als_Latn dik_Latn eng_Latn
The measure is available in the following languages:
GAZETA ZYRTARE E REPUBLIKËS SË KOSOVËS / Nr. 04 / 19 MARS 2012, PRISHTINË
LIGJI Nr. 04/L-088 PËR ARKIVAT SHTETËRORE
Kuvendi i Republikës së Kosovës;
Në bazë të nenit 65 (1) të Kushtetutës së Republikës së Kosovës, Miraton
LIGJ PËR ARKIVAT SHTETËRORE
KREU I - DISPOZITAT E PËRGJITHSHME
Neni 1
Qëllimi
Ky ligj përcakton rregullat bazë për organizimin dhe funksionimin e shërbimit arkivor në institucionet e Republikës së Kosovës.
Neni 2
Fushëveprimi
Për qëllim të këtij ligji, institucionet publike, që hyjnë në fushën e veprimit të këtij ligji përfshijnë: Qeverinë dhe administratën në nivelin qendror, dhe lokal, institucionet ligjvënëse dhe gjyqësore, zyrën e presidencës, prokurorinë, personat fizik dhe juridik, me kusht që të ushtrojnë autoritet administrativ, kryejnë detyra publike apo operojnë me fonde publike sipas ligjeve të Republikës së Kosovës (bartësit privat të kompetencave publike); si dhe detyrimet e tyre ligjore për krijimin, ruajtjen dhe shfrytëzimin e pasurisë arkivore.
Neni 3
Përkufizimet
1. Shprehjet e përdorura në këtë ligj kanë këtë kuptim:
1.1. Agjencia - Agjencia Shtetërore e Arkivave të Kosovës është organ qeveritar, e cila organizon, drejton dhe kontrollon veprimtarinë në të gjithë rrjetin arkivor të vendit (në tekstin e mëtejmë Agjencia).
1.2. Lënda arkivore - i tërë materiali burimor dhe i reproduktuar nga institucionet publike, personat juridik dhe fizik gjatë veprimtarisë së tyre siç janë: dorëshkrimet, të dhënat e shtypura, vizatimet, fotografitë, vulat, materialet audiovizuele, materialet elektronike dhe të gjitha mjetet tjera ndihmëse të cilat e mundësojnë kuptueshmërinë e qartë të përmbajtjes së informacioneve dhe të cilat lehtësojnë shfrytëzimin e tyre.
1.3. Material dokumentar – tërësia e dokumenteve ose të dhënave të krijuara gjatë veprimtarisë dhe punës së institucioneve publike, personave juridik dhe fizik si dhe evidencat ligjore lidhur me ato, pa marrë parasysh formën dhe formatin e shënimit.
1.4. Fondi arkivor shtetëror - tërësia e materialit arkivor, i cili është nën mbrojtje të shtetit të Republikës së Kosovës, dhe shërben si burim i informatave për shoqërinë, për realizimin e interesave dhe nevojave të saj dhe të shtetit.
1.5. Fond krijuesit - institucionet e përcaktuara në fushëveprimin e këtij ligji, të cilat gjatë kryerjes së detyrave të punës krijojnë materialin, i cili dërgohet për arkivim në arkivin kompetent pas kalimit të afatit të përcaktuar me ligj.
KREU II - DISPOZITAT THEMELORE
Neni 4
Organizimi i Agjencisë
1. Agjencia Shtetërore e Arkivave është organ qeveritar e cila kryen detyrat dhe përgjegjësitë tëpërcaktuara në këtë ligj.
2. Agjencia udhëhiqet nga Kryeshefi Ekzekutiv, i cili është përgjegjës për administrimin, funksionimin dhe menaxhimin e Agjencisë.
3. Emërimi, shkarkimi, funksionet dhe përgjegjësitë e Kryeshefit Ekzekutiv rregullohen me dispozitat përkatëse në fuqi në Republikën e Kosovës.
4. Struktura dhe organizimi i Agjencisë rregullohet me akt nënligjor të cilin e propozon Agjencia dhe e miraton Qeveria.
Neni 5
Detyrat dhe përgjegjësitë e Agjencisë
1. Agjencia është institucion, i cili pranon, evidenton, ruan dhe publikon materialin arkivor dhe mundëson shfrytëzimin e tij për hulumtime shkencore dhe punë profesionale si dhe për nevoja tjera të cilat janë në interes për institucionet, organizatat, personat juridik dhe fizik.
2. Agjencia ushtron veprimtarinë e vet në pajtim me ligjin dhe aktet tjera të mbështetura në të, si dhe standardet arkivore ndërkombëtare.
3. Këshillon dhe udhëzon sipas nevojës institucionet, të cilat hyjnë në fushëveprimin e këtij ligji lidhur me administrimin, ruajtjen dhe mbrojtjen e materialit arkivor.
4. Organizon trajnime, kurse, ligjërata për aftësimin dhe perfeksionimin profesional të kuadrit arkivor në Kosovë si dhe kryen punë dhe aktivitete tjera të përcaktuara me ligj dhe me aktet e përgjithshme juridike, që u referohen veprimtarisë arkivore.
Neni 6
Rrjeti i institucioneve arkivore
1. Më qëllim të ruajtjes, të mbrojtjes dhe të shfrytëzimit të përshtatshëm të materialit arkivor dhe të zhvillimit të mëtejshëm të veprimtarisë arkivore krijohet rrjeti arkivor i Kosovës.
2. Rrjeti arkivor i Kosovës krijohet nëpërmjet ndërlidhjes funksionale të të gjitha institucioneve arkivore të Kosovës.
3. Rrjeti arkivor i Kosovës krijohet, organizohet dhe funksionon sipas aktit nënligjor për rrjetin arkivor të Kosovës, të cilin e propozon Agjencia dhe e miraton Qeveria.
Neni 7
Fondi arkivor i nivelit qendror dhe lokal
Fondi arkivor i nivelit qendror dhe lokal përfshin tërësinë e materialit arkivor të krijuar gjatë veprimtarisë se institucioneve, që hyjnë në fushëveprimin e këtij ligji si dhe të personave fizik dhe juridik me vlerë historike, juridike, politike, ekonomike, sociale e kulturore, i cili shërben si burim i informatave për realizimin e nevojave dhe interesave të shtetit dhe shoqërisë në tërësi.
Neni 8
Regjistri arkivor publik
1. Agjencia, më qëllim të përmirësimit të mundësive për shfrytëzimin e lëndës arkivore krijon, mban dhe përditëson regjistrin arkivor publik.
2. Regjistri arkivor publik ndër të tjera përmban këto elemente:
2.1. evidencën e të dhënave për të gjitha institucionet arkivore dhe fond krijuese të Kosovës. Këto të dhëna klasifikohen sipas nivelit qendror, komunal dhe privat;
2.2. një pasqyrë të përgjithshme për të gjithë materialin e arkivuar në Agjenci;
2.3. kushtet për shfrytëzimin dhe qasjen në materialin e arkivuar në Agjenci.
3. Të gjitha arkivat në nivel qendror, komunal dhe privat janë të obliguara që ti vënë në dispozicion Agjencisë të gjitha të dhënat dhe informacionet e nevojshme për përditësimin e regjistrit arkivor publik.
4. Agjencia bashkëpunon me arkivat tjera për ndërtimin dhe përditësimin e regjistrit arkivor publik.
5. Në regjistrin arkivor publik mund të ketë qasje çdo person fizik dhe juridik.
6. Regjistri duhet të menaxhohet duke përdorur sistemet më moderne të teknologjisë informative dhe të publikohet në ueb-faqen e Agjencisë.
Neni 9
Përgjegjësia për arkivim
1. Përgjegjës për arkivimin e materialeve të të gjitha institucioneve publike, që hyjnë në fushëveprimin e këtij ligji, të cilat nuk janë më të nevojshme për kryerjen e detyrave të punës dhe për të cilat ka kaluar afati i ruajtjes në institucionin përkatës është Agjencia Shtetërore e Arkivave të Kosovës.
2. Përjashtimisht nga paragrafi 1. i këtij neni, institucionet e paraqitura në vijim, mund të zhvillojnë arkiv vetanak në kuadër të fushë veprimtarisë së tyre:
2.1. Administrata e Kuvendit të Republikës së Kosovës;
2.2. Gjykata Kushtetuese dhe Gjykata Supreme e Republikës së Kosovës;
2.3. Universitetet e Republikës së Kosovës;
2.4. Ministria e Forcës dhe Sigurisë së Kosovës;
2.5. Ministria e Punëve të Brendshme;
2.6. Agjencia Kosovare e Inteligjencës.
3. Në rastin kur institucionet e paraqitura në paragrafin 2. të këtij neni nuk posedojnë kushtet dhe hapësirën e nevojshme për arkivimin, ruajtjen dhe mbrojtjen e materialit arkivor nga dëmtimi apo asgjësimi, atëherë institucionet e lartcekura i ofrojnë materialin e tyre për arkivim Agjencisë, duke marrë parasysh kushtet dhe kriteret e parapara në këtë ligj.
Neni 10
Ofrimi dhe pranimi i materialit arkivor
1. Institucionet publike që hyjnë në fushëveprimin e këtij ligji obligohen që t’i ofrojnë për arkivim Agjencisë të gjitha materialet, të cilat nuk konsiderohen të nevojshme për kryerjen e mëtejshme të detyrave të punës dhe afati i të cilave për ruajtje ka kaluar.
2. Ofrimi i materialit për pranim në Agjenci bëhet më së voni pas kalimit të afatit prej tridhjetë (30) viteve nga momenti i krijimit të materialit, përjashtimisht rasteve kur përmbajtja e materialit është specifike dhe me legjislacionin përkatës në fuqi kërkohet një afat më i gjatë për ruajtje në institucionin përkatës.
3. Agjencisë i sigurohet qasja nga institucioni përkatës në të gjithë materialin dhe të dhënat përkatëse, i cili është propozuar për pranim në Agjenci në mënyrë që të bëhet vlerësimi nëse materiali i plotëson kushtet për arkivim. Materialit të ofruar për arkivim në Agjenci nga institucioni përkatës i bashkëngjiten të gjitha shënimet relevante, të cilat janë të nevojshme për kuptueshmërinë e qartë të informacioneve si dhe për shfrytëzimin efektiv të tyre.
4. Të gjitha materialet elektronike, të cilat i nënshtrohen aktualizimit të vazhdueshëm duhet të ofrohen për arkivim në Agjenci.
5. Komisioni përgjegjës në Agjenci bënë vlerësimin nëse materiali i ofruar nga institucioni përkatës i përmbush kushtet dhe kriteret për arkivim në Agjenci. Në rast se nuk përmbushen kushtet dhe kriteret e parapara me ligj dhe akt nënligjor, materiali i ofruar për ruajtje në Agjenci vazhdon të mbetet në institucionin përkatës, deri në përmbushjen e tyre.
6. Agjencia brenda një periudhe kohore deri në gjashtë (6) muaj pas ofrimit të materialit nga fond krijuesi duhet të vlerësoj se cili material është relevant për arkivim në Agjenci. Për të bërë këtë vlerësim Agjencisë i mundësohet qasja në të gjithë materialin e ofruar për arkivim.
7. Në rastin kur Agjencia nuk merr vendim për arkivimin e materialit të ofruar nga institucioni përkatës brenda afatit kohor prej gjashtë (6) muajve, vazhdon detyrimi i institucionit përkatës për ruajtjen e mëtejshme të materialit të ofruar për arkivim.
Neni 11
Administrimi dhe mbrojtja e materialit arkivor
1. Materiali arkivor ruhet në gjendjen në të cilën është pranuar në Agjenci.
2. Materiali arkivor ruhet si tërësi dhe nuk mund të tjetërsohet, dëmtohet apo asgjësohet.
3. Materiali arkivor përpunohet në bazë të kritereve dhe standardeve për arkivim dhe ruhet nga shfrytëzimi i paautorizuar dhe keqpërdorimi.
Neni 12
Shfrytëzimi i materialit arkivor
1. Materiali arkivor mbahet, ruhet dhe shfrytëzohet për nevoja arsimore, shkencore, kulturore, hulumtuese, informative, për punë profesionale dhe nevoja qytetare.
2. Ky ligj garanton të drejtën e secilit person fizik dhe juridik, pa diskriminim mbi çfarëdo baze, për të pasur qasje, pas kërkesës në materialin e arkivuar në Agjenci, me përjashtim të kufizimeve të cilat parashihen me këtë ligj dhe legjislacionin tjetër në fuqi.
3. Hulumtimi dhe shfrytëzimi i materialit arkivor bënë pjesë në të drejtat themelore të qytetarit për informim të lirshëm dhe të papenguar dhe si e tillë në parim nuk mund të kufizohet.
4. Shfrytëzimi i materialit të arkivuar në Agjenci në parim është i pa pagesë.
5. Përjashtimisht nga paragrafi 4. i këtij neni me akt nënligjor përkatës caktohen tarifat dhe taksat për shërbimet arkivore, të cilat krijohen nga shfrytëzimi i materialit arkivor dhe nga krijimi i kopjeve, të cilin e miraton Agjencia.
6. Shfrytëzimi i materialit arkivor mund të kufizohet në tërësi apo pjesërisht në këto raste:
6.1. kur ekziston dyshimi se do të rrezikohet mirëqenia e Republikës së Kosovës;
6.2. kur cenohet siguria kombëtare, mbrojtjes dhe marrëdhënieve ndërkombëtare;
6.3. kur cenohet jeta private e individit;
6.4. kur cenohen të drejtat themelore të personave të tretë të garantuara me legjislacionin përkatës për mbrojtjen e të dhënave personale;
6.5. kur cenohet politika financiare, monetare ose tatimore e shtetit të Republikës së Kosovës;
6.6. çfarëdo dokumenti në përkujdesje të arkivave të Kosovës që përmban informata ose të dhëna që mund t’i prekin të drejtat dhe liritë fundamentale njerëzore të garantuara me Konventën Evropiane për të drejtat e njeriut.
7. Personeli kompetent në Agjenci me rastin e shfrytëzimit të materialit arkivor apo krijimit të kopjes lëshon dokumentin, i cili përmban faktet që përfshinë lënda arkivore. Dokumenti i lëshuar nga Agjencia ka vlerën e dokumentit zyrtar.
Neni 13
Afatet kohore për shfrytëzimin e materialit të arkivuar në Agjenci
1. Nëse nuk parashihet një afat tjetër me legjislacionin përkatës në fuqi, materiali i arkivuar në Agjenci në parim mund të jepet në shfrytëzim pas kalimit të afatit prej tridhjetë (30) viteve nga momenti i krijimit të materialit nga fond krijuesi nëse nuk parashihet ndryshe me këtë ligj.
2. Nëse me dhënien në shfrytëzim të materialit, siç parashihet në paragrafin 1. të këtij neni cenohet mbrojtja e interesave shtetërore të Republikës së Kosovës si dhe marrëdhëniet e shtetit me jashtë, atëherë materiali jepet në shfrytëzim vetëm pasi të kenë rënë këto arsye, ndërsa më së voni pas kalimit të afatit prej pesëdhjetë (50) viteve nga fillimi i afatit për ruajtje të materialit në Agjenci.
3. Afati për dhënien në shfrytëzim të materialit arkivor, në të cilin parashihen rregulla të caktuara për konfidencialitet është gjashtëdhjetë (60) vite nga momenti i krijimit të tij.
4. Materiali arkivor, i cili në bazë të qëllimit dhe përmbajtjes thelbësore është i lidhur më të dhënat personale të personave fizik, nuk mund të jepet në shfrytëzim para kalimit të afateve të mëposhtme:
4.1. dhjetë (10) vite pas vdekjes së personit fizik;
4.2. njëqind (100) vite nga viti i lindjes, në rastin kur nuk është i njohur viti i vdekjes së personit konkret;
ai i vdekjes është i panjohur.
5. Afatet kohore të përcaktuara në paragrafin 4. të këtij neni nuk vlejnë për dokumentet, të cilat në momentin e krijimit kanë qenë publike dhe i janë dedikuar publikut.
6. Afatet kohore të përcaktuara në paragrafin 4. të këtij neni vlejnë edhe për shfrytëzimin e materialit të arkivuar në Agjenci nga institucionet publike.
7. Bashkëshorti/ja, fëmijët apo prindërit e personit, të dhënat personale të të cilit gjenden në Agjenci mund të kenë qasje dhe t’i shfrytëzojnë materialin e arkivuar në Agjenci edhe para kalimit të afateve të përcaktuara në paragrafin 4. të këtij neni, përveç rastit kur personi konkret para vdekjes ka ndaluar qasjen në materialin përkatës për familjarët e tij/saj.
8. Shfrytëzimi i materialit arkivor sipas afateve kohore të përcaktuara në paragrafin 4. të këtij neni mund të lejohet në bazë të paraqitjes së kërkesës edhe para skadimit të këtij afati vetëm në këto raste:
8.1. kur personi përkatës ka miratuar shfrytëzimin e materialit arkivor;
8.2. me rastin e vdekjes së personit përkatës, këtë të drejtë e ushtrojnë pasardhësit e tij të ligjshëm, përveç rastit kur personi përkatës derisa ishte në jetë ka ndaluar shprehimisht qasjen në të dhënat personale të tij/saj.
Neni 14
Detyrat dhe Përgjegjësitë e Fond krijuesit
1. Fond krijuesi obligohet që materialin, të cilin e posedon t’ia dorëzoj Agjencisë për evidentim dhe ta mirëmbaj sipas kritereve të parapara në këtë ligj dhe standardeve arkivore.
2. Fond krijuesi i materialit arkivor obligohet që të veprojë si në vijim:
2.1. ruajtja e materialit arkivor në gjendje të rregullt dhe mbrojtja e tij nga dëmtimi deri në
dorëzimin e tij në arkivin kompetent;
2.2. dërgimi i materialeve arkivore me kërkesën e Agjencisë për regjistrim dhe ruajtje si dhe informimi i saj për çdo ndryshim apo zhvillim përkitazi me të;
2.3. evidentimi dhe klasifikimi i materialit arkivor sipas sistemit të përcaktuar për menaxhimin zyrtar të materialeve;
2.4. dërgimi i materialit arkivor në Agjenci pas kalimit të afatit të përcaktuar me këtë ligj.
Neni 15
Lista e kategorizimit për ruajtjen dhe shfrytëzimin e materialit arkivor
Agjencia miraton listën e kategorizimit për ruajtjen dhe shfrytëzimin e materialit arkivor më të cilën përcaktohet vlera dhe afatet e ruajtjes si dhe mënyra e shfrytëzimit të materialit.
Neni 16
Fondi Arkivor Lokal
1. Arkivat lokale administrojnë, ruajnë, mbrojnë, klasifikojnë dhe kategorizojnë materialet arkivore të institucioneve lokale dhe të organeve që veprojnë brenda njësive administrativo-territoriale përkatëse. Ato kontrollojnë dhe iu ofrojnë ndihmë profesionale fond krijuesit të institucioneve të pushtetit lokal.
2. Materiali arkivor dorëzohet në arkivin kompetent në kuadër të Agjencisë pas kalimit të afatit të përcaktuar me këtë ligj i regjistruar dhe i evidentuar në pajtim me rregullat dhe standardet e arkivistikës. Nëse lënda arkivore nuk është e rregulluar sipas metodologjisë së menaxhimit zyrtar të materialeve të përcaktuar me këtë ligj i regjistruar dhe i evidentuar në pajtim me rregullat dhe standardet e arkivistik ës. Nëse lënda arkivore nuk është e rregulluar sipas metodologjisë së menaxhimit zyrtar të materialeve të përcaktuar nga Agjencia, atëherë organi kompetent në Agjenci e përcakton afatin në të cilin poseduesi obligohet të dorëzoj materialin e plotësuar sipas kërkesës.
3. Në rastin kur nuk plotësohet kushti i paraparë në paragrafin 1. të këtij neni, Agjencia rregullon materialin më shpenzimet e poseduesit.
KREU III
DISPOZITAT KALIMTARE DHE PËRFUNDIMTARE
Neni 17
Aktet nënligjore
1. Çdo institucion arkivor obligohet që të nxjerr një rregullore për mënyrën e ruajtjes dhe shfrytëzimit të materialit arkivor, e cila ndër të tjera duhet të rregulloj këto fusha:
1.1. sistemi i menaxhimit zyrtar;
1.2. procedurën e shfrytëzimit të materialit arkivor;
1.3. kriteret dhe standardet për ruajtjen e materialit arkivor;
1.4. krijimi i kopjeve dhe reproduktimeve;
1.5. përgjegjësia e shfrytëzuesve të materialit arkivor në rast të dëmtimit të të mirës arkivore;
1.6. tarifat dhe taksat për përdorimin e materialit arkivor dhe kompensimi për shpenzimet e krijuara me rastin e krijimit të kopjeve dhe reproduktimeve;
1.7. kushtet dhe procedurat tjera për shfrytëzimin e materialit arkivor.
Neni 18
Afatet për nxjerrjen e akteve nënligjore
1. Aktet nënligjore për zbatimin e këtij ligji nxirren në afat prej gjashtë (6) muajve nga hyrja në fuqi e këtij ligji.
2. Digjitalizimi i regjistrit arkivor publik përfundon brenda tri (3) viteve nga hyrja në fuqi e këtij ligji.
Neni 19
Shfuqizimi
1. Pas hyrjes në fuqi, ky ligj shfuqizon:
1.1. Ligjin për lëndën arkivore dhe arkivat (Ligji nr. 2003/7);
1.2. Ligjin nr. 02/L-80 për ndryshimin dhe plotësimin e Ligjit 2003/7; dhe
1.3. Ligjin nr. 03/L-077 për plotësimin dhe ndryshimin e Ligjit 2003/7 për lëndën arkivore dhe arkivat, datë 7 nëntor 2008.
Hyrja në fuqi
Ky ligji hyn në fuqi pesëmbëdhjetë (15) ditë pas publikimit në Gazetën Zyrtare të Republikës së Kosovës.
Ligji Nr. 04/ L-088
15 shkurt 2012
Shpallur me dekretin Nr.DL-007-2012, datë 01.03.2012
nga Presidentja e Republikës së Kosovës
Atifete Jahjaga.
Law No. 04/L-088
ON STATE ARCHIVES
Assembly of Republic of Kosovo,
Based on Article 65 (1) of the Constitution of the Republic of Kosovo;
Approves:
LAW ON STATE ARCHIVES
CHAPTER I
GENERAL PROVISIONS
Article 1
Purpose
This law determines the ground rules for the organization and operation of Archival
Services in institutions of the Republic of Kosovo.
Article 2
Scope
For the purposes of this law, public institutions, which fall within the scope of this law shall include: Government and administration at central and local level, legislative and judicial institutions, the Office of the Presidency, Prosecution office, legal and natural persons, on condition of exercising administrative authority, performing public duties or operate with public funds according to Laws of the Republic of Kosovo (private holders of public competences), and their legal obligations for the establishment, maintaining and use of archival wealth.
Article 3
Definitions
1. Terms used in this Law shall have the following meanings:
1.1. Agency – Kosovo State Archives Agency – is the Governmental body, which organizes, directs and controls all archive network activity in the country (hereinafter the Agency).
1.2. Archived Material - all original and reproduced material by public institutions, legal and natural entities in their activities such as: manuscripts, printed records, drawings, photographs, stamps, audiovisual materials, electronic materials and all other supporting tools that enable a clear understanding of the content of information and facilitate the use of them.
1.3. Documentary Material - all documents or data generated during the work and activities of public institutions, legal and natural entities and legal records related to them, regardless of the form and format of the record.
1.4. State Archival Fund - the whole state archival material, which is under state protection of the Republic of Kosovo, and serves as a source of information for society to realize its interests and needs of the state.
1.5. The creators and holders of archive materials - institutions defined within the scope of this law, which during the work performance create the material which shall be submitted for archiving to the Archives Authority after the expiration of the deadline set by the law.
CHAPTER II
BASIC PROVISIONS
Article 4
Agency Organization
1. State Archive Agency is Governmental body that carries out duties and responsibilities defined by this Law.
2. The Agency is led by Chief Executive, who is responsible for the administration, operation and management of the Agency.
3. The appointment, dismissal, functions and responsibilities of the Chief Executive shall be regulated by relevant provisions in force in the Republic of Kosovo.
4. The structure and organization of the Agency shall be regulated by a secondary legislation proposed by the Agency and approved by the Government.
Article 5
Duties and responsibilities of the Agency
1. The Agency is an institution, which receives, identifies, maintains and publishes the archival material and enables its use for scientific research and professional work and for other needs which are of interest to institutions, organizations, legal and natural entities.
2. The Agency shall exercise its activities in accordance with the law and other acts based on it and international archival standards.
3. When necessary advises and guides institutions that enter into the scope of the law relating to the management, maintaining and protection of archival.
4. Organizes training, courses, training lectures and perfection of professional archival staff in Kosovo and performs other activities defined by the law and general legal acts, referring to the Archive.
Article 6
Network Archival Institutions
1. In order to maintain, protect and proper use of archival material and further development of archival activity is created the Kosovo archive network.
2. Kosovo Archive Network shall be established through functional interconnection of all archival institutions in Kosovo.
3. Kosovo Archive Network is created, organized and functions according to the secondary legislation on archival network in Kosovo, which is proposed by the Agency and is approved by the Government.
Article 7
Archival Fund at local and central level
The archival fund at local and central level includes the whole archival material created during the activities of the institutions, that fall within the scope of this law and natural and legal entities with historical, legal, political, economic, social and cultural values, which serves as a source of the information to realize the needs and interests of the state and society in general.
Article 8
Public Archive Registry
1. Agency, in order to improve opportunities for the use of archive material shall create, maintain and update the public archive registry.
2. Public archive registry among others contains the following elements:
2.1. evidence of data for all archival institutions and creators of archive materials of Kosovo. These data are classified according to the central, municipal and private level.
2.2. a general overview of all the archived material in the Agency.
2.3. conditions for the use and access to archived material in the Agency.
3. All records in the central, municipal and private are obliged to make available all agency records and information necessary for updating the registry public archive.
4. The Agency cooperates with other archives to build and update the public archive registry.
5. Every natural and legal entity may have access to public archive registry.
6. Registry should be managed by using the most modern systems of information technology and should be published in the website of the Agency.
Article 9
Responsibility for archiving
1. Kosovo State Archives Agency shall be responsible for archiving the materials of all public institutions, which fall within the scope of this law, which are no longer necessary for use and which expired the preservation at the respective institution.
2. Except from paragraph 1. of this Article, in the following institutions, may develop self-archive within their fields of operation:
2.1. Administration of the Assembly of the Republic of Kosovo;
2.2. Constitutional Court and Supreme Court of the Republic of Kosovo;
2.3. Universities of the Republic of Kosovo;
2.4. Ministry of Kosovo Security Force;
2.5. Ministry of Internal Affairs;
2.6. Kosovo Intelligence Agency.
3. In case of institutions listed in paragraph 2. of this Article do not possess the necessary conditions and space for archiving, preservation and protection of archival material from damage or destruction, then the above mentioned institutions shall provide their materials for archiving to the Agency, considering the conditions and criteria set forth in this law.
Article 10
Provision and acceptance of archival material
1. Public institutions which fall within the scope of this law are obliged to provide to the Archiving Agency all materials which are not considered necessary to perform further duties and whose deadline for storage has passed.
2. Provided material for admission to the Agency is the latest after the expiration of thirty (30) years from the moment of creating the material, except in cases when content of the material is specific and relevant legislation in force requires a longer-term storage at the institution.
3. Access to all material and relevant data are provided from the relevant institution, which is proposed for admission to the Agency in order to evaluate whether the material meets the requirements for archiving. All relevant data are attached together with the material provided for the archive at the Agency by the respective institution, which are necessary for clear understanding of information and their effective use.
4. All electronic materials subject to continuous actualization should be offered which undergo continuous actualization should be offered to be filed in the Agency.
5. Responsible Commission of evaluates whether the offered material by the relevant institution meets the required conditions and criteria to be archived. In case the conditions and criteria foreseen by law and sub-legal acts are not met, respective material, for archiving in the Agency continues to remain in the respective institution until their completion.
6. Agency within the time limit of (6) months after delivery of material from the creators of archive materials should evaluate which material is relevant for archiving in the Agency. To make this assessment enable the Agency access to all material offered for archiving.
7. In case when the Agency decides not to archive the material provided by the institution concerned within the time limit of (6) months, continues the obligation of the relevant institution for further storage provided for archive material.
Article 11
Administering and Protecting of Archive Material
1. Archive material is to be preserved in the condition it was accepted in the Agency.
2. Archive material is to be preserved as a whole and can not be alienated, damaged and annihilated.
3. Archive material is processed in accordance with standards and criteria on archiving and is protected by unauthorized usage and abuse.
Article 12
Usage of Archive Material
1. Archive material is preserved and used for education science, cultural, research and information needs as well as professional and civilian need.
2. This law guarantees the rights for each legal and natural entity, without discrimination on any basis, right on access after the request archived in the Agency, with expectance of restrictions which are determined by this law and other legislation in force.
3. Research and usage of archive material is fundamental right of citizens for free information, and being so, in principle it can not be restricted.
4. Usage of archive material in the Agency is in principle free.
5. With exception to paragraph 4. of this Article with appropriate legal and sub-legal acts are set the fees and taxes for archive servile which are created by usage of archive material and copying which is approved by the Agency.
6. Usage of archive material can be restricted partly or fully in cases:
6.1. when wellbeing of Republic of Kosovo is endangered;
6.2. when national security is violated as well as security of international relations and defense;
6.3. when life of private individual is violated;
6.4. when rights of third party are violated which are protected by appropriate legislation for protection of personal information;
6.5. when finance, monetary and tax policy of Republic of Kosovo is violated;
information that can affect fundamental human rights and freedom guaranteed by European Convention on human rights.
7. Respective personnel in the Agency, in cases when material is used or copied, issues a document which contains fact that are included in the archive material. The issued document by the Agency has the value of official document.
Article 13
TimeLine for Using Archived Material in the Agency
1. If it is not to be decided differently by a respective legislation in power, archived material in the Agency, in principle can be used after a period of 30 (thirty) years from the moment of creating of this material by the creators of archive material, if it is not determined otherwise by this law.
2. If, by giving this material in usage, as determined in paragraph 1. of this Article protection of interests of Kosovo and its relations with other countries is violated, then this material is delivered for use only after reasons are given, or at last after 50 (fifty) years from the starting year of protecting of material in the Agency.
3. Timeline to give in usage of archive material, in which are foreseen certain rules of confidentiality is 60 (sixty) years form the moment of its creation.
4. Archive material, which according to its purpose and content is related to personal data of natural entity, can not be given in usage before the following timelines:
4.1. 10 (ten) years after decease of natural entity;
4.2. 100 (one hundred) years from year of birth, in case when the year of death of natural entity in unknown;
4.3. 60 (sixty) years from the moment of creation of archive material in case when birth and death year is unknown;
5. Timelines determined in paragraph 4. of this Article are not meant for documents, which, when created were public and were dedicated to public.
6. Timelines determined in paragraph 4. of this Article are not meant for archive material, archived in the Agency by public institutions.
7. Spouse, children and parents of person whose data are in the Agency can have access and use the archive material in the Agency before the timeline determined in paragraph 4. of this Article, except cases when respective person before death has not granted access in this material for his/her family members.
can be allowed on the basis of request before expiration of time in these cases:
8.1. when respective person has approved usage of archive material;
8.2 after decease of respective person, this right can exercise his/her legal descendants, except cases when respective person has not approved access in his/her personal data.
Article 14
Duties and Responsibilities of Creators of Archive Material
1. Creators of archive material are obligated that the material in their possession to be delivered to the Agency for evidence and maintenance according to the criteria determined in this law and archive standards.
2. Creators of archive material shall be obliged to act as follows:
2.1. preserving archive material in normal condition and protection from damage until its delivery to the competent archive;
2.2. delivery of archive material for registration and preservation on request of the Agency, as well as informing for every change and development related to it;
2.3. evidencing and classifying of archive material according to the determined system for managing of official material;
2.4. delivery of archive material to the Agency after the deadline determined by the law.
Article 15
List of Categorization for Preserving and Using of Archive Material
The Agency approves the list of categorization for preserving and using of archive material in which are determined value and timeline of preserving as well as how to use the material.
Article 16
Local Archive Fund
1. Local archives administer, preserve, protect, classify and categorize archive material of local institutions and other bodies which operate within respective territorial administrative unit. They control and offer professional help creators of archive material of institutions in local level.
2. Archive material is delivered in the competent archive under the Agency after the timeline determined by this law, registered and evidenced in accordance with rules and standards of archives. In cases when archive material is not regulated in accordance with methodology of official management of material determined by the Agency, then the competent authority in the Agency determines timeline within which the polder is obligated to deliver the supplemented material as requested.
3. In case when condition foreseen in the paragraph 1. of this Article is not fulfilled, the Agency regulates the material on the expenses of the holder.
CHAPTER III
TRANSITIONAL AND FINAL PROVISIONS
Article 17
Sub-Legal Acts
1. Every institution is obligated to issue an instruction on ways of preserving and using archive material, which, amongst others needs to regulate these fields:
1.1. formal management system;
1.2. procedure of using archive material;
1.3. criteria and standards for preservation of archive material;
1.4. creation of copies and reproduction;
1.5. responsibility of the user of archive material in case of damaging of this material;
1.6. fees and taxes for using archive material and compensation for expenses in cases of copying and reproduction;
1.7. other conditions and procedures of using archive material.
Article 18
Timeline for Issuing Sub-legal Acts
1. Sub-legal acts, for implementation of this law are issued in period of 6 (six) months after entering into force of this law.
2. Digitalization of public archive registry ends up within three (3) years from entrance into force of this law.
Article 19
Repeal
1. After entering in force this law repeals:
1.1. Law on Archive Substances and Archives (Law no. 2003/7)
1.2. Law no. 02/L-80 for Amending and Supplementing 2003/7 and
1.3. Law no. 03/L-077 for Amending and Supplementing the Law no. 2003/7 on
Archive Substances and Archives, dated 7 November 2008.
Article 20
Entry into Force
This law shall enter into force 15 (fifteen) days after publishing it in the Official Gazette of Republic of Kosovo.
Law No. 04/L-088
15 February 2012
President of the Assembly of the Republic of Kosovo
Jakup KRASNIQI
eng_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn sna_Latn als_Latn als_Latn sna_Latn als_Latn als_Latn sna_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn sna_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn sna_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn sna_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn sna_Latn als_Latn als_Latn sna_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn sna_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn sna_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn sna_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn sna_Latn nno_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn sna_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn sna_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn sna_Latn als_Latn als_Latn sna_Latn nno_Latn als_Latn als_Latn als_Latn fin_Latn als_Latn sna_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn sna_Latn als_Latn als_Latn als_Latn sna_Latn bam_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn als_Latn lit_Latn als_Latn als_Latn als_Latn bos_Latn fuv_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn sag_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn sag_Latn eng_Latn eng_Latn sag_Latn dzo_Tibt eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn knc_Latn eng_Latn sag_Latn zho_Hans eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn sag_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn sag_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn sag_Latn eng_Latn eng_Latn sag_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn sag_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn sag_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn sag_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn sag_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn sag_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn sag_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn sag_Latn eng_Latn eng_Latn sag_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn knc_Latn eng_Latn sag_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn sag_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn sag_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn eng_Latn sag_Latn eng_Latn eng_Latn fuv_Latn eng_Latn eng_Latn bos_Latn