Een case van V.O.J. Apoera: Exploreren, optimaliseren en digitaliseren van de school administratie - Connect
Een case van V.O.J. Apoera: Exploreren, optimaliseren en digitaliseren van de school administratie
V.O.J. Apoera is een combinatie – instituut van het meer uitgebreid lager onderwijs (mulo) en het lager beroepsonderwijs (lbo). Het doel van dit instituut is de leerlingen klaar te stomen voor een middelbare studie. V.O.J. Apoera heeft per jaar gemiddeld 160 leerlingen en 13 leerkrachten en is dus een van de grootste voj-scholen in Sipaliwini.
De administratieve afhandeling op V.O.J. Apoera, zoals het verwerken van gegevens in schriften en het invoeren en wederom uitprinten van gegevens, die vervolgens via de boot of bus naar andere onderwijsinstellingen in Paramaribo of Nickerie worden gestuurd, geschiedt voor een groot deel handmatig. Slechts in sommige gevallen worden data per mail verstuurd in Word- en Excel – documenten. Het hele proces zorgt voor efficiëntie en stagnatie en het feit dat documenten in Word- en Excel- files i.p.v. pdf-files gemaild worden, maakt het geheel ook nog fraudegevoelig.
Dit was voor Oighen van Genderen aanleiding om werk van te maken. Tijdens zijn afstudeer presentatie op 14 mei 2021 gaf Oighen aan dat zijn directe aanleiding voor een onderzoek het op en neer sturen van gegevens (papierwerk) naar diverse onderwijsinstellingen was. Apoera is vergelegen (Zuidwesten van Suriname). Het heen en weer overbrengen van documenten kost tijd. De Covid-19 pandemie was ook een andere directe aanleiding.
Omdat de meeste leerkrachten die verbonden zijn aan V.O.J. Apoera niet van Apoera en omstreken afkomstig zijn, zijn ze in de vakanties vaak niet op hun standplaats. Omdat de school-administratie niet helemaal gedigitaliseerd is, kunnen de directie en haar team geen schoolwerkzaamheden verrichten als ze niet ter plekke zijn. Dit zorgt voor stagnatie.
Oighen is middels zijn afstudeerproject gaan uitzoeken hoe de schooladministratie kan worden geoptimaliseerd en gedigitaliseerd, zodat het gebruik van resources (geld /materiaal) drastisch daalt en onnodige schakels worden verwijderd.
Aan de hand van de probleemstelling zijn er interviews afgenomen van de directe en indirecte gebruikers van de schooladministratie. Om aan de informatie te komen om dit onderzoek te doen is er aan literatuuronderzoek gedaan om alle informatie in kaart te brengen. Verder is er kwalitatief onderzoek gedaan. Daarvoor zijn er interviews afgenomen van de directie en het personeel van V.O.J. Apoera om informatie in te winnen over het functioneren van de schooladministratie. Ook is er met een lid van het dorpsbestuur van Apoera gesproken om meer te weten te komen over Apoera.
De School administratie
De schooladministratie kan worden opgesplitst in twee groepen, nl. de primaire administratie en de secundaire administratie. De primaire administratie bestaat uit het leerlingenbestand, het leerkrachtenbestand en het cijferbestand. De secundaire administratie bestaat uit de verzuimstaat, het financieel verslag, de inventaris en het roosterbeheer.
De primaire en secundaire schooladministratie worden momenteel in schriften (op papier), in Word- documenten en Excel – documenten verwerkt. Jaarlijks worden er nieuwe documenten opgemaakt, de oude documenten worden in dozen opgeslagen in het magazijn. Waar naartoe gewerkt wordt, is om de schooladministratie volledig te digitaliseren, met verschillende gebruikersgroepen z.a. de directie, de administratie, de leerkrachten, de leerlingen en de ouders, die toegang zullen krijgen tot het gedigitaliseerd systeem.
Uit de wensen van de actoren in het veld blijkt dat het nieuw systeem efficiënt data moet kunnen verwerken, de data op elk moment opeisbaar moet kunnen zijn en er moeten meer gebruikersgroepen zijn. Daarnaast heeft de school een budget van SRD 10.000 ter beschikking, waarbinnen dit systeem gerealiseerd zou moeten worden.
De opties die uiteindelijk bekeken zijn waren een desktop applicatie, webapplicatie en een mobiele applicatie. Aan de hand van de functionaliteiten is gekozen voor een webapplicatie. Daarnaast zijn er aanbevelingen gedaan voor webhosting, de bouw van de applicatie en trainingen van primaire en secundaire stakeholders. Oighen heeft daarnaast ook een kostencalculatie gemaakt voor de realisatie van dit systeem. Met het budget van de school zal de school in staat zijn om die zelf te bekostigen.
Voordelen van zo een webapplicatie zijn niet alleen voor de school maar ook voor bijvoorbeeld de ouders. Ouders kunnen heel makkelijk inloggen in het systeem om te zien als de kinderen cijfers binnen hebben of een repetitie hebben. De leerlingen kunnen dat ook zelf zien door zelf in het systeem in te loggen. Voor de leerkrachten is dat efficiënter omdat die niet meer met papierwerk hoeven rond te lopen of cijferlijsten op papier hoeven bij te houden. Alles kan digitaal geschieden. Administratie van leerlingen is hiermee ook makkelijker. De directie aan de andere kant kan met een druk op de knop trends doorlezen over prestaties van leerlingen en klassen.