 عزيزي العميل،

نأسف لسماع تجربتك مع منتجنا. نحن نأخذ ملاحظات العملاء على محمل الجد ونعتذر بصدق عن أي إزعاج قد تسببه هذا الأمر لك. نحن نعمل حاليًا على حل المشكلة وسنعود إليك بالحل في أقرب وقت ممكن.

شكرًا لك على وقتك وصبرك،
<اسم شركتك>
 أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى العميل يعترف بشكواه ويعتذر عن الإزعاج الذي تسبب فيه.