As a general rule, it is the Secretariat's responsibility before the meeting to provide the Presidency with all the necessary documentation and to prepare a draft letter from the President of the European Council to his colleagues relating to the conduct of the proceedings (note that the European Council differs from the Council of Ministers in that there is no "provisional agenda" in the strict sense: it is replaced by the President's letter).
Come regola generale, ha il compito prima della riunione di mettere a disposizione della Presidenza tutta la documentazione necessaria nonché di preparare un progetto di lettera del Presidente del Consiglio europeo ai suoi colleghi relativo allo svolgimento dei lavori (va rilevato che il Consiglio europeo si differenzia dal Consiglio in particolare per la mancanza di un «ordine del giorno provvisorio» nel senso formale del termine, che è sostituito dalla lettera del Presidente).