Vergaderen is een verplicht onderdeel van de werkzaamheden binnen een bedrijf. Echter kijken veel mensen er tegenop. Voor langere tijd praten over bepaalde onderwerpen kan immers ook al snel saai worden. Het is daarom belangrijk dat je een aantal veranderingen doorvoert, zodat het vergaderen weer leuk is. Een vergaderruimte kan het verschil maken als het aankomt op de gesprekken. Maar waar kun je dan allemaal op letten in deze vergaderruimte? En waar kun je nog meer aan denken om de vergaderingen leuk te maken? Onderstaande tips zorgen ervoor dat vergaderingen niet meer als een verplichting voelen.
Een gezellige ruimte creëren
Een vergaderruimte moet goed aanvoelen. Een kille ruimte, die ook nog eens veel te groot is voor de groep die deelneemt aan de vergadering kan al snel een flinke afstand geven. De persoonlijkheid is weg en daarnaast zitten mensen ook niet bij elkaar. Je moet er daarom voor zorgen dat je een ruimte hebt die aan de groepsgrootte is aangepast. Zorg er daarbij ook voor dat je in deze ruimte decoratie ophangt, welke met het bedrijf te maken heeft. Zo voelt het automatisch gezelliger aan en voelen mensen zich ook thuis aan de vergadertafel.
De tijd van de vergadering bewaken
Een vergadering moet ook niet te lang duren. Je kunt urenlang over een bepaald onderwerp praten, maar je merkt al snel dat mensen hun interesse verliezen. Vooral als het over een bepaalde afdeling binnen het bedrijf gaat, zullen anderen vrijwel geen deel kunnen nemen aan het gesprek. Zorg er daarom voor dat je een goede planning maakt en daarbij ook de tijd bewaakt. Sneller ‘to the point’ komen helpt om de vergaderingen weer leuk te houden en ook om gerichter naar een oplossing voor een bepaald probleem te zorgen. Je hebt hiermee dus een win-win situatie.
Maak de vergaderingen nuttig
Als je gaat vergaderen moet er ook daadwerkelijk iets te melden zijn. Bepaalde korte mededelingen hoeven niet direct in een vergadering te gebeuren, maar kun je ook in een mail zetten. Door een goed onderscheid te maken in de onderwerpen die van belang zijn voor de vergaderingen en welke onderwerpen voornamelijk een memo zijn, kun je de vergaderingen ook weer leuker maken. Mensen willen immers niet in een ruimte zitten voor langere tijd om uitsluitend een aantal huishoudelijke mededelingen te horen. Een goede agenda opstellen kan jou dus ook weer vooruit helpen tijdens de vergadering.
Zorg voor afwisseling
Als laatste is het ook goed om voor afwisseling te zorgen. Een vergadering is pas echt leuk als er ook een keer iets onverwachts plaatsvindt. Organiseer bijvoorbeeld een uitgebreide lunch, waarin je alle onderwerpen bespreekt. Of kijk een keer naar een geheel andere locatie voor het houden van een vergadering. De afwisseling zorgt ervoor dat mensen de vergaderingen leuker vinden en ook een geheel nieuwe ervaring krijgen. Zo voorkom je dat mensen afzeggen voor de vergaderingen en het ook een saaie bijeenkomst is. De vergaderingen gaan hierdoor altijd meer effect hebben bij het runnen van het bedrijf.