Eenvoudig genereren, controleren en versturen van verkoopfacturen
Met het Service Portal kunt u eenvoudig uw verkoopfacturen genereren, controleren en versturen. En het is daarnaast ook nog mogelijk om een of meerdere bijlagen aan de factuur toe te voegen.
De uitwisseling van documenten beperkt zich niet tot alleen maar facturen. Het is namelijk ook mogelijk om andere documenten via de portal uit te wisselen met uw klanten en relaties.
Verder zorgt het portal voor het verzenden van de factuur op een vooraf vastgestelde wijze per debiteur. En voor het boeken van de factuur in uw financiële pakket.
Voeg tenslotte eenvoudig één of meerdere bijlagen toe aan uw factuur waarmee ze klaar zijn om verstuurd te worden. Dit kan naar wens volledig automatisch of na goedkeuring binnen het systeem.
Het Diesis Service Portal biedt ook de mogelijkheid om een iDeal link of QR code toe te voegen aan de factuur waardoor uw klant de factuur snel en eenvoudig kan betalen.
De oplossing is ERP/ applicatie onafhankelijk is en kan geïntegreerd worden in uw bestaande applicatie(s). Voor het genereren van de facturen wordt gebruik gemaakt van de factuurgegevens die uw applicatie aanlevert. Meerdere bronnen kunnen ontsloten worden om zo te komen tot een centrale verwerking van uw verkoopfacturen.
Uw financiële applicatie kan als bronbestand wordt gebruikt, maar ook andere externe applicaties kunnen worden gekoppeld. Ook is er een standaard een koppeling met SharePoint (online) maar ook andere Document Management systemen zijn ook mogelijk (in overleg).
Uniforme lay-out voor al uw facturen, ongeacht de bron
De gegenereerde facturen krijgen (desgewenst) allemaal dezelfde lay-out, ongeacht het systeem waar de data uit verkregen wordt.
Het Service Portal verzorgt daarna de opmaak en het uiteindelijke verzenden van de factuur. Hierbij kunt u zelf kiezen in welk formaat dit moet gebeuren. Bijvoorbeeld als PDF, XML of PEPPOL bestand. Dit kan afgestemd op uw wensen en/of die van uw klant/relatie.
Snel betalen met iDEAL of QR
Aanvullend is het mogelijk om uw digitale of papieren factuur te voorzien van een iDEAL link of een QR code. Dit maakt het voor de ontvanger eenvoudig om de factuur snel door middel van de iDEAL link te betalen. En voor particulieren/consumenten is door het scannen van de QR code met een mobiele telefoon mogelijk om de factuur direct vanuit de mobiele bankomgeving te voldoen. Zo staan facturen minder lang open.
Geautomatiseerd facturen boeken
Op basis van factuurinformatie in uw applicatie zorgt Service Portal voor het opstellen van de factuur in de gewenste lay-out om deze tenslotte te verzenden. Na het versturen van de factuur kan het Service Portal ook zorgen voor het boeken van de factuur in uw financiële applicatie.
Vooraf valideren of automatisch versturen
De oplossing biedt ook de mogelijkheid om de factuur voordat deze wordt verstuurd te valideren in plaatst van direct automatisch te versturen.
Factuur en bijlagen gebundeld tot één document
De oplossing bundelt de factuur en de bijlage tot één document en levert deze af via het PEPPOL netwerk of via de mail.
PEPPOL ondersteuning
Toegang tot het PEPPOL netwerk via het Easy Exchange Acces point. Andere Access points in overleg mogelijk.
Status mailbericht te volgen
Het is mogelijk om de status van de mail te volgen. Bijvoorbeeld de afleverstatus en of er gelikt is op de in de mail opgenomen betaallink. Maar u kunt ook zien wanneer de e-mail bounced en dus niet afgeleverd kan worden.
Binnen de oplossing is het mogelijk om voor meerdere bedrijven verschillende facturen qua lay-out te maken. Zoals bijvoorbeeld met betrekking tot een afwijkend logo, afwijkende adresgegevens, lay-out, PEPPOL registratie, etc. Elke bedrijf behoudt zo zijn eigen identiteit.