Incassomachtiging aanmaken en onderhouden
[Cash flow, Incasso's, Incassomachtigingen]
Wanneer u werkt met SEPA incasso-opdrachten dient u voor de debiteuren die u wilt incasseren de gegevens van de incassomachtiging te definiëren. De incassomachtigingen kunt u aanmaken en onderhouden via [Cash flow, Incasso, Incassomachtigingen]. U kunt dit scherm tevens openen middels het icoon 'Incassomachtiging' op het tabblad 'Financieel' bij het onderhoud van de debiteur.
Meerdere debiteuren kunnen gebruik maken van dezelfde bankrekening. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij een moeder- en dochter onderneming. In dat geval kunt u de machtiging koppelen aan beide debiteuren. De machtiging wordt dan gebruikt bij het incasseren van beide debiteuren. Bij het wijzigen van de machtiging heeft de wijziging dan ook betrekking op alle debiteuren waaraan de machtiging is gekoppeld.
Om gebruik te kunnen maken van SEPA Incasso-opdrachten dient u te beschikken over een betaalmiddel waarbij de optie 'SEPA Incasso opdrachten' is aangevinkt. Daarnaast dienen de incassomachtigingen bij de debiteur die u wilt incasseren, gedefinieerd te zijn. Verder dient de bankrekening van de debiteur die u incasseert een EUR bankrekening te zijn, en dien het IBAN gevuld te zijn bij het onderhoud van die bankrekening.
Bij het verwerken van een SEPA incasso-opdracht wordt een XML bestand in het SDD formaat aangemaakt.
Hoe kan ik een incassomachtiging aanmaken?
Klik in het selectiescherm Incassomachtigingen op Nieuw.
Hoe kan ik een incassomachtiging bekijken of wijzigen?
Selecteer in het selectiescherm Incassomachtigingen de machtiging die u wilt bekijken of wijzigen.
Bekijk de informatie of maak de gewenste wijzigingen.
Hoe verwijder ik een incassomachtiging?
Selecteer in het selectiescherm Incassomachtigingen de machtiging die u wilt verwijderen.
Hoe kan ik debiteuren koppelen of ontkoppelen van de machtigingen?
Selecteer in het selectiescherm Incassomachtigingen een machtiging.
Klik op Debiteuren. U ziet nu een overzicht van alle debiteuren die dezelfde bankrekening hebben als de bankrekening van de geselecteerde machtiging.
Markeer de debiteur(en) die u wilt koppelen of ontkoppelen.
Bij het wijzigen van een incassomachtiging wordt hier de debiteur getoond waarop deze machtiging betrekking heeft. U kunt dit veld dan niet wijzigen. Bij het aanmaken van een incassomachtiging dient u hier de debiteur te selecteren.
In dit veld wordt de status van de incassomachtiging aangegeven. Wanneer het veld 'Datum van ondertekening' is gevuld en de status 'Actief' of 'Geblokkeerd' is, is dit veld actief en kunt u de status wijzigen. Een incassomachtiging kan de volgende status hebben:
Actief: De 'Datum van ondertekening' is gevuld en de incassomachtiging kan gekoppeld worden aan een factuurtermijn.
Verlopen: Een incassomachtiging is verlopen wanneer:
De 'Volgorde' is ingesteld op 'Definitief' en de laatste incasso is verwerkt.
De incassomachtiging is geannuleerd (via het icoon bij het veld 'Datum van ondertekening') en er is nog geen vervangende incassomachtiging aangemaakt.
De 'Volgorde' is ingesteld op 'Eenmalig' en is reeds gebruikt om een incasso te verwerken.
Geblokkeerd: U kunt de status van de machtiging op Geblokkeerd zetten in plaats van de machtiging te annuleren (via het icoon bij het veld 'Datum van ondertekening'). Het blokkeren is alleen mogelijk wanneer de 'Datum van ondertekening' is gevuld. Een machtiging met deze status is geldig maar kan niet worden gebruikt bij het verwerken van incasso's. Tevens kunnen de overige velden (met uitzondering van de notities) van de machtiging niet worden gewijzigd. Indien gewenst kunt u de status aanpassen naar 'Actief'. Wanneer u een machtiging blokkeert die reeds aan een termijn is gekoppeld wordt deze bij het blokkeren niet ontkoppeld van de termijn. Bij het verwerken van de incasso voor die termijn wordt echter een controle uitgevoerd op de geldigheid van de machtigingen en dient u op dat moment een andere machtiging aan de betreffende termijn te koppelen.
Concept: De 'Datum van ondertekening' is leeg.
Bij het verwerken van de incasso waarbij deze machtiging is gebruikt wordt afhankelijk van de situatie de status van de machtiging aangepast:
Bij een machtiging met de volgorde 'Eenmalig' wordt de status aangepast naar 'Verlopen'.
Een machtiging met de volgorde 'Definitief' wordt geannuleerd. De 'Referentie' wordt leeg gemaakt en gekopieerd naar het tabblad 'Oorspronk.', en de status wordt aangepast naar 'Verlopen'.
In dit scherm beschikt u over de volgende twee tabbladen:
Oorspronk.
Tabblad Geldig
Dit veld is verplicht. Hier kunt u een bankrekening selecteren die u wilt koppelen aan de incassomachtiging. De bankrekening die u koppelt dient aan de volgende voorwaarden te voldoen:
is gekoppeld aan de debiteur die u bij 'Debiteur' heeft geselecteerd
heeft de valutacode 'EUR' of een lege valutacode
het veld 'IBAN' bij de bankrekening is gevuld.
Wanneer de status 'Actief' of 'Concept' is kunt u de bankrekening wijzigen. Bij het wijzigen van de bankrekening wanneer de status 'Concept' is heeft dit geen invloed op de machtiging. Bij het wijzigen van de bankrekening van een actieve machtiging wordt gecontroleerd of de BIC code van de nieuwe bankrekening hetzelfde is als van de oude bankrekening. Dit kan het geval zijn wanneer de bankrekening bij dezelfde bank hoort. Wanneer de BIC code hetzelfde is, wordt dit gezien als dezelfde bank. De nieuwe bankrekening vervangt de oude bankrekening en de oude bankrekening wordt niet gekopieerd naar het tabblad 'Oorspronk.'. Wanneer de machtiging aan meerdere debiteuren is gekoppeld, wordt bij het wijzigen van de bankrekening in de machtiging, tevens gecontroleerd of de nieuwe bankrekening ook aan de andere debiteuren is gekoppeld. Wanneer dat niet het geval is verschijnt hiervan een melding. U dient dan eerst de nieuwe bankrekening aan de betreffende debiteuren te koppelen. Voor meer informatie, zie Onderhouden bankrekeningen. Bij de volgende incasso run voor deze machtiging wordt de wijziging doorgegeven aan de bank.
Wanneer de BIC code anders is, of als de BIC code van een van de rekeningen leeg is, wordt het gezien als een nieuwe bank. De oorspronkelijke bankrekening wordt gekopieerd naar het tabblad 'Oorspronk.' en de nieuwe bankrekening wordt opgeslagen op het tabblad 'Geldig'. In de volgende incasso run voor deze machtiging, wordt de nieuwe bankrekening gebruikt voor de incasso en wordt de bank geïnformeerd over deze wijziging.
Nadat u bij 'Bankrekening' een bankrekening heeft geselecteerd wordt in dit veld het IBAN van die rekening getoond. U kunt dit veld niet wijzigen.
Sectie Kenmerk machtiging
Hier dient u een referentie voor de incassomachtiging op te geven. Het is verplicht om dit veld te vullen en u mag de referentie zelf bedenken. U dient er rekening mee te houden dat de referentie uniek dient te zijn per administratie (voor zowel geldige als geannuleerde machtigingen). De referentie mag niet gelijk zijn aan de referentie die eerder is gebruikt. Als referentie kunt u bijvoorbeeld het debiteurnummer met een volgnummer gebruiken. Voor de incassomachtiging van debiteur 60089 kan dit dan zijn '60089-001'. De referentie van de incassomachtiging is een unieke sleutel. Zodra een SEPA incasso-bestand is gegenereerd met deze incassomachtiging (het veld 'Laatste incassodatum' is dan gevuld) wordt dit veld inactief en kunt u de referentie niet meer wijzigen. U kunt de incassomachtiging dan nog wel annuleren middels het icoon bij het veld 'Datum van ondertekening'. Bij een machtiging met de volgorde 'Definitief' wordt de 'Referentie' na het verwerken leeg gemaakt en gekopieerd naar het tabblad 'Oorspronk.'
Dit veld is niet beschikbaar wanneer de status 'Geblokkeerd' is. In dit veld kunt u een optionele omschrijving opgeven die bij de 'Referentie' hoort. De omschrijving mag u zelf bedenken. De omschrijving kunt u opgeven per machtiging. Wanneer u bijvoorbeeld dezelfde machtiging aan twee debiteuren/bankrekeningen heeft gekoppeld, is de omschrijving voor beide records hetzelfde.
Dit veld is alleen actief wanneer u een geldige 'Referentie' en 'Datum van ondertekening' heeft opgegeven. Met deze optie kunt u een ingescande of digitale versie van de incassomachtiging koppelen. U beschikt hier over de volgende velden:
Hier selecteert u het bestand dat u als bijlage wilt koppelen.
Nadat u het bestand heeft geselecteerd wordt hier de datum van het bestand getoond. U kunt dit veld niet wijzigen.
Nadat u het bestand heeft geselecteerd wordt hier de bestandsgrootte van het bestand getoond. U kunt dit veld niet wijzigen.
Hier kunt u een omschrijving opgeven voor het bestand.
Met de knop 'Bewaren' kunt u de bijlage opslaan, middels de knop 'Openen' kunt u de bijlage openen en bekijken, en middels de knop 'Sluiten' sluit u dit scherm.
De bijlage die u hier opslaat wordt tevens als document onder het type 'Miscellaneous' aangemaakt in uw administratie.
Wanneer u de bijlage wilt verwijderen maakt u het veld 'Bestandnaam' leeg. Vervolgens verschijnt de knop 'Verwijderen' waarmee u de bijlage kunt verwijderen.
Hier kunt u de datum van de incassomachtiging opgeven. Voor lopende Nederlandse incasso's gebruikt u de datum 01-11-2009. Voor nieuwe incasso's gebruikt u de datum die op de incassomachtiging staat. Wanneer u hier geen datum opgeeft is de status van de machtiging 'Concept. Wanneer u hier een datum vult wordt de status van de machtiging aangepast naar 'Actief'. De datum die u hier opgeeft dient groter of gelijk te zijn aan de 'Opzegdatum' van het tabblad 'Oorspronk.'.
Wanneer er een SEPA incasso-bestand is gegenereerd of de 'Laatste incassodatum' is gevuld, kunt u dit veld niet meer wijzigen.
Een incassomachtiging is geldig totdat een SEPA incasso-bestand is gegenereerd.
Middels dit icoon kunt u de incassomachtiging annuleren. Hierbij dient u een opzegdatum op te geven. Deze opzegdatum dient tussen de datum waarop het laatst een SEPA incasso-bestand is gegenereerd en de systeemdatum te vallen. Bij het annuleren wordt de opzegdatum dan gevuld in het veld 'Opzegdatum' op het tabblad 'Oorspronk.', en dit veld wordt leeggemaakt. Tevens worden de overige velden uit de sectie 'Kenmerk machtiging' gekopieerd naar het tabblad 'Oorspronk'. Wanneer u een machtiging annuleert die reeds aan een termijn is gekoppeld wordt deze bij het annuleren niet ontkoppeld van de termijn. Bij het verwerken van de incasso voor die termijn wordt echter een controle uitgevoerd op de geldigheid van de machtigingen en u op dat moment een andere machtiging aan de betreffende termijn koppelen.
Wanneer u een nieuwe datum wilt opgeven voor een bestaande incassomachtiging dient deze datum anders te zijn dat de datum die u voorheen heeft opgegeven en dient de datum na de opzegdatum van de oorspronkelijke incassomachtiging te vallen.
Wanneer u een machtiging annuleert is het verplicht een vervangende machtiging aan te maken anders kunt u de wijzigingen niet bewaren. De gegevens van de vervangende machtiging kunt u opgeven op het tabblad 'Geldig'. U dient er rekening mee te houden dat bij het annuleren van een machtiging dit betrekking heeft op alle debiteuren die aan de machtiging zijn gekoppeld.
Hier kunt u aangegeven welke type van het SDD schema wordt gebruikt voor het aanmaken van SEPA incasso-bestand. Core is te gebruiken voor incassobetalingen van consumenten (en ook van bedrijven). B2B kan alleen worden gebruikt voor incassobetalingen tussen bedrijven. COR1 biedt de mogelijkheid tot een kortere tijdscyclus voor een Core incasso, maar wordt door de Nederlandse banken niet ondersteund. Niet alle banken bieden de mogelijkheid met al deze types te werken. U dient met uw bank af te stemmen welke types door uw bank worden ondersteund. Voor meer informatie kunt u de SEPA startpagina, uw bank of de website van www.europeanpaymentscouncil.eu raadplegen. Bij het verwerken van incasso's worden altijd aparte bestanden aangemaakt per type.
Wanneer een 'Datum van ondertekening' is gevuld zijn deze opties na het bewaren van de machtiging niet meer te wijzigen.
Wanneer het veld 'Laatste incassodatum' is gevuld kunt u de volgorde niet wijzigen. Hier kunt u het volgorde type van de machtiging aangeven. Er zijn 4 mogelijkheden:
Eerste: Dit is van toepassing wanneer de incasso de eerste van een doorlopende reeks (first) betreft. Bij een machtiging met de volgorde 'Eerste' wordt de volgorde aangepast naar 'Terugkerend' wanneer de 'Laatste incassodatum' is gevuld. Dit is het geval wanneer de incasso wordt verwerkt. Voor bestaande (gemigreerde) machtigingen waarbij u de datum van ondertekening '01-11-2009' heeft opgegeven selecteert u 'Eerste'. Na het verwerken van de eerste SEPA incasso voor deze machtiging wordt deze aangepast naar 'Terugkerend'. Wanneer u handmatig de volgorde aanpast van 'Terugkerend' naar 'Eerste' wordt om bevestiging gevraagd. Wanneer u er voor kiest om verder te gaan wordt de volgorde aangepast naar 'Eerste' en wordt de 'Laatste incassodatum' leeg gemaakt.
Terugkerend: Dit is van toepassing wanneer de incasso een vervolg opdracht in een doorlopende reeks (recurrent) betreft. Dit kunt u gebruiken wanneer u met deze machtiging al eerder SEPA incasso's heeft uitgevoerd (in een ander software pakket).
Definitief: Dit is van toepassing wanneer de incasso de laatste opdracht (final) betreft. Machtigingen met de volgorde 'Definitief' worden geannuleerd na het verwerken van de incasso. De gegevens van de machtiging worden gekopieerd naar het tabblad 'Oorspronk.' van de machtiging. Het veld 'Kenmerk machtiging' wordt leeggemaakt en de status van de machtiging wordt aangepast naar 'Verlopen'. Het is niet aan te raden om de machtiging handmatig op 'Definitief' te zetten omdat het bij een eventuele storno het dan niet meer mogelijk is om opnieuw te incasseren met deze machtiging.
Eenmalig: Wanneer er voor deze machtiging reeds een incasso is verwerkt is deze optie niet zichtbaar. Dit is van toepassing wanneer het een eenmalige (one-off) incasso betreft. Voor machtigingen waarbij de volgorde 'Eenmalig' betreft wordt de status na het verwerken van de incasso aangepast naar 'Verlopen'. Dit betekent dat de machtiging is geannuleerd na deze incasso. Wanneer er een storno plaatsvindt voor deze machtiging kunt u deze niet meer gebruiken en dient een nieuwe machtiging te worden afgesloten met de debiteur.
Deze instelling heeft tevens invloed op de beschikbaarheid van de andere velden in dit scherm.
Eerste of Eenmalig: Het veld 'Laatste incassodatum' is leeg en niet actief.
Terugkerend of Definitief: Het veld 'Laatste incassodatum' mag niet leeg zijn.
Laatste incassodatum
Wanneer u een SEPA incasso-bestand heeft gegenereerd voor deze machtiging wordt de meest recente gevraagde incassodatum van de incassorun voor deze machtiging hier getoond. De datum wordt dan bijgewerkt voor alle debiteuren die waaraan deze machtiging is gekoppeld ongeacht of er voor die debiteuren een incasso run heeft plaats gevonden. Wanneer u bij 'Volgorde' de optie 'Eerste' of 'Eenmalig' heeft geselecteerd is dit veld niet van toepassing is dan ook leeg en niet actief. Wanneer u bij 'Volgorde' de optie 'Terugkerend' of 'Definitief' heeft geselecteerd is dit veld verplicht. Dit scenario is van toepassing als u met Exact Globe Next start omdat u bijvoorbeeld overstapt van een ander pakket (waar u reeds SEPA incasso geïmplementeerd had) naar Exact Globe Next. De datum die u hier opgeeft dient groter of gelijk te zijn aan de 'Datum van ondertekening' en kleiner of gelijk te zijn aan de datum van vandaag. Wanneer hier een datum is ingevuld kunt u dit veld niet meer wijzigen. Bij het annuleren van de machtiging wordt dit veld leeg gemaakt.
Dit veld toont de datum waarop de incassomachtiging voor het laatst is gewijzigd. U kunt dit veld niet aanpassen. De datum in dit veld wordt automatisch aangepast wanneer u de incassomachtiging wijzigt. Dit kan een handmatige wijziging zijn, of een wijziging door het verwerken van een incasso.
Wanneer de 'Laatste incassodatum' is gevuld kunt u dit veld niet wijzigen. Hier kunt u een betalingsconditie koppelen aan deze machtiging. U kunt alleen betalingscondities koppelen waarbij de betaalwijze 'Incasso' is geselecteerd. Het koppelen van een betalingsconditie zorgt ervoor dat deze machtiging standaard wordt gekoppeld bij het aanmaken van een factuur of boeking met deze betalingsconditie. Dit is alleen het geval wanneer de machtiging de status 'Actief' heeft. Wanneer er twee machtigingen aanwezig zijn voor de debiteur/bankrekening waaraan dezelfde betalingsconditie is gekoppeld wordt er geen machtiging aan de termijn gekoppeld. In dat geval dient u zelf de juiste machtiging te koppelen.
In het termijnendetail scherm van de betreffende termijn kunt u zien welke machtiging aan de termijn is gekoppeld. Voor een overzicht van alle SEPA incasso termijnen waaraan nog geen machtiging is gekoppeld kunt u gebruik maken van Incassobatch beheren. Hier kunt u in het selectiescherm bij 'Termijnen' de optie 'Niet gekoppeld' selecteren zodat alle SEPA incasso termijnen zonder machtiging worden getoond.
Eventuele notities met betrekking tot deze incassomachtiging kunt u hier opgeven. Met de stempelknop aan de linkerzijde van het veld kunt u uw tijdstempel toevoegen bij de notitie.
Tabblad Oorspronk.
Sectie Bankrekening
Wanneer u op het tabblad 'Geldig' de bankrekening wijzigt en de BIC code van de nieuwe bankrekening komt niet overeen met die van de oude bankrekening wordt de oude bankrekening naar dit veld gekopieerd.
Wanneer u op het tabblad 'Geldig' de bankrekening wijzigt en de BIC code van de nieuwe bankrekening komt niet overeen met die van de oude bankrekening wordt het IBAN oude bankrekening naar dit veld gekopieerd.
Wanneer de machtiging wordt geannuleerd, wordt de 'Referentie' van het tabblad 'Geldig' gekopieerd naar dit veld.
Wanneer de machtiging wordt geannuleerd, wordt die datum naar dit veld gekopieerd.
Wanneer u op het tabblad 'Geldig' de 'Datum van ondertekening' heeft geannuleerd middels het icoon, dient u daarbij een opzegdatum op te geven. Die opzegdatum wordt in dit veld geplaatst.
Wanneer de machtiging wordt geannuleerd, wordt de 'Bijlage' van het tabblad 'Geldig' gekopieerd naar dit veld.
Onderaan het scherm beschikt u over de volgende knoppen:
Met deze knop kunt u een nieuwe incassomachtiging aanmaken. Wanneer in het huidige scherm wijzigingen zijn aangebracht krijgt u eerst de vraag of u de wijzigingen wilt bewaren.
Met deze knop kunt u de wijzigingen die u in dit scherm heeft aangebracht bewaren. Bij het bewaren wordt gecontroleerd of er andere debiteuren zijn gekoppeld aan de bankrekening die u bij 'Bankrekening' heeft gekoppeld. Wanneer dit het geval is wordt de vraag gesteld of u deze machtiging tevens wilt koppelen aan de andere debiteuren met dezelfde bankrekening. Wanneer u de vraag met 'Nee' beantwoord wordt de machtiging alleen voor deze debiteur opgeslagen. Wanneer u de vraag met 'Ja' beantwoord wordt een scherm geopend met de debiteuren die het betreft.
In dat scherm kunt u aangeven aan welke debiteuren u deze machtiging wilt koppelen. Dit kunt u doen door de betreffende regels te markeren en op de knop 'Selecteren' te klikken. Vervolgens klikt u op 'Bewaren' en wordt de machtiging aan al deze debiteuren gekoppeld. Wanneer u dit scherm sluit zonder andere debiteuren te selecteren wordt de machtiging alleen opgeslagen voor de debiteur waarvoor u de machtiging in eerste instantie aanmaakt.