Werkgeluk Magazine - 'We kunnen nu verbanden leggen tussen ziekteverzuim en cito-scores'
'We kunnen nu verbanden leggen tussen ziekteverzuim en cito-scores'
Peter-Martijn Hellemons, Hoofd Servicebureau SCOH
Een krappe 40 scholen en ruim 20 peuterspeelzalen telt Stichting Christelijk Onderwijs Haaglanden (SCOH). En de administratie doet de organisatie zelf. Van de financiën, de huisvesting tot het personeel. Allemaal vanuit het servicebureau. Peter-Martijn Hellemons, hoofd van dat bureau: 'Eerst besteedden we de personeelsadministratie uit. Maar zelf doen is voor ons praktischer en goedkoper. Bovendien hebben we nu altijd de beschikking over onze eigen informatie.'
'Van oudsher hadden wij een eigen administratiekantoor' vertelt Hellemons. 'Dat verkochten we aan een externe partij, inclusief de verwerking van onze eigen personeelsadministratie. Maar dat was niet ideaal, en vooral niet erg flexibel. We kregen maar beperkt de beschikking over informatie en waren afhankelijk van de systemen van die externe partij. Zij leverden loonjournaalposten in een ander format dan wij gebruiken. Dan zaten we die allemaal te controleren en handmatig in te voeren in AFAS, het systeem waar wij mee werken.'
'Toen we voor het eerst met dashboards gingen werken, zagen we meteen dat er meer naar de cijfers gekeken werd.'
En dus besloot SCOH een jaar of tien geleden om weer te gaan insourcen. Eerst de financiële administratie en vijf jaar terug ook de personeelsadministratie. Hellemons: 'We hadden wel mensen nodig die de onderwijs-cao goed begrijpen. Die hebben we van buiten gehaald. We hebben nu 2,3 fte aan salarisadministratie.' En dat scheelde geld. Hellemons: 'Voor een organisatie van onze omvang betaal je voor de administratie enkele tonnen. Nu hebben we alleen onze personeelskosten.' Maar die besparing is niet het belangrijkste. Dat is gemak. Het servicebureau is er om het werk van alle schoolmanagers eenvoudiger te maken.
Zodat zij zich weer kunnen richten op de kern van hun werk: zorgen voor goed onderwijs. Daar heeft het servicebureau een enorme slag in geslagen. Hellemons: 'Wij hebben de beschikking over heel veel data. Die plaats ik in onze intranetomgeving Servicebureau Online. Daar kunnen scholen heel overzichtelijke rapportages uithalen. Inmiddels is het dasboard waar álle informatie in gecombineerd wordt, bijna af. Daarin zit HR en financiën, maar ook onderwijsdata, door een koppeling met het leerlingvolgsysteem. Je kunt straks snel zien of er een verband is tussen bijvoorbeeld ziekteverzuim en citoscores. De Digitale Schoolfoto noemen we dat. Het is echt ons paradepaardje.'
'Je moet zorgen dat je blijft ontwikkelen. De professionals én het systeem. Zo zorgen we ervoor dat we steeds verder komen.'
Gemak van dashboards
'Hoe makkelijker en overzichtelijker je het maakt, hoe meer managers gebruik maken van informatie. Toen we voor het eerst met dashboards gingen werken, zagen we meteen dat er meer naar de cijfers gekeken werd.' Behalve aan de managers, stelt het servicebureau ook informatie beschikbaar aan HR. Die kan dat weer gebruiken voor strategisch personeelsbeleid of recruitment.
De personeelsadministratie zelf doen, bevalt SCOH uitstekend. Maar eerlijk is eerlijk: het gaat niet vanzelf. Hellemons: 'Als je echt voordelen voor managers wilt, moet je een systeem heel uitgebreid inrichten. Voor elke handeling een workflow, zodat allerlei wijzigingen in een paar kliks geregeld zijn. Dat inrichten kost tijd. En die moet je nemen.' En je moet zorgen dat je blijft ontwikkelen. Hellemons: 'De professionals én het systeem. Zo zorgen we ervoor dat we steeds verder komen.'