ImageCapture Workflow met Transpas - Scan Sys
Home » Koppelingen » ImageCapture Workflow met Transpas
ImageCapture Workflow met Transpas
ImageCapture Workflow met Transpas is specifiek ontwikkeld voor de digitale fiattering van uw facturen als onderdeel van het geautomatiseerde factuurverwerkingsproces. De software integreert naadloos met uw administratie waardoor niet alleen de automatische herkenning, boeking en registratie van uw facturen, maar ook het goedkeuringsproces volledig geautomatiseerd verloopt. De uitgebreide workflow functionaliteit van ImageCapture zorgt er voor dat ook de afhandeling van afwijkende facturen correct verloopt, conform fiscale regelgeving. Het digitale archief geeft direct inzage in de status van uw facturen waarbij, middels rapportagetools, waardevolle managementinformatie ontsloten kan worden.
Facturen worden in ImageCapture herkend en automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in Transpas. Factuurdata wordt uitgelezen of overgenomen uit UBL-berichten en op basis van de aanwezige data in Transpas wordt een automatisch boekings- of matchingsvoorstel gegenereerd. Tijdens de herkenning van de crediteur wordt, op basis van het procuratieschema in ImageCapture, ook direct de juiste autorisatielijst geselecteerd, waarbij rekening wordt gehouden met vooraf ingestelde drempelbedragen. Op basis van deze drempelbedragen worden facturen bijvoorbeeld alleen boven een bepaald bedrag ter goedkeuring aangeboden aan de directie.
Wanneer de fiatteur inlogt in ImageCapture wordt een volledig overzicht van nog te fiatteren facturen en facturen die in behandeling zijn getoond. Door de uitgebreide workflow functionaliteit kan de fiatteur niet alleen goedkeuren of afkeuren maar is het ook mogelijk om een vraag te stellen aan een collega, de factuur te delegeren aan een collega of deze over te slaan, bijvoorbeeld in afwachting van een antwoord van de leverancier. Bij het beoordelen van de factuur is alle actuele boekingsinformatie uit Transpas zichtbaar. Ook worden de fiatteurs die nog volgen in het beoordelingsproces getoond en alle audit trail informatie uit de voorafgaande processtappen.
Vanaf het moment dat de facturen in ImageCapture zijn geïmporteerd, maken ze onderdeel uit van het digitale archief, inclusief alle boekings- fiatterings- en procesinformatie. Het digitale archief in ImageCapture is met tekstlabels doorzoekbaar. De toegang tot de documenten in het digitale archief is zeer dynamisch in te regelen bijvoorbeeld op basis van boekingsvelden zoals administratie, grootboekrekening of bedrag. De archieffunctionaliteit kan worden uitgebreid met een managementrapportage tool. Hierdoor heeft u altijd volledig inzage in de status van uw facturen en houdt u grip op kosten, doorlooptijden en betalingstermijnen van uw leveranciers. Naast de digitale archivering van uw facturen in het archief van ImageCapture, is het digitale document compleet met audit trail ook direct opvraagbaar vanuit de boeking en diverse andere invalshoeken in Transpas.
Volledige integratie met Transpas
Factuurverwerking met ImageCapture en Transpas
De digitale fiattering van facturen maakt onderdeel uit van het geautomatiseerde factuurverwerkingsproces in ImageCapture. De software automatiseert het volledige proces van verwerken, matchen, fiatteren en archiveren van uw inkoopfacturen, verkoopfacturen en overige documenten zoals bankafschriften, inkomende post en relatiedocumenten in Transpas. Meer informatie over digitale factuurverwerking met Transpas en ImageCapture vindt u op onze landingpage Geautomatiseerde factuurverwerking met Transpas en ImageCapture.