Wanneer wordt de beste prijs-kwaliteitverhouding feitelijk een laagste prijs aanbesteding?
Aanleiding: alles of niets-systeem
De Staat (aanbestedende dienst) heeft 22 december 2016 een Europese aanbestedingsprocedure met betrekking tot mobiele en persoonsgebonden ICT-middelen in de markt gezet. De Staat maakte voor het beoordelen van de kwaliteitsaspecten gebruik van een zogenoemd 'alles of niets'-systeem. Dit systeem had tot gevolg dat alle inschrijvers aan zoveel mogelijk kwaliteitscriteria wilden voldoen, waardoor zij allemaal hoog scoorden. Uiteindelijk bleek de prijsbeoordeling doorslaggevend. De eiser is het niet eens met de gunningsuitkomst, omdat de aanbesteding naar zijn idee feitelijk een laagste prijs-gunningscriterium bevatte.
De aanbestedende dienst moet zijn keuze voor een laagste prijs-gunningscriterium motiveren. Volgens de eiser is dit niet gebeurd. De voorzieningenrechter concludeerde echter dat de uitkomst van de beoordeling onvoldoende is om aan te nemen dat de aanbesteding een laagste prijs-gunningscriterium bevat. Hierbij merkt de voorzieningenrechter wel op dat dit anders kan zijn als elke inschrijver op eenvoudige wijze aan de kwaliteitscriteria kan voldoen. Daarnaast speelt mee dat de uitkomst van de kwalitatieve beoordelingscriteria wel degelijk van elkaar verschilden, ook al zijn die verschillen niet groot. Geconcludeerd kan worden dat binaire beoordelingscriteria zijn toegestaan, mits het niet te gemakkelijk is om aan deze criteria te voldoen.
De voorzieningenrechter in Den Haag heeft in 2015 een soortgelijke zaak behandeld. Die uitspraak ging over de vraag of de beoordelingsprocedure zo was ingericht dat de aanbestedende dienst (indirect) stuurde op een loting. De Staat had drie Europese openbare aanbestedingen georganiseerd met betrekking tot ICT-personeel. Ook bij deze uitspraak is het gunningscriterium de 'beste prijs-kwaliteitverhouding'. De Staat geeft echter voor de kwaliteits- en de prijscriteria (smalle) bandbreedtes waarbinnen de inschrijvers moesten indienen. Deze strategie had tot gevolg dat veertien van de achttien inschrijvingen geloot moesten worden, omdat zij de hoogst mogelijke kwaliteit en de laagste prijs hadden ingediend. Volgens de eiser heeft de Staat op deze manier gestuurd op een loting als gunningsmethode en dit is niet toegestaan nu dit niet één van de drie wettelijke gunningscriteria is.
De voorzieningenrechter benadrukt dat het niet verboden is te loten wanneer inschrijvers een gedeelde eerste plek behalen in de beoordeling. De loting dient dan een onderdeel te zijn van 'een meeromvattende vergelijkende toets, mits eerst de verplichte vergelijking aan de hand van prijs- en/of kwaliteitscriteria heeft plaatsgevonden' (r.o. 5.4). Hiermee zegt de rechter feitelijk dat aanbesteden bedoeld is om op objectieve wijze te beoordelen welke inschrijving de beste aanbieding heeft gedaan. Door niet-onderscheidene criteria te stellen, mist de aanbestedende dienst dit doel. Nu een loting met veertien partijen georganiseerd moest worden, concludeert de voorzieningenrechter dat de Staat in deze procedure geen verplichte vergelijkende beoordeling heeft toegepast.
Lage wegingsfactor voor kwaliteit
Daarnaast is in een eerdere rechtszaak vastgesteld dat het niet is toegestaan een aanbestedingsprocedure met het gunningscriterium beste prijs-kwaliteitverhouding te organiseren, wanneer het onderdeel kwaliteit aanzienlijk laag meeweegt. Het hebben van een laag budget is volgens de voorzieningenrechter in diezelfde rechtszaak geen geslaagd verweer, omdat de aanbesteder ook voor een plafondbedrag had kunnen kiezen indien zij een krap budget hebben (r.o. 4.8).
Als uit de beoordeling blijkt dat de prijs doorslaggevend is, is er nog geen sprake van een feitelijk ander gunningscriterium, zolang de aanbestedende dienst maar een duidelijk vergelijkbare procedure laat plaatsvinden. Dit is immers waar aanbesteden om gaat. De aanbestedende dienst kan een vergelijkbare procedure bereiken door onderscheidende beoordelingscriteria op te stellen. Hiervoor is marktkennis en vakmanschap nodig. Een goede voorbereiding is het halve werk. Een samenwerking tussen de marktpartijen, de aanbestedende dienst en de inkoopadviseurs zorgt voor meer kennis van de mogelijkheden en risico's voor een goede aanbestedingsprocedure.