Meer is altijd beter...! - Sonja Broekhuizen
Meer is altijd beter…!
"Dat moeiteloos ondernemen, hoe werkt dat Son?"
Helaas moet ik je teleurstellen. Daar heb ik geen pasklaar antwoord op. Omdat iedereen anders is. En iedere dag of klus een andere aanpak vraagt.
Nee. Nou niet gelijk afhaken met lezen! Ik heb namelijk wél een paar simpele tips voor je.
'Moeiteloos ondernemen' is voor mij niet hetzelfde als 'op een makkelijk manier je geld verdienen'. Het gaat over ondernemen op een manier bij jou past, bij jouw manier leven, als mens en ondernemer.
Zorg voor ​een goeie, stevige basis
Ondernemen is een belangrijk onderdeel van jouw leven. Dat tijd vraagt. Aandacht. En energie. Waardoor je soms de puf niet meer hebt om in je vrije uurtjes te ontspannen en te genieten.
Terwijl dat ontspannen juist heel erg belangrijk is. Want:
Jij bent de motor van jouw bedrijf, jouw energie is de benzine. Als het daar aan ontbreekt of de verkeerde benzine gebruikt, dan loopt die motor vast…!
Je hoeft alleen maar te ontdekken HOE.
Jarenlang heb ik krampachtig geprobeerd te werken op een manier waarvan ik verwachte dat het zou werken. Dacht dat dat zo hoorde, het van mij verwacht werd en de enige manier van werken was.
Gevolg: mentale, fysieke en emotionele klachten.
En daardoor wél wat NIET voor mij werkt.
Nu kies ik, heel bewust, voor een manier van werken die WEL voor mij past. Omdat ik kies voor meer – meer eigenwaarde, meer zelfvertrouwen, en tenslotte, meer plezier en meer en vaker intens genieten.
Is dat altijd makkelijk? Nee.
Gaat dat altijd gelijk goed? Nee.
Word ik slapend rijk? Nee.
Ben ik een blijer mens en geniet ik vaker? JA.
Blijf ik dichter bij mezelf, meer authentiek als mens en ondernemer? JA.
Ervaar ik meer tijd en energie? JA.
Daardoor weet ik dat deze manier van werken bij elke onderneming toepasbaar is!
Het werkt als je startende ondernemer bent. Fijn zelfs, want dan ga ja gelijk goed van start.
En ben jij al langer ondernemer? Dat komt mooi uit: hoogste tijd voor reflectie en een update, om een goeie blauwdruk te krijgen van je bedrijf.
Om focus te krijgen en te houden moet je eerst zorgen voor inzicht. Want:
Zonder inzicht geen overzicht.
Zonder overzicht geen structuur.
Zonder structuur geen focus.
Zonder focus geen omzetgroei.
Geef toe dat je huidige manier van werken blijkbaar niet de meest succesvolle is. Maak dus, heel bewust, de keuze dat je het anders wilt. En begin daar NU mee.
Door zo'n nieuwe start leg je een goeie basis voor jouw bedrijf. En als je dan uiteindelijk een blauwdruk van je bedrijf hebt gemaakt, is dat de juiste basis waar je jarenlang mee verder kunt.
Tip 2 – Krijg overzicht
Eenvoudig gezegd: gooi alles op één grote hoop. Maar dat betekent dan ook écht ALLES…! Wat wel werkt mag blijven en wat niet werkt, daar stop je mee.
Voorkom onnodige afleiding: zorg voor een opgeruimd, liefst leeg bureau. Begin daar je dag mee. Altijd.
Dat geldt ook voor je bureaulades. Haal er alles uit wat er in zit, zodat je het door je handen laat gaan. Een blik werpen op een open la is onvoldoende. Maak je lades leeg, één tegelijk. Haal alles er uit en beoordeel heel serieus of je het écht nog nodig hebt, of dat het weg kan.
Hetzelfde geldt voor eventuele kasten waar je kantoorspullen en je boekhouding bewaard. Dat was ik bijna vergeten te noemen, omdat ik alles bij elkaar slechts 1 plank hebt (ja, écht waar) met een stapel papier, wat enveloppen en een papiersnijder. Verder niet. Dus nee, ik heb ook geen ordners.
Ik heb klanten gehad die tientallen mapjes hadden met meer dan duizend mailtjes en soms wel een paar honderd ongelezen berichten. Kan je je voorstellen dat dat, vooral ook onbewust, onnodig energie vraagt? Ook als je die mappen niet (of nauwelijks) opent: ze zijn er. Je oog ziet ze. "O ja, daar moet ik nog een keer iets mee doen".
Mijn advies: maximaal een scherm vol aan mails en geen gebruik van mappen. Als je je mails archiveert en zoekt heb je de juiste mail vaak sneller gevonden dan dat je moet gaan zoeken en scrollen in je mappen.
Regelmatig hoor ik gemopper als een ondernemer met deze klus van start gaat, omdat een volle mailbox voor sommige 'wel werkt'. Achteraf zijn ook zij zó blij met hun opgeruimde en vooral opgeruimde mailbox.
Het lukt me sindsdien nog steeds om een overzichtelijke mailbox te houden. Zó fijn!
Een duidelijke mappenstructuur scheelt uren (onnodig) zoeken op jaarbasis. Ook hiervoor geldt: maximaal een schermhoogte aan mappen (liefst minder), waardoor je in één oogopslag alles ziet.
Verwijder bestanden en programma's die je zelfden of nooit gebruikt. Doe dat om de paar maanden.
Mappen of bestanden die weinig gebruikt maar nog wel wil bewaren? Maak een mapje 'Oud' aan en sleep alles daar naartoe. Zo hou je overzicht.
Leeg regelmatig je prullenmand.
Zorg dat zoveel mogelijk bestanden in 'de cloud'. Op die manier kan je er altijd vanaf al je apparaten bij. Dus ook als je computer er mee stopt enz.
Voorkom afleiding. Zorg voor een leeg computerblad en zet alle piepjes, bliebjes en popups uit.
Een agenda is alleen bedoeld voor afspraken.
Begin met jouw vakanties, vrije dagen, weekendjes weg en andere momenten waarop je niet voor je bedrijf werkt. Zet ook je privé afspraken in je agenda, zodat je niks hoeft te onthouden of kan vergeten. O ja: plan ook je pauzes in je agenda, zodat je voldoende tijd hebt om te eten en om even lekker een wandeling kan maken.
Er staan dus geen acties of taken in. Er staan wél blokken in, bijvoorbeeld: voor je administratie, klanten bellen, mail verwerken. Denk er daarbij ook aan om je reistijden te vermelden voor én na je afspraken!
Tijdens stap 1 (inzicht krijgen) heb je al ontdekt wat voor jou de beste tijd is om welk soort klussen te doen. Zo plan ik altijd in de ochtend de voor mij 'lastige' klussen waar ik mijn hoofd bij nodig heb.
Kijk aan het einde van de dag hoe de dag van morgen er uit ziet, zodat je op tijd weet of je rekening moet houden met afspraken buiten de deur. En begin iedere maandag ook met een blik in je agenda, zodat je zo nodig tijdig kunt schuiven.
Kies voor het gebruik van 1 agenda. Ikzelf geef de voorkeur aan een digitale: die heb ik altijd bij me (op m'n mobiel), ik hoef niks extra's mee te nemen. Mensen die er meerdere agenda's op na houden hoor ik regelmatig over vergeten of dubbele afspraken.
Zorg dat je al je acties op één vaste plek bewaart. Dus kies niet voor los slingerende papiertjes 'ergens' op je bureau, in je tas, op tafel, je agenda. Of verschillende boekjes en bestanden waar wel 'iets' in staat.
Het maakt niet uit WELK systeem (programma of app) je gebruikt. Zorg DAT je het gebruikt. Altijd.
Dit zijn vaak de grootste tijdvreters. Tegelijk zijn het dus vaak ook de onderdelen binnen je bedrijf waar je de meeste tijdwinst uit kunt halen.
Digitaliseer alles zoveel mogelijk. Op die manier kan je altijd alles binnen een paar minuten terugvinden, in plaats van dat je eerst de juiste ordner moet zoeken enz. Deze manier van werken pas ik zelf nu al zo'n 5 jaar toe. Gek gezegd: met mijn mobiel in mijn hand kan ik mijn bedrijf runnen.
Gooi alles weg wat weg kan en mag. Informeer ook bij de Belastingdienst welke administratieve gegevens na hoeveel jaar weg kunnen.
Onderzoek wat makkelijker, sneller en handiger kan. Zo heb ik een voor een klant met een kinderdagverblijf aan app gevonden waar haar personeel zelf hun uren kunnen bijhouden, vakanties kunnen aanvragen enz. Terwijl ze voorheen wekelijks uren (!) daarmee bezig was, er onnodig veel mails heen en weer gingen, dingen fout liepen omdat er teveel tijd overheen ging. Kortom: dit is op jaarbasis nog steeds een enorm grote besparing.
Een grote groep zzp-ers maakt handmatig facturen in Word of Excel. Terwijl er tegenwoordig al voor een klein bedrag per maand een overzichtelijke boekhouding kan worden bijgehouden.
Tip 3 – Maak een structuur
Als je overzicht hebt kan je de volgende stap zetten: een voor jou werkbare structuur maken. Helemaal afgepast op jou en jouw manier van werken. Hoe fijn is dat?
Heb jij een vaste manier van werken? Of 'doe je maar wat'?
Al eens onderzocht of bij een andere ondernemer nagevraagd of jouw manier van werken wellicht handiger, makkelijker of efficiënter kan?
Weet je waar je alles (zowel online als offline) kan vinden? Of moet je vaak onnodig lang zoeken?
Uren besparen
Een basis die op jou en jouw bedrijf is afgestemd en voor jou werkt scheelt je snel al uren per week. Kan je nagaan wat dat op maand- en jaarbasis scheelt…
Wil niet zelf het wiel opnieuw uitvinden
Moeiteloos ondernemen. Jij. Met jouw bedrijf. Dat wil jij toch ook?
Geweldig vooruitzicht toch, om met de juiste focus de rest van het jaar te knallen?!
Ik kan mij heel goed voorstellen dat jij dat ook wilt met jouw bedrijf. En dat je graag wil dat ik jou daar bij help. Omdat het bést een 'pittig stuk' is. En zonde van je tijd is om onnodig lang te lopen tobben (ik geef toe: ik spreek uit ervaring).
Doe dat op een (hele) laagdrempelige manier. Bijvoorbeeld door bij mij 'aan te schuiven' voor een Inzichtsessie. Zodat ik, geheel vrijblijvend met je kan meekijken. Over waar je nu staat. Wat handiger, makkelijker en beter kan…