Elektronische post opbergen in een database - NRC
Elektronische post opbergen in een database
Digitale post is gemakkelijk en je hebt er snel te veel van. Om het overzicht te houden is een databaseprogramma een mogelijke oplossing.
Wat doe je als je mailprogramma enkele tientallen megabytes groot is? De meeste internetgebruikers die veel e-mail ontvangen, beginnen met het maken van filters en aparte mailboxen voor vrienden, familie, collega's en mailinglijsten. Dat maakt het ontvangen en beantwoorden van e-mail overzichtelijker.
Wie erg afhankelijk is van e-mail en voor wie Outlook (of een ander mailprogramma natuurlijk) een soort levensarchief is, doet er goed aan om een goede back-up te maken. Dat kan met het databaseprogramma AskSam. AskSam is een simpel te bedienen databaseprogramma dat een speciale functie heeft om e-mailberichten en bijlagen te archiveren. Als de inhoud van de mailboxen en de map waarin de bijlagen worden bewaard eenmaal in AskSam zijn ingevoerd kan de gebruiker ervoor kiezen om bijvoorbeeld om de twee dagen of om de week een back-up te maken van nieuw ontvangen mail en bijlagen.
Zoeken binnen AskSam gaat snel en eenvoudig. Er kan zowel binnen e-mailberichten als binnen bijlagen gezocht worden. AskSam ondersteunt bijlagen in de volgende formaten: Word, WordPerfect, html, pdf, rtf en gewone tekstbestanden.
AskSam is een relatief duur programma voor de particuliere gebruiker. Een licentie kost 130 euro exclusief BTW. Wie slechts op zoek is naar een goed zoekprogramma dat grote mailboxen aankan, hoeft minder geld uit te geven. Bloomba van het Amerikaanse bedrijf Stata Labs kost 60 dollar. Bloomba, dat door Statalabs `de Google voor e-mail' wordt genoemd, kan als e-mailprogramma met geavanceerde zoekfunctie gebruikt worden. Het is compatibel met bekende e-mailprogramma's als Outlook, Outlook Express en Eudora. Mail uit de genoemde programma's kan eenvoudig in Bloomba geïmporteerd worden. Bloomba's zoekfunctie is beter dan die van andere e-mailprogramma's. Zoeken met Bloomba gaat veel sneller. Een full text-zoekopdracht in Bloomba duurt 5 seconden. Ter vergelijking: in Outlook duurt zo'n opdracht 4 minuten, in Eudora bijna 8 minuten. Tijdens de zoekopdracht worden zowel e-mailberichten als bijlagen doorzocht. Er kan op veel verschillende manieren gezocht worden binnen Bloomba. Zo kan er bijvoorbeeld op een zoekterm gezocht worden binnen de e-mails en/of bijlagen van een bepaalde afzender. Zoekopdrachten kunnen ook bewaard worden. Dat is handig als de gebruiker vaak naar dezelfde termen of personen zoekt.
Een ander voordeel van Bloomba is dat het een ingebouwd en redelijk goed werkend spam-filter heeft. Bloomba is minder gevoelig voor virussen dan Outlook.
Zuinige internetgebruikers die Outlook 2000 of hoger hebben, kunnen gratis zoeken met Lookout. Lookout, dat onlangs is overgenomen door Microsoft, is beperkter dan AskSam en Bloomba. Het ondersteunt alleen Outlook 2000 en hoger. Ook zoekt Lookout niet in bijlagen. Binnenkort verschijnt een nieuwe versie die ook de bijlagen meeneemt bij het zoeken. Plannen om een versie uit te brengen die ook compatibel is met Outlook Express, Eudora en andere e-mailprogramma's zijn er niet.