Met deze nieuwe features gaat Microsoft Teams definitief Zoom inhalen - UNO
'Werk zoveel mogelijk thuis, ook na 1 september.' Zo luidde de boodschap die minister-president Mark Rutte gaf tijdens zijn persconferentie op dinsdag 18 augustus. Dat betekent dat één ontwikkeling die sinds maart een vlucht heeft genomen, nog wel even doorgaat. Ik heb het natuurlijk over online vergaderen; een feature waarmee we onze klanten vóór half maart nog wel eens konden verrassen, puur door erop te wijzen dat die optie bestond. Inmiddels weet iedereen wat online vergaderen is. De enige vraag die nog gesteld wordt, is: 'Via Zoom of via Teams?'
Als ik die vraag zelf beantwoord, moet ik meteen iets opbiechten. Ook bij UNO hebben we – hoewel we Gold Certificed Partner van Microsoft zijn – wel eens gebruikt gemaakt van Zoom. De reden is simpel: qua functionaliteiten was Zoom in het begin van de coronatijd simpelweg verder. Tijdens Zoom-meetings kon ik álle collega's zien, en waren er niet (zoals bij Microsoft Teams) maar vier in beeld. Ook was het via Zoom makkelijker om te chatten of te laten weten dat je iets wilde zeggen.
Het waren dingen waar niet alleen wij bij UNO tegenaan liepen, maar ook onze klanten die werken met Microsoft 365. Zij moesten continu schakelen tussen twee verschillende systemen, waardoor er stukken minder efficiënt werd samengewerkt en de nodige frustraties ontstonden. Van veel klanten hoorden we dat documenten zoek raakten ('Oh, hadden we die via Zoom gedeeld?'), vergaderingen later begonnen ('Ik moest even het linkje zoeken, hoor!') of niet goed verliepen ('Hoe kunnen we nou in kleinere groepjes verder overleggen?').
Verbonden, maar toch niet verbonden
Microsoft onderkende al snel dat vergaderen via Teams beter kon én moest. Nog tijdens de intelligente lockdown kwamen onder meer de volgende functionaliteiten beschikbaar:
• Uitbreiding van vier naar negen beelden;
• Stoppen van meeting voor alle deelnemers;
• Blurren van achtergrond en toevoegen achtergrondeffecten;
• Chats met meerdere vensters inclusief leesbevestigingen van berichten;
• Hand opsteken;
Die features zorgden ervoor dat steeds meer organisaties gebruik gingen maken van Microsoft Teams. Dat vergaderen via Zoom bovendien niet zo veilig bleek, hielp ook mee. Desondanks is Zoom nog altijd populair. Maar dat duurt niet lang meer, zo is onze overtuiging. Het is een kwestie van tijd voordat Microsoft Teams definitief de online vergaderstrijd wint van Zoom, denken we bij UNO. Dat heeft alles te maken met de features die in september beschikbaar komen. Daarmee wil Microsoft de beleving van online vergaderingen verder vergroten en zo tegemoetkomen aan de veelgehoorde opmerking dat je bij online vergaderen de échte emotie, de non-verbale communicatie, mist. Via internet zijn we verbonden, maar we vóelen ons juist minder verbonden. Dat ervaren we zelf bij UNO en horen we veel terug van onze klanten.
Aangekondigde features Microsoft Teams in september
Hoe Microsoft wél die verbinding tot stand gaat brengen? Onder meer door onderstaande functionaliteiten toe te voegen:
• Together mode: via Artificial Intelligence worden alle deelnemers aan een vergadering op een gedeelte achtergrond geplaatst, waardoor het voelt als je allemaal in dezelfde ruimte zit. Dit maakt het makkelijker om te focussen op gezichten en lichaamstaal van anderen.
• Large gallery view: net als bij Zoom is het straks mogelijk om via Teams 49 beelden tegelijk te zien (in plaats van de huidige negen).
• Virtual breakout rooms: hiermee kunnen meetings makkelijk worden opgesplitst in kleinere breakout-meetings, zodat medewerkers in groepjes verder kunnen overleggen. Een optie waarmee veel van onze klanten blij zullen zijn, want de afgelopen maanden hebben we hier veel vragen over gekregen.
• Live reactions: deelnemers aan een vergadering kunnen met emoji's laten weten wat ze van het verhaal van de spreker vinden.
• Chat bubbles: én de chat én de videovergadering in de gaten houden was tot voor kort lastig, omdat geschakeld moest worden tussen vensters. Dat is straks verleden tijd, omdat het chatvenster een vaste, centralere plek krijgt. Zo is de kans kleiner dat je een belangrijk (gesproken of geschreven) bericht mist.
Dankzij deze nieuwe features biedt Microsoft Teams vanaf september minimaal dezelfde online vergaderbeleving als Zoom. Omdat het is geïntegreerd binnen Microsoft 365 werkt het bovendien makkelijker, omdat je ook al je documenten, agenda's en chats in hetzelfde systeem beschikbaar hebt. Bovendien betaal je er als organisatie sowieso al voor. Waarom zou je dan nog voor een ander systeem ernaast kiezen?
Ben je benieuwd welke andere features beschikbaar komen in Microsoft Teams of heb je hulp nodig bij het overstappen naar de moderne werkplek? Mijn collega's en ik staan graag voor je klaar. Neem contact op met je vaste contactpersoon, mail/bel naar explore&innovate@uno.nl / 0703300010 of download de whitepaper Moderne Werkplek.