Bovenwettelijke vakantiedagen verjaring: hoe zit het precies? | SD Worx
Door Marleen Maas - 10 november 2020 - Leestijd: 3 Minuten
Bovenwettelijke vakantiedagen verschillen van wettelijke vakantiedagen. Regelmatig wordt aan ons gevraagd wat het verschil tussen deze twee is. Daarnaast bestaat er soms onduidelijkheid over het resterende vakantiesaldo. Welke uren kunnen meegenomen worden naar het nieuwe jaar en welke uren komen te vervallen?
In dit artikel gaan we in op de regels over het vervallen en verjaren van vakantiedagen in Nederland, zodat jij als werkgever weet waar je aan toe bent. Ook staan we stil bij een recente uitspraak van het Europese Hof van Justitie, waarin nog een extra verantwoordelijkheid aan de werkgever wordt opgelegd.
Bovenwettelijke uren versus wettelijke uren
Allereerst is het van belang om onderscheid te maken tussen wettelijke en bovenwettelijke uren. Een werknemer heeft minimaal recht op het in de wet genoemde aantal vakantiedagen. Dat is per jaar viermaal de afgesproken arbeidsduur per week (bij een fulltime dienstverband van 5 dagen per week, zijn dit 20 vakantiedagen per jaar). Ben je benieuwd hoe je het meest uit je vakantiedagen kunt halen? Lees dan ook onze blog over 'Zo tover je 25 vakantiedagen om in 56 vrije dagen". Naast deze wettelijke vakantiedagen kun je als werkgever ervoor kiezen, of op grond van een CAO ertoe verplicht zijn werknemers extra vakantiedagen toe te kennen. Deze dagen worden bovenwettelijke vakantiedagen genoemd. Tot slot heb je ook nog verlof voor bijzondere gebeurtenissen, zoals geboorteverlof. Dit wordt bijzonder verlof genoemd en staat los van het (boven)wettelijk verlof.
Vakantiedagen meenemen: wanneer vervallen en verjaren vakantiedagen
Wettelijke vakantiedagen vervallen in beginsel zes maanden na afloop van het jaar waarin de vakantiedagen zijn opgebouwd. Dit betekent dat de in 2019 opgebouwde wettelijke vakantiedagen vervallen op 1 juli 2020. De korte vervaltermijn is bedoeld om werknemers te stimuleren om de wettelijke vakantiedagen op tijd op te nemen.
Een uitzondering is van toepassing, indien de werknemer redelijkerwijs niet in staat is geweest de wettelijke vakantiedagen binnen de termijn op te nemen. Een voorbeeld is een langdurig zieke werknemer die te ziek was om vakantie op te nemen. In dat geval geldt voor deze dagen een verjaringstermijn van vijf jaar.
Bovenwettelijke vakantiedagen verjaring vindt plaats vijf jaar na afloop van het jaar waarin de vakantiedagen zijn opgebouwd. De in 2019 opgebouwde bovenwettelijke uren verjaren dus op 1 januari 2025.
Verschil vervallen en verjaren
Er is een verschil tussen het vervallen en verjaren van vakantiedagen. Een verjaringstermijn (in tegenstelling tot een vervaltermijn) kan namelijk door de werknemer worden gestuit. Dit betekent dat de werknemer de verjaringstermijn kan verlengen door een schriftelijke verklaring aan de werkgever, waarin hij aangeeft dat hij zijn recht om de bovenwettelijke uren op te nemen wil behouden. Vanaf het moment van deze verklaring start een nieuwe verjaringstermijn van vijf jaar.
Uitspraak: werkgever moet werknemer inlichten en waarschuwen
In deze uitspraak bevestigt het Europese Hof van Justitie dat vervaltermijnen voor vakantiedagen acceptabel zijn, mits de werknemer daadwerkelijk de mogelijkheid heeft gekregen van zijn werkgever om vakantie op te nemen.
Het Hof voegt hier aan toe dat de werkgever zijn werknemers niet hoeft te verplichten vakantie op te nemen, maar wél op nauwkeurige wijze en tijdig moet informeren over het (aanstaande) verval van de vakantierechten. Dit zodat de werknemer hier desgewenst nog tijdig gebruik van kan maken. De werkgever zal moeten bewijzen of hij dit daadwerkelijk heeft gedaan.
Vakantiedagen meenemen werkt als volgt. Vakantiedagen die zijn opgebouwd tijdens een kalenderjaar, maar niet zijn opgenomen, gaan automatisch mee naar het volgende kalenderjaar. Laat werknemers de vakantiedagen met de kortste houdbaarheid het eerste opnemen.
Wij adviseren om een goede vakantieregistratie voor je werknemers bij te houden, waarin onderscheid wordt gemaakt tussen wettelijke en bovenwettelijke dagen. Op die manier is makkelijk bij te houden wanneer welke dagen vervallen of verjaren. De mogelijkheden van de verlofregistratie in Cobra HRM ondersteunen je hierin.
Ook adviseren wij om – in het licht van de recente uitspraak van het Europese Hof van Justitie – je werknemers ruim voor de vervaldatum te waarschuwen dat de vakantiedagen komen te vervallen, zodat de werknemers nog de tijd hebben om de vakantiedagen op te nemen. Gezien de bewijslast bij de werkgever ligt, adviseren wij om dit schriftelijk te doen. Een jaarlijks terugkerende waarschuwingsmail in januari, waarin staat dat de resterende wettelijke vakantiedagen van het voorgaande jaar per 1 juli komen te vervallen, is dan ook zeker aan te raden.