Een factuur opstellen en versturen is een van de belangrijkste onderdelen van je boekhouding. Als startende ondernemer is een factuur maken en versturen één van de eerste dingen van de administratie waar je mee te maken krijgt. Een goede factuur moet voldoen aan een aantal eisen, en hij moet begrijpelijk zijn voor je klanten, of dit nu consumenten of bedrijven zijn.
Ondernemers beginnen vaak aan de hand van voorbeelden van een factuur met een factuur maken in Excel ofWord. Dat kan natuurlijk, maar dit levert veel dubbel werk op. Voor de aangifte moet je vaak alsnog de BTW berekenen. Je kunt niet -makkelijk- openstaande facturen bijhouden en herinneringen versturen. Je moet noteren wanneer de facturen betaald zijn. Ook een factuur versturen zal op deze manier veel tijd kosten. De kans op fouten bij het maken van facturen in Excel of Word is bovendien ook groot. Handmatig facturen en offertes maken is vaak een bron van fouten, en wordt zo een valkuil voor veel ondernemers. De boekhouding op orde hebben en houden wordt dan al snel een tijdrovende bezigheid.
Kiezen voor gratis facturatie software of online factuurprogramma? Dat kan, maar let op de kleine lettertjes. Hoeveel facturen kunt u per maand versturen? Vaak is het aantal facturen sturen beperkt tot 3 of 5. Kunt u alsnog uw boekhouding met de gratis software gaan doen, en wat zijn dan de kosten? Met Kleisteen kunt u 60 dagen gratis digitaal factureren. U kunt bovendien uw gehele boekhouding 60 dagen gratis doen. Bevalt het? Dan kunt u vanaf 15,- per maand onbeperkt en eenvoudig facturen maken en verzenden en beschikt u over alle standaard-functionaliteiten, zoals bankkoppelingen, bonnetjes uploaden met uw mobiel.
Online factureren betekent dat u en uw medewerkers overal facturen kunnen maken. Op kantoor, onderweg of thuis. Uw omzet is meteen geboekt, wat u terugziet in uw grafieken op uw dashboard (grafiekje omzet). Uw boekhouder kan met u meekijken en corrigeren en de aangiftes voor u doen. Uw facturen worden zonder tussenkomst van uw eigen emailprogramma direct verzonden vanuit Kleisteen. Professioneel facturen maken en versturen is met Kleisteen een fluitje van een cent.
Wanneer u de facturatie binnen Kleisteen gebruikt zijn uw facturen uiteraard direct geïntegreerd in uw boekhouding.
In een minuut heeft u een online factuur gemaakt en verzonden. U kiest een relatie en alle gegevens worden op de factuur overgenomen. U hoeft niet na te denken over factuurdatum en nummer, want ook deze worden voor u ingevuld. Ook de door u ingestelde defaults (vervaltermijn, factuurtekst), staan meteen klaar.
Meestal hoeft u alleen nog een bedrag en omschrijving van de goederen en diensten duidelijk aan te geven. Dit kan eenvoudig in de bijbehorende tekstvelden.
De factuur wordt in PDF naar uw klant gemaild. Uitprinten kan natuurlijk ook. En Kleisteen voldoet aan de nieuwste inzichten door ook een factuur in UBL-formaat mee te sturen. Deze kan snel worden overgenomen in de boekhouding van uw klanten.
Wanneer de betaling van de factuur binnenkomt ziet Kleisteen meteen de match met de factuur en met 1 vinkje is de betaling geboekt en is uw boekhouding op orde.
Eventueel kunt u uw facturen ook incasseren, Kleisteen maakt ook een SEPA-incasso-bestand voor u aan