Hoe geven we alle partners in het project Wij & Wadvogels real-time inzicht in de relevante managementinformatie zoals planning, mijlpalen en financiële data zonder gebruik te maken van kostbare nieuwe software?
Oplossing
We hebben diverse bestaande rapportage templates verder ontwikkeld en samengebracht in een gebruiksvriendelijke management tool. Deze tool en bijbehorend management dashboard is toegankelijk voor alle partijen via Microsoft Sharepoint.
​
Uitkomst
Continue up-to-date managementinformatie voor alle betrokken partners. Op basis hiervan kunnen projectplanning en voortgang sneller en effectiever worden geëvalueerd en kan waar nodig worden bijgestuurd om de kans op succes te vergroten.
​
Susanne Boom, projectsecretaris Wij&Wadvogels: ‘Binnen projecten met zulke grote samenwerkingsverbanden en financiële omvang is een geautomatiseerde management monitoringstool randvoorwaardelijk. Bedankt Data Wizards!’
Project details
Klant>> Vogelbescherming
Industrie >> Non-profit
Technologie >> Microsoft Office/ SharePoint
In-depth: Creatie van een gebruiksvriendelijke management tool
​
Wij&Wadvogels
In het grote, meerjarige samenwerkingsprogramma Wij&Wadvogels, werken alle natuurorganisaties in het waddengebied samen om de waddennatuur en wadvogels beter te beschermen. In samenwerking met de coördinerende partij, de Vogelbescherming, hebben we toegewerkt naar een gebruiksvriendelijke managementinformatie tool.
​
Discover
In deze fase hebben we met de Vogelbescherming de organisatiestructuur en de opzet van het project besproken en de bestaande managementinformatie infrastructuur bekeken. Het project is verdeeld over diverse deelprojecten. De betrokken projectpartners hebben voor de coördinatie en de besluitvorming van het project allemaal verschillende gedetailleerde informatie nodig. Dit is bijvoorbeeld belangrijk vanwege uiteenlopende financieringsregels voor deze projecten.
​
Door de betrokkenheid van meerdere partijen, de opzet van de deelprojecten en de bijbehorende financieringsregels is het complex om de juiste coördinatie tijdig te kunnen uitvoeren. Hoe meer hierin gestandaardiseerd, geautomatiseerd én gevisualiseerd wordt, hoe beter. Zeker ook om mogelijke kansen om onder andere taken te bundelen niet onbenut te laten.
Design
Bij het ontwerpen van het managementinformatiesysteem hebben we de bestaande Excel-templates als basis genomen. Dit komt tegemoet aan de vraag van de klant om geen nieuwe software licenties te hoeven aanschaffen. Daarnaast maakt de herkenbare structuur het voor bestaande gebruikers eenvoudiger over te stappen naar de nieuwe tool.
Het definitieve ontwerp is tot stand gekomen na een aantal ‘design en review’ rondes. De deelprojecten worden beheerd via een standaard format. Binnen een deelproject kunnen specifieke rekenregels worden toegepast. We hebben gantt-charts toegevoegd waardoor het mogelijk is om taken binnen deelprojecten te identificeren en met elkaar te bundelen.
​
Develop
Na goedkeuring van het definitieve ontwerp zijn we gestart met het ontwikkelen van de management tool. Door gebruik te maken van bewezen methodes en technieken en korte directe communicatie lijnen hebben we in zeer korte tijd een eerste werkende versie op kunnen leveren. In samenspraak met de klant hebben we deze versie doorontwikkeld tot het eindproduct.
​
Deliver
Door het bundelen van de domeinkennis van de Vogelbescherming en onze technische kennis hebben we de uitdaging volbracht: alle benodigde managementinformatie (mijlpalen, geld, tijd, deelprojecten) wordt nu gebundeld in een tool. Deze tool geeft zowel een overzicht per Deelproject en per spoor (schop-in-de grond, communicatie en monitoring) als ook een overkoepelend overzicht. Hierdoor verloopt het projectmanagement veel efficiënter en zijn eventuele problemen eerder zichtbaar.
Contact
Wil jij ook met onze Data Wizards onderzoeken waar optimalisatie mogelijkheden liggen aan de hand van data?