Voor dat laatste ging Evides in zee met CRMconnectors. Dat was geen lastige keuze. 'Er waren gewoon maar twee bedrijven in de hele wereld die aan konden sluiten bij onze wensen. Eén in Amerika, en CRMconnectors', zegt ICT'er Peter Rijkhoek, die verantwoordelijk is voor het technisch beheer van verschillende applicaties. 'De belangrijkste wens was dat controleurs documenten moesten kunnen maken en archiveren zonder er allerlei systemen voor op te moeten starten. Dus eigenlijk zonder er werk aan te hebben.' En dat is gelukt. Rijkhoek: 'Alle software die we gebruiken is geïntegreerd in de interface. Medewerkers starten op en de rest gaat vanzelf. Ze hebben er helemaal geen idee van dat DocumentConnect van CRMconnectors er aan de achterkant voor zorgt dat de documentprocessen zo goed verlopen.' Barto beaamt dat lachend: 'Ik ben een echte gebruiker, ik weet wat ik zelf moet doen, maar voor alles wat achter de schermen gebeurt, bel ik Peter.'
Hoe DocumentConnect aan de achterkant precies werkt mag dan een duistere aangelegenheid zijn voor veel gebruikers, de effecten ervan zijn glashelder. Brieven, e-mails, vooraankondigingen, rapportages: het maken, verzenden en archiveren ervan gaat vanzelf. 'Als een controleur bijvoorbeeld een bepaalde status geeft aan een drinkwaterinstallatie, gaan er automatisch processen lopen. Een brief komt tot stand via allerlei koppelfuncties, gaat geprint of per e-mail de deur uit naar een klant, en wordt vanzelf geautomatiseerd opgeslagen in het documentmanagementsysteem', legt Barto uit. 'Als een hoog risico op legionellavorming wordt geconstateerd, gaat het dossier ook nog langs de Inspectie Leefomgeving en Transport van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, en na beoordeling gaat het proces automatisch verder. Ik werk nu een paar jaar als key-user met dit systeem en echt: er ging een wereld voor me open. Het is bizar wat er allemaal kan, en ik heb daar bovendien ook nog eens helemaal geen 'last' van, want het werkt perfect!'
Rijkhoek: 'Daarnaast wilden we het voor onszelf gemakkelijker maken. We hebben nu een systeem dat 'monkey-proof' is: als iemand iets fout doet, wordt hij meteen gecorrigeerd. We werken nu met consistente data in de vorm van vaste tekstblokken in DocumentConnect, waaruit de controleurs kunnen kiezen. Bijvoorbeeld over de problemen die geconstateerd zijn in een drinkwaterinstallatie.' Barto: 'Dat we beter communiceren met de klant, bespaart ons tijd en veel telefoontjes. Bovendien neemt de automatische archivering al veel problemen weg. Medewerkers kunnen hun rapporten niet meer kwijtraken, en je kunt in het document ook gemakkelijk van alles terugvinden. Allerlei stappen zijn ertussenuit; we werken snel en professioneel.'
Bij de implementatie van het systeem werkte Rijkhoek nauw samen met CRMconnectors. 'Een standaardapplicatie was het uitgangspunt, maar we hebben eigenlijk samen gewerkt aan de oplossing die Evides nodig had', zegt hij. 'In het begin was dat ook best lastig, want ik had nog niet de kennis van het systeem. Bovendien was CRMconnectors een nieuwe en voor ons doen kleine partner. Als we daar geen vertrouwen in hadden gehad, waren we er niet aan begonnen, maar je moet toch wennen. Gaandeweg kregen we een goede, prettige samenwerking en gedurende lange tijd een nauw contact. Het heeft geleid tot een stabiel, betrouwbaar en transparant systeem waarover we de afgelopen jaren met gemak zelf het beheer konden voeren; we zijn behoorlijk selfsupporting. Dat kan ook, met dit systeem. We hebben er geen omkijken naar en de continuïteit ervan is gewaarborgd.'
De ervaringen van de implementaties bij onder andere Evides in 2012 speelde voor CRMconnectors een grote rol bij de doorontwikkeling van de systemen. Jack Kuijper van CRMconnectors zegt hierover: 'Bij DocumentConnect stond documentcreatie nog voorop. In 2015 hebben we DocumentExplorer365 geïntroduceerd. In dit systeem gaat het om het optimaliseren van processen. Documentcreatie maakt hiervan uiteraard onderdeel uit, zij het als ondergeschikt onderdeel. Want in onze visie leidt het optimaliseren van je documentprocessen pas echt tot efficiëntie.'