Tällaisissa poikkeustapauksissa jäsenvaltioiden on rajoitettava tällainen fyysinen läsnäolo siihen, mikä on ehdottoman välttämätöntä ja puolueettomasti perusteltua, ja varmistettava, että menettelyn muut vaiheet voidaan hoitaa täysin sähköisesti.
Maidir leis na cásanna ina bhféadfadh gá a bheith le láithreacht fhisiciúil le haghaidh na gcéimeanna nós imeachta dá dtagraítear i mír 3 agus cásanna ina mbíonn seachadadh fisiceach dá dtagraítear i bpointe (c) de mhír 2, tabharfaidh na Ballstáit fógra faoi na forais agus imthosca a bhaineann leo trí stór coiteann a mbeidh rochtain ag an gCoimisiún agus ag na Ballstáit eile air don Choimisiún agus do na Ballstáit eile agus tabharfaidh siad míniú orthu.