Uitleg bestuur – USAC – Utrechtse Studenten Alpen Club
Dit is een pagina om wat dingen uit te leggen aan het bestuur over de site.
Als bestuur zul je meteen doorverwezen worden naar de WordPress dashboard, je kunt weer terug naar de site door op 'USAC – Utrechtse Studenten Alpen Club' te klikken linksbovenaan. Op dezelfde balk staat de knop om de pagina te bewerken. Maak hier alstublieft gebruik van om te voorkomen dat pagina's verouderd raken.
Leden zoeken en aanpassen
Als je op Leden klikt in het menu op de site zelf (naast 'Activiteiten') zie je het zoekformulier en alle leden. Dit kan ieder lid zien. Als je op de naam klikt van een persoon kom je bij zijn profiel. Het bestuur kan van hieruit ook alles aanpassen, dus dat hoeft niet via het WordPress dashboard. Leden kunnen ook hun eigen gegevens hier aanpassen.
Om te vinden hoeveel huidige leden we hebben moet je niet dat kleine boxje met 'zoek leden…' gebruiken. Dat zoekt overal, dus ook mensen die 'lid' in hun naam hebben worden weergegeven, ook al zijn ze alumni. In plaats daarvan kan je gebruik maken van de pagina Geavanceerd zoeken. Als je daar bij 'soort lid' iets invult en dan zoekt, dan krijg je wel het goede aantal.
Leden extra rechten geven
Sommige rechten (zoekrechten, wijzig_gebruikers en exporteer_gebruikers) zijn bedoeld als extra rol, bovenop hun bestaande rol van lid of alumnus. Het is nooit de bedoeling dat een gebruiker een van deze extra rollen als enige heeft, zonder ook lid of alumnus of iets anders te zijn. Om iemand een extra rol te geven, ga je naar Gebruikers in het dashboard en klik je op Bewerken onder hun naam. Scroll nu helemaal naar beneden en daar staat 'Andere rollen'. Vergeet niet om op 'Gebruiker bijwerken' te klikken om het op te slaan.
Als iemand het registratieformulier invult krijgt hij/zij de rol 'Aanmeldingen'.
Dit kunnen jullie later na controle veranderen in 'Lid'
Vul dan het 'Leden ID' en 'Lid vanaf' in
Voeg ook meteen de profielfoto toe
Voeg ze ook toe aan de promo en nieuwsmail maillijsten, want die worden niet automatisch geupdatet (zoals leden, kader en oudleden maillijsten wel automatisch worden bijgehouden).
Nieuwe relatie/donateur: zorg ervoor dat de rol op 'Relatie' of 'Donateur' staat, zodat het onzichtbaar is voor leden.
Lid af maken
Alles wat je hoeft te doen is de rol wijzigen naar 'Lid af'. Vergeet niet om ze ook uit de nieuwsmail en promo lijsten te halen, als je wilt.
Nieuwe pagina gemaakt die het publiek ook mag zien? Voeg het toe aan de lijst onder Buddypress Members Only in het WordPress dashboard.
Om data te downloaden kun je naar het WordPress dashboard gaan (helemaal linksboven op USAC klikken) en dan op Gebruikers > Exporteer gebruikersdata. Hier kan je kiezen welke velden je wilt exporteren (alleen de BP xProfile velden zijn voor ons belangrijk). Je krijgt er altijd automatisch de gebruikersnamen en email bij. En ook een ID maar dat is het WordPress ID, dus niet de USAC ID. Het enige wat hij niet kan is alleen leden of alumni exporteren, hij doet altijd alles. Maar dat kan je met Excel dan weer sorteren en eruit halen.
Aka. registreren voor evenementen. Als je een evenement maakt kun je registratie voor dat evenement inschakelen. Dan krijg je allerlei opties. Standaard staat het aantal plaatsen op maximaal 10, dat wil je waarschijnlijk aanpassen. Je kunt ook de inschrijvingen limiteren tot bepaald soort leden zoals alleen kader: bewerk ticket > beschikbaar voor: ingelogde gebruikers > beperken tot. Leden kunnen zich inschrijven door op het evenement te klikken in de agenda. Op die pagina staat een knop om zich in te schrijven.
Mail verzenden als
Om mail te kunnen sturen vanuit praeses@usac.alpenclub.nl etc, moet je je bestuurs gmail instellen. Meestal staan deze instellingen nog goed maar als het een keer niet lukt, probeer deze stappen te volgen:
Ga naar gmail instellingen > Accounts en import > Mail verzenden als
Als hier al een usac.alpenclub.nl email bij staat druk je op 'gegevens bewerken' aan de rechterkant. Anders druk op 'nog een emailadres toevoegen'.
Naam mag je zelf kiezen, emailadres is [bestuursfunctie]@usac.alpenclub.nl. Laat 'beschouwen als alias' aanstaan en druk op volgende.
SMTP-server = smtp.gmail.com. Port = 587. Gebruikersnaam = je email adres die eindigt op @gmail.com, maar zonder de '@gmail.com'. Gebruik TLS.
Maak een app password aan voor je google account: https://myaccount.google.com/apppasswords. Naam kun je op custom zetten, maakt niet uit wat.
Gebruik dit gegenereerde wachtwoord in het venster van stap 4 en klik op 'wijzingingen opslaan'. Klaar!