4 tips om werkprocessen te optimaliseren met IT - DvD-ICT - Al uw ICT onder één dak
Herken je dit? Ben je net lekker bezig achter je laptop voor je werk en dan heb je ineens bepaalde bestanden nodig die niet te vinden zijn. Je werkproces vertraagt, want je kunt de bestanden maar nergens vinden. Irritatie alom, want nu moeten andere collega's benaderd worden om toch aan de bestanden te komen. Dat moet sneller kunnen! Wil jij jouw werkprocessen ook optimaliseren met IT? In deze blog geven we je vier tips.
Leg een supersnel (wifi)netwerk aan
Trage wifi en een traag netwerk is irritatiepunt nummer één voor veel mensen. Dit kan eenvoudig voorkomen worden door te zorgen voor een snel wifinetwerk. Veel mensen denken dat een wifinetwerk en een netwerk hetzelfde is, maar er zit wel een verschil tussen beiden. Een netwerk kan bestaan uit kabelinternet en draadloos internet. Het wifinetwerk is een onderdeel van een netwerk en zorgt voor een draadloze internetverbinding. Zo kunnen bedrijven gebruik maken van een bekabeld netwerk, wat zorgt voor een directe en snelle verbinding. De werkplekken kunnen ook gekoppeld worden aan het wifi netwerk wat ten opzichte van een bekabeld netwerk over het algemeen wat trager is.
Zorg voor een duidelijke werkstructuur
Wellicht een open deur, maar structuur is onmisbaar om werkprocessen in goede banen te leiden. Wil je dat al jouw werkprocessen sneller en effectiever verlopen? Zorg dan voor een duidelijke werkstructuur en richt jouw IT-werkomgeving op eenzelfde manier in. Verwijder bestanden die je niet meer nodig hebt en maak een logisch opgebouwde mappenstructuur zodat bestanden eenvoudig terug te vinden zijn. Dit scheelt een hoop tijd die anders verloren zou gaan aan zoekwerk en je maakt het jou en je medewerkers een stuk eenvoudiger.
Houd pc's en laptops veilig
Misschien denk je nu: pc's en laptops veilig maken? Met goede antivirussoftware kom ik toch al een heel eind? Dat is zeker waar maar er zijn nog meer manieren om laptops en pc's te beschermen tegen malware, hackers en andere bedreigingen. Een manier is om je software up-to-date te houden door regelmatig updates te installeren. Door hier regelmatig tijd voor in te plannen kun je jouw software makkelijk up-to-date houden en ben je hier maandelijks maar een paar minuten aan kwijt. Zorg ervoor dat naast antivirussoftware ook de Firewall is ingeschakeld (standaard aanwezig op Windows pc's).
Beveilig belangrijke bestanden en accounts daarnaast met goede wachtwoorden. Uiteraard is het ook belangrijk om geen verdachte bijlagen te openen en niet op vreemde koppelingen te klikken. Hiermee verklein je de kans dat ongewenste personen toegang krijgen tot jouw bestanden. Maak ook alleen gebruik van eigen externe apparaten zoals USB-sticks en externe harde schijven, of apparaten die afkomstig zijn van een betrouwbare bron.
Vermijd troep in de cloud
Deze laatste is met name belangrijk als je veel in de cloud werkt. Hoewel de cloud onmetelijk veel opslagcapaciteit heeft, kan ook de cloud vervuild raken. Dit kun je voorkomen door niet alle bestanden te downloaden die in je werkomgeving terecht komen. Daarnaast is het regelmatig opschonen van mappen en bestanden ook een goed idee om 'junk in de trunk' te voorkomen. Door de cloud opgeruimd en gestructureerd te houden, kun je jouw werkprocessen versnellen.