Regels voor Postvak IN in Outlook Web App - Outlook
Een regel is een actie die Outlook Web App automatisch wordt uitgevoerd voor binnenkomende of uitgaande berichten. U kunt bijvoorbeeld een regel automatisch alle e-mail die wordt verzonden naar een groep die u lid van naar een specifieke map bent verplaatsen of verwijderen van alle berichten met 'Nu kopen' in het onderwerp maken.
Als u regels voor Postvak IN wilt maken en beheren in het bureaubladprogramma Outlook, raadpleegt u E-mailberichten beheren met behulp van regels.
Hoe u bij regels voor postvak in?
Selecteer in Opties de optie E-mail organiseren > Regels voor Postvak IN.
Wat u te zien krijgt op de pagina Regels voor Postvak IN
De pagina Regels voor Postvak IN biedt een overzicht van al uw regels voor Postvak IN. Van daaruit kunt u nagaan wat een regel doet, regels in- of uitschakelen, nieuwe regels maken, bestaande regels bewerken of regels verwijderen die u niet meer nodig hebt.
Hiermee kunt u een nieuwe regel voor Postvak IN maken.
Markeer een regel en selecteer vervolgens naar de details van een regel weergeven of bewerken.
Markeer een regel en selecteer verwijderen om deze te verwijderen.
Hiermee verplaatst u de geselecteerde regel omhoog in de lijst. Regels worden verwerkt van boven naar beneden.
Hiermee verplaatst u de geselecteerde regel omlaag in de lijst.
Hiermee vernieuwt u de lijst met regels.
Gebruik het selectievakje naast een regel om deze in (selectievakje geselecteerd) of uit (selectievakje niet geselecteerd) te schakelen.
De naam van de regel
Hoe maak ik een nieuwe regel?
Als u wilt een nieuwe lege regel met behulp van de pagina regels voor postvak in hebt gemaakt, kiesnieuwe .
Het nieuwe regelvenster bevat drie gedeelten:
Wanneer het bericht binnenkomt en:
Geef een naam op voor de regel
Gebruik dit selectievakje om criteria voor uw regel te selecteren. Gebruik de pijl omlaag om de gewenste criteria weer te geven en te selecteren.
Als de criteria extra opties bieden, geeft u deze op in het venster dat wordt geopend.
Met dit selectievakje selecteert u de actie die u wilt uitvoeren wanneer er een bericht binnenkomt dat voldoet aan de door u geselecteerde criteria.
Met Meer opties kunt u:
Extra voorwaarden of acties toevoegen aan een regel.
Uitzonderingen toevoegen aan een regel door Uitzondering toevoegen te selecteren.
Schakel de optie in of uit om de verwerking van meer regels te stoppen. Standaard is de optie om de verwerking van meer regels te stoppen ingeschakeld. Wanneer er een bericht binnenkomt dat aan de criteria van meer dan één regel voldoet, wordt alleen de eerste regel toegepast. Is deze optie niet ingeschakeld, dan worden alle regels waaraan het bericht voldoet, toegepast.
Bijvoorbeeld zonder verwerken van regels beëindigen geselecteerd, als u een regel voor het verplaatsen van alle berichten die naar een openbare groep naar een bepaalde map en een andere regel alles van uw manager verplaatst naar een andere map hebt en uw manager een bericht naar die stuurt groep vindt u een kopie van het bericht in beide mappen. Desgewenst kunt u alleen de regel waarmee berichten worden verplaatst van uw manager toe te passen die regel hoger in de lijst dan de regel die wordt verplaatst naar de groep verzonden berichten hebt opgeslagen en wijzig de eerste regel als u wilt toevoegen de optie voor het verwerken van regels beëindigen.
Geef een regel een specifieke naam.
Hoe bewerk ik een regel?
U kunt elke regel bewerken door deze te selecteren en bewerken te kiezen om de regel te openen zodat u de voorwaarden of acties voor de regel kunt wijzigen.
Als u een regel die u niet meer nodig hebt, kunt u deze selecteren en selecteer vervolgens verwijderen om deze te verwijderen. Als u de regel tijdelijk wilt uitschakelen, schakelt u het selectievakje naast de regel uit.
Wanneer u een nieuwe regel in Outlook Web App maakt, verschijnt er een waarschuwing dat sommige regels die zijn gemaakt in Outlook en zijn momenteel uitgeschakeld worden verwijderd. Voordat u deze regels verwijdert, wilt u mogelijk Meld u aan bij uw account met Outlook en controleren of de regels om te zien als u wilt behouden. Schakel alle regels die u wilt behouden.
Regels worden uitgevoerd van boven naar beneden in de volgorde waarin ze in het venster Regels worden weergegeven. U wijzigt de volgorde van regels, selecteer de regel die u wilt verplaatsen en selecteert u de omhoog of pijl-omlaag om de regel verplaatsen naar de positie die u wilt dat in de lijst.
Met sommige typen berichten worden de Regels voor Postvak IN niet geactiveerd, zoals:
Bezorgingsstatusmeldingen, met inbegrip van rapporten van niet-uitgevoerde bezorging en systeemberichten.
Lees- en ontvangstbevestigingen die door een e-mailclient zijn gegenereerd.
Sommige automatische (afwezigheids)berichten.
U hoeft het tabblad Regels voor Postvak IN niet te gebruiken om een regel te maken. U kunt regels ook rechtstreeks vanuit een bericht genereren. Daarvoor gaat u als volgt te werk:
Klik met de rechtermuisknop op het bericht in het deelvenster met de berichtenlijst en selecteer Regel maken.
U kunt ook tijdens het bekijken van het bericht in het leesvenster het uitgebreide menu selecteren en Regel maken selecteren in het menu.
Elke regel die u maakt, beslaat ruimte in een verborgen gedeelte van uw postvak. Dit gedeelte heeft een maximale capaciteit van 64 kB. De daadwerkelijk ruimte die een regel in beslag neemt, is afhankelijk van verschillende factoren, zoals de lengte van de naam en hoeveel voorwaarden u hebt toegevoegd. Wanneer de limiet van 64 kB wordt bereikt, ziet u een waarschuwing dat u geen regels meer kunt maken. In dat geval moet u enkele regels verwijderen of vereenvoudigen voordat u nieuwe regels kunt maken. U kunt de door regels gebruikte ruimte op een aantal manieren beperken, zoals:
Verwijder regels die u niet meer nodig hebt.
Kort de naam van de regels in.
Combineer een of meer regels die hetzelfde doen.
Verwijder criteria uit regels.
Wanneer u een doorstuurregel maakt, kunt u meerdere doorstuuradressen toevoegen. Het is mogelijk dat het aantal adressen die u naar doorsturen kunt beperkt, afhankelijk van de instellingen voor uw account. Als u meer adressen toevoegt dan is toegestaan, zal de doorstuurregel niet werken. Als u een doorstuurregel met meer dan één adres maakt, is het daarom raadzaam de regel eerst te testen om te controleren of deze werkt.