Smit & Dorlas Koffiebranders | Xtandit
Vacature Inside Sales Supplies
Home / Referenties / Smit & Dorlas Koffiebranders
Uw koffie, onze passie. Dat is het motto waarmee Smit & Dorlas Koffiebranders horeca en retailers van de lekkerste koffie en de beste koffiemachines voorziet. Voor Xtandit is niet alleen de perfecte koffie een reden om er graag op bezoek te komen.
Bekijk het verhaal van Smit & Dorlas koffiebranders
Sinds 1822 levert de firma Smit al versgebrande koffiebonen aan de horeca. In 1980 fuseerde het bedrijf met Dorlas Koffiebranders uit Amersfoort. Sinds 1999 is Smit & Dorlas gevestigd in Mijdrecht waar het met 70 medewerkers een compleet koffieconcept levert aan honderden horeca bedrijven en retailers. Het concept is de laatste jaren sterk gegroeid. Grotere afnemers kunnen desgewenst zelf hun bonenmelange samenstellen. Om het perfecte kopje koffie te kunnen zetten, levert Smit & Dorlas ook koffiemachines. Een servicedienst met 10 monteurs is dagelijks op pad om deze koffiemachines te onderhouden. Met het succes groeide het papierwerk. Ondanks een wat bejaard ERP systeem kon Xtandit toch zorgen dat de documentstroom nu grotendeels is gedigitaliseerd.
"De 2 pakketten bieden een oplossing die toch van deze tijd is, ondanks ons oude ERP systeem.
In gesprek met Hans Zevenhek, smaakmaker bij Smit & Dorlas Koffiebranders.
De belangrijkste werkzaamheden van de smaakmaker zijn het controleren en beoordelen van de verschillende koffiesoorten. Mijn werk speelt zich voor een groot deel af in onze proefruimte. Voor een belangrijk deel wordt hier de kwaliteit van de koffie gemaakt. We branden en blenden de bonen. We zetten hier koffie op de boerenpot met het aankoopmonster om te kunnen bepalen of de koffie goed genoeg is voor Smit & Dorlas. Die beoordeling gebeurt vaak als de koffie nog op de plaats van herkomst ligt.
Waar ligt het onderscheidend vermogen van Smit & Dorlas?
Er is een enorme diversiteit binnen de muren van Smit & Dorlas koffie. Dat heeft niet alleen te maken met de verschillende manieren van koffiezetten maar ook met het zo goed mogelijk invullen van het te verkopen pakket aan koffie. Dat gaat van de geproduceerde bonen helemaal tot het kopje koffie, of zoals we nu steeds meer zien de espresso of de cappuccino. Juist dat complete pakket is enorm uitgegroeid de laatste jaren. Helemaal in combinatie met alle artikelen die met koffie en thee te maken hebben. Wij importeren en leveren ook verschillende merken koffiemachines. Daar moet je ook een technische dienst voor hebben en een magazijn met onderdelen. Er zijn niet veel ondernemingen die dat hele stuk van begin tot eind kunnen beheren.
Wat maakt koffie tot goede koffie?
Volgens de European Coffee Association heeft koffie in de basis een bepaald smaakpatroon nodig. Dat is een vrij technisch verhaal. Daarbij bepaalt de koffiedrinker uiteindelijk zelf welke koffie hij of zij het lekkerste vindt. Dat heeft weer te maken met leeftijd, culturele achtergrond en ook het moment van de dag te maken. Het verschil tussen een koffie in de ochtend en een after dinner koffie kan vandaag de dag heel groot zijn. De klant kan hier komen proeven, om te ontdekken wat zijn favoriete koffiesoort is.
Je kunt de koffie hier op maat laten maken?
Ja, dat kan. Als een klant maar een bepaald potentieel heeft om af te nemen in kilogrammen. Dan kan een klant hier zijn eigen smaak ontwikkelen.
In gesprek met Klaus Berger, Hoofd ICT bij Smit & Dorlas Koffiebranders.
Ik ben aanspreekpunt voor alle ICT vragen, ook voor de partijen van buitenaf, zoals Xtandit. Ik ben sinds 6 jaar in dienst bij Smit & Dorlas. Mijn dagen zijn heel afwisselend. Ik ben naast het reguliere onderhoud dat ik zelf doe, ook bezig met het automatiseren van onze bedrijfsprocessen.
Kunt u iets vertellen over het productie en verkoopproces binnen Smit & Dorlas?
Het begint eigenlijk met de bestelling van de ruwe koffie in het land van herkomst. Dat doen wij in landen over de hele wereld. Onze klanten bestellen de koffie via de email of telefonisch. De bestelling wordt ingevoerd in ons ERP systeem, vervolgens wordt de bestelling verwerkt. De pakbonnen worden geprint om de order picking mogelijk te maken. Deze worden gepicked en door onze chauffeurs naar de klant gebracht. Dat is eigenlijk het hele proces.
Welke oplossingen van Xtandit dragen bij in dat proces?.
Vroeger hadden we een matrixprinter en gebruikten we doorslagpapier. Dat kostte heel veel tijd om alles uit te printen. We hadden meestal meer bestellingen dan de printer aan kon. We moesten wel op zoek gaan naar een oplossing.
Die hebben we gevonden in de combinatie Planet Press en Xtendis. Het is nu zo dat er een bestelling in het systeem wordt ingevoerd, waar een pakbon uitkomt op de Xerox machine. Deze bestaat uit 2 velletjes, waar ook nog een nietje door heen gaat. De pakbon wordt door de klant getekend. Deze velletjes hebben een barcode vanuit Planet Press, waarin staat hoe en waar de pakbon moet worden opgeslagen. Wij scannen alles in op het Xerox Workcentre en het komt allemaal via Xtendis in het archief terecht.
De 2 pakketten bieden een oplossing die toch van deze tijd is, ondanks ons oude ERP systeem. We kunnen nu pakbonnen digitaal archiveren. Alle kasten met ordners hebben plaats gemaakt voor een bestand op de server.
Bespaart het veel tijd?
Het spaart één FTE uit. Die tijd kunnen we nu gebruiken om in te spelen op de behoefte van de klant. Ons ERP systeem was nog niet geschikt om facturen via de email te sturen, dat hebben we nu ook geautomatiseerd via Planet Press. Dat wordt met een spreadsheet met emailadressen van debiteuren zoekt Planet Press de factuur. De klant krijgt nu de factuur digitaal.
Lees hier hoe PlanetPress werkt
Merkt u het ook in uw werkzaamheden?
De vragen van medewerkers zijn eigenlijk veel minder geworden omdat het systeem zo duidelijk is. Toen het eenmaal geïnstalleerd was, kon iedereen er snel mee omgaan.
Hoe heeft Xtandit jullie geholpen bij het implementeren?
Vooraf hebben we een demonstratie bij Xtandit gehad. Dat was een duidelijk verhaal, we hebben toen de software aangeschaft. Vervolgens zijn de specialisten van Xtandit gekomen en hebben het bij ons geïmplementeerd. Om het proces uit te voeren waren er 3 partijen aan het werk, die gecoördineerd werden door Xtandit. Daar zat onze contactpersoon.
Jullie hebben ook gekozen voor XMS, de Managed Print Services.
Ja. We hebben alles laten opnemen in het contract zodat we geen omkijken meer hebben naar printkosten. We hebben een volume afgenomen van zo'n 20.000 zwart/wit en 5.000 kleur per maand. Dat zit in het 5 jarig huurcontract van de machines. We hebben een bedrijfsbundel die ook flexibel is. We kunnen elk jaar de hoeveelheden bijstellen.
Lees meer over Managed Print Services
Waarom is dat voor jullie kosten besparend?
Als we de toners en de machines apart moeten kopen, dan zijn we veel meer geld kwijt. Op deze manier hebben we ook steeds de nieuwste apparaten. En we hebben service en onderhoud in het contract opgenomen. Meestal worden storingen binnen dezelfde dag opgelost. Alles is opgenomen in het contract
Is deze manier van werken nieuw voor jullie?
We zijn de laatste tijd meer kleur gaan printen. In het verleden hadden we maar 1 multifunctional, die alleen maar zwart/wit kon printen. Eigenlijk was dat een gewone kopieermachine. Onze nieuwe machine kan aangesloten worden op het netwerk, scannen, kleuren printen en ook faxen.
We zijn al heel lang klant bij Xtandit. Bij het vervangen van onze oude kopieermachine zijn we met ze in gesprek gegaan om te kijken of we ons ERP systeem naar een hoger niveau konden tillen. En dat is gelukt.