7 tips om efficiënter te werken | 7 tips om efficiënter te werken – CB SUPPORT
PROF. ORGANIZING
7 tips om efficiënter te werken
21/11/2014 door Chanou Butzelaar | CB SUPPORT | 5 reacties
Wanneer ik met mijn volle aandacht met iets bezig ben, dan verbaas ik mezelf wel eens hoeveel ik eigenlijk in een bepaalde tijd voor elkaar kan krijgen. Iets wat normaal een halve dag duurt krijg ik dan in een uurtje voor elkaar, zolang ik maar echt gefocust ben.
Hoe meer aandacht ik gaf aan mijn momenten van deze "gefocuste productiviteit", hoe meer ik me realiseerde dat ik eigenlijk slimmer moest gaan werken en niet harder. Deze momenten zijn nu onderdeel van mijn planning geworden, waardoor ik aan het einde van mijn werkdag me een stuk productiever en daardoor ook blijer voel.
Hieronder volgen 7 tips die ik heb verzameld, die je kunt gebruiken om efficiënter te werken.
Wist je dat multitasking helemaal niet bestaat? Het is namelijk eenvoudigweg onmogelijk voor de mens om zich daadwerkelijk op meerdere taken tegelijk te focussen omdat ons werkgeheugen maar 1 element kan bevatten. Als je meer elementen moet onthouden, sla je die op in je langetermijngeheugen. Met als gevolg dat het terughalen van die informatie meer tijd kost en dit leidt tot meer fouten. Dus je denkt misschien dat je aandacht geeft aan alles wat er om je heen gebeurd, maar in feite ben je met je gedachten steeds heel snel aan het switchen.
Stop dus maar met pogingen doen om zoveel mogelijk tegelijkertijd voor elkaar te krijgen, het gaat je toch niet lukken! Je kunt beter één ding tegelijk doen en je daarop richten.
Jelmer Borst van de Rijksuniversiteit in Groningen heeft onderzoek gedaan naar Multitasken.
Ben jij net zo'n type als ik en wil jij eerst zien en dan geloven? Doe dan hier dan de test.
2. Neem meer pauzes
Dit is één van mijn favoriete manieren om slimmer te werken, ook al klinkt het zo lekker onlogisch. Toch is het zo dat als je werkt zonder pauzes ons brein vermoeid en afgeleid raakt.
Zodra je het multitasken hebt opgegeven, kun je eens proberen om een korte pauze in te lassen tussen twee taken in, of na 90 minuten als je een grote taak hebt. Hiermee geef je je hersens de gelegenheid om even te resetten. Luister hier maar eens naar een Youtube bericht van Tony Schwartz, directeur van The Energy Project.
3. Plan je dag
De meeste ondernemers hebben een hele lange To-Do lijst omdat ze nog zoveel dingen moeten doen en onthouden. Zo'n lange To-Do lijst kan erg intimiderend zijn, maar als je uit al je To-Do's de meest belangrijke eruit pikt en jezelf dan een limiet geeft van 3 stuks per dag, dan heb je ook het gevoel dat het haalbaar is. Zet deze To-Do's in je agenda en schrijf erbij hoe lang je denkt ermee bezig te zijn, zo kun je naderhand zien of dat je inschatting goed was. Begin vervolgens met de meest belangrijkste taak van die 3 en werk zo het lijstje af terwijl je je zo veel mogelijk focust (denk aan je pauzes).
"Krijg ik dan wel meer af dan alleen deze 3 To-Do's?" Natuurlijk, maar het idee is dat wat er verder die dag ook gebeurd, dit de To-Do's zijn die je die dag ook echt gedaan wil hebben. Focus je op deze 3 To-Do's en maak ze af, dan kun je de rest als bonus zien.
4. Zet notificaties uit
Wanneer ik me ergens op wil focussen, dan sluit ik Outlook en alle Social Media applicaties af zodat ik geen enkel geluidje of berichtje op mijn computer binnen krijg. Mijn telefoon zet ik op de vliegtuigstand of ik zet het geluid uit. Dit zorgt ervoor dat ik niet afgeleid word en een reden heb om mijn werk voor me uit te schuiven.
5. Check je productiviteit met een timer
Er zijn van die dagen dat je 's ochtends precies weet wat je wilt gaan doen, maar aan het einde van de werkdag vraag je jezelf af waarom er niets van terecht is gekomen. Probeer dan eens een aantal dagen je tijd per taak te timen. Op de meeste telefoons kun je wel een timer vinden, je kunt ook gebruik maken van een online stopwatch.
Dit kan heel eenvoudig door gedurende de dag een lijstje bij te houden met je taken en daarachter schrijf je de tijd op die je ervoor nodig hebt gehad. Dus ook als je een telefoongesprek voert tussen je werkzaamheden door, schrijf je de tijd op van het telefoongesprek. Als je dit een aantal dagen volhoudt kun je zien hoelang je over al je taken gedaan hebt en kun je ook zien of dat je dingen doet die je eigenlijk niet zo vaak zou moeten doen of dat je veel gestoord wordt tijdens je werkzaamheden. Zo kun je je productiviteit meten en waar nodig bijstellen.
6. Automatiseer zoveel mogelijk
Let eens op de kleine dingen in je werk die je steeds opnieuw doet die misschien wel eenvoudiger zouden kunnen. Hier zijn een paar voorbeelden waar je aan zou kunnen denken:
♦ E-mail: voor een standaardtekst die je vaker in een e-mails gebruikt, voor bijvoorbeeld een afspraakbevestiging, kun je ook een 'AutoTekst' aanmaken. Deze tekst kun je keer op keer in een nieuwe e-mail plakken en waar nodig kleine details aanvullen of wijzigen. Klik hier om te zien hoe je dat doet.
♦ Social media berichten: In plaats van meerdere keren per dag een bericht te plaatsen op Facebook, LinkedIn, Twitter, Pinterest etc. kun je ook gebruik maken van bijvoorbeeld Hootsuite, Buffer of Tweetdeck. Deze websiteapplicaties helpen jou al je social media accounts te beheren. Je kunt hier al je berichten inplannen, maar ook in één oogopslag zien wat jouw volgers zeggen en de mensen die jij weer volgt.
♦ Het bewaren van al je ideeën, goede websites, mooie foto's en artikelen hoef je niet langer fysiek te doen in dozen, notitieblokjes, agenda's en op prikborden, maar in Evernote! Schrijven, vinden, verzamelen, audio en presenteren kan nu ook online gedaan worden. Alle informatie bij elkaar en overal toegankelijk op computer, tablet en telefoon.
7. Draai muziek die past bij je taak
Als je werkt aan iets waar jij je hand niet voor om draait en waar je niet veel brainpower voor nodig hebt, zet dan je favoriete muziek op om jezelf in een energieke stemming te brengen. Onderzoek heeft aangetoond dat we beter presteren wanneer we eenvoudige of herhalende taken moeten doen, als we naar muziek luisteren.
Voor werk dat jouw creatieve brein nodig heeft om te brainstormen of nieuwe ideeën op te doen, kun je het best muziek met 50-80 beats per minuut opzetten om je concentratie te versterken en je gedachten alert te houden.
Dit zijn de 7 tips die ik voor jou in deze blog verzameld heb, maar ik ben heel erg nieuwsgierig naar jouw tips om efficiënter te werken! Hoe motiveer jij jezelf om je te focussen? Wat werkt voor jou nou als een speer om een To-Do actie gedaan te krijgen? Help je collega-ondernemer door hieronder jouw ultieme tip in een reactie achter te laten.
Categorieën: Blog | Permanente link
22/11/2014 om 20:12
He chanou,
Ben ik hard aan bezig maar dan nog eens goed om een en ander op papier te zien;-)
Chanou Butzelaar | CB SUPPORT
26/11/2014 om 15:44
Hou de site maar in de gaten Geeske, er volgen binnenkort nog meer tips!
23/11/2014 om 22:01
Hoi Chanou!
Wat een goeie nieuwsbrief!!! Wauw, ook het uiterlijk is prachtig! Je maakt grote sprongen zeg!! Ben trots op jou!!!!
liefs Bettine
26/11/2014 om 15:43
Wat een leuke en lieve reactie, dank je wel Bettine!
C.J.Th. Scholten
26/11/2014 om 17:47
Goede tips van jou gelezen.
MELD JE AAN VOOR DE NIEUWSBRIEF EN ONTDEK HOE JE IN 5 EENVOUDIGE STAPPEN EEN OPGERUIMDE EN OVERZICHTELIJKE WERKOMGEVING KRIJGT!