Automatische planning van servicebezoeken - Minuba
Automatische planning instellen
Om automatische planning te kunnen gebruiken moet dit worden ingesteld in de Serviceovereenkomst module.
Klik op Serviceovereenkomst module
Nu heb je de mogelijkheid aan te geven hoe het automatische plannen moet werken.
Nu gaan we doornemen welke gegevens van de serviceovereenkomst module Minuba gebruikt om automatisch onderhoudsbezoeken in te plannen.:
Service werkdag:
Deze instelling geeft aan in welke tijdsruimte service/onderhoud kan worden ingepland.
Standaard servicetijdvak:
Deze instelling geeft aan hoe lang het servicevenster is. Een servicevenster van 5 uur geeft een monteur de mogelijkheid een volgorde aan te geven voor het uitvoeren van onderhoudsklussen (lees meer over overlapping verderop in het artikel).
Nadat het servicevenster is aangegeven is het mogelijk aan te geven wanneer serviceafspraken moeten worden uitgevoerd, bijvoorbeeld tussen 9:00 en 17:00. De klant moet dan thuis zijn in een 5 uur lang tijdsvak, welke wordt aangegeven onder de planning.
Standaard verwachte uitvoertijd voor servicebezoeken:
Geeft aan hoe lang een servicebezoek duurt inclusief transporttijd. Dus een schatting van hoe lang het duurt om van de vorige klus naar het serviceadres te rijden en het servicebezoek uit te voeren.
Als men geen overlap wil hebben binnen het servicetijdvak kan men Standaard servicetijdvak instellen als gelijk aan de Standaard verwachte uitvoertijd voor servicebezoeken.
Dit gedeelte behandelt wie het onderhoud kan uitvoeren. Op de serviceovereenkomst kan je een afdeling en een medewerker toewijzen. In dit voorbeeld is er een afdeling die Onderhoud heet en geeft de medewerkers weer die gekoppeld zijn aan deze afdeling.
De beschikbare medewerkers moeten nu toegewezen worden:
Richard is nu toegewezen aan de serviceovereenkomst.
Hoe gebruikt men autoplanning?
Als de algemene instellingen op zijn plaats zijn kunnen we aan de slag met het automatische plannen onder Serviceovereenkomsten. Hieronder zie je hoe dit in zijn werk gaat:
Op de bovenstaande afbeelding kan je zien dat er een aantal servicebezoeken zijn aan gemaakt voor december. Klik op de Uittreksel voor service knop. Om gebruik te maken van automatische planning moet een vinkje worden gezet bij Automatisch uren plannen? en bevestigd worden met Ok.
Hieronder kan je een voorbeeld zien van de planning, waarbij onderhoudsbezoeken automatisch zijn ingepland door Minuba. De orders zijn in de planning gekomen door middel van uitrek voor service:
Op deze afbeelding zijn twee overlappende registraties op woensdag 12 december. Als overlappingen niet mogen voorkomen, moet dit worden ingesteld onder de algemene instellingen die hierboven zijn beschreven. In dit geval wordt de overlap geaccepteerd en wordt hieronder toegelicht:
Tussen 09:00 – 14:00 is het volgende gepland:
Een pause van 30 minuten
Een servicebezoek van een uur
Dit is dus 2,5 uur binnen een 5 uur tijdsvenster. Dat kan gemakkelijk worden gehaald, daarom auto-plant het systeem de overlap.
Als we naar de volgende week kijken, kunnen we zien dat de twee servicebezoeken eigenlijk in het weekend zouden plaatsvinden (15 en 16 december). Deze zijn verplaatst naar de eerst volgende werkdag (maandag 17 december) omdat inde Lotte's aanstellingsperiode is gedefinieerd dat ze niet in het weekend werkt.
Autoplanning zal ook dagen vooruitschuiven als een servicebezoek op een feestdag valt of de medewerker al volgeboekt is.