Modaliteiten voor de benoeming van een commissaris
Kan het ICCI een duidelijk advies verlenen bij de hieronder vermelde probleemstelling?
Kan men voor het boekjaar 2015 verder werken met X Bedrijfsrevisoren die dan vertegenwoordigd wordt door een andere commissaris-revisor of zijn wij verplicht hiervoor verder beroep te doen op de commissaris, de heer Y die dan optreedt als vertegenwoordiging voor Z bedrijfsrevisoren?
Vooreerst wenst het ICCI te melden dat, op basis van de verstrekte gegevens, de vennootschap Z Bedrijfsrevisoren nooit benoemd is geweest tot commissaris van de VZW. Deze vennootschap kan dus, ons inziens, niet optreden als commissaris. De vraag is of de heer Y zou kunnen beschouwen dat hij in feite in persoonlijke naam benoemd is geweest en dat hij bijgevolg het mandaat kan verderzetten, ongeacht het revisorenkantoor waartoe hij behoort.
In deze context verwijst het ICCI naar het volgend uittreksel uit de publicatie IBR, Vademecum Deel I: Rechtsleer, 2009, Antwerpen, Standaard Uitgeverij, p. 532-533 (zoals hernomen uit IBR, Jaarverslag, 2003, p. 79):
"Een confrater vraagt de Juridische Commissie of een bedrijfsrevisorenkantoor haar vaste vertegenwoordiger kan kiezen zonder dat de goedkeuring vereist is van de algemene vergadering, of in voorkomend geval, van de ondernemingsraad. In bijkomende orde wenst hij te weten of het vereist is, opdat het bedrijfsrevisorenkantoor de vrije keuze zou hebben, dat de naam van de vaste vertegenwoordiger niet in de notulen van de algemene vergadering wordt opgenomen. Indien dit wel het geval is, zou de vennootschap dan kunnen beweren dat het om een benoeming intuitu personae gaat?
De Juridische Commissie suggereert [1] dat voor de benoeming als commissaris volgende formulering wordt opgenomen in de notulen van de algemene vergadering: "Wordt aangesteld als commissaris, het bedrijfsrevisorenkantoor "XYZ". Het bedrijfsrevisorenkantoor "XYZ" duidt de heer/ mevrouw "X" aan als vaste vertegenwoordiger.".
Een andere formulering zou mogelijks kunnen worden geïnterpreteerd als een intuitu personae-benoeming.
De benoeming van de vaste vertegenwoordiger zou mogelijks als intuitu personae kunnen worden beschouwd, indien de formulering bijvoorbeeld als volgt luidt: "De vennootschap stelt als commissaris aan het bedrijfsrevisorenkantoor…, vertegenwoordigd door de heer/mevrouw …".".
Buiten deze verwijzing naar het advies van de Juridische Commissie van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren (IBR) wenst het ICCI geen uitspraak te doen over het al dan niet intuitu personae karakter van het mandaat waarvan sprake in uw vraag, onder meer omdat wij geen kennis hebben van de intentie van de partijen op het moment van de benoeming van het college van commissarissen. Bovendien gaat het ICCI niet in op vragen waarvan zij meent dat zij worden gesteld in een potentieel litigieuze context.
Teneinde elke juridische discussie in voorkomend geval te vermijden, stelt het ICCI voor dat men in eerste instantie poogt het akkoord te bekomen van alle betrokken partijen omtrent het voortzetten van het mandaat. De VZW in casu zou ook een bijzondere algemene vergadering kunnen bijeenroepen (in aanwezigheid van haar commissarissen) om haar intentie op het moment van de benoeming van de commissarissen te bevestigen.
Voor alle duidelijkheid wenst het ICCI nog op te merken dat het commissarismandaat in principe loopt van de gewone algemene vergadering die de commissaris benoemt tot de gewone algemene vergadering die zich moet uitspreken over de derde jaarrekening waarover de commissaris een controleverslag moet opstellen [2]. Na drie boekjaren eindigt het mandaat van de commissaris op de eerstkomende gewone algemene vergadering [3].
In voorkomend geval loopt het mandaat van het college van commissarissen dus van de gewone algemene vergadering van 24 juni 2013 tot de gewone algemene vergadering die zich moet uitspreken over de derde jaarrekening waarover het college van commissarissen een controleverslag moet opstellen (vermoedelijk derde week van juni 2016).
Ten slotte wil het ICCI nog meegeven dat, voor de benoeming als commissaris/college van commissarissen, in de toekomst best de formulering wordt gebruikt zoals voorgesteld in het bovenvermelde advies van de Juridische Commissie van het IBR [4].
De problematiek die in de vraagstelling werd geschetst, alsook het antwoord hierop van het ICCI, werden omwille van hun belangrijkheid voorgelegd aan de Juridische Commissie van het IBR. Hieronder geeft het ICCI het standpunt van de Juridische Commissie weer.
De Juridische Commissie is van oordeel dat indien het gaat om een inuitu personae-benoeming, het commissarismandaat in dat geval in principe eindigt op het tijdstip dat de bedrijfsrevisor het bedrijfsrevisorenkantoor, dat werd opgenomen in het uittreksel uit het verslag van de algemene vergadering van de gecontroleerde entiteit, verlaat.
Echter, als uitzondering op het voorgaande, heeft de Juridische Commissie aangehaald dat een (bijzondere) algemene vergadering van de entiteit zou kunnen bevestigen dat het bedrijfsrevisorenkantoor werd benoemd (i.p.v. een intuitu personae-benoeming van de bedrijfsrevisor).
Indien een ondernemingsraad werd opgericht in de entiteit, dient deze bevestiging te worden gegeven door de (bijzondere) algemene vergadering van de entiteit, op voordracht van de ondernemingsraad en op voorstel van het bestuursorgaan (desgevallend op voorstel van het auditcomité).
"[1]) Cf. IBR, Jaarverslag, 2003, p. 79."
[2] M. vander Linden, E. Vanderstappen, P. Pauwels en J.P. Vincke, De vennootschap en haar commissaris: Praktische toepassingsgevallen, Studies IBR, Brussel, Instituut van de Bedrijfsrevisoren, 2004, p. 50.
[3] M. vander Linden, E. Vanderstappen, P. Pauwels en J.P. Vincke, De vennootschap en haar commissaris: Praktische toepassingsgevallen, Studies IBR, Brussel, Instituut van de Bedrijfsrevisoren, 2004, p. 50.
[4] IBR, Vademecum Deel I: Rechtsleer, 2009, Antwerpen, Standaard Uitgeverij, p. 532-533 (zoals hernomen uit IBR, Jaarverslag, 2003, p. 79).