Teamboard User Story: Sophia managed Ad hoc projecten
Als manager wil Sophia in control zijn over de projecten en taken voor haar team. Dit zorgt ervoor dat haar team productief en gefocust blijft op hoofddoelen. Taken en projecten wil ze graag op een eenvoudige, flexibele plek bijhouden.
Gedurende de week loopt Sophia vaak tegen urgente en ad hoc items. Of dat nu samenhangt met een probleem of een verandering, ze moet haar team ervoor klaarstomen.
Sophia valt nu vaak terug op spreadsheets en tekst bestanden. Goede tools, maar ze hier niet voor gemaakt. Het bijhouden van taken is in een spreadsheet nog eenvoudig, maar die binnen het team bijwerken is een stuk lastiger. Datzelfde geldt voor het maken van een overzicht of inplannen van werkzaamheden. Met Teamboard, wat ontworpen is voor flexibel en gesturctureerd werken, kan dat wel.
Maak een bord aan
Samen met het team maak je eerst een bord aan; de centrale plek waar iedereen samenwerkt. Je kiest de juiste template en past die vervolgens aan je wensen aan.
Kaarten en taken
In het bord maak je kaarten en taken aan. Kaarten zijn de hoofdonderwerpen in het project en bevatten informatie over het werk, wie verantwoordelijk is, de prioriteit en einddata. Kaarten kan je ook koppelen aan de Engage Process processen. In kaarten maak je vervolgens taken aan, wijst ze toe aan teamleden en geeft er een einddatum aan.
Waar Teamboard zich echt begint te differentiëren is in de manier waarop het board vervolgens helpt bij samenwerken en controle:
Gedeeld & centraal: Het board is de gedeelde werkplek van het team; de plek waarop de status en context van taken wordt bijgehouden.
Weergaven: schakel tussen weergaven om informatie op een andere manier te tonen, focus op taken in een vergadering of op de kalender om deadlines te managen.
Rapportage: Via het aanmaken van een tabel en exporteren naar spreadsheet is het eenvoudig om beknopte rapportages te maken
Ad hoc projecten en eenmalige acties onder controle brengen is lastig. Alles op een enkele plek bijhouden maakt dat veel makkelijker, zodat jij aan de slag kan met het team.