Project indienen | www.kcse.eu
Wanneer je alle bovenstaande informatie hebt verzameld en in de elektronische aanvraagapplicatie ingebracht, is je project klaar om ingediend te worden. Het is wellicht een sprint tegen de deadline. Probeer toch om in de eindfase wat tijd te reserveren voor een laatste nalezing. Idealiter gebeurt dit niet door diegene die het project schreef. Op deze wijze worden inhoudelijke lacunes en inconsequenties nog opgespoord.
Het project moet tijdig én volledig ingediend worden: zo niet wordt het zelfs niet voor evaluatie in overweging genomen en is al het voorbereidende werk voor niets geweest.
Eenmaal ingediend, is het wachten op de evaluatie. Het subsidieagentschap zal in eerste instantie nagegaan of de aanvraag beantwoordt aan de formele criteria. De 'subsidiabele' projectvoorstellen worden daarna geëvalueerd. Veelal gebeurt dit door een externe, autonome expertenjury die door de subsidieautoriteit aangesteld wordt. Soms is er zowel een 'interne' als 'externe' evaluator. De evaluatierapporten worden steeds – soms na aanvraag – aan de promotoren bezorgd. Dit kan je helpen als je een afgewezen project toch opnieuw in een verbeterde versie wil indienen in een volgende subsidieronde.
Projecten moeten veelal een minimale score halen om subsidiabel te zijn (dikwijls 60%). De projecten die deze drempel halen worden dan in volgorde van de evaluatiescore geplaatst, waardoor een 'ranking' ontstaat. Daarna wordt het beschikbare budget toegewezen volgens de ranking van de projecten en het voor dat project goedgekeurde budget. De hoogte van het beschikbare budget en de goedgekeurde subsidiabele budgeten bepalen dus hoeveel projecten effectief kunnen starten.
Vervolgens start de subsidieautoriteit een onderhandeling met de promotoren voor wie een budget beschikbaar is (soms wordt een gereduceerd budget toegewezen, waardoor een extra project betoelaagd kan worden) en dit leidt meestal tot een 'subsidieovereenkomst'. Dit contract legt de startdatum van de projectuitvoering vast en is de basis voor de latere projectevaluatie en financiële afrekening. De projectpromotor ontvangt in vele gevallen een eerste voorschot na de ondertekening van de subsidieovereenkomst, soms kan ook een 2de tussentijds voorschot aangevraagd worden (gekoppeld aan een tussentijdse evaluatie).
Kan je de goedkeuring van je project beïnvloeden? Lobbyen nadat het project is ingediend, is moeilijk en niet echt aan te raden. Expliciet lobbyen kan zelfs contraproductief werken. De enige zinvolle (beleids-)beïnvloeding dient reeds in een zeer vroege fase te gebeuren. In het volgend hoofdstuk vind je informatie hierover.