Meer grip op uw informatiehuishouding
In de kern zorgt een woningcorporatie ervoor dat mensen goed en betaalbaar kunnen wonen. Nu én in de toekomst. Om dit te organiseren is een goede en maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering van groot belang. Hierbij wordt veel gebruikgemaakt van informatie. Bij de dienstverlening aan huurders, of bij operationele taken als onderhoud, maar ook als bron voor beleid en bij de toetsing op de uitvoering daarvan.
Heeft u een goed overzicht van de informatie binnen uw organisatie?
Een goede informatievoorziening begint met overzicht hebben van de informatie die zich binnen uw organisatie bevindt én op welke wijze deze informatie wordt gebruikt en gedeeld met anderen (huurders, leveranciers, partnerinstellingen, toezichthouders). Hierdoor krijgt u grip op uw informatiehuishouding met als uiteindelijk doel een betere bedrijfsvoering. Informatie is immers essentieel voor het correct uitvoeren van de processen. Om grip op uw informatiestromen te krijgen heeft u een actueel en compleet overzicht nodig van de processen in uw organisatie, de rol die informatie speelt in deze processen en de wijze waarop informatie wordt beheerd.
Vanuit welk perspectief kijkt u naar uw informatiehuishouding?
In de praktijk worden er vanuit allerlei perspectieven eisen gesteld aan uw informatiehuishouding, denk hierbij aan:
Privacy van de huurders (toepassing van de AVG)
Risicoclassificatie in het kader van informatieveiligheid (toepassing van de BIC)
Verantwoording naar toezichthouders (visitatie)
Gegevensuitwisseling in de keten (VERA, CORA, BIM)
Informatiebeheer in relatie tot het tijdig vernietigen van informatie en het identificeren van duurzaam te bewaren informatie
Juridische onderbouwing waarbij vanuit verschillende wet- en regelgeving en normenkaders (waarvan de Woningwet de belangrijkste) eisen gesteld worden aan de wijze waarop uw werkprocessen worden uitgevoerd en welke informatie daarbij een rol speelt
Het opstellen van een goede, consistente en volledige procesinventarisatie waar de gehele organisatie op een uniforme manier mee kan werken, is een zeer omvangrijke en complexe klus. Ook zien we in de praktijk dat dit vaak vanuit de verschillende perspectieven in aparte projecten wordt opgepakt, terwijl een integraal beeld van de informatiehuishouding ontbreekt. Wel is er veel motivatie bij corporaties om de informatievoorziening verder te professionaliseren. Maar waar te beginnen?
Krijg meer grip op uw informatiehuishouding
Het begint met een compleet overzicht van alle processen binnen uw organisatie. Met VIND Informatiemanagement heeft u dat. De kern is een model-Documentair Structuurplan: een compleet overzicht van alle processen die uw organisatie uitvoert. Per proces is aangegeven welke informatie hierbij een rol speelt en wat de omgangsregels hiervoor zijn. U beschikt ook over o.a. een verwerkingsregister (AVG), risicoclassificaties (BIC), ordeningsplan.
Zo zorgt u ervoor dat uw informatiehuishouding altijd op orde is en uw organisatie klaar is voor de volgende visitatieronde.