Een plaatsbeschrijving is verplicht telkens een nieuwe huurder zijn intrek neemt in de woning. Het vergt wat werk, maar een grondige plaatsbeschrijving kan op het einde van het huurcontract heel wat onnodige discussies vermijden tussen huurder en verhuurder.
Wie een woning huurt of verhuurt, moet bij het begin van de huur een plaatsbeschrijving van de woning (laten) opmaken. In Vlaanderen geldt die verplichting alleen voor huurwoningen die als hoofdverblijfplaats dienen voor de huurder (dus niet voor een tweede verblijf). In Brussel en Wallonië is de verplichting anders geformuleerd: voor alle woningen die worden verhuurd, behalve bij vakantieverhuring. Daardoor vallen vakantiehuizen in heel België erbuiten.
Die plaatsbeschrijving moet 'omstandig' zijn, wat betekent dat ze in detail de staat van het verhuurde pand beschrijft en de eventuele schade oplijst. Bijvoorbeeld dat de tegelvloer in de hal krassen bevat en dat de klink van de badkamerdeur loshangt. Of dat 'de verf en het behangpapier geen sporen van rook of nicotine bevatten en dat de woning zonder sigarettengeur werd opgeleverd', als de huurder rookt.
De huurder heeft belang bij een plaatsbeschrijving: op basis daarvan kan hij aantonen dat bepaalde schade er al was bij de aanvang van de huur en dat hij daarvoor dus niet aansprakelijk is. Maar het is toch vooral de verhuurder die gebaat is bij een degelijke plaatsbeschrijving.
Huurder en verhuurder kunnen de plaatsbeschrijving bij het begin van de huur gewoon samen opstellen. Dan kost het niets. Dat argument kan belangrijk zijn voor (ver)huurders die de kosten willen beperken.