Van betrokkenheid naar vrijwillige actie in 3 bewegingen – Socius.be
Nu zaterdag start de Week van de Vrijwilliger waarin we alle vrijwilligers in de kijker zetten en hen nog eens extra bedanken voor hun inzet. In deze blog zetten we een paar stappen terug en kijken we hoe je die vrijwillige inzet als organisatie kan aantrekken en versterken.
'Wij zien vooral betrokkenheid bij onze vaste vrijwilligers, terwijl deelnemers eerder shoppen in ons activiteitenaanbod.' 'Mensen melden zich regelmatig op onze website als kandidaat-vrijwilliger, maar als we hen wat later contacteren, reageren ze niet meer …' 'We zien sommige vrijwilligers na een tijdje afhaken en begrijpen niet altijd waarom.'
Uitspraken die jij misschien herkent? Hoe zet je betrokkenheid om in vrijwillige actie? En hoe versterk je ze? De sleutels liggen in het opmerken, ontginnen en ondersteunen van betrokkenheid.
1. Opmerken: jouw vrijwilligerspotentieel in kaart brengen
Betrokkenheid is iets dat groter is dan onszelf, dat ons als persoon overstijgt. Mensen voelen zich bijvoorbeeld betrokken bij kansarme kinderen zonder laptop in tijden van preteaching, bij de globale opwarming van de aarde of bij het straatfeest in hun buurt.
Betrokkenheid leeft op verschillende niveaus: missie, organisatie, mensen, activiteiten en opbrengsten. Iemand kan zich bijvoorbeeld betrokken voelen op vredesvraagstukken. Dan kan de betrokkenheid uitgaan naar verschillende organisaties, zoals Vrede vzw, Pax Christi Vlaanderen en Vredesactie. De betrokkenheid kan zich ook richten op mensen, bijvoorbeeld oorlogsvluchtelingen. Betrokkenheid op het niveau van de missie, de organisatie en mensen is sterk en draagt veel potentieel tot vrijwillige actie in zich.
"Er bewegen zich altijd meer betrokken mensen om je organisatie heen dan de groep vrijwilligers die zich voor je inzet."
Maar ook activiteiten creëren betrokkenheid: deelnemen aan acties en betogingen, een vorming of training volgen, een lezing bijwonen … Het laat mensen niet onbewogen. En ten slotte kan de betrokkenheid ook te maken hebben met concrete opbrengsten: een tijdschrift dat je maandelijks in de bus krijgt, een bibliotheek waarin je kunt grasduinen, een korting op een boek als lid.
Mensen waar je als organisatie mee verbonden bent via activiteiten en opbrengsten zijn dan wel minder sterk betrokken, maar je kan hen zeker aanspreken en uitnodigen tot vrijwillige actie. Er bewegen zich dus altijd meer betrokken mensen om je organisatie heen dan de groep vrijwilligers die zich voor je inzet. Zij vormen jouw vrijwilligerspotentieel.
2. Ontginnen: drempels tot vrijwillige actie wegwerken
Nu is het nog een kwestie van jouw vrijwilligerspotentieel te ontginnen. Om betrokkenheid om te zetten in actie werk je best alle drempels weg. Hoe? Maak het mensen gemakkelijk om in actie te komen. Geef prioriteit aan hun betrokkenheid. Wees duidelijk over waar en wanneer mensen in actie kunnen komen. Schat de tijd in die het hen kost.
De Nederlandse organisatie Verenigingen & Stichtingen ontwikkelde een handige checklist met belangrijke randvoorwaarden voor vrijwillige actie. Zijn die randvoorwaarden in jouw organisatie vervuld? In de volgende tabel vind je per voorwaarde enkele suggesties.
RANDVOORWAARDEN SUGGESTIES
Vermijd drempels of omwegen voor mensen die in actie willen komen – Voorzie een aanspreekpersoon met een gezicht (foto) en duidelijke contactgegevens
Nodig mensen uit om in actie te komen – Plaats de info voor vrijwilligers prominent aanwezig op je homepage
– Lanceer een call-to-action via je social media
– Spreek mensen persoonlijk aan op activiteiten
Maak duidelijk wat het oplevert om in actie te komen – Geef aan hoe mensen kunnen bijdragen aan jouw missie
– Wijs op de mogelijkheden tot het opbouwen van competenties, verbinding met anderen en autonomie
Zorg dat mensen die zich willen inzetten snel en effectief geholpen worden – Neem snel en persoonlijk contact op (bij voorkeur telefonisch)
– Kun je niet meteen contact opnemen? Stuur dan een bevestigingsmail met het maximum aantal dagen waarbinnen de kandidaat-vrijwilliger een antwoord krijgt
Neem iedereen die aangeeft zich op een of andere manier te willen inzetten serieus – Sta open voor wie zich aanbiedt, ook als die persoon niet past binnen een bepaald vooropgesteld profiel
– Luister naar het verhaal van de kandidaat-vrijwilliger en ga op zoek naar een match tussen motivatie en missie
Maak duidelijk waar en wanneer mensen in actie kunnen komen – Omschrijf alle mogelijke vrijwilligerstaken
– Werk met persona (karakterisering van een bepaald type)
– Omschrijf de plaatsen en mogelijke tijdstippen van vrijwillige inzet
Omschrijf eventuele toegangseisen die waar nodig getoetst worden in een intake – Omschrijf kort en bondig welke toegangseisen je stelt en geef aan dat deze bespreekbaar zijn
Voorzie een helpdesk om mensen op weg te helpen en vragen te beantwoorden – Voorzie een chatfunctie of telefonische permanentie
– Neem een FAQ op op je website
Maak duidelijk hoeveel tijd de inzet kost die je van mensen verwacht – Vermeld eventueel een minimuminzet
Ga na of mensen die tijd echt beschikbaar hebben – Bevraag hoeveel uren mensen zich per week of maand kunnen inzetten, tijdens de week of het weekend, …
Bied voldoende ruimte voor flexibele inzet – Laat mensen zelf kiezen hoe vaak en voor hoe lang ze zich inzetten
Deze tabel is gebaseerd op de checklist 'Van betrokkenheid naar actie' van Verenigingen & Stichtingen
3. Ondersteunen: individuele en collectieve betrokkenheid versterken
Eens je vrijwilligers aan boord hebt, wil je ze natuurlijk betrokken houden. Betrokkenheid heeft zowel een individuele als een collectieve component. Je kunt beide versterken.
Iedere persoon voelt de drang om te groeien en zichzelf te ontwikkelen. Daarbij spelen drie basisbehoeften een rol: autonomie (jezelf mogen zijn en je eigen keuzes maken), competentie (goed zijn in iets en daar ook erkenning voor krijgen) en verbondenheid met anderen (veilige en harmonieuze relaties met andere mensen kunnen aangaan). Vrijwillige inzet biedt bij uitstek kansen om deze basisbehoeften te vervullen.
"Iedere persoon voelt de drang om te groeien en zichzelf te ontwikkelen."
Je kan aansluiten bij de behoefte aan autonomie door mensen keuzevrijheid te geven in de invulling van hun engagement. Eenmalig, kort en afgebakend of langdurig en intensief. In een vast of losser verenigingsverband. Geef ruimte aan creativiteit van onderop en sta open voor nieuwe ideeën. Laat mensen competenties ontwikkelen door informele leercontexten op te zetten, training on the job te voorzien of vormingen of lezingen aan te bieden. Creëer kansen om in verbinding te gaan. Onthaal vrijwilligers warm. Besteed aandacht aan de beleving en de dynamiek in de groep van vrijwilligers. Vier successen.
Elke vrijwilliger heeft een persoonlijke motivatiemix die bovendien verandert doorheen het engagement. Bespreek die motivatiemix regelmatig en ga na of ze nog in evenwicht is: vindt de vrijwilliger het nog leuk? Voelt het nog juist aan? En levert het nog voldoende op? Bewaak ook de ruilrelatie tussen jouw organisatie en de vrijwilliger. Zijn de verwachtingen en bijdragen nog in evenwicht? Mist de vrijwilliger niets in zijn of haar omkadering?
Betrokkenheid heeft ook een collectieve component die je als organisatie moet koesteren. Zorg voor een sterk verhaal. Een verhaal waarin de organisatie aangeeft wat er fout loopt in de omgeving en hoe ze wil bijdragen aan verandering.
Maak de 'gedeelde wij' of de communityzichtbaar die zich herkent in jouw verbeterverhaal. Die gedeelde wij kan verschillende vormen aannemen: fysiek, bijvoorbeeld een groep, buurt of straat. Of figuurlijk, zoals de vertegenwoordigers van een generatie, een online community. Het is de verbinding en solidariteit tussen mensen en hun gedeelde bereidheid tot handelen.
Versterk gedeelde praktijken en handelingspatronen om de beoogde verandering te realiseren. Verzamel mensen om samen te leren, delen, toe-eigenen, doen of cocreëren.
Een paar mooie voorbeelden: tijdens de Repair Cafés van Netwerk Bewust Verbruik leren mensen om fietsen en elektroapparatuur zelf te repareren. Curieus ontwikkelde Samen(k)leven zodat buren gereedschap met elkaar kunnen delen. Vzw Toestand eigent zich braakliggende terreinen toe en ontplooit er activiteiten. Velt vzw zet mensen aan het samentuinen, al doende. En de Zinneke Parade in Brussel draait rond het cocreëren van een boodschap die wordt uitgedragen tijdens een parade.
Om vrijwilligers aan boord te krijgen moet je hun betrokkenheid dus opschalen. Zonder betrokkenheid zou er geen vrijwillige actie zijn. Betrokkenheid is iets groots maar begint meestal heel klein. De eerste stap om vrijwilligers aan boord van je organisatie te krijgen: betrokkenheid in al haar gradaties opmerken. Pas als je ze opmerkt, kun je mensen uitnodigen om tot vrijwillige actie over te gaan. De stap naar die actie moeten mensen zélf zetten. Om jouw vrijwilligerspotentieel te ontginnen heb je er dus baat bij om die stap eenvoudig, prioritair, toegankelijk en haalbaar in de tijd te maken.
"De stap naar vrijwillige actie moeten mensen zelf zetten, je hebt er dus baat bij om die stap eenvoudig, prioritair, toegankelijk en haalbaar in de tijd te maken."
Tot slot is de betrokkenheid van vrijwilligers dynamisch: ze kan in intensiteit toe- of afnemen, een andere vorm aannemen. Blijvende ondersteuning is dus cruciaal. Dat doe je individueel: door in te spelen op de basisbehoeften, de motivatiemix en door de ruilrelatie bespreekbaar te maken. Maar ook collectief. Betrokkenheid wordt gedeeld in een community van mensen. Die community ondersteun je door een sterk verbeterverhaal in de wereld te zetten, mensen binnen de gedeelde wij met elkaar te verbinden, en door hun handelingspatronen tot verandering te versterken. Dan wordt iets ogenschijnlijk kleins al snel iets zichtbaar groots.
Wil je graag meer weten over de Week van de Vrijwilliger? Ga zeker eens kijken op www.vrijwilligersweek.be.