U vraagt zich toch ook wel eens af hoe het staat met de materiële staat van uw collectie? En bent u niet nieuwsgierig naar hoeveel archiefstukken schade hebben of hadden en hoeveel archiefstukken er gecontroleerd, behandeld en gerestaureerd zijn?
Uw medewerker kan, vanaf heden, vanuit de module waarin hij werkt, melding maken van schade aan een archiefstuk.
In de Module Behoud kan vervolgens het totale proces, van registratie t/m het behandelplan worden vastgelegd. En uw medewerker ziet dankzij de Module Behoud in één oogopslag of en wat er in het verleden allemaal met dit archiefstuk gebeurd is.
De schaderegistratie (en behandeling) zijn gekoppeld aan archiefstukken, niet aan archiefbeschrijvingen.
Dit betekent dat schade en behandeling alleen geregistreerd kunnen worden als er archiefblokken (en –stukken) in de module Logistiek Beheer bekend zijn.
Een schade kan vervolgens geconstateerd worden en dat wordt vastgelegd in MAIS-Flexis. Maar alleen zeggen dat er schade is, is natuurlijk niet voldoende.
De soort schade wordt op basis van de schadeatlas Metamorfoze, beoordeeld door restaurator. Overigens kunt u ook melding maken als er geen schade is. Deze module geeft u immers een volledig overzicht van de staat van uw collectie.
U kunt noteren of de behandeling prioriteit heeft, wanneer en door wie de schade is beoordeeld en of de uitleen geblokkeerd moet worden. Bovendien kunt u linken naar het dossier in het filebeheersysteem. Op die manier blijft het overzicht bewaard.
Een behandeling kan gepland worden voor één of meer stukken waar schade aan geconstateerd is. Essentieel daarbij is natuurlijk wanneer en door wie er behandeld gaat worden, het type behandeling dat verricht zal worden en vervolgens de controle op de behandeling.
U ziet de geschiedenis van het stuk in één oogopslag; in één overzicht ziet u de schademeldingen en de (uitgevoerde) behandelingen per fysiek stuk.