Aanvraag, registratie, afhandeling en bewaking
Het subsidieproces kent twee partijen: subsidieverstrekkers (overheden) en subsidieaanvragers ((semi-)overheidsinstellingen en bedrijven).
Het verlenen van subsidies is een belangrijk primair proces van de overheid. Het subsidieproces kent verschillende fasen: de ontvangst en beoordeling van een subsidieaanvraag, voortgangsrapportage, bevoorschotting en subsidievaststelling.
Inefficiënt subsidieproces
Het subsidieproces zorgt voor veel werk bij de overheid. Bovendien wordt binnen de overheid de werkdruk steeds hoger, omdat meer werk met minder mensen gedaan moet worden. Tevens moet de kwaliteit van dienstverlening worden verbeterd. De overheid moet daarbij transparant zijn over het proces, zodat mensen weten waar ze aan toe zijn en niet te lang hoeven te wachten.
Momenteel worden subsidies vaak afgehandeld in omvangrijke maatwerksystemen. Daardoor is het bijna onmogelijk om bijvoorbeeld een aanvrager op de hoogte te houden van de status van zijn subsidieaanvraag. Om het subsidieproces te versnellen en nauwgezet te kunnen volgen, zou het proces met een geïntegreerd platform afgewikkeld moeten worden.
Dankzij SAP Grants Management for Grantor (GM-GTR) kunnen overheidsinstanties met een geïntegreerd platform subsidieprocessen plannen, beoordelen, afhandelen, beheren en evalueren.
Doordat de subsidieaanvraag digitaal ingediend wordt, kan deze zeer snel, geautomatiseerd gecontroleerd, beoordeeld en goed- of afgekeurd worden. Vervolgens kan alles vastgelegd worden in het financiële systeem. Het platform zorgt daarnaast voor meer inzicht, zodat er snelle en accurate beslissingen genomen kunnen worden.
Voor (semi-)overheidsinstellingen, maar ook voor het bedrijfsleven, zijn er tal van mogelijkheden om extra financiering te krijgen vanuit verschillende subsidieregelingen. De aanvragen die hiervoor gedaan moeten worden zijn vaak complex, het proces is echter redelijk standaard.
Standaard subsidieproces
Om in aanmerking te komen voor subsidie, moet een aanvrager een subsidieaanvraagformulier invullen. De aanvraag wordt vervolgens beoordeeld door de verstrekker. Als die voldoet aan alle voorwaarden die aan de desbetreffende subsidieregeling zijn verbonden en er voldoende geld binnen de regeling beschikbaar is, wordt de subsidie verleend. De aanvrager ontvangt dan een subsidiebeschikking en in de meeste gevallen ook een voorschot. Na afloop van het project of de activiteiten is de aanvrager meestal verplicht een vaststellingsverzoek in te dienen in de vorm van een eindrapportage. Hiermee legt de aanvrager verantwoording af over het project. Het exacte verloop van dit proces verschilt natuurlijk per organisatie, maar in wezen lijken al deze processen op elkaar.
SAP Grants Management for Grantee (GM-GTE)
Met SAP Grants Management for Grantee (GM-GTE) hebben (semi-)overheidsinstellingen en bedrijven de beschikking over een geïntegreerde tool die ze kunnen gebruiken voor het controleren en beheren van het subsidieaanvraagproces en het monitoren van de geldstromen van en naar sponsors en projecten als gevolg van de toekenning. Dankzij SAP GM-GTE kunnen instellingen de prestaties van hun subsidies verhogen en inefficiënte handmatige processen verminderen.
SAP GM bij iQibt
iQibt heeft veel ervaring met SAP GM-GTR binnen de overheid, bijvoorbeeld bij de provincie Noord-Brabant en met SAP GM-GTE, dankzij een workshop uitgevoerd bij ProRail. Met deze ervaring is iQibt in staat om SAP GM te implementeren of te adviseren over het aanpassen van subsidieprocessen. Hierdoor kunnen subsidies sneller en transparanter worden afgehandeld.