Gelukkig kun je gebruik maken van één van de vele projectmanagement tools die inmiddels zijn ontwikkeld, maar welke functies heb je nu echt nodig? Een goede projectmanagement tool helpt jou om informatie te centraliseren en geeft medewerkers de mogelijkheid om zijn of haar taken bij te houden. Het geeft je meer inzicht in de verdeling van de workload en maakt het mogelijk om de planning aan te passen zonder de focus te verliezen.
Plannen is de belangrijkste reden waarom je projectmanagement software zou gebruiken. Deze feature is nodig om je ingeplande taken en deadlines bij te houden. Een gedeelde teamkalender en automatische meldingen die je voor naderende deadlines waarschuwen zijn ook niet overbodig.
Meer geavanceerde projectplanningen geven je de mogelijkheid om taken en verantwoordelijkheden aan medewerkers toe te wijzen, waardoor je een nog beter beeld krijgt van de verdeling van timing en taken.
Ook taakmanagement behoort vaak tot de basisfuncties van projectmanagement tools. Hiermee kun je projecten verdelen in grotere milestones en kleinere taken waar je deadlines en budgetten aan kunt hangen. Sommige tools integreren zelfs de zgn. critical path: de precieze volgorde waarin taken uitgevoerd zouden moeten worden om het project efficiënt te laten verlopen.
Vlotte communicatie draagt bij aan het succes van een project. Het zou dan ook een onderdeel van je projectmanagement tool moeten zijn. Software die goed in elkaar zit, fungeert als centrale locatie voor zowel basisgegevens als gedetailleerde informatie. Deze kennis snel en efficiënt delen, heeft een positief effect op de interne samenwerking.
Sommige tools maken het ook mogelijk om projectinformatie te delen met klanten. Dat kan een eenvoudige manier zijn om je klanten op de hoogte te houden, zonder wekelijkse meetings te hoeven plannen.
Rapporten en statistieken geven inzicht in je bedrijf en leveren input om van te leren van voltooide projecten. Waarom werd het budget overschreden? Waarom werd die deadline niet gehaald? Het antwoord staat er, zwart op wit.
Bepaalde tools bieden een specifieke functie aan om al je middelen te beheren. De software geeft jou dan een overzicht van alle geboekte vergaderzalen bijvoorbeeld, of van alle middelen die je al verbruikt hebt en de kosten ervan. Deze functies kunnen handig zijn om dubbele boekingen te voorkomen en tekorten te voorzien.
Met behulp van time tracking kun je achterhalen welke taken meer tijd hebben gekost dan bij een eerder project. Hiermee kun je je tijd en kosten in de toekomst beter inschatten. Er zijn steeds meer tools die een basisvorm van time tracking aanbieden, maar de geavanceerde optie kan ook nuttig zijn. Dan is het bijvoorbeeld mogelijk om verschillende uurtarieven in te stellen en automatisch tijd te factureren. Dat bespaart een hoop werk!