 عزيزي [المدير],

نأسف لإبلاغكم بأن عضوي فريقنا لن يتمكنا من حضور الاجتماع المقرر يوم الثلاثاء في الساعة 11 صباحًا. وذلك بسبب تعارض في ساعات عملهما.
نطلب بلطف موافقتكم على تغيير وقت الاجتماع إلى وقت آخر يناسب الفريق أكثر.

شكرًا لتفهمكم ونتطلع إلى ردكم.

مع خالص التحية،
[الاسم]
 اكتب بريدًا إلكترونيًا إلى المدير يطلب فيه تغيير وقت الاجتماع. هناك اجتماع مقرر يوم الثلاثاء في الساعة 11 صباحًا ولا يستطيع عضوا الفريق حضوره بسبب تعارض في ساعات عملهما.