Tips bij het maken van een MS-Word Office sjabloon. – Change to Comm.
Tips bij het maken van een MS-Word Office sjabloon.
22 november 2019 14:36
Bij het maken van een sjabloon in Word dat gebruikt kan worden in AuditCase wordt volop gebruik gemaakt van bladwijzers.
Omdat dit een niet heel bekende functionaliteit is binnen Word volgen hierna een aantal tips en aanwijzingen die het maken van een Word sjabloon wat vergemakkelijken. Getoonde Word applicatie is de Office 365-versie.
Verborgen tekens kan je zichtbaar maken door in Word te doen: "Bestand - Opties - Weergave: Deze opmaakmarkeringen altijd op het scherm weergeven".
Bladwijzermarkeringen kan je zichtbaar maken door in Word te doen: "Bestand - Opties - Geavanceerd - Documentinhoud weergeven: Bladwijzers weergeven".
Aanmaken, identificeren, wijzigen en verwijderen van een bladwijzer in Word zit in het menu "Invoegen - Koppelingen - Bladwijzer" .
Als je een bladwijzer wilt maken, zet dan eerst een stukje tekst neer, selecteer dat en kies dan voor "Invoegen - Bladwijzer". Hoe dat stukje tekst is geschreven is niet belangrijk. Wij gebruiken doorgaans de iets wat naar de veldnaam verwijst. Veldnamen die vanuit AuditCase via een sjabloon naar een Word document kunnen gaan staan hier. De geselecteerde tekst wordt bij het genereren van het document verwijderd en vervangen door de data die uitgewisseld moet worden.;
Bij het maken van een bladwijzer, let er dan op dat ze nooit over meerdere regels of tabelcellen lopen;
Bij het maken van een bladwijzer, let er dan op dat ze nooit elkaar overlappen of in elkaar opgesloten zitten;
Als je bladwijzers in een tabelcel opneemt, maak dan eerste je hele tabel zichtbaar door de lijnen aan te zetten. Klik eerste ergens in de tabel, kies dan het + teken dan aan de linkertop van de tabel verschijnt en kies dan voor tonen van alle randen;
Bij het maken van een bladwijzer in een tabelcel, neem dan het verborgen teken van het celeinde mee in je bladwijzer als je verwacht dat na de document generatie en datauitwisseling de bladwijzer geen data bevat en dat door de gebruiker moet worden ingevuld en weer mee teruguitgewisseld moet worden naar AuditCase (b.v. het betreftveld). Doe je dat niet, dan is de kans heel groot dat de data die de gebruiker gaat typen, niet in de bladwijzer terecht komt en dus niet in AuditCase;
Let op dat je bij het maken van een bladwijzer de regeleinde niet opneemt binnen je bladwijzer, omdat anders alle tekst die eronder staat 1 regel naar boven schuift.
Als je een nieuw sjabloon wilt maken, zet dan eerst je bron sjabloon op schijf. Start dan Word en open dan het sjabloon (.dotx). Op die manier voorkom je dat Word automatisch een document van je sjabloon gaat maken, want dan gaat allerhande bladwijzer informatie verloren;
Zet een bladwijzer waar je invoer van de gebruiker verwacht bij voorkeur in een tabelcel en neem dan je celeinde mee in je bladwijzer. M.n. van toepassing bij de "Be" bladwijzer voor de Betreft tekst;
Je kunt een bladwijzer op een stukje tekst zetten (selecteer tekst, invoegen bladwijzer). Het is verstandig om geen speciale tekens te gebruiken in de Word tekst (b.v. <<Tekst>> of [[Tekst]]), omdat dit verstoringen kan geven in de XML uitwisseling. Als het gewenst is een bladwijzer op een stukje tekst te zetten, maak dan de tekst hoofdletters. Voorbeeld:
Als je bladwijzers wilt controleren maak deze eerste zichtbaar (zie hierboven), open dan het dialoogvenster voor bladwijzers maken (zie hierboven) en gebruik de "Ga naar" knop om naar een bladwijzer toe te springen. Het is handig om de sortering "Lokatie" te zetten.
Het is mogelijk hetzelfde veld meerdere keren op te nemen in het Office sjabloon. Bijvoorbeeld de klantnaam (CompanyNameREBT), kan je vaker terug laten komen door er een teller achter te zetten: 01, 02, 03 etc tot een maximum van 99.
Een bladwijzer kan niet in een kop- of voettekst staan. Bladwijzers die daarin staan worden niet gevuld.
Bladwijzers kunnen niet 'embedded' in andere Word objecten staan zoals tekstvakken en andere handige opmaak objecten. Alleen in tabellen opgenomen bladwijzers werken.
Gebruik geen andere 'besturingselementen'. Die werken niet in de communicatie tussen AuditCase en Word. Alleen bladwijzers worden verwerkt
De meest gemaakte fouten in Office sjablonen
Een bladwijzer waar invoer van de gebruiker gevraagd wordt lukt het een gebruiker niet om er iets in te krijgen (zie hierboven). Gevolg bij de "Be" bladwijzer is dat de titel/onderwerp van het uitgaande correspondentiestuk in AuditCase niet zichtbaar is.
Als je zoals boven beschreven bladwijzers zichtbaar maakt, zie je grijze vierkante haken. Dat zijn de bladwijzers. Als je zelf vierkante haken gebruikt, is het geen bladwijzer en zal er geen AuditCase gegevens getoond worden. Zie hieronder.
Bovenstaand voorbeeld hoe naar een bladwijzer te springen
Een complete lijst van veldnamen uit de AuditCase database die verwerkt kunnen worden tot een bladwijzer staat op de veldenlijst .
Wanneer de velden worden gevuld door AuditCase, blijft het font voor deze text in het Word standaardfont. Dit is in een sjabloon te wijzigen op de volgende manier: