Contacten importeren | WebinarGeek
Documentatie Webinar publiceren Contacten importeren
Creëer een CSV bestand
CSV bestand uploaden
Selecteer een uitzending
Bevestigingsmail versturen
Unieke kijk URL bekijken
Namen met speciale tekens (UTF-8)
Handmatig één contact toevoegen
Je kunt contacten importeren om in te schrijven voor een webinar.
Gebruik het importeren van contacten als:
Je het registratieproces via je eigen website hebt laten verlopen.
Je een bestaande lijst met contacten wilt uitnodigen voor een webinar.
Mocht je enkele nieuwe contacten willen importeren dan kan je dit ook handmatig doen. Hier lees je hoe je dit kan doen.
Om contacten te kunnen importeren, heb je een .csv bestand nodig. Dit is een speciaal format in Excel, Numbers of Google Spreadsheet. Daarmee is het eenvoudig om data te beheren en te importeren.
Open een leeg Excel bestand. Maak drie kolommen aan voor "email", "firstname" en "lastname". Als je "Achternaam" niet verplicht hebt gemaakt voor het registratieproces, hoef je deze niet aan te maken en te importeren.
Vervolgens voeg je de data toe van de inschrijvingen en sla je het bestand op als .csv (gescheiden door lijstscheidingsteken).
Het is mogelijk om 1000 inschrijvingen tegelijkertijd te importeren.
Download hier een voorbeeld .csv bestand dat je kunt gebruiken als uitgangspositie.
Voordat je contacten kunt uploaden is het belangrijk dat het webinar is gepubliceerd. Na publicatie open je de overzichtspagina van je webinar.
Klik vervolgens onder "Inschrijvingen" op "CSV importeren":
Dan opent het scherm waar je het .csv bestand wat we onder stap 1 hebben gemaakt, kunt uploaden:
Klik op de button "Bestand kiezen" en selecteer het .csv bestand op je computer. Het bestand wordt toegevoegd en staat klaar om te worden geimporteerd.
Als je meerdere uitzendingen hebt toegevoegd aan het webinar is het mogelijk per uitzending contacten te importeren.
Kies de juiste uitzending in het dropdown menu.
Stuur een bevestigingsmail
Je kunt de inschrijvingen automatisch een bevestigingsmail sturen na het importeren van de contacten. Dit is de standaard bevestigingsmail zoals je die hebt ingesteld bij het aanmaken van het webinar. Dit bericht bevat de unieke URL waarmee iemand aan het webinar kan deelnemen.
Vink de optie "Stuur bevestigingsmail" aan als je deze mail wil laten versturen.
Klik vervolgens op de button "Importeren" om het importeren van de contacten te starten.
Als het importeren is voltooid, krijg je een overzicht van de import details.
Nadat je contacten hebt geïmporteerd kan je aan de rechterkant de import historie bekijken.
Als je geen bevestigingsmail vanuit WebinarGeek wil versturen, kan je de unieke kijk URL ook zelf versturen. Bijvoorbeeld via je eigen e-mailmarketing software.
Je vindt deze unieke URL in het export bestand.
Ga naar de statistieken van het webinar. Klik op "Registratiepagina" en vervolgens op "Inschrijvingen".
Namen met speciale tekens importeren (UTF-8)
Niet alle versie van Excel ondersteunen de mogelijheid om CSV bestanden op te slaan in UTF-8. Dat is nodig als je bijvoorbeeld namen in je contactenlijst hebt met bijzondere tekens.
De oplossing is om gebruik te maken van Google Spreadsheet.
1. Kopieer alle data uit het Excel CSV bestand.
2. Creëer een lege spreadsheet in Google Spreadsheet.
3. Plak de data uit het Excel document in de Google spreadsheet.
4. Download het bestand als een .CSV bestand uit Google Spreadsheet.
Het document is nu opgeslagen als een CSV met UTF-8 indeling.
Let op! Open het bestand niet opnieuw met Excel, dan wordt de indeling weer overschreven en moet je het proces opnieuw uitvoeren.
Hoeveel contacten kan ik maximaal importeren?
Je kunt zoveel contacten importen als je wilt in batches van 1000. Als je meer dan 1000 contacten wil inschrijven, kan je dat in meerdere batches doen.
Kan ik geimporteerde contacten ook verwijderen?
Je kunt de inschrijvingen voor een webinar beheren en verwijderen in de statistieken van het webinar.
Zoek een contact in het overzicht met inschrijvingen en klik vervolgens op het prullenbak icoon om een inschrijving te verwijderen.
Hoe importeer ik namen met speciale karakters of tekens?
Voor namen met speciale karakters of tekens kun je het beste een lijst maken met Google Spreadsheets (of een Excel lijst hier naar toe importeren). Als je vanuit daar een CSV bestand maakt dan dien je ervoor te zorgen dat deze in het "utf8" formaat is, dan worden alle tekens op de juiste manier geïmporteerd.
Bekijk hier hoe je dit doet.
Het mocht een keer voorkomen dat er iemand last minute nog mee wilt kijken die jij zelf wilt inschrijven, dan kan je dit nu gemakkelijk doen.
Klik op je gepubliceerde webinar om je webinar dashboard te openen.Klik vervolgens op "Contacten toevoegen" > "Handmatig één toevoegen".
Er opent een pop-up met velden die je kunt invullen. Je hebt de keuze om de bevestigingsmail met unieke kijk link te versturen of uit te schakelen.