6 tips: zo werk je wél efficiënt met een to do-lijst - MT/Sprout
businessefficiëntiemanagerto do
6 tips: zo werk je wél efficiënt met een to do-lijst
Als manager wil je de tijd die je hebt zo goed mogelijk besteden. Een to do-lijst kan helpen, maar ook extra tijd kosten en demotiveren. Met deze 6 tips van Céline Doornink (co-founder Headroom Assistance) maak je een to do-lijst zo efficiënt mogelijk.
Geschreven door: Redactie Sprout
10 januari 2017 01-10-2017 2,5 minuten
Je leest nu: 6 tips: zo werk je wél efficiënt met een to do-lijst
Het opschrijven van je to do's helpt je om concrete doelen te stellen, wat je efficiënter maakt dan wanneer je vage doelen in je hoofd hebt. Daarnaast zorgt een to do-lijst er simpelweg voor dat je niets vergeet. Andere voordelen van een to do-lijst: je voelt minder stress aangezien je to do's op papier staan en je ze daardoor uit je hoofd kan zetten, het is makkelijker prioriteiten stellen en het helpt je met je planning.
Als je een to do-lijst echter niet op de juiste manier opstelt en gebruikt, heeft het niet zoveel zin en kan het je juist tegenwerken.
Volg deze stappen voor een to do-lijst die je daadwerkelijk helpt meer gedaan te krijgen.
#1 Kies een app
Je kan pen en papier gebruiken om een to do-lijst te maken. Papier is echter vrij beperkt, wanneer je wil gaan prioriteren en plannen. Er zijn talloze apps om je to do's bij te houden, waarvan ik Trello een fijne vind. Een to do app moet je minimaal helpen om to do's te prioriteren en categoriseren en je moet de to do's kunnen editen en kunnen aangeven wanneer je ze moet oppakken. Daarnaast is het belangrijk dat de app overzichtelijk is en makkelijk in gebruik.
Maak een lijst van alles wat je nog moet doen. Kijk eerst kritisch of er taken tussen staan die misschien toch niet zo belangrijk zijn en streep deze weg en bepaal vervolgens welke taken je zelf moet doen en welke je kan delegeren.
#3 Maak verschillende to do-lijsten
Verdeel de to do's die overblijven over de lijsten vandaag, deze week, deze maand en dit jaar. Op deze manier kun je goed bepalen wat belangrijk is om nu te doen en wat nog even kan wachten. Je werkt netjes de to do's af die voor vandaag staan (waarbij je begint met de to do met de hoogste prioriteit en/of de to do waar je het meeste tegenop ziet) en mocht je dan nog tijd over hebben, kun je er vast één van 'deze week' oppakken. Of je gebruikt de tijd die over is om te sporten, door te brengen met familie of een boek te lezen.
#4 Blijf realistisch
Schat bij elke to do in hoeveel tijd het je ongeveer gaat kosten, of het nou om 5 minuten of 4 uur gaat. Op deze manier kun je je dag realistisch indelen. Probeer niet meer dan 8 to do's op het lijstje voor vandaag te hebben staan. Mocht je tijd over hebben kun je er altijd een to do bijnemen, terwijl niet aan bepaalde to do's toekomen demotiverend werkt.
#5 Specificeer
Grote to do's als 'pitch deck opstellen' zijn te vaag en intimiderend, waardoor je er niet snel aan begint. Breek deze to do's op in kleinere to do's die specifiek zijn, zoals 'outline pitch deck bepalen'. Formuleer daarnaast elke to do zo volledig mogelijk zodat je, wanneer je deze wilt gaan tackelen, je niet eerst hoeft uit te zoeken wat je ook alweer precies moet doen. In plaats van 'Jan Jansen mailen', zeg je 'Jan Jansen mailen om te vragen als spreker op netwerkevent van 6 februari'.
#6 Evalueer
Wanneer het regelmatig gebeurt dat je niet toekomt aan alle to do's van die dag, ben je misschien te ambitieus in je planning. Wanneer je een bepaalde taak naar voren blijft schuiven, probeer er dan achter te komen waarom dit zo is. Misschien is deze taak toch niet zo belangrijk, of ervaar je een drempel om eraan te beginnen. Hoe dan ook, het is een teken dat er iets mis is, dus pak het aan.