Opnemen en Afstemmen - in Suriname
home > column > Martin Panday > Opnemen en Afstemmen
Martin Panday
Keurmerken; Garantiesticker voor Kwaliteit?
Gemeubileerde bovenwoning, een appartementje in de tuin, een tot-studio-omgeb...
Opnemen en Afstemmen
column, martin-panday
Opnemen en AfstemmenBeoordeling: 0.0 (0 stemmen | 0 reacties)
Wie in het ambtenarenapparaat (of bij een organisatie die dezelfde principes naleeft) komt te werken, kan erop rekenen dat hij of zij vroeg of laat te maken krijgt met het fenomeen "Opnemen en Afstemmen." (Voor alle duidelijkheid: dit artikel houdt geen verband met mijn persoonlijke werksituatie.)
Wil je iets gedaan krijgen dan moet je dat eerst "opnemen" met iemand die meestal op een hoger niveau functioneert (of hoort te functioneren). Als dat eenmaal gebeurd is, in de vorm van het verlenen van toestemming voor hetgeen je van plan was te doen, dan moet dat vervolgens worden "afgestemd". In de meeste gevallen wordt er dan afgestemd met een nog hoger geplaatst lichaam en/of de vertegenwoordigers daarvan.
Even inzoemen op het bovenstaande.
Stel, je komt met een initiatief waarmee de efficiëntie binnen de organisatie waar je werkt aanzienlijk kan verbeteren. Voer het idee vooral niet uit, want dan loop je de kans jezelf schuldig te maken aan het "niet – opnemen – met". Het idee moet eerst worden opgenomen met de leiding. De leiding of leidinggevende zal hier breedvoerig over nadenken en indien het initiatief niet indruist tegen de diepgewortelde orde van de organisatie, dan wordt er toestemming verleend en ben je officieel bevoegd je plannen voort te zetten.
Echter, de uitvoer eerst zal nog even op zich laten wachten want er moet nog worden "afgestemd" met… Nou ja, een ander, zoals ik eerder aangaf, hoger lichaam. Wie pech heeft zal de uitvoer van zijn of haar idee met meerdere hogere lichamen moeten afstemmen.
En dat kost tijd. Veel tijd. Want wie eenmaal afstemt, kan niet meer terug en is gedoemd te wachten op de reactie van het 'afstemlichaam'. Ook als die reactie nooit komt.
Waag het in ieder geval niet om zonder afstemming toch maar aan de slag te gaan want dan kun je het opnemen met de afdeling 'exitgesprekken'.
Hoe dit "opnemen en afstemmen" zich precies geworteld heeft in onze arbeidscultuur weet ik niet. In het buitenland bestaat er ook een vorm van "opnemen en afstemmen" maar dat werkt daar op de één of andere manier toch anders in de praktijk. Natuurlijk kun je niet klakkeloos ideeën uitvoeren en elk plan (van zekere omvang) moet door 'meerderen' worden goedgekeurd. Ook het op de hoogte brengen van, wat ik dus zelf noem, de hogere lichamen, behoort daartoe. Alleen heb ik het vermoeden dat het in het buitenland toch een stuk vloeiender verloopt. Managers en leidinggevenden krijgen een stukje verantwoordelijkheid en kunnen binnen die grenzen hun werk doen. Ideeën, plannen en wijzigingen in de bestaande operatie kunnen zonder al te veel hinder worden uitgevoerd.
Toen ik nog voor Host Marriott op Schiphol werkte, ben ik ooit zo 'brutaal' geweest om een filiaal van Häagen Dazs (internationale keten van premium ijssoorten) voor een half uur, tijdens een piek moment nota bene, te laten sluiten. Mooie boel, zal u denken. En dat is ook exact wat mijn directe leidinggevende dacht toen hij uit Amerika een telefoontje kreeg en van mijn vrijmoedige actie op de hoogte werd gebracht.
Uiteraard mocht ik mij de volgende ochtend verantwoorden. Nadat ik had uitgelegd wat voor mij de reden was om de tent voor 30 minuten te sluiten, werd mij gevraagd of de sluiting werkelijk de enige oplossing was, waarop ik natuurlijk 'ja' antwoordde en daarmee was de kous af. De directie nam genoegen met mijn argumentatie en rapporteerde als dusdanig terug naar Amerika.
Het stukje vertrouwen in andermans kunnen, is iets waar wij in Suriname nog een beetje mee kwakkelen.
Ik heb mij vaker afgevraagd waarom directieleden en leidinggevenden verantwoordelijkheden niet over durven te dragen aan anderen. Is men er huiverig voor dat de ander er werkelijk niets van bakt? Of is het juist een zekere angst dat de ander het veel beter kan aanpakken? Ervaringen uit het verleden waarbij het gigantisch uit de hand gelopen is? Of waarbij de ander een leidinggevende juist overtrof in het denk – en handelingsvermogen?
Ik zou het niet weten. Wat ik wel weet is dat het draaien van de toch al stugge ambtelijke molen aanmerkelijk belet wordt door de wijze waarop het "Opnemen en Afstemmen" zich in onze arbeidscultuur afspeelt.
Toerisme is niet alleen afhankelijk van de private sector. De ambtenarij van de overheid en semi-overheid kan de voortgang en ontwikkeling van deze branche behoorlijk in de weg staan.
In ons land bots ik niet zelden tegen een leidinggevende aan die meent dat het werk op de afdeling inhoudt: met de handen achter het hoofd gevouwen en de benen gestrekt, de taken uitdelen en zich voor de rest van de dag met niets anders bezighouden dan met het doorkomen van de tijd.
Dat het effect op de ondergeschikten of op degenen direct werkzaam onder zo een leidinggevende, verregaande gevolgen kan hebben op het functioneren van de afdeling of misschien wel op dat van de gehele organisatie, doet er verder weinig aan toe.
Sterker nog, het gedrag van een dergelijke leidinggevende wordt door de medewerkers zonder meer geaccepteerd en door sommige (collega)leidinggevenden gezien als het glorieuze vermogen om te kunnen delegeren.
Ik kaart dit aan omdat sommige goede en nieuwe initiatieven, die door medewerkers van een organisatie worden ontplooid, juist met dit soort leidinggevenden moeten worden opgenomen.
Er wordt in Suriname vaak geklaagd over de mensen die hun werk niet naar behoren doen. Maar wat als zij de kans daartoe niet krijgen? Als zij alles steeds weer moeten opnemen en afstemmen met betrokkenen die het werkelijk weinig kan schelen wat er aan plannen en ideeën worden uitgedacht.
Zolang wij blijven hangen in deze achterhaalde bureaucratische vorm van werken, zullen wij ook geen stap verder komen. Delegeren is juist openstaan voor nieuwe ideeën. Ze oppakken, uitwerken en samen met de initiatiefnemers ten uitvoer brengen. Zonder dat er krampachtig en nerveus wordt gedaan over de opvatting dat een ondergeschikte het misschien wel beter zou kunnen doen dan een leidinggevende. Of moet ik dit maar eerst even opnemen en afstemmen met degenen in kwestie?
Datum: 01-12-2007
Beoordeel Opnemen en Afstemmen
Hoe geef ik een reactie?
Naast het geven van een rating / beoordeling (sterren) kunt u ook een tekstuele reactie geven. Maak een ...