Battle of forms – strijd der voorwaarden! (5) | Elektroraad Expertise
5 - De 'first shot rule'
In deze aflevering van onze reeks blogs over algemene voorwaarden* willen we aandacht vragen voor twee begrippen. Ze zijn belangrijk als je algemene voorwaarden wilt gebruiken voor jouw bedrijf. In goed Nederlands heten ze de 'battle of forms' en de 'first shot rule'. Dit zijn Engelstalige begrippen, omdat wereldwijd de meeste discussies over contracten in die taal worden gevoerd.
Als je algemene voorwaarden gebruikt, zorg er dan voor dat je ze toepast. Hoe doe je dat?
a - Je verklaart ze van toepassing in de uitvraag (als je de opdrachtgever bent) of in de offerte (als je de opdrachtnemer bent) en
b – je overhandigt ze voorafgaand aan of bij het sluiten van de overeenkomst. Het is namelijk belangrijk dat je kunt bewijzen dat jouw wederpartij de voorwaarden heeft ontvangen. Dat bewijs lever je bijv. door die partij te laten tekenen voor ontvangst. Of, wanneer je alles digitaal doet, via zo'n handige ontvangstbevestiging in de mail. En die ontvangstbevestiging moet je natuurlijk wel bewaren.
Maar wat gebeurt er wanneer beide partijen verwijzen naar hun eigen algemene voorwaarden? Dat hoeft geen probleem te zijn als die voorwaarden hetzelfde zijn, maar dat komt niet zo vaak voor omdat inkoopvoorwaarden nu eenmaal iets anders zijn dan verkoopvoorwaarden. We hebben dan te maken met een 'battle of the forms': de twee voorwaarden die vechten om toepassing. Tenminste, als je de voorwaarden echt leest en ziet dat er verschillen zijn tussen de twee sets voorwaarden. Dat zou bijvoorbeeld kunnen komen omdat ze elk iets anders zeggen over betalingstermijnen, of prijswijzigingen, of garantie.
In de Nederlandse wet geldt in dit soort situaties de 'first shot rule'. Dat betekent dat degene die het eerst de voorwaarden noemt in de contractstukken, gelijk krijgt. Daarop is wel een uitzondering, want als de andere partij die voorwaarden direct van de hand wijst, dan gelden ze niet. Dat 'van de hand wijzen' moet heel duidelijk worden gecommuniceerd en ook zo snel mogelijk. Zorg ook hier weer voor bewijs.
Op dat moment kan die andere partij diens eigen voorwaarden ten tonele voeren. Dat moet op dezelfde manier als hierboven omschreven, dus je verklaart ze van toepassing etcetera. Als de wederpartij die voorwaarden dan afwijst, is het verstandig om op zoek te gaan naar de verschillen en daarover afspraken te maken; hierboven zag je enkele voorbeelden van de belangrijkste onderwerpen.
Mocht je je begeven op de internationale markt, weet dan dat daar heel andere regels kunnen gelden, zoals de last shot rule uit Engeland en van het CISG en de knock-out-rule uit Duitsland. Misschien is het een idee om dan even contact te zoeken met een expert.