Authentieke vergaderlocaties - Over Ondernemen
Live Communiceren Authenticiteit lijkt het sleutelwoord voor evenementen- en congreslocaties. Ook de meer reguliere aanbieders proberen een authentieke touch aan hun venues te geven, meent evenementexpert Gijs Verbeek.
Een landhuis, museum, kerk en oud-zwembad behoren eveneens tot de diverse opties voor een authentieke locatie. "Klanten willen bijzondere venues omdat ze de rechttoe rechtaan congreszalen met rijtjes stoelen nu wel kennen. Voor boekers helpen dergelijke locaties ook niet bij het gevoel dat ze deelnemers willen meegeven.
Vaak is het de bedoeling dat een evenement of congres een verandering teweegbrengt. Ik geloof zeker dat de locatie daaraan kan bijdragen", zegt Gijs Verbeek, executive director bij MPI Chapter Nederland, een vakorganisatie van de meeting- en evenementenindustrie.
Een werknemer die creatief moet denken zal daartoe sneller worden geprikkeld tussen het groen en met uitzicht op langsvarende bootjes dan in een zaaltje aan de snelweg, is de gedachte. De locatie draagt bij aan de mindset, meent Verbeek dan ook. Tegelijkertijd zijn klanten steeds meer gewend en willen ze volgens hem worden verrast.
Vaak is het de bedoeling dat een evenement of congres een verandering teweegbrengt.
Voor eigenaren genereert de nieuwe bestemming als evenementenlocatie bovendien omzet die ze daarvoor niet hadden. "Veel partijen springen in op de trend van anders zijn. Bijvoorbeeld in design, met een rauwe, industriële uitstraling, door veel te werken met artiesten of de aandacht erg te leggen op duurzaamheid."
Een van de trends is dat er op de locaties echte keuzes worden gemaakt, stelt hij. Uitbaters willen niet meer alles, maar leggen de focus op één punt. "Niet alsmaar groter willen zijn, maar bijvoorbeeld overschakelen op een duurzame bedrijfsvoering. Ketenhotels proberen daarnaast ondanks hun redelijk uniforme opzet toch een uniek concept neer te zetten.
Authenticiteit is belangrijk omdat het deelnemers een ervaring geeft.
Vroeger wist je niet in welke stad je wakker werd vanwege die uniformiteit. Nu probeert men een hotel een authentiek tintje te geven, bijvoorbeeld middels het gebruik van design dat specifiek is voor de stad. Authenticiteit is belangrijk omdat het deelnemers een ervaring geeft. Een locatie in combinatie met content is een sterk geheel."
Locaties worden volgens Verbeek dan ook veel meer opgenomen in de marketing- en communicatiemix, waar vroeger de secretaresse even een zaaltje huurde. "Tegenwoordig moet een venue echt een toegevoegde waarde zijn. Bedenk echter wel dat op sommige bijzondere locaties amper faciliteiten zoals catering voorhanden zijn en dat die misschien extern moeten worden ingehuurd. Iets om mee te nemen in de afweging.
Reguliere congreslocaties zijn over het algemeen beter geëquipeerd, maar veel mensen nemen dat gebrek voor lief als de locatie maar bijzonder is", zegt Verbeek, die op het moment van spreken onderweg is naar een event in een oude tandpastafabriek. "Vaak ontstaan in oude fabrieken ook creatieve hubs, en dat is goed voor de variëteit."