Een voorwaarde waaronder een betaling tot de Goederen en diensten wordt gerekend is dat tegenover de betaling een aanwijsbare prestatie moet staan in de vorm van een levering van goederen en/of diensten.
Daarnaast geldt voor alle categorieën met uitzondering van 3.1 Grond, 3.2 Duurzame goederen en 3.3 Pachten nog het volgende. Betalingen voor goederen en/of diensten geleverd door overheidsinstelling aan een overheidsinstelling mogen alleen (moeten) tot categorie 3.4.1 tot en met 3.8 gerekend wanneer aan één van de onderstaande voorwaarden wordt voldaan:
de goederen en diensten worden verbruikt in het eigen productieproces (zie Begrippenlijst) van de aankopende overheidsinstelling
het contract voor de levering van goederen of diensten is tot stand gekomen binnen een aanbestedingstraject.
Dit betekent dat bijvoorbeeld een betaling van een gemeente aan een gemeenschappelijke regeling (gr) voor het ophalen van het huishoudelijk afval in die gemeente alleen tot de goederen en diensten mogen worden gerekend als er aanbesteding heeft plaatsgevonden. Is er geen sprake van aanbesteding, dan moet de betaling worden geregistreerd als 4.3.3 Inkomensoverdrachten – gemeenschappelijke regelingen.
Daarentegen behoort de betaling van diezelfde gemeente aan diezelfde gr voor het ophalen van het afval van het gemeentelijk apparaat zelf (zoals het afval van het gemeentehuis) wel tot de aankoop van goederen en diensten. Dit met als reden dat het functioneren van het gemeentehuis onderdeel uitmaakt van het eigen productieproces. Of er al dan niet sprake is van aanbesteding speelt daarbij geen rol.
Ook als een gr voor de huisvesting van de eigen ambtenaren een kantoorpand huurt van een gemeente, is er sprake van een aankoop van een dienst (die onder de Goederen en diensten moet worden geregistreerd). Dit met als reden dat de gehuurde ruimte voor het huisvesten van het eigen apparaat is die taken uitvoeren die tot het eigen productieproces kunnen worden gerekend. Dit is ook van toepassing als een gr voor het kunnen uitvoeren van haar taken personeel inhuurt van een gemeente.
Bruto of netto verantwoording?
De met de aankoop en verkoop van goederen en diensten verband houdende bedragen dienen bruto te worden geraamd in het geval er ruiling plaatsvindt. De bij aankoop verschuldigde, niet te verrekenen, omzetbelasting, invoerrechten en accijnzen worden tot die categorie gerekend waartoe de desbetreffende goederen en diensten behoren, ook al worden die kostprijsverhogende belastingen afzonderlijk betaald. Als de BTW kan worden verrekend met het BTW Compensatiefonds, wordt de aankoop exclusief BTW geregistreerd.
Onderhoud: 3.2 Duurzame goederen of 3.8 Overige goederen en diensten?
Klein of normaal onderhoud heeft als doel de waarde van een object in stand te houden. Het betreft het herstel (reparaties) van wat het gevolg is van het normale slijtageproces. Is er sprake van het verwaarlozen van een object, dan is groot onderhoud nodig om het object weer in goede staat te brengen.
De aan onderhoud verbonden kosten worden tot 3.8 Overige goederen en diensten gerekend als het object in min of meer de oude staat wordt hersteld.
Echter verbeteringen aan bestaande vaste activa die verder gaan dan klein, normaal of groot onderhoud of gewone reparaties en waarbij er bijvoorbeeld sprake is van een duidelijke verbetering ten opzichte van de uitgangssituatie, moeten worden verantwoord op (lasten) 3.2 Duurzame goederen. In algemene zin, lasten verbonden aan toevoegingen, wijzigingen of verbeteringen die de gebruiksduur en / of levensduur van een bestaand object belangrijk doen toenemen worden tot 3.2 Duurzame goederen gerekend.
Mutaties voorraden
Vermeerderingen van de voorraden die worden geactiveerd op de balans, worden geboekt op lasten categorie 3.2 Duurzame goederen. De onttrekking van voorraden op de balans wordt geboekt op baten categorie 3.2. Het verbruik van geactiveerde voorraden wordt gerubriceerd met de desbetreffende categorie waartoe de verbruikte goederen behoren (bijvoorbeeld 3.8 Overige goederen en diensten).
bijdragen in de lopende uitgaven (exploitatie) of in de investeringen van een private instelling of persoon; deze behoren respectievelijk tot de Subsidies, Inkomensoverdrachten of de Kapitaaloverdrachten;