BCM voor kleine organisaties | Hutter Security Management
Continuïteit management voor kleine organisaties
Ook kleine organisaties worden getroffen door incidenten die de kritieke processen en de klantbediening verstoren. Veel kleine organisaies vertrouwen op hun improvisatievermogen bij de omgang van een incdient. Onderzoek toont aan dat organisaties met een BCM aanpak minder schade hebben bij een incident en een grotere overlevingskans. Management aanpakken als bijvoorbeeld ISO 22301 of NEN 7131, zijn vaak te zwaar voor kleine organisaties.
Waarom voorbereiden en waarop gericht
Iedere crisis kenmerkt zich door een combinatie van steeds groter wordende schade, slechte communicatie, tijdsdruk en beperkte opties. Door één of meer kenmerken weg te nemen wordt de crisis gestabiliseerd. De BCM-voorbereiding richt zich dan ook op:
Heldere rollen en verantwoordelijkheden op het moment van een crisis
Procedure voor alarmering, activering van het bedrijfscontinuiteitplan en escalatie
Benodigde communicatiemiddelen, bereikbaarheidsgegevens en idee van wat en hoe gecommuniceerd kan worden
Basisscenario's om sneller een effectieve aanpak te kiezen
De BCM strategie is een document dat dienst doet mindset voor alle betrokkenen en geeft aan:
Prioriteiten op WAT beschermd, hersteld en voortgezet moet worden. Bijvoorbeeld:
Klantorder administratie
Communicatiemogelijkheden met klanten
Hoofoplossingen. HOE kan herstel en voortzetting plaatsvinden.
Organisatie. WIE is verantwoordelijk en wat zijn taken.
Business Continuïteit Plan (BCP)
Het BCP is het operationele plan dat gebruikt wordt bij een incident. Voor een kleinere organiisatie kan dit een document zijn van 5 tot 15 pagina's. Typische onderwerpen die in het plan staan zijn:
Wat zijn de kritieke functies (WAT)
Wie het BCP activieert (WIE)
Hoe alternatieve/noodcontiinuïteit en herstel plaats vindt per kritieke functie (WIE en HOE)
Checklijst actviiteiten in de eerste 24 uur en type activitieten daarna
Contact/adres lijsten
Lijst voor registratie van genomen beslissingen, activitieten, uitgaven
Noodpakket BCM
Het noodpakket bevat praktische middelen en documenten ten behoeve van de voortzetting van de continuïteit. Dit noodpakket bevindt zich vanzelsprekend op een andere locatie dan de bedrijfslocatie.
Andere belangrijke documenten (bv kopie van verzekeringpolis)
Sleutels van pand
Data back-up is een essentiele maatregel voor iedere organisatie. Veel organisaties overleven een incident niet of nauwelijks omdat de bedrijfsadministratie verloren is gegaan. De back-up data moet op een veilige plaats op afstand van de bedrijfslocatie worden bewaard. Ook het terugzetten (data recovery) moet getest worden.