Onder “Schaduw IT” rekenen we alle hard– en software die niet door de IT afdeling wordt ondersteund. Binnen organisaties kan in toenemende mate Shadow IT aangetroffen worden. Hoe komt dat eigenlijk?
De IT wereld hinkt op twee gedachten. De ene gedachte zegt dat het werken met vastgestelde standaarden kostenbesparend is en de meest veilige manier van werken waarborgt. Om standaarden vast te stellen zijn IT afdelingen vaak lang bezig uit te zoeken wat de beste oplossing zou kunnen zijn en hoe die optimaal ingezet kunnen worden. Wanneer deze standaard wordt geïmplementeerd, dan is beheer eenvoudiger geworden en daarmee tevens goedkoper.
De keerzijde van deze werkwijze is dat het lang duurt voordat ze zijn ontwikkeld en tegen de tijd dat ze er zijn, zijn ze misschien al achterhaald. De markt beweegt zich snel en de aansluiting tussen IT en de behoeften van de individuele gebruiker kunnen daar deze werkwijze teveel uit elkaar gaan lopen. Het tijdig faciliteren van de IT-behoefte met nieuwe diensten of producten lukt daardoor niet meer. Zo kennen wij voorbeelden van grote organisaties waar nog Windows 7 werd uitgerold toen Windows 10 al volop verkrijgbaar was en nieuwe machines ‘gedowngrade’ moesten worden om aan de standaard te kunnen voldoen.
In een tijd waarin mensen niet alleen op hun werk, maar ook thuis, op vakantie en binnen bijvoorbeeld verenigingen werken met geavanceerde gebruiksvriendelijke ICT voorzieningen, en men hierdoor soms het gevoel krijgt dat men op het werk achterloopt met de ontwikkelingen, kan irritatie en frustratie ontstaan. Want waarom zou je op je werk nog met Windows 7 moeten werken wanneer je thuis al maanden met Windows 10 werkt?
Natuurlijk, er is een tal van argumenten te noemen die verklaren waarom het werken met standaarden, zelfs als ze verouderde techniek voorschrijven, toch een goede keuze zouden kunnen zijn. Gebruikers hebben hier in praktijk echter nauwelijks boodschap aan. Functionaliteit en gebruikersgemak gaat voor hun voor op beheersbaarheid en zelfs vaak voor veiligheid.