Digitaliseren van uw administratie » VAN LUXEMBORG EN DE KOK B.V.
U krijgt steeds meer facturen per e-mail en print deze vervolgens uit, om uw administratie op orde te houden. Het kost u een extra cartridge, opbergruimte en het kost u tijd. Het is verstandiger om uw administratie te gaan digitaliseren.
Enkele voordelen die bij het digitaliseren met zich meebrengt zijn als volgt:
Altijd en overal te raadplegen.
Uw digitale administratie is overal te raadplegen. U logt in en kunt bijvoorbeeld uw garantiebewijs overal laten zien. Je raakt hierdoor deze niet meer kwijt.
Bij een digitale administratie heeft u geen boekenkast vol orders meer nodig. Hierdoor kunt u veel ruimte besparen. Het is vervolgens ook eenvoudiger om uw administratie langer te bewaren. Opruimen en weggooien om ruimte te maken voor nieuwe documenten is niet langer nodig.
Meer overzicht in uw administratie
Wanneer u digitaal uw administratie bijhoudt, is het makkelijker om uw administratie real-time bij te werken. Hierdoor komt u bijvoorbeeld aan het einde van het jaar niet voor verrassing te staan. Bij een te laag betaalde inkomstenbelasting/omzetbelasting over het afgelopen jaar, betaalt u extra belastingrente. Dit kan hierdoor makkelijker voorkomen worden.
Veel mensen maken zich nog zorgen over de veiligheid van een digitale administratie. Met name over datalekken en hackers. Een digitale administratie is vele mate veiliger dan een papieren administratie. U kunt snel en eenvoudig een back-up maken van de volledige boekhouding. U kunt uw administratie door deze back-up onmogelijk verliezen of kwijtraken door brand.
Bij het overtikken van een naam of rekeningnummer, kun je snel een fout maken. Als je je administratie bijhoudt met een boekhoudprogramma zijn veel gegevens automatisch opgeslagen. Hierdoor verkleint de kans op menselijke fouten.
Administratie kost u minder tijd
Met bovenstaande voordelen heeft u meer tijd voor uw activiteiten voor uw bedrijf.
Krijgt u toch facturen op papier, dan kunt u bij verschillende bedrijven vragen om de facturen digitaal te mogen ontvangen. Mocht dit niet lukken, dan is een aanschaf van een scanner een optie om uw facturen/bonnetjes toch te digitaliseren. Dit is veel goedkoper dan weer een extra cartridge en een opbergkast die weer aan het einde van het jaar opgeruimd dient te worden.