Van Gansewinkel migreert naar Office 365 – Case Cegeka
Deze migratie is een reuzenstap en in Nederland tot nog toe de grootste in zijn soort Jac-Rice van Brunschot- Manager Operations Corporate ICT, Van Gansewinkel
Tot voor kort werkten 2.250 medewerkers van afvaldienstverlener en recycler Van Gansewinkel nog met Windows XP en Office 2003. Die software wordt sinds begin april 2014 niet meer ondersteund. Van Gansewinkel vroeg Cegeka om de complete ICT-infrastructuur - zowel back-end als front-end - grondig te vernieuwen. Vandaag werkt de groep met de nieuwste Microsoft-technologieën.
2.250 computers migreren naar Windows 8 en Office 365 en tegelijk de achterliggende infrastructuur aanpakken: Van Gansewinkel en Cegeka namen niet weinig hooi op de vork. Jac-Rice van Brunschot, Manager Operations Corporate ICT bij Van Gansewinkel, is voorzitter van de projectstuurgroep.
"De business case had drie doelstellingen. Ten eerste: de risico's zo goed als uitsluiten door altijd met de nieuwste versie te werken. Ten tweede: zoveel mogelijk gegevens naar de Microsoft-cloud migreren. En tot slot het aantal Citrix-licenties reduceren tot 600. Citrix is een mooie oplossing voor applicaties die veel bandbreedte vragen, maar ook erg duur. Voortaan bekijken we kritisch waar we het nog gebruiken."
Archiveren van e-mailarchief
Bij de wissel naar Windows 8 en Office 365 migreert Cegeka in één moeite door het e-mailarchief van de gebruikers: persoonlijke gegevens gaan naar OneDrive for Business. De gegevens op de fileserver en op verschillende SharePoint sites worden gecentraliseerd op SharePoint Online, standaard meegeleverd met Office 365: miljoenen bestanden die samen goed zijn voor 12 tot 16 Terabyte.
Cegeka zet zo'n veertig werkplekken per dag om. Van Gansewinkel koos er bewust voor om locatie per locatie te laten overstappen. "Een afzonderlijke opleiding hebben we niet voorzien, wel een speciale helpdesk die zo'n 350 vragen per week krijgt", zegt Fred Peters.
Van Gansewinkel verving ook de hardware. Alle toestellen zijn uitgerust met een hoofdtelefoon. Dat maakt het des te makkelijker om Lync te gebruiken. Deze communicatiesoftware, ook standaard voorzien in Office 365, is voor Fred Peters erg belangrijk.
"Met Office 365 en Lync kunnen we efficiënter samenwerken, tussen onze honderd locaties onderling, maar ook met onze klanten en leveranciers. Dankzij videogesprekken die erg eenvoudig op te zetten zijn, besparen we tijd en brandstof. Lync beantwoordt helemaal aan de nieuwe manier van werken en is de oplossing om een connected organisation te worden: je kunt er eender waar en wanneer mee werken, schermen delen of vergaderen via video."