De Koninklijke Besluiten bepalen dat er per exploitatiezetel een vergunning vereist is. M.a.w. voor iedere plaats, vestiging waar de werkzaamheid van tussenpersoon in het goederenvervoer uitgeoefend wordt, moet er een vergunning zijn.
Om een vergunning te kunnen bekomen gelden de volgende voorwaarden :
Personen belast met het dagelijks beheer, mogen in België of in het buitenland geen veroordeling opgelopen hebben voor misdrijven zoals bankbreuk, bedrog, valsheid in geschrifte, enz.
Bestuurders, zaakvoerders of personen belast met het dagelijks beheer mogen niet failliet verklaard zijn in een bedrijf dat de activiteiten van tussenpersonen in het goederenvervoer uitoefende.
Elke persoon die zal instaan voor het dagelijks beheer moet in het bezit zijn van het desbetreffend getuigschrift van vakbekwaamheid.
Momenteel kan men dit getuigschrift alleen bekomen op basis van ervaring.
Dit kan men door te bewijzen dat men op het tijdstip van de aanvraag, tijdens de laatste 6 jaar, ononderbroken gedurende minimum 5 jaar heeft deelgenomen aan een werkzaamheid welke is omschreven als die van vervoercommissionair/vervoermakelaar, derwijze dat men de nodige vakbekwaamheid heeft verkregen.
De termijn wordt verminderd tot 2 jaar voor houders van een universitair diploma of daarmee gelijkgesteld, indien erkend in België of door een lidstaat van de Europese Unie.
De lokalen van de onderneming moeten uitsluitend bestemd zijn voor de uitoefening van de werkzaamheden van tussenpersonen in het goederenvervoer en tot ermee samenhangende werkzaamheden op het gebied van het goederen- en personenvervoer, en ze mogen niet in verbinding staan met andere lokalen waar een winstgevende werkzaamheid wordt uitgeoefend die niets te maken heeft met die van tussenpersonen in het vervoer of met die van vervoerder.
Voor iedere vergunning moet een borgtocht van 12.394,68 EUR worden gesteld. De borgtocht dient uitsluitend tot waarborging van de schuldvorderingen voortspruitend uit de uitoefening van de door de vergunning gedekte werkzaamheden.
De aanvraag van de vergunning of het attest van vakbekwaamheid wordt voor advies voorgelegd aan het Vast Bureau van het Raadgevend Comité van de tussenpersonen in het goederenvervoer.
Zodra de Dienst Intermodaliteit en Logistiek van de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer vaststelt dat alle voorwaarden vervuld zijn, wordt een vergunning afgeleverd om de betrokken vermelding in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) te kunnen bekomen.
Per vergunning dient voor de eerste januari van ieder jaar een retributie van 75,00 EUR te worden betaald ten gunste van de Staat.
Daarenboven dient men jaarlijks een aanvullende retributie van 125,00 EUR te storten aan het BITO (Belgisch Instituut der Transportorganisatoren). Opmerking : vanaf 2010 worden de retributies geïndexeerd.
3. SPECIFIEKE VERPLICHTEN VAN DE VERGUNNINGHOUDER
Hij moet de wet van 26.06.1967 en zijn uitvoeringsbesluiten respecteren en meer bepaald :
Het nummer van de vergunning moet verplicht worden vermeld op elk aan derden gericht document dat betrekking heeft op de werkzaamheden van tussenpersoon in het goederenvervoer.
Jaarlijks vóór de eerste januari, per vergunning, de retributie van 75,00 EUR aan de Staat en de aanvullende retributie van 125,00 EUR aan het BITO betalen. Opmerking : vanaf 2010 worden de retributies geïndexeerd.
De borgtocht van 12.394,68 EUR per vergunning waarop enige afneming is verricht of die ingetrokken wordt, aanvullen of vervangen.
Iedere wijziging in enigerlei onderdeel van de vergunning binnen een termijn van tien dagen, aangetekend, ter kennis brengen van de Dienst Intermodaliteit en Logistiek.
Bij staking van de werkzaamheden, de vergunning binnen de tien dagen aan de Dienst Intermodaliteit en Logistiek terugzenden.
De statistische inlichtingen verstrekken die gevraagd worden door de Dienst Intermodaliteit en Logistiek.
De controles toelaten die ten doel hebben na te gaan of de vergunninghouders hun verplichtingen nakomen. De controles impliceren o.m. het recht om kennis te nemen van de boeken en andere bedrijfsdocumenten.
De bewijsstukken m.b.t. de werkzaamheden van vervoercommissionair of -makelaar moeten gedurende zes jaar worden bewaard.