Office 2010 - Het lint aanpassen
Vanaf de Office suite 2007 heeft Microsoft de hele manier van het aanklikken van functiesen menu structuren in de Office programma's gewijzigd en dit de naam "Ribbon" meegegeven. In het Nederlands noemen we deze multifunctionele menubalk aan de bovenkant meestal het "Lint". Veel mensen werken er direct heel goed mee, anderen hebben wat tijd nodig om aan deze menu structuur te wennen. Meestal kunnen gebruikers bepaalde standaard functie niet direct vinden als ze voor het eerst met Office 2007 of 2010 gaan werken, maar dat went vaak wel snel genoeg. Zie daarvoor onder andere ook het andere artikel, dat ik heb gemaakt over de sneltoetsen toegangsknoppen. In office 2010 zijn er wel een paar wijzigingen gemaakt in het lint, waarvan één van de belangrijkste de terugkeer van het Tab-blad "Bestand" is. Zeker is wel dat dit lint ook in de komende Office versies waarschijnlijk zal terugkeren.
Persoonlijk ben ik erg blij met de werking en het ontwerp van het lint. Ik vind het erg overzichtelijk en intuïtief werken, maar daarover kunnen de mening verschillen natuurlijk. Veel gebruikers gebruiken alleen de standaard functies en die zijn vrijwel allemaal verzameld in het tabblad "Start". Voor veel gebruikers zal het standaard lint dan ook ruim voldoende zijn. Er zijn echter legio organisaties die graag een eigen lint zouden willen zien, of zelfs een standaard sjablonen tab aan de gebruikers zouden willen aanbieden. Hoe je een nieuw Tabblad met sjablonen maakt, bespreek ik in een ander artikel, in dit artikel probeer ik uit te leggen hoe je zelf al de gewenste functies in een nieuw tabblad kunt maken en hoe je bijvoorbeeld de volgorde van de tabbladen kunt wijzigen. Voor veel organisaties, bedrijven en ook particulieren zal dit artikel dan ook wel voldoende zijn om een aanpassing in het lint te kunnen maken. In de voorbeelden hieronder gebruik ik Word 2010, dus als je aanpassingen in het lint van Excel, Powerpoint of Outlook wil maken, zal dat een klein beetje af kunnen wijken, maar daar komt iedereen wel uit denk ik.
Eerst laat ik hierboven de standaard werkbalk zien van Word 2010. Aan het tabblad start hebben de meeste gebruikers gewoon genoeg, maar dit is de basis. Altijd goed om dat even helder te stellen. Je ziet hier allerlei standaard (opmaak)knoppen, hier en daar voorzien van uitklapschermen. De ander tabbladen zullen veel incidenteler gebruikt worden, vaak zelfs maar één of twee functie van een heel tabblad. Hier komt een nieuw, verzamel tabblad dan goed van pas. Dat kan flink wat tijd schelen bij het dagelijks gebruik en onderstaand kun je leren hoe je dat moet doen.
Ik gebruik, als eerder al aangegeven, in dit voorbeeld het programma Word 2010. Open Word 2010 en ga naar het meest linker tabblad "Bestand" toe. Kies daarna voor de optie "Opties" bijna helemaal onderaan.
Klik daarna aan de linkerkant op de optie "Lint aanpassen" zoals je hier aan de rechterkant een voorbeeld van ziet.
Nu kom je in een anders scherm terecht waar het eigenlijk allemaal om gaat. In het Engels noemen we dit de "customization window" en eigenlijk is er geen goede vertaling voor. Dit is het nieuwe standaard aanpasings scherm dat op veel plekken in vrijwel alle office 2010 applicatie te vinden is. De manier van werken is enorm makkelijk en daarom vind ik het ook jammer dat dit soort lint aanpassingen niet op veel grotere schaal gedaan worden. Moeilijk is het echt niet. Het wijst zichzelf grotendeels. Hier kun je allerlei commando's aan groepen toevoegen, de volgorde van links naar rechts bepalen, nieuwe tabs of groepen maken en ook vaak gebruikt, de volgorde van de tabbladen veranderen. Maar goed, je krijgt dan onderstaande scherm te zien waar het eigenlijk allemaal om gaat.
In de rechterkant van dit scherm kun je overigens ook de meeste functies direct met de rechtermuisknop aanroepen, maar probeer dat zelf maar eens uit! Aan de linkerkant staan voornamelijk de specifieke opdrachten zelf, aan de rechterkant de indeling, volgorde en activatie van de verschillende tabbladen.
Gebruik je echt nooit een bepaalde Tab of functie? Dan kun je die hier dus direct uitzetten door het vinkje er voor vandaan halen. Let erop dat de grijze balk aangeeft op welk tabblad/groep je staat. De rechtermuisknop is hierin voor snelfuncties beschikbaar. Standaard staat bijvoorbeeld het tabje voor ontwikkelaars uit zoals je kunt zien. Andere aanpassingen zijn echter mogelijk. Denk aan het wijzigen van de naam van het Tabblad bijvoorbeeld. Met de knoppen helemaal aan de rechterkant kun je de volgorde van de knoppen bepalen, heel handig..!!
Maar voor het echte werk, en daar gaat dit artikel tenslotte over, klik je op de knop "Nieuw tabblad". Er wordt nu een nieuw tabblad aangemaakt. Klik voor de grap maar eens op de "OK" knop hierna en je ziet het tabblad er direct bij komen boven in je tabblad. Welliswaar helemaal leeg, maar leuk om te zien dat het direct werkt. Een voorbeeld hiervan staat in de afbeelding hiernaast.
Nu gaan we dit nieuwe tabblad eens vullen!
In dit nieuwe tabblad gaan we een paar commando/opdrachtknoppen toevoegen. Voor dit voorbeeld maakt het niet zoveel uit. Iedere organisatie of persoon zal dit anders willen opzetten, het gaat om het idee. Je ziet nu een nieuw tabblad staan, direct voorzien van een nieuwe (aangepaste) groep. Via de rechtermuisknop of de knop onderaan, kun je deze ook direct een andere naam geven. Belangrijk is echter dat je met de muis op de "Nieuwe groep(aangepast)" er direct onder gaat staan door middel van een klik. Kies nu aan de linkerkant een opdracht uit die je in dit tabblad wilt hebben.
Let erop dat je aan de bovenkant een keuze kunt maken voor veel gebruikte opdrachten, of opdrachten kiezen uit een specifieke tab. Voor de werkbaarheid is het wel belangrijk dat je meerdere nieuwe groepen aanmaakt in je nieuwe tabblad. Dit werkt overzichtelijker en komt het werken ermee ten goede. Op deze nieuwe groepen kun je functies als hernoemen, verwijderen, nieuwe groep aanmaken enzovoorts ook gebruiken via de rechtermuis knop, probeer het gewoon eens. Meestal zijn dit soort aanpassingen echter incidenteel. Als je een perfect Tabblad hebt gemaakt, kan je organisatie daar jarenlang plezier van hebben.
Nu kun je de nieuwe groep, in je nieuwe tabblad een invulling gaan geven. Selecteer hiervoor de functie die je in je groep wilt hebben aan de linkerkant en klik op de knop "Toevoegen" die in het midden staat.
Zo kun je per groep verschillende functies indelen op de eigen nieuwe tablad hoe je maar wilt! Nogmaals, ook met de rechtermuisknop kun je eenvoudig items binnen de tabbladen naar boven en naar beneden verplaatsen. Gewoon een keertje doen.
Het hernoemen van een nieuwe groep gaat gemakkelijk. Klik erop en kies voor de "Naam wijzigen" knop rechts onderin. Je krijgt nu eerst een scherm te zien met allerlei icoontjes, waavan je er verplicht één moet kiezen. Daaronder, bij "Weergavennaam" zet je de naam van je nieuwe groep neer. Die komt onderaan je nieuwe groep te staan. Het icoontje dat je moet kiezen lijkt overbodig, maar is dit zeker niet. Dit is namelijk het icoontje dat in de Quick Access Toolbar, weet je wel, dat leuke extra lintje helemaal bovenin, kan komen te staan. Zodra je groep namelijk aangemaakt is, kun je die teven selecteren daarin, dat werkt via icoontjes, en daar is deze keuze voor nodig.
Ook hier heb ik weer een voorbeeld van gemaakt en die zie je hier aan de rechterkant. Je ziet bij de pijltje het icoontje in de Quick Access Bar, de titel onderin en het pop-up naampje als je er met je muis overheen gaat.
Zo je eerste nieuwe tabblad is nu af. Klaar om na te gaan denken over de volgende aanpassingen in de andere Office applicaties. Als je het heel erg goed doet, kun je alle functies die je wilt gebruiken, samen vatten in één of twee nieuwe tabbladen, naast de normale "Start" tab, dat kan vaak makkelijk. De rest van de tabbladen kun je dan uitzetten, vaak werkt dit veel overzichtelijker voor sommige gebruik(st)ers. Iets aanpassen, wijzigen of toevoegen kan natuurlijk altijd. Gewoon terug, dezelfde volgorde en aanpassen maar.
Heb je eenmaal een fantastische nieuwe tab gemaakt voor jezelf of voor de organisatie? Exporteer hem dan via de "importeren/exporteren" knop helemaal onderaan. Via die functie kun je hem snel importeren ook, dit wijst zichzelf, gewoon een keertje doen. Zet de bestanden apart op een USB stick of op een centrale plek in het netwerk, dat is tevens mooi als eventuele backup mogelijkheid.
Bekijk ook eens de mogelijkheden van een add-in voor Outlook, Word, Excel of PowerPoint.
De auteur van dit artikel heeft er zelf ook 1 meeontwikkeld, beschikbaar in meerdere talen zelfs, helaas nog niet in het Nederlands.
De talen waarin deze PowerPoint add-in wel beschikbaar is, zijn:
The international frontpages are also individually reachable on their respective homepages:
English : https://islide-powerpoint.com/en
German : https://islide-powerpoint.com/de
French : https://islide-powerpoint.com/fr
Spanish : https://islide-powerpoint.com/es
Portuguese: https://islide-powerpoint.com/pt
Korean : https://islide-powerpoint.com/ko
Japanese : https://islide-powerpoint.com/ja
Russian : https://islide-powerpoint.com/ru
Tip: Hou de teksten van de groepen op je nieuwe tab een beetje kort en bondig. Op die manier blijft het een beetje overzichtelijk.