Debiteurenbewaking is niets anders dan controleren of de leeftijd van een factuur hoger is dan de gestelde betalingstermijn. De leeftijd (in dagen) van een factuur is eenvoudig te achterhalen met de volgende formule:
Leeftijd factuur = datumvandaag – factuurdatum -1 (Excel gebruikt een geheel getal als representatief voor een datum, het verschil tussen twee data levert dus ook een geheel getal op en is de leeftijd in dagen, omdat de datum van vandaag niet meetelt wordt er nog een dag extra afgetrokken)
Voorbeeld van debiteurenbewaking in Excel:
Zet in kolom A de factuurnummers
Zet in kolom B de bedragen
Zet in kolom C de factuurdata
De leeftijd kun je in kolom D zetten. Zet bijvoorbeeld in cel D2 de volgende formule: =vandaag() – D2 -1
Vervolgense kan de formule naar beneden worden doorgevoerd.
Debiteurenbewaking bij een betalingstermijn van 30 dagen
In kolom E kunnen we aangeven of een factuur al te innen is. Hiertoe moet de leeftijd 30 dagen of ouder zijn.