GemeenteWerken R'dam (2007/08) – Ronald ter Burg .nl
Mijn rol: Bureauhoofd Bedrijfsbureau en Kwaliteitsmanager Ingenieursbureau.
Ofwel: aan de teams: organisatieadvies (10 pers.), secretariaten (10 pers.) en project- en bedrijfs-administratie Stadse activiteiten (30 pers.) leiding geven.
Hier treft u de beoordeling van de opdrachtgever, Peter Etman.
Inhoud, Taken en Verantwoordelijkheden
Klant zoekt in eerste instantie invulling voor de al vele maanden openstaande vacature hoofd Bedrijfsbureau Milieu. Dit bureau omvat ruim 20 FTE in control en administratie van bedrijfs- en projectvoering. Dit omvat tevens het fors bijdragen aan de professionele ontwikkeling van de bureaumedewerkers, velen zijn nog erg junior in de diverse functies. Sector Milieu omvat veel adviesprojecten en uitbesteed werk.
Door verloop in de overige bedrijfsbureaus wordt de functie allengs uitgebreid, met het (indirect) aansturen van de secretariële ondersteuning (10 FTE) en daarna de directe aansturing van de organisatie adviesgroep (8 FTE). Omdat deze groep in een nieuwe organisatie niet zal voortbestaan moeten de adviseurs zich ontwikkelen en zichzelf leren "verkopen" binnen de gehele organisatie, of zelfs binnen geheel het gemeenteapparaat.
Vervolgens dient tegelijk de ontstane vacature van hoofd Bedrijfsbureau Stad te worden ingevuld. Dit bureau omvat ruim 30 FTE, en is gericht op een ander segment van Gemeentewerken: Stad omvat alle nieuwe werken en groot onderhoud aan het woon- en werkgebied (in R'dam is Havens een aparte tak).
Het hoofd Bedrijfsbureau neemt deel aan alle MT's uit het werkgebied, dat zijn er voor mij nu dus drie: van het Bedrijfsbureau zelf, en van de sectoren Milieu en Stad. Na enige tijd is de nieuw aangestelde bedrijfscontroller Milieu zover in ontwikkeling gevorderd dat zij met mijn coaching succesvol als (junior) hoofd Bedrijfsbureau kan gaan optreden.
Vanaf het begin is ook de functie van kwaliteitsmanager vacant. Het ISO certificaat moet behouden blijven terwijl de handboeken en vooral de interne auditfunctie geheel opnieuw in de steigers moeten worden gezet, nieuwe mensen, opleiding, nieuwe doelstellingen, enzovoort.
Ook in andere geledingen van GemeenteWerken gaat men vorm geven aan formele kwaliteitszorg, hoewel certificering daarin niet de focus heeft. Van mijn rol als kwaliteitsmanager Ingenieursbureau heb ik in dit proces een sterk bepalende rol: wat gaat er gedaan worden, en hoe, en door wie.
Naast dit alles heeft ook het overkoepelend hoofd van alle bedrijfsbureaus behoefte aan een sparringpartner, mede gelet op het oprichten en professionaliseren van een nieuwe groep projectcontrol(ers) voor de echt grotere projecten. Tevens is het moderniseren en uniformeren van werkwijzen over de diverse bedrijfsbureaus mijn aandachtsveld.
Deze inhoud is ingevuld op interim basis totdat de organisatie zo ver gevorderd was met de inrichting van een nieuwe structuur dat voor de diverse rollen managers uit eigen gelederen konden worden aangesteld. Aan hen is toen overgedragen.
Verbeterde doorloop, inhoudelijke kwaliteit en bestuurlijke bruikbaarheid van de maand- en projectrapportages, ISO certificaten behouden, bestuurlijk proces verbeterd, enzovoort
Verhoging van de personele kwaliteit en inzetbaarheid, sommigen hebben nu een (post) HBO (controller) opleiding gevolgd, bij anderen daalt het ziekteverzuim, enzovoort. Talentvolle medewerkers worden teamleider of zelfs bureauhoofd, en vervullen dergelijke functies nog steeds met plezier en succes. Adviseurs hebben een nieuwe richting gevonden, vaak binnen maar soms – ook nu nog tot hun genoegen – buiten de organisatie. Met enkelen is er nog steeds contact. Projectmanagers en senior medewerkers gaan bij elkaar audits doen, collegiale toetsing wordt in de grotere projecten deel van de standaard aanpak, interne audits kennen een strakke agenda met ca. 2 audits per week en de rapportages geïntegreerd in de reguliere maandelijkse bedrijfsrapportage. De werkwijzen en rapportagevormen wijken alleen nog waar echt nuttig en nodig van elkaar af, projectcontrol is voor de grotere projecten inmiddels een gevraagde en gerespecteerde functie.