NovaStudio Handleiding - Openstaande facturen afmelden
Factuur op rekening afmelden
Binnen NovaStudio kan u tijdens het afrekenen op factuur aangeven hoe deze wordt betaald. Hierbij heeft u de keuze uit de verschillende opties; contant, pin, op rekening, kredietkaart of een deelbetaling. In deze instructie laten wij u zien hoe u een factuur die op rekening is aangemaakt kunt afmelden nadat de klant deze heeft voldaan. We zullen zien dat het afmelden van een factuur kan worden opgedeeld in 2 onderdelen, namelijk; een factuur afmelden die nog niet in een kassa-afslag is verwerkt en een factuur afmelden die wel in een kassa-afslag is verwerkt.
Het is belangrijk op openstaande facturen af te boeken, doet u dit niet dan zullen uw omzetgegevens een vertekend beeld opleveren!
Om een openstaande factuur af te melden (markeren als voldaan) klikt u in de backoffice op het tabblad "Facturatie", en onder de groep "Facturen"op de knop "Weergeven". Zie ook de onderstaande afbeelding. Nadat u hierop heeft geklikt zal er een overzicht worden opgehaald waarin alle facturen die binnen het systeem zijn aangemaakt worden weergegeven.
Bij het openen van dit overzicht zullen standaard alle openstaande facturen worden weergegeven. U kunt dus direct aan de slag met het afmelden van de desbetreffende factuur.
Op bovenstaand overzicht ziet u alle openstaande facturen. In dit overzicht selecteert u de openstaande factuur die u wilt afmelden. Dit doet u door dubbel te klikken op de regel.
Zoals hierboven beschreven kan u te maken krijgen met 2 scenario's. Welk scenario van toepassing is tijdens het afmelden van de factuur is gerelateerd aan de kassa-afslag. In dit gedeelte van de instructie zullen wij beiden scenario's apart behandelen en laten wij u zien hoe u deze in beiden scenario's de factuur kunt afmelden en markeren als betaald.
De factuur is nog niet verwerkt in de kassa afslag
Als u een factuur wilt afmelden die nog niet in de kassa-afslag is verwerkt zal het onderstaande scherm geopend. Vanuit dit scherm is het nog steeds mogelijk om de gegevens op de factuur aan te passen. U kunt gewoon inloggen op de factuur met uw persoonlijke login code (4-cijfers) zoals u dat gewend bent in de backoffice.
Nadat u heeft ingelogd klikt u op de knop "Opslaan". Er zal vervolgens een drop-down menu verschijnen waarin u "Factuur afmelden" aantreft. Zie ook de onderstaande afbeelding.
Nadat u op de link heeft geklikt zal de factuur worden afgemeld en gemarkeerd worden als "voldaan". Hier zult u ook een terugkoppeling van ontvangen door NovaStudio.
De factuur is reeds verwerkt in de kassa-afslag
Als u een factuur wilt afmelden die reeds in de kassa-afslag is verwerkt kunt u de inhoud niet meer aanpassen en krijgt u alleen de mogelijkheid geboden om de factuur af te melden. Bekijk ook de onderstaande afbeelding waarin dit wordt weergegeven.
Let op: U kunt elke factuur maar eenmaal afmelden. Als u de factuur heeft afgemeld kunt u deze status niet meer veranderen. Controleer dus goed of het om de juiste factuur gaat!