Updates Inleiding Detailvenster updates Updates instellen Items volgen Regels Regels instellen Regels aanpassen of verwijderen
Updates laten je toe om op de hoogte te blijven van veranderingen aan items, zoals evenementen, resources, contacten, taken en custom data. Je kan bijvoorbeeld beslissen om al de aanpassingen aan een evenement te volgen of om enkel een update te ontvangen als de status ervan verandert.
Wil je op de hoogte blijven van aanpassingen in je Teamplanner rooster? Zie dan de meldingen in de Yesplan App voor meer informatie.
Detailvenster updates§
Je bereikt de updates in Yesplan via het item "Updates" in het navigatiemenu. In het detailvenster dat dan verschijnt, bepaal je welke updates zichtbaar zijn:
"Toon alle updates" geeft een overzicht van alle updates in Yesplan: elke verandering aan evenementen, resources, contacten of taken. In eerste instantie worden enkel de recente updates getoond, maar je kan tot een week terugkeren in de tijd door te klikken op "Ouder".
"Toon enkel updates die ik volg" geeft een overzicht van aanpassingen waarvan jij expliciet aangegeven hebt dat je ze wenst te volgen. Je kan ze markeren als gelezen door te klikken op het blauwe bolletje of klikken op "Markeer alles als gelezen".
De hele historiek van een item (bijvoorbeeld van een evenement) kan je raadplegen via het tabblad "Historiek" in het infovenster.
Updates instellen§
Yesplan biedt twee manieren aan om op de hoogte te blijven van veranderingen aan items. Je kan:
een specifiek item volgen en een update ontvangen van elke wijziging
of via regels instellen voor welke concrete wijzigingen of eigenschappen van items je een update wilt ontvangen.
Items volgen§
De verschillende infovensters in Yesplan bevatten rechts bovenaan een ster-icoontje.
Je kan het item in kwestie volgen door op deze ster te klikken: de ster wordt volledig blauw en vanaf dan zal elke aanpassing aan het item verschijnen in "Updates" onder "Toon enkel updates die ik volg".
Om het item niet langer te volgen volstaat het om opnieuw op de ster te klikken.
Je vindt een overzicht van al de items die je volgt in "Gebruikersinstellingen" > "Updates" > "Items die ik volg". Je kan ook daar beslissen om ze niet langer te volgen door op de blauwe ster te klikken.
Onderstaande Yesplan items kunnen op deze manier gevolgd worden:
evenementen en evenementgroepen. In het laatste geval volg je ook automatisch elk evenement in de groep.
resources (waaronder ook locaties)
contacten en organisaties
Het nadeel van deze aanpak is dat je updates ontvangt van elke wijziging, en dat kunnen er veel zijn. Daarom is het ook mogelijk om regels in te stellen voor updates.
Regels§
Via regels kan je heel precies bepalen welke wijzigingen je in de updates wilt zien verschijnen. Deze regels bereik je via "Gebruikersinstellingen" > "Updates". Daar vind je een overzicht van de bestaande regels en voeg je nieuwe toe door te klikken op "Voeg regel toe".
Regels instellen§
Eens je een regel toegevoegd hebt, kan je die instellen:
Kies een heldere naam zodat je hem later makkelijk terugvindt.
Selecteer het type item dat je wenst te volgen: evenementen, resources, contacten, taken of custom data.
Bepaal of je updates wenst te ontvangen indien aan één voorwaarde voldaan is of aan elk van de voorwaarden.
Leg de voorwaarden vast. Er zijn twee soorten voorwaarden:
Een eigenschap van het item in kwestie, bijvoorbeeld "Naam", "Status", "Profiel", "Eigenaar" en "Hoofdgroep van de eigenaar" voor evenementen. Je zal updates ontvangen voor elke verandering zolang aan de voorwaarde voldaan is (en niet langer).
Een verandering in het item in kwestie. Deze voorwaarde bevat typisch de woorden "gewijzigd". Je zal dan een enkele update ontvangen als bijvoorbeeld voor een evenement de status verandert naar "Bevestigd".
Voeg voorwaarden toe met het '+'-icoontje en verwijder ze met het '-'-icoontje.
Door voorwaarden te combineren leg je precies vast voor welke items en welke aanpassingen je updates wenst te ontvangen, bijvoorbeeld voor:
Evenementen waarvan de naam begint met "BluesLab" EN waarvan het profiel "Concert" is EN waarvan de status gewijzigd is naar "Bevestigd". Je ontvangt dan één enkele update voor de aanpassing van de status.
Evenementen waarvan het profiel "Receptie" is OF de eigenaar de commercieel verantwoordelijke is. Je ontvangt dan updates voor elke aanpassing zolang aan één van de voorwaarden voldaan is.
Resources waarvan de naam begint met "beam" OF "project".
Onderaan elke regel kan je via een checkbox bepalen of je de updates in kwestie via e-mail wilt ontvangen.
Je zal enkel een update ontvangen als je je e-mailadres ingevuld hebt in "Gebruikersinstellingen" > "Gebruikersprofiel" > "E-mail".