Hoe neem ik Elvy instellingen over naar een nieuw boekjaar? – Elvy
5 oktober 2020 10:05
Onderstaande acties dienen op de server uitgevoerd te worden waarop Elvy geïnstalleerd is.
Maak altijd een backup van uw Elvy en AccountView omgeving voordat u een jaarovergang gaat uitvoeren. Ga hiervoor naar het artikel: 'Hoe maak ik een backup van Elvy?'
Zorg er ook voor dat u met de meest recente versie van Elvy werkt, u kunt dit controleren door het volgende artikel op ons klantenportaal te volgen: Hoe voer ik een update van Elvy uit?
Zorg ervoor dat u altijd de NT service uitschakelt voordat u met onderstaande procedure start.
Stap 1) Eindejaarsverwerking AccountView
Stap 2) Koppelen van nieuwe administraties
Stap 3) Instellingen overnemen van het voorgaande boekjaar
Stap 4) Controleer of het juiste documentenpad in de administratie(s) staat ingegeven
Volg de instructies voor de eindejaarsverwerking op de site van Visma. Zodra u deze procedure hebt uitgevoerd, volgt u de stappen hieronder.
Wanneer u fiatteert in ElvyWeb, dient u de nieuwe administraties binnen Elvy te koppelen voordat u facturen in het nieuwe boekjaar gaat goedkeuren. Indien u dit niet doet, bestaat de kans dat facturen in de administratie van het nieuwe boekjaar geblokkeerd blijven voor betaling. Deze facturen moet u dan handmatig deblokkeren.
Allereerst dienen de Accountview administraties voor het nieuwe boekjaar binnen Elvy te worden gekoppeld. Ga via het menu naar Instellingen › Instellingen en selecteer het tabblad AccountView Database.
U kunt nieuwe administraties koppelen op drie manieren:
Bestaande administraties omzetten
Administratie koppelen per administratie
Administratie koppelen in bulk
Deze optie is niet toegestaan wanneer u fiatteert in ElvyWeb. Ga hiervoor naar de optie Administratie koppelen per administratie of Administratie koppelen in bulk verderop in dit artikel.
Wanneer u de administratie heeft omgezet naar het nieuwe boekjaar is het niet meer mogelijk om in het oude boekjaar te boeken.
Verwijder uw oude administraties niet; het is dan niet langer mogelijk om nog te boeken in het voorgaande jaar.
Ga nu verder naar het onderdeel Instellingen overnemen van het voorgaande boekjaar verderop in dit artikel.
Verwijder de gekoppelde administraties van voorgaande boekjaren niet uit Elvy. Gebruik voor elke nieuwe koppeling een unieke volgcode en laat de bestaande volgcode bij de oude administraties staan.
Zie ook de instructievideo voor het koppelen van een enkele nieuwe administraties in Elvy:
Zie ook de instructievideo voor het koppelen van meerdere nieuwe administraties (in bulk) in Elvy:
Voordat u onderstaande stappen volgt, raden wij u aan eerst Elvy eenmalig opnieuw op te starten en te controleren of u de enige bent die Elvy open heeft staan.
U kunt via het menu Instellingen › Kopiëren instellingen, eenvoudig alle administratie specifieke instellingen overnemen van een voorgaand boekjaar.
Wanneer u gebruik maakt van de oplossing(en) Elvy Declaratieverwerking, Contractregistratie of Inkoopmanagement is het aan te raden om de optie ElvyWeb medewerkers niet aan te zetten wanneer gebruikers nog gegevens moeten aanmaken in het oude boekjaar. Wanneer u de instellingen kopieert worden de gebruikers namelijk gekoppeld aan het nieuwe boekjaar, hierdoor is het niet meer mogelijk om gegevens toe te voegen aan de eerder genoemde oplossingen voor het oude boekjaar.
U kunt op een later tijdstip nogmaals het kopiëren van instellingen uitvoeren voor alleen de optie ElvyWeb medewerkers.
Wanneer u ElvyWeb gebruikt, is het aan te raden om de administraties op Verbergen te zetten. Wanneer u kiest voor Uitschakelen zullen eventuele mutaties in boekingen, blokkades en de-blokkades niet meer worden gesynchroniseerd tussen Elvy en het financiële pakket.
Wanneer u voor de administratie(s) in Elvy het documentenpad heeft aangegeven, wordt deze automatisch bij het kopiëren van de instellingen overgenomen van het vorige jaar.
Indien dit naar een andere map gewijzigd moet worden, dan zult u dit handmatig moeten aanpassen voor alle administraties nadat de instellingen zijn gekopieerd.
Ga hiervoor in Elvy DS via het menu Instellingen > Instellingen, kies het tabblad 'Administraties'. Selecteer een administratie door erop te dubbelklikken en ga naar het tabblad 'Extra instellingen'.
Mocht u niks in dit documentenpad hebben ingevoerd, dan wordt standaard het pad uit AccountView overgenomen.