10 gouden tips voor het beste personeelshandboek - LegalMatters.com
Door LegalMatters.com | januari 16, 2017
Met een personeelshandboek zorg je dat alle regels binnen het bedrijf voor iedereen gelijk én bij iedereen bekend zijn. Waar moet je op letten bij het opstellen van een personeelshandboek? Hoe raken nieuwe én huidige werknemers gebonden aan de regels uit het handboek? En wat moet je doen als je het handboek later wilt wijzigen? Met deze handige tips maak je een goed personeelshandboek
Met een personeelshandboek kun je inspelen op ontwikkelingen binnen jouw bedrijf en nieuwe wetgeving. Door een wijziging in het handboek kun je die veranderingen organisatie breed invoeren. Je bespaart veel tijd en gedoe door arbeidsvoorwaarden via een personeelsreglement organisatie breed te wijzigen. Je hoeft tenslotte niet met alle werknemers individueel te onderhandelen. Denk aan onderwerpen als flexibele werktijden, (ziekte)verzuim, veiligheids- en kledingprotocollen, opleidingsmogelijkheden, beloningen, pensioenregelingen en social media- en ICT-beleid.
De volgende tips helpen je bij het maken van een effectief personeelshandboek:
Maak het leesbaar en overzichtelijk, gebruik korte zinnen en een duidelijke indeling;
Focus op de do's en houd het positief;
Verklaar het handboek van toepassing in de arbeidsovereenkomst;
Neem niet alleen arbeidsvoorwaarden op, denk ook aan de missie, visie en beleidsregels;
Creëer het 'wij-gevoel' in het document, laat zien waarom de regels belangrijk zijn voor de hele organisatie;
Neem een eenzijdig wijzigingsbeding op, zodat later wijzigen mogelijk is;
Neem exclusieve benefits voor medewerkers op om het tekenen aantrekkelijk(er) te maken;
Betrek het medezeggenschapsorgaan bij het maken van het personeelshandboek;
Benut de digitale revolutie en zet het document online;
Most important: laat het handboek checken of opstellen door een jurist.
Implementatie van het personeelshandboek
Het is rond! Je hebt een personeelshandboek opgesteld en je bent zeer tevreden met de inhoud. Maar hoe zorg je ervoor dat jouw werknemers ook gebonden raken aan de regels uit het personeelshandboek?
a. Nieuwe werknemers
Bij nieuwe werknemers is de implementatie eenvoudig. In de arbeidsovereenkomst neem je een akkoordverklaring op. Door deze akkoordverklaring maakt het personeelshandboek onderdeel uit van de arbeidsovereenkomst.
b. Huidige werknemers
Maar hoe werkt het bij bestaande werknemers? Het klinkt voor de hand liggend, maar het document toezenden alleen is niet voldoende! Je kunt als werkgever niet zomaar de arbeidsvoorwaarden eenzijdig wijzigen. Hiervoor moet je – kortgezegd – een belang hebben dat zwaarder weegt dan het belang van de werknemer. Bovendien moet het reglement redelijk zijn en uiteraard mag het niet in strijd met de wet en eventueel relevante cao.
Je kunt het akkoord bevinden aantrekkelijk(er) maken voor werknemers door bijvoorbeeld een tekenbonus te geven of door exclusieve benefits op te nemen die alleen gelden voor het personeel dat getekend heeft.
c. Medezeggenschap
Een belangrijke rol bij de implementatie van een personeelshandboek is weggelegd voor medezeggenschap. Welk medezeggenschapsorgaan heeft jouw bedrijf? Een ondernemingsraad (OR) of een personeelsvertegenwoordiging (PvT)? Of houd je, vanwege de geringe omvang van het personeelsbestand (<10 werknemers), tweejaarlijks een personeelsvergadering? Welk medezeggenschapsorgaan je ook hebt, betrek het bij de totstandkoming van het handboek. Als dit orgaan instemt of positief adviseert, dan sta je sterker en is de kans groot dat medewerkers het accepteren. Kortom: als de OR of PvT achter jouw handboek staat, maak je een goede kans op succesvolle implementatie.
Personeelshandboek wijzigen
Veranderende wetgeving en ontwikkelingen in jouw bedrijf kunnen aanleiding zijn voor het wijzigen van het personeelsreglement. Juist op dit punt zie ik het vaak misgaan. De werkgever heeft bijvoorbeeld wel een personeelsreglement, maar is het zogenaamde 'eenzijdig wijzigingsbeding' vergeten. Heb je dat beding niet opgenomen, dan kun je het personeelshandboek niet zomaar aanpassen. Om het reglement te kunnen wijzigen, geldt een aantal voorwaarden. De twee belangrijkste voorwaarden zijn:
In de arbeidsovereenkomst is het reglement van toepassing verklaard;
In de arbeidsovereenkomst én in het handboek staat de bevoegdheid van de werkgever om het reglement eenzijdig aan te passen.
Members van LegalMatters.com profiteren van de volgende actie:
Geen tijd om zelf een personeelshandboek op te stellen en wil je gewoon zeker zijn van je zaak? Of wil je jouw personeelshandboek laten controleren? Wij kunnen jouw personeelshandboek opstellen of updaten voor slechts € 697,- ex btw (normaal € 897,- ex btw).
Meer informatie? Neem dan contact met mij op via 088 – 6288 388 of stuur een e-mail naar fenstra@legalmatters.com.