Er zijn vier redenen om goed te archiveren
Informatiebehoefte van medewerkers, studenten, wetenschappers, docenten
Goed gearchiveerde informatie geeft inzicht in wat er al is bereikt, wat er nog moet gebeuren of maakt het makkelijk om werk over te nemen.
Verantwoording, bewijsvoering en transparantie
Door goed te archiveren, kunnen we snel en transparant de kwaliteit van ons tonen. Bijvoorbeeld voor een accountantscontrole, voor managementinformatie of een visitatiecommissie.
Onderzoeksrapporten en statistieken zijn een bron voor historische publicaties en onderzoeken.
Voldoen aan de archiefwet
De TU Delft valt onder de Archiefwet en de diverse archiefregelingen. Hierin staat beschreven op welke manier we moeten omgaan met het archief
Archieven en bewaartermijnen
Je kunt ontzettend veel archiveren. Bijvoorbeeld aanmeldingen studenten, cijferlijsten, onderzoeksrapporten, hoogleraar archieven, dissertaties, lesmateriaal, promotieregister, brochures, pr-campagnes, beleidstukken, klachten, notulen, handleidingen, werkinstructies, offertes, contracten. . Deze moeten op een geordende en toegankelijke manier soms wel voor eeuwig worden bewaard. In de selectielijst kun je een overzicht de bewaartermijnen vinden.
We helpen je graag mee met het uitzoeken van digitale of papieren stukken. Heb je dus een mappenschijf, volle e-mail-box, usb, bureaulade of kast? Gooi niets weg, maar mail ons even. Daarna weet je precies wat er waar bewaard moet worden. En zo loop je geen risico bij bijvoorbeeld een accountants- of andere controle of visitatie.
Het uitzoeken van archief kan een tijdrovende klus zijn. Zeker als er nog niet eerder een ordening is aangebrachte-mail of als het gaat om heel veel data. Dan is het wellicht een optie om extra capaciteit in te huren. We kunnen hierin adviseren en ook indien gewenst het proces begeleiden. Het benodigde budget is afhankelijk van de kenmerken van het archief en jouw wensen.
Voor elk archief is het handig om vooraf te weten om welke informatie het gaat (het onderwerp), door wie het is gemaakt (persoon, team, dienst/faculteit) en welke periode ongeveer. Bijvoorbeeld Wetenschappelijke rapporten Bouwkunde van 1999 tot 2010 of "Werkverslagen van team x van 1978 tot 2003.
Als je een papieren archief wil laten scannen, komt er heel wat bij kijken. Je moet onder andere nadenken over waar je je digitale stukken gaat bewaren en hoe je straks de juiste stukken kunt vinden. Door dit vooraf te bepalen bespaar je tijd en geld uit en heb je meer aan je digitale archief. Wij kunnen je helpen door samen een plan te maken. We kunnen ook het proces begeleiden en indien gewenst adviseren welke organisaties gespecialiseerd zijn in allerlei soorten archieven.
Als het te scannen archief bijvoorbeeld te groot, te broos of te vertrouwelijk is om te laten digitaliseren door eigen medewerkers of studenten, kan het werk uitbesteed worden. Het benodigde budget is afhankelijk van onderstaande kenmerken van het archief en de wensen van het digitaliseren.
Voor het digitaliseren van een papieren archief is het handig om inventarisatie te hebben van:
De grootte van het archief. Hoe veel dossiers, aantallen dozen, meters archief.
Het formaat. Gaat het om A4 of andere formaten?
De materiële staat. Hoe oud en kwetsbaar is het archief?
De inhoud van het archief.
De manier van inzien na digitaliseren. Welke onderzoeksvragen zijn belangrijk, welke overzichten, wie moet er bij kunnen.