🎁 Reden van archiveren van documenten opgeven | Infoland Community
Bij het actief archiveren van documenten door een beheerder zou ik graag zien dat optioneel de reden voor het archiveren kan worden meegegeven. Op de manier zoals je krijgt als je de titel verandert van een gepubliceerd document. Nu misbruiken we de mogelijkheid van het plaatsen van opmerkingen hiervoor. Of heeft iemand hier een andere elegante oplossing voor?
Dank je voor je bijdrage. Lopen jullie hier vaak tegenaan, of valt het mee? Uiteraard kunnen de opmerkingen hier voor misbruikt worden, maar we zijn ook benieuwd waar je dan die 'archiveerreden' terug zou willen zien? Mocht je hiervoor alsnog naar bijvoorbeeld het opmerkingen tabblad moeten gaan dan denken we niet dat we hier veel winst op het gebied van gebruiksvriendelijkheid mee winnen.
hallo Gijs, het wordt niet veel gebruikt, maar het is een wens van het lab, dat aan strenge accreditatie-eisen moet voldoen. Ze willen vastleggen waarom een document niet meer gebruikt wordt. Ik denk dat het voldoende is als het in het activiteitenlog zichtbaar is.
Marrianne Spil
Wij zouden ook graag zien dat een beheerder bij het archiveren van een document de reden van archiveren kan meegeven (optioneel). Voldoende zou zijn als dit in het activiteitenlog zichtbaar is.
Ook bij het laboratorium in het Deventer Ziekenhuis bestaat deze wens om dezelfde reden als Marrianne aangaf.
Ook bij het Rode Kruis Ziekenhuis bestaat de wens om
een reden van archiveren/verwijderen van een document op te geven.
dat auteurs en beoordelaars melding hiervan krijgen !!
In plaats van opmerkingen te 'misbruiken' is het ook mogelijk om een metaveld aan te maken genaamd 'Reden van archiveren' bijvoorbeeld en deze te vullen. Dit dient dan echter opgenomen te worden in een werkinstructie voor het archiveren van een document aangezien een gebruiker hier geen bericht van krijgt.
We zijn op dit moment niet voornemens om iets in te bouwen om een reden van archiveren op te geven, echter betreft dit zo'n kleine wijziging op technisch vlak dat we dit mogelijk tussendoor ergens oppakken. Hier kan ik echter geen garantie op geven en dus ook geen tijdsindicatie. Zoals altijd zal deze ontwikkeling als hij gemaakt wordt, benoemd worden in een van de 'Waar zijn we nu mee bezig?' topics.
Ik ervaar hetzelfde probleem: als een gedelegeerde document controleerder kiest voor de optie Archiveren bij het controleren van een document, moet hij/zij een reden opgeven, die dan netjes mee gaat het archief in.
Als ik met mijn document administrator rechten kies voor de optie Archiveren, kan wordt het document meteen naar het archief verplaatst, zonder dat ik ook maar de mogelijkheid heb om een reden mee te geven. Dat lijkt te veel op ongepast eigen initatief.
Mijn onelegeante oplossing is dat ik zorg dat de taak om te controleren bij iemand anders terecht komt, die kiest dan (conform mijn instructies) voor optie 3 Archiveren , vult wel netjes een reden in - en ik pak het op en archiveer het document alsnog.
Omslachtig, maar wel met een goede audittrail van waarom het document gearchiveerd mocht worden
Ook bij DvU bestaat de wens om reden van archiveren op te geven. Mis deze optie echt.
Hoi @IDresselaerts, zoals te zien in het waar hebben we aan gewerkt topic hebben we dit gerealiseerd voor de 5.15 release!
Vanaf iProva 5.15 kunnen jullie hier dus gebruik van maken. Op dit moment kan ik nog niet aangeven wanneer iProva 5.15 precies klaar is.
Top! Fijn om te weten dat het tzt mogelijk gaat zijn!
Begrijp ik het goed dat de 2e helft van deze maand (augustus) in de 5.15 release de optie is meegenomen om een 'reden van archiveren' aan te geven ? Dat zou heel fijn zijn !