In 7 stappen je eigen webinar organiseren - vrouwen-ondernemen.nl
Webinars zijn niet meer weg te denken uit de online wereld. Ze bieden je de kans om trainingen of cursusen te geven, een programma van je bedrijf te promoten of informatie te delen over je nieuwe producten of diensten. En webinars zijn natuurlijk een mooie manier om toch samen te komen in een tijd waarin dat moeilijker is.
Je eigen webinar organiseren
Maar wat komt er kijken bij het organiseren van je eigen webinar? We zetten de belangrijkste 7 stappen voor je op een rijtje.
Bepaal welk doel je wil bereiken met je webinar. Wil je deelnemers trainen? Leads genereren voor je bedrijf? Hen informeren over ontwikkelingen binnen je vakgebied? Dat doel is de leidraad voor het vormgeven van je webinar.
2) Stel de opzet en de inhoud vast
Aan de hand van je doel bepaal je de opzet en de inhoud van je webinar. Geef je zelf de cursus of workshop? Of nodig je ook anderen uit om een presentatie te geven? En welke informatie wil je delen tijdens je sessie? Stel het onderwerp van je webinar vast en zorg ervoor dat de eventuele andere presentaties daaraan gelinkt zijn.
3) Geef vorm aan de presentaties
Net als bij live events zijn er allerlei mogelijke manieren om je webinar vorm te geven. Je kunt er voor kiezen om als host een gast te interviewen of sprekers in een panelsetting vragen te stellen. Maar je kunt als spreker ook zelf je verhaal vertellen, eventueel aan de hand van een presentatie. Zorg er in ieder geval voor dat de sessie niet langer dan 60 minuten duurt; zeker online vraagt het veel van deelnemers om met aandacht te blijven kijken. Zorg daarom voor dynamiek en interactie; het inzetten van polls, quizzen of Q&A-sessies zorgt voor afwisseling en houdt deelnemers betrokken.
4) Kies de tool die bij je plannen past
Er zijn heel veel verschillende tools te vinden om een webinar te organiseren, met elk de eigen plus- en minpunten. Vergelijk de verschillende softwaremogelijkheden en kies de tool die het beste bij jouw webinar en je bedrijf past.
5) Vergeet de promotie niet!
Als je de basis voor je webinar op een rij hebt, is het tijd om je webinar onder de aandacht te brengen van je doelgroep. Werk aan de onderdelen van je promotie: schrijf uitnodigingsmails, maak een landingspagina voor je website met meer informatie en zorg voor een inschrijfformulier. Stel een promotiedraaiboek samen waarin je aangeeft wanneer welk bericht over je webinar via welk social media kanaal of nieuwsbrief de deur uit gaat. Start de promotie van je webinar zo'n 3 weken van tevoren en zet de laatste week alle zeilen bij om zoveel mogelijk inschrijvingen te verzamelen.
6) Oefenen, oefenen, oefenen
Hoe vaker je oefent, hoe vlekkelozer een webinar verloopt. Organiseer daarom van tevoren een 'dry run' met alle betrokkenen: een 'generale repetitie' om niet alleen vertrouwd te worden met de mogelijkheden van je webinartool, maar ook om de presentaties te finetunen. Daaarnaast geeft een dry run je de kans om eventuele problemen die je tegenkomt bij het draaien van je webinar, alvast op te lossen.
7) Rond het webinar goed af
Na het afscheid nemen van alle kijkers aan het eind van je webinar, is het werk nog niet gedaan. Stuur de deelnemers na afloop een mail om hen te bedanken voor hun belangstelling. Je kunt daarin je aanbod nog eens herhalen, een replay meesturen, de deelnemers een certificaat sturen als je webinar onderdeel was van een training of mensen een 'virtuele goodiebag' geven waarin ze leuke extraatjes kunnen vinden.
Evalueer ten slotte of je je doel bereikt hebt en wat je zou kunnen verbeteren. Zo kom je een volgende keer nog beter beslagen ten ijs!