 عزيزي قيس،

أنا آسف جدًا لسماع المشكلة التي واجهتها في طلبك. من غير المقبول أنك لم تتلق المنتج كما كان متوقعًا وأود أن أعتذر نيابة عن شركتنا. رضا العملاء هو أولويتنا الأولى، وأؤكد لك أننا نبذل قصارى جهدنا لحل المشكلة في أقرب وقت ممكن. أنا أفهم أن هذا أمرٌ مزعج بالنسبة لك وأريد أن أؤكد لك أننا سنبذل قصارى جهدنا للتأكد من عدم حدوث ذلك مرة أخرى.

شكرًا لصبرك وتفهمك.

مع خالص التحية،
[اسمك]
 أكتب رسالة بريد إلكتروني لعميلك تعبر عن التعاطف وتعد بحل. اسم العميل: قيس