Hoe Werkt HNO – Het Nieuwe Organiseren
Het Nieuwe Organiseren is gebaseerd op Holacracy. Dit is een organisatie methode die onder anderen door Zappo's gebruikt word. In Nederland is er Springest in Amsterdam. Het werkende gedeelte van hun methode is hun grondwet.
Bekijk hier de De HNO Grondwet.
De grondwet terug gebracht tot een diagram ziet er als volgt uit.
In het kort: Om je doel te bereiken moet je dingen doen. Maar daartussen zitten spanningen. Een spanning is: Het verschil tussen hoe je Weet dat het is en hoe je Wilt dat het is. Er moeten dingen opgehelderd en gedaan worden, wie is waar verantwoordelijk voor? Wat kun je van wie verwachten? Etc.
Om deze spanningen op te lossen zijn er twee verschillende overleggen. Het Rol Overleg: waarbij men een heldere structuur bouwt door het maken van Rollen. Dit zijn de verschillende functies van de organisatie die hoe dan ook uitgevoerd moeten worden.Een Rol heeft altijd een titel, een doel en een aantal verantwoordelijkheden die nodig zijn om het doel te behalen.
En het Actie Overleg: waarin men heldere acties maakt en ze aan de gecreëerde rollen kan koppelen.
In de Holarchie werken we vanuit het 'nu' naar het doel. Wat moet er op dit moment gebeuren om daar dichter bij in de buurt te komen. Vergaderingen kunnen heel lang duren als je alle wat-nou-als… gaat bespreken. Een Rol Overleg is geen vergadering maar een inventarisatie van wat nodig is. Zodra de rollen verdeeld zijn en iedereen weet waar hij of zij voor verantwoordelijk is kunnen we aan de slag.
Een korte uitleg van een aantal elementen van de holarchie:
De grondwet: Bepaald de regels van het spel
De grondwet bepaald hoe de organisatie vorm gegeven word. Een organisatie heeft vaak veel geschreven en ongeschreven regels. Die regels bepalen de cultuur van een organisatie. Omdat beide soorten regels (geschreven en ongeschreven) onderdeel zijn van de bedrijfsstructuur is er vaak geen helderheid wie waar verantwoordelijk voor is. De grondwet stelt de regels voor het vormen van de organisatie op zo een manier dat het wel helder is wie waarvoor verantwoordelijk is. En op zo een manier dat iedereen de ruimte krijgt om zijn of haar spanningen te verwerken.
Dingen doen: Het spel spelen om het doel te bereiken
Een organisatie is een groep mensen (een team) dat met elkaar een doel probeert te bereiken. Om een doel te halen is het, net als in sport, belangrijk dat het team goed samenspeelt. Iedereen heeft zijn eigen rol in het team. En hoe meer er vertrouwd word op elkaars kennis en kunde hoe beter een team samen speelt.
Het doel: De bestaansreden van de organisatie
Het doel is datgene waar je naar toe werkt. Hoe helderder iedereen in de organisatie dat doel voor ogen heeft hoe Doel-Gerichter iedereen kan Samen-Werken. Maar beiden leveren vaak spanningen op.
Spanningen & Acties: Weinig doelen realiseren zichzelf
Dus om het doel van de organisatie te bereiken moet je dingen doen, oftewel actie ondernemen. Maar om tot die acties te komen moeten spanningen opgelost worden. Een spanning is: Het verschil tussen: hoe je weet dat het is en hoe je wilt dat het is.
Projecten en Acties: Eenmalig, Wederkerend, Individueel
Project: Elke actie die eigenlijk bestaat uit een aantal kleinere acties. Dus een project is een actielijst.
Overzicht Acties: Eenmalig, Wederkerend, Individueel:
Eenmalig: de handeling hoeft maar een keer uitgevoerd te worden en komt daarna niet regelmatig meer terug
Wederkerend: de handeling blijft regelmatig terug keren. Denk hierbij aan; het updaten van een website, het bijhouden van de administratie, het inkopen van middelen, etc. Voor deze acties worden Rollen gemaakt
Individueel: Een Individuele Actie is een actie die niet is vastgelegd in een overleg (dus niemand is er verantwoordelijk voor) maar men gelooft dat de actie goed is voor de organisatie. In plaats van te zitten wachten op toestemming kun je het gewoon doen.
Zie hoofdstuk 4.3 van de grondwet voor de regels omtrent de individuele actie.
Rol Overleg: In kaart brengen van de wederkerende acties en verantwoordelijkheden
Het Rol Overleg bevorderd de afstemming in de organisatie door helder te krijgen welke wederkerende acties er zijn en deze vast te leggen in een rol. Een rol heeft altijd: een naam, een doel en een set van verantwoordelijkheden. Daarnaast zijn er nog meer elementen mogelijk in een rol, maar dat is het gevorderde spel. Deze rol word vervolgens aangenomen door een lid van de organisatie. Let op!: Een rol is dus niet een persoon! Een persoon kan meerdere rollen hebben en kan ook wisselen van rol. Een rol is dus eigenlijk een functie van de organisatie. Iets dat sowieso gedaan moet worden om het doel te bereiken. Dus in het geval van het koffie automaat kun je een rol maken: Naam: Koffie Doel: het schoon en werkend houden van het koffie apparaat. Verantwoordelijkheden: – het bijhouden van de koffie voorraad. – het schoonhouden van het koffie apparaat. – het werkend houden van het koffie apparaat. Met het rol overleg creëer je een helder en duidelijk overzicht van alle dingen die gedaan moeten worden in de organisatie om tot het doel te komen. Hoe de rollen verdeeld worden hangt af van de kennis en kunde van de verschillende leden van de organisatie. Maar rollen kunnen bijvoorbeeld ook rouleren, zoals de Koffie Rol. Misschien heeft iedereen die rol eens in de zoveel weken.
Actie Overleg: overzicht creeren in wat je van iedereen kunt verwachten.
Als je werkt met Holarchie ben je verplicht om je eigen acties helder en overzichtelijk op te schrijven. Dit helpt jou met inzicht krijgen in wat je allemaal moet doen, dit creëert veel rust omdat je helder en doelgericht kunt werken. Daarnaast is het makkelijk om anderen te laten zien waar je mee bezig bent als iemand je vraagt waar je mee bezig bent. Maar het kan zijn dat er een bepaalde actie gedaan moet worden waar jouw rol (of 1 van jouw rollen) niet verantwoordelijk voor is. In het actie overleg worden al die acties van iedereen die een rol heeft in jouw cirkel vastgelegd en aan de verantwoordelijke rol gegeven. Op deze manier is het helder waar iedereen mee aan het werk is. En zodra de acties gedaan zijn is die spanning opgelost ben je weer dichter bij je doel.
Cirkel: een groep van rollen die een specifiek doel heeft
Waneer men begint met het ontwikkelen van de Holarchie zijn er alleen nog maar de Vaste Rollen. Om te beginnen maakt men dus rollen in deze zogenaamde anker cirkel (zie 5.2 van de grondwet). Maar zodra een rol te groot word doordat er te veel verantwoordelijkheden zijn kun je de rol opsplitsen in kleinere rollen. Zo word de rol een Sub Cirkel, met rollen die allemaal toewerken naar het doel van die Sub Cirkel. Dit doel was dus eerst het doel van die ene rol die opgesplitst is.
Leiderschap: Gedistribueerde verantwoordelijkheid.
Met Het Nieuwe Organiseren ligt de uiteindelijke verantwoordelijkheid bij een vaste rol de zogenaamde Lead-Link. Maar deze Lead-Link is niet hetzelfde als de baas in een hiërarchische organisatie. De Lead-Link is de eind-verantwoordelijke van de organisatie, maar is niet verantwoordelijk voor het bepalen wie wat moet doen. De Lead-Link is een z.g.n. dienstbare leider. Het is een rol die het overzicht heeft over de cirkel waar het verantwoordelijk voor is en die kan helpen bij het richting geven aan de cirkel. Oftewel, de Lead-Link zorgt er voor dat iedereen heeft wat hij of zij nodig heeft om verder te komen. De Rol moet vervuld worden door iemand met visie. Een goed leider begrijpt de kwaliteiten van de mensen en helpt hen samen verder te komen door het zorgen voor de verbindingen tussen alle rollen. Daarom spreken we in de Holarchie ook wel van een dienstbaar leider. Voor de rest is iedereen verantwoordelijk voor de rol(len) die hij/zij vervullen. Zodra jij een rol hebt weet je wat je doel en je verantwoordelijkheden zijn. En het is vervolgens aan jou om dat doel te bereiken en aan de verantwoordelijkheden te voldoen.