Klantcases: lees over de ervaringen van onze klanten | JSE ict-experts
Nieuwe ict voor Historische Vereniging Hardenberg
Met het in gebruik nemen van haar locatie aan de Karel Doormanlaan heeft de Historische Vereniging Hardenberg (HVH) gelijk haar ict-voorzieningen vernieuwd. De vrijwilligers kunnen aan de slag met extra werkplekken, een nieuwe server, internetverbinding en telefonie. De ict is geleverd door JSE ict-experts uit Gramsbergen (gemeente Hardenberg).
Henk Nieuwenhuis en Fred Hamhuis Bestuursleden
Home » Klantcases » Nieuwe ict voor Historische Vereniging Hardenberg
In het voormalige gemeentehuis van Hardenberg was de historische vereniging uit haar jasje gegroeid. Dit kwam onder andere door sterke groei van de activiteiten in de studiezaal, die in het nieuwe onderkomen is opgewaardeerd tot een heus Studiecentrum. Dagelijks zijn hier vrijwilligers bezig met het verzamelen, digitaliseren en toegankelijk maken van informatie, beelden en objecten die te maken hebben met de historie van het Vechtdal. "Het Studiecentrum is uniek voor een historische vereniging", aldus Henk Nieuwenhuis en Fred Hamhuis, bestuursleden van de HVH.
Ook loopt de HVH voorop met haar uitgebreide website, die mogelijk is gemaakt door het gemeenschappelijk project 'Mijn stad mijn dorp" van het Historisch Centrum Overijssel. "Doordat de techniek buiten de deur staat, zijn wij alleen verantwoordelijk voor het verzorgen van de content. Dit werkt ideaal", vindt Henk Nieuwenhuis. De bedoeling is dat alle historische verenigingen in Overijssel gaan aanhaken bij deze website.
Inmiddels is de meeste content van de HVH ontsloten via internet. Hierdoor kunnen mensen ook vanuit huis de historische informatie doorzoeken. Nieuwenhuis: "Dit digitale zoeken is de grote winst van de laatste jaren. Ook van gescande documenten zijn de teksten met behulp van de nieuwste technologieën volledig doorzoekbaar. Verder is het archief van het blad De Toren vanaf het begin gedigitaliseerd en doorzoekbaar via de website, evenals het Sallands Volksblad."
Hamhuis vervolgt: "De tijd dat je was aangewezen op het doorspitten van dikke originele boeken, is nu wel voorbij. Maar voor bijvoorbeeld stamboomonderzoek komen mensen nog graag naar ons studiecentrum, waar vrijwilligers beschikbaar zijn om te helpen."
Interesse in historie
De HVH kent zo'n 1800 leden. De meeste komen uiteraard uit Hardenberg en omgeving, maar ook elders uit Nederland, tot in Canada aan toe. Henk Nieuwenhuis: "Er komt een periode in je leven waarin je gaat terugkijken. Zeker als mensen meer tijd krijgen, zie je dat ze geïnteresseerd zijn in hun afkomst en de historie van hun leefomgeving. Deze interesse, die zal worden versterkt door de vergrijzing, kunnen we ook duidelijk terugzien in onze websitestatistieken."
JSE toont betrokkenheid, denkt goed mee en informeert proactief.
Achter de HVH gaat een groep van maar liefst 120 enthousiaste vrijwilligers schuil. De automatisering speelt een belangrijke rol om de activiteiten in goede banen te leiden. "Het besturen van een vrijwillersorganisatie van deze grootte is een complexe aangelegenheid. De kracht van automatisering is om structuur aan te brengen in de werkprocessen. Hiervoor gebruiken we het computerregistratiesysteem Adlib, een veelgebruikt programma met begrijpelijke schermen waarmee vrijwilligers vrijwel direct aan de slag kunnen."
Enthousiasme voor ict
De heren bogen beide op een achtergrond in de ict. "We hebben de hele opkomst van ict meegemaakt: van ponskaarten en de eerste beeldschermen tot de mainframes en de huidige servers", memoreert Nieuwenhuis. Met hun kennis en een flinke dosis enthousiasme gingen de mannen aan de slag om de ict-infrastructuur van de vereniging naar een hoger plan te tillen. Hierbij is het ICT-bedrijf JSE ingeschakeld om hen bij te staan met advies, implementatie en beheer van de IT.
Meedenken door IT-leverancier
"We kenden JSE van vroeger en als IT-leverancier van onze buurman Rebound", legt Hamhuis uit. "JSE toont betrokkenheid, denkt goed mee en informeert proactief. Zo hebben ze ons goed geadviseerd hoe we ondanks de fysieke afstanden toch één organisatie konden blijven. De enorme mogelijkheden van telefonie in de cloud waren een echte eyeopener. De uitgebreide telefooncentrales met keuzemenu's en dergelijke zijn nu ook binnen bereik van kleine organisaties zoals HVH."
JSE verving de bestaande Windows SBS 2003 server voor een efficiënte mix van cloud-diensten zoals Office 365, en implementeerde server op locatie. Door de ANBI-status kon HVH vrijwel gratis gebruik maken van softwarepakketten zoals bijvoorbeeld Office 365. "We hoefden dan alleen administratiekosten te betalen. Dat zijn leuke meevallers!"