل من منتج معيب، من المهم تقديم استجابة متعاطفة. اعترف بأن هذا موقف صعب وشكرهم على إحضار المشكلة إلى علمك. اعتذر عن أي إزعاج قد تسببه المشكلة. شرح أنك ستبذل قصارى جهدك لحل المشكلة، سواء عن طريق إصلاح المنتج أو توفير استرداد للمبلغ. أطمئن العميل بأن رضاهم مهم بالنسبة لك وتحقق من أن تم حل مشكلتهم.
 قدم نصيحة حول كيفية الرد على شكوى العميل. العميل يشتكي من منتج معيب.