De overheidsorganisatie of het consortium van partnerorganisaties maakt een projectvoorstel op en bezorgt het aan het PIO-team. De aanvrager ontvangt een bevestiging van indiening. Er is een aanvraagsjabloon beschikbaar dat u helpt bij de opmaakt van een projectvoorstel.
De uiterste datum voor indiening is voor elke oproep anders.
Het Agentschap Innoveren & Ondernemen (VLAIO) beoordeelt de aanvraag en geeft advies aan de PIO-projectleider. Indien nodig, kan VLAIO bij de aanvragers bijkomende informatie opvragen. De uitsluitings- en evaluatiecriteria die VLAIO als leidraad gebruikt om het projectvoorstel te beoordelen staan op de PIO-website.
De PIO-projectleider beslist op basis van het VLAIO-advies over de ontvankelijkheid van het project. De aanvrager ontvangt het VLAIO-advies ter motivering van de beslissing.
Indien de aanvraag onontvankelijk is, kan de aanvrager feedback bekomen van het PIO-team en desgewenst een aangepast projectvoorstel indienen bij een volgende oproep.
Indien de aanvraag ontvankelijk is, kan de aanvragende overheidsorganisatie rekenen op begeleiding van het PIO-team bij het doorlopen van het volledige traject, zowel het voortraject naar de aankoop als de uitvoering van het project zelf. De ontvankelijkheid binnen PIO geeft een engagement tot partnerschap en een principieel engagement tot cofinanciering van het project.
Over de cofinanciering van de uitvoering van het project wordt pas in een volgende fase beslist, met name op basis van de inhoud van het opdrachtdocument.