De telefoniste/receptioniste komt voor in grote agrarische bedrijven. De functiehouder is verantwoordelijk voor de aanname en het doorzetten van telefoongesprekken (ook in vreemde taal) alsmede voor het ontvangen van bezoekers. Er is ook sprake van (eenvoudige) secretariële en administratieve ondersteuning. Uitvoering van werkzaamheden wordt gestuurd door procedures, voorschriften en afspraken.
Afwikkeling van contacten (telefoon, post, fax, e-mail)
aannemen van inkomende gesprekken, beantwoorden van vragen en zorgen voor een juiste doorverbinding met de gevraagde of voor het onderwerp meest geëigende afdeling/persoon;
terugkoppelen naar beller wanneer de gewenste persoon niet aanwezig is, laten terugbellen van interne contactpersonen (indien niet door te schakelen), noteren en (mondeling, via e-mail) doorgeven van boodschappen;
verzenden en ontvangen van faxen/emailberichten, doorgeven aan juiste persoon binnen organisatie en archiveren;
sorteren van binnenkomende post, frankeren van de uitgaande post, verzendklaar maken van te verzenden documenten (o.m. verkoopfacturen).
reacties van bellers (wachttijd, klantgerichtheid);
juistheid telefonische doorverbindingen;
juistheid aangenomen, verzonden, doorgegeven en gearchiveerde berichten;
juistheid verstrekte informatie.
registreren van persoonsgegevens;
informeren van desbetreffende medewerker over aankomst bezoek;
informeren van bezoeker (standaardinformatie, brochures, procedures e.d.) bij andere reden van bezoek.
correctheid van te woord staan;
registratie bezoekersgegevens conform toegangsprocedures;
mate van gastvrijheid en representativiteit van optreden;
correctheid informatie-verstrekking.
Beheer telefoon­centrale / -infra­structuur
aanmaken van medewerkersgegevens en toekennen doorkiesnummer, samenstellen van lijsten met veelgevraagde nummers/adressen;
instellen van antwoordapparaat van de organisatie en zorg dragen voor beheer.
juistheid gebruikersinstellingen;
correctheid instelling.
Opera­tionele secretariële en admini­stratieve onder­steuning
verrichten van werkzaamheden van administratieve/ registratieve aard, zoals:
verwerken van gegevens aan de hand van overzichten/lijsten;
opschonen van archiefdelen volgens verkregen instructie;
uitwerken van, redigeren en opmaken van (standaard) correspondentie, rapportages, notities e.d. conform verkregen instructie en/of (ontvangen) concepten; e.e.a. in correct Nederlands (en/of vreemde taal) en volgens huisstijl;
bijhouden van eenvoudige registraties;
beheren van voorraad kantoorverbruiksartikelen, opgeven van bestellingen aan leidinggevende;
verzorgen van koffie/thee etc. op verzoek.
snelheid en kwaliteit van de uitvoering in termen van:
conform huisstijl;
juistheid (inhoud ondersteuning);
beschikbaarheid kantoor-verbruiksartikelen;
tevredenheid over ondersteuning.
Enerverend werk tijdens spitsuren, bij opeenhoping van telefoongesprekken en gelijktijdig ontvangen van bezoekers.
Plaatsgebonden werk als gevolg van bezettings-/bereikbaarheidseis.
Soms eenzijdige houding en belasting van oog- en rugspieren bij werken met de computer.
MBO 2-3 werk- en denkniveau.
Kennis van en ervaring met het werken met softwarepakketten (o.a. Office).
Kennis van gehanteerde procedures en werkinstructies.
Ervaring met het bedienen en beheren van een telefooncentrale.
Beheersing van tenminste één vreemde taal.
Enige werkervaring in een vergelijkbare functie.
Relaties bouwend en netwerkend (2):
slaagt erin namen en functies van medewerkers, klanten en leidinggevenden te onthouden en op eenvoudige wijze het contact met hen te onderhouden.
Communicerend (2):
slaagt erin een eenvoudig standpunt over een eenvoudig onderwerp kernachtig en duidelijk te presenteren en daarover eenvoudige vragen te beantwoorden;
is in staat collega's mondeling kort en bondig over het werk te informeren;
is in staat informatie volledig en correct in eenvoudige schriftelijke berichtjes te verwoorden.
Vakdeskundigheid toepassend (3):
werkt snel en reageert snel op wijzigingen in werkzaamheden;
werkt precies en gebruikt eerdere ervaringen;
is in staat snel te benoemen wat de standaard werkzaamheden inhouden en draagt dit gemakkelijk over aan anderen.
Klantgerichtheid (2):
houdt in zijn/haar gedrag rekening met klanten;
is in staat passend te reageren op vragen/klachten van klanten voor zover dat in zijn/haar bereik ligt en verwijst anders door naar iemand die ze wel kan helpen.