De toegang tot gegevens moet op een goede manier worden gefaciliteerd. Hoe kun je daarvoor zorgdragen? Wij geven u graag een paar tips.
De AVG wetgeving geeft mensen meer privacyrechten. En hij geeft organisaties meer verantwoordelijkheden. Want iedere organisatie heeft met persoonsgegevens te maken. Gegevens van medewerkers, klanten, medewerkers van klanten, klanten van klanten etc. Binnen de organisatie hebben de medewerkers toegang tot (een deel van) deze gegevens. Het is dus goed dat we ons beter bewust worden van de informatie die we van personen verzamelen, gebruiken en ook weer vernietigen. En van de manier waarop we er toegang toe krijgen. De toegang tot gegevens moet op een goede manier worden gefaciliteerd. Hoe kun je daarvoor zorgdragen? Wij geven u graag een paar tips.
De tijden dat je (te ver) achter kon lopen met je operating systeem (OS) en je applicaties zijn voorbij. Zorg dus dat je altijd bij bent met je OS-updates. Volg hierbij het patchschema van de leverancier. Wees ook kritisch naar je applicatieleveranciers. Zij zullen mee moeten in de ontwikkelingen van de OS-leveranciers.
Zorg ook altijd voor een up-to-date antivirusprogramma. En maak je gebruik van BitLocker bij het opslaan van je data op je harde schijf, zorg dan dat je processor hiervoor geschikt is.
Werp een extra toegangsdrempel op door met Two Factor Authentication (2FA) te werken. Vooral als je medewerkers veel buiten het bedrijfsnetwerk werken, is dit van belang. 2FA is een authenticatiemethode waarbij je twee stappen moet doorlopen om toegang te krijgen. Stap één loopt veelal via een username en een wachtwoord. Stap twee is bijvoorbeeld een token of een sms-code die naar je telefoon wordt gestuurd. Denk bijvoorbeeld aan een bankpas en een pincode, dat is ook een vorm van 2FA. De twee stappen maken het systeem relatief veilig.
Veel medewerkers werken tegenwoordig via verschillende apparaten: een beheerde werk-PC, beheerde werklaptop, een eigen PC of laptop, een eigen tablet, smartphone etc. Op al die apparaten willen je medewerkers minimaal hun mail kunnen bijwerken, en misschien willen ze ook bij hun andere bestanden kunnen.
Vanuit beveiligingsoogpunt is dit een lastige situatie. Want wie zegt dat alle patches, updates en OS van de diverse apparaten goed worden bijgehouden? Wie heeft allemaal toegang tot de diverse systemen? Zitten de kinderen thuis er ook op? Zo zijn er allerlei scenario’s van datalekken te bedenken waarmee je als bedrijf niet geconfronteerd wil worden.
Door te zorgen voor een afgeschermde omgeving in jouw bedrijfsomgeving: een AVG proof werkplek. Het maakt daarbij niet uit of je een eigen laptop of tablet gebruikt of een apparaat van het bedrijf. Je logt met 2FA veilig in op jouw werkplek en jouw volledige werkomgeving staat tot je beschikking. Ook de applicaties die nog niet via de cloud worden ontsloten, kunnen via servers binnen deze werkomgeving beschikbaar worden gesteld.
Naast de veiligheid is er een bijkomend voordeel aan zo’n AVG proof werkplek: hij is overal hetzelfde. Of je nu op kantoor, thuis of op vakantie bent. Deze manier van werken betekent ook een eenduidige werkwijze voor de medewerkers. Dat is in deze tijden wel zo prettig, want met alle middelen die we tegenwoordig tot onze beschikking hebben is het voor een medewerker nog wel eens lastig te bepalen wat hij wanneer moet gebruiken