Personeelsdossier - People & Payment
Het is belangrijk om een personeelsdossier te hebben. Je bent als ondernemer wettelijk verplicht om een personeelsadministratie te voeren. Twee aspecten zijn belangrijk; het veilig bewaren van administratieve en fiscale gegevens en overige gegevens die vastleggen hoe de medewerker functioneert.
Een personeelsdossier bevat in elk geval
Gebruik voor iedere medewerker eenzelfde soort digitaal dossier/map en dezelfde indeling. Maak verschillende segmenten aan door middel van submappen. Dat is overzichtelijk en maakt het werken met dossiers gemakkelijk. Een papieren dossier is fijn om achter de hand te hebben en bewaar dit op een plek waar niemand bij kan.
Kopie van een geldig identiteitsbewijs: Zowel de voor- als achterkant kopiëren. Een kopie van het rijbewijs is niet geldig. Zie ook de site van de Arbeidsinspectie met meer informatie over de identificatie van nieuwe medewerkers.
Correspondentie met de medewerker/over de medewerker.
De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geeft de voorwaarden voor het aanleggen van personeelsdossiers. Werkgevers:
moeten werknemers de mogelijkheid bieden hun gegevens in te zien – dit geldt in principe voor het gehele personeelsdossier – en eventueel te corrigeren.
Er is op grond van de Wbp geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Als ondernemer mag je dus zelf bepalen hoe lang je persoonsgegevens bewaart. Let daarbij op hoe lang de gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of worden gebruikt.
Fiscale bewaarplicht is er voor de salarisadministratie (waaronder ook kopie ID en loonheffingenformulier) en is minimaal 5 jaar.