Onderstaand een aantal praktische tips gebaseerd op in de praktijk opgedane ervaring in het kader van outsourcing van diensten:
Outsourcing zou rendabel kunnen zijn waneer het gaat om een lange horizon van bijvoorbeeld meer dan vijf jaar. Korte perioden van een paar jaar zijn vrij zeker niet rendabel met name vanwege de hoge voorbereidingskosten.
Evalueer regelmatig, bijvoorbeeld iedere 2 jaar, in hoeverre de outsourcing nog steeds rendabel is. De lonen en kosten van de mensen in lage lonen landen stijgen ook (10% per jaar is geen uitzondering).
Overweeg de opties om of het werk naar de mensen te brengen of de mensen naar het werk. Beide opties kosten de nodige tijd waarbij de laatste optie mogelijk minder (doorloop)tijd kost maar hier komen onder meer huisvestingskosten bij.
Ga met netwerk-, datacommunicatie- en beveiligingsspecialisten vooraf om de tafel met als doel mogelijke oplossingen te bepalen inclusief kosten en realisatietijd. Het is cruciaal hierbij de belangen en eisen van de cliënt in mee te nemen! Betrek de cliënt ook in dit proces en confronteer de cliënt niet met het feit nadat de beslissing is genomen. Dit kan de cliëntrelatie in zeer korte tijd zware schade berokkenen!
Realiseer je dat verbindingen in onder meer het Verre Oosten 'load-balanced' zijn waarop je geen invloed hebt (verbindingen naar de USA lopen zowel via Japan als Australië bijvoorbeeld). Mocht blijken dat de bandbreedte onvoldoende is om effectief te kunnen werken dan is extra bandbreedte normaal gesproken niet in een week geregeld. De vraag die hierbij natuurlijk ook aan de orde komt is wie deze kosten gaat betalen.
Organiseer workshops over en weer over elkaars cultuur. Dit motiveert de mensen en kweekt wederzijds begrip.
Ga in ieder geval als Project Manager of Manager een paar maal per jaar naar het Delivery Center toe en werk daar een paar weken mee. Het is ook raadzaam dat de evenknie van de Project Manager of Manager van het Delivery Center hetzelfde doet. Deze kosten moeten wel worden begroot uiteraard.
Het opstellen van InterCompany Agreements en Documents of Understanding, met andere woorden, de contractuele afspraken tussen leverancier en Delivery Center, is specialisten werk. Laat dit door de juiste personen in de leverancier organisatie doen. Gebruik deze contracten als bron voor het opstellen van contracten met cliënten zodat de hele keten is afgestemd.
Vermijd bijzondere/afwijkende afspraken met cliënten zoveel mogelijk (dit geeft ook extra kosten hetgeen nadelig is voor de rendement van de outsourcing diensten).
Bepaal op voorhand tot welke type gegevens de mensen uit het Delivery Center toegang moeten hebben. Is dit 'sensitive personal information' dan zul je extra maatregelen moeten nemen, zoals het verkrijgen van toestemming van het Ministerie van Justitie, of het is niet mogelijk juridisch gezien.
Een project kan over een jaargrens heenlopen. Het is vrij gebruikelijk dat salarisverhogingen op 1 januari ingaan wat betekent dat de uurtarieven van de mensen in het Delivery Center ook zullen stijgen. Dit is van invloed op de projectkosten.
Houd regelmatig telefonische vergaderingen (voorkeur is video vergaderingen zodat je ten eerste de non-verbale communicatie kunt zien, het grootste deel van de menselijke communicatie, en ten tweede je elkaar beter en sneller leert kennen wat cruciaal is in het kader van samenwerking) en houd rekening met tijdsverschillen. Bij tijdsverschillen van meer dan 8 uur kun je overwegen om de ene keer de ene partij buiten werktijd te laten vergaderen en de andere keer de andere partij.
Leg wat is besproken en afgesproken vast in notulen en deel deze met elkaar (dit is eigenlijk 'gewoon' Project Management).
Houd centraal alle nationale feestdagen van de verschillende betrokken landen bij zodat alle betrokkenen dit kunnen zien. Leg dit aan elkaar uit zodat een beter begrip ontstaat voor elkaar.
Stem een communicatie management plan met elkaar af.
Zeker in het begin van een nieuwe werkrelatie is het belangrijk vinger aan de pols te houden en elkaar te leren kennen (en begrijpen). Je kunt overwegen gedurende de eerste weken van een nieuwe samenwerking dagelijks contact te hebben.
Maak expliciete en meetbare werkafspraken met de mensen van het Delivery Center en meet deze, zeker in het begin, regelmatig zodat je op tijd kunt bijsturen. Je zou hierbij kunnen denken aan een Agile-achtige aanpak.
Probeer afspraken te maken met de medewerkers in het Delivery Center over 'commitment' met als doel te voorkomen dat zij na een inwerkperiode opeens verdwijnen als zij ergens anders een betere baan kunnen krijgen.
Gebruik niet de truc om een om 'business' visum om te zetten in werk visum want dit kan veel problemen opleveren voor alle betrokkenen! Kijk goed uit wanneer de betrokkene in verschillende landen actviteiten zal moeten uitvoeren! Het is vaak wel mogelijk om in verschillende landen bijeenkomsten of educatie bij te wonen maar niet om in verschillende landen te werken! Dit geldt met name voor mensen buiten de Europese Unie.
Gebruik een gemeenschappelijke project file welke door beide partijen toegankelijk is (en test dit voordat deze werkelijk in gebruik wordt genomen).