9 administratie tips | Lekker Georganiseerd
Puilen jouw mappen met administratie uit?
Ben je daardoor het overzicht kwijt? Geeft dit onrust?
Als ik bij klanten kom om hen met de administratie te ondersteunen loop ik regelmatig tegen overvolle mappen aan, stapels post (vaak al jaren oud) weggestopt in meerdere lades. Dit geeft vanzelfsprekend een onrustig gevoel. Want wat moet er nu echt bewaard blijven? Wat is nu echt belangrijk?
Vaak bewaren mensen uit angst dan maar alles. Van polisvoorwaarden tot de factuur van de wasmachine die inmiddels allang vervangen is. Polissen van wel 10 jaar terug tot handleidingen van alle apparaten in huis. De hoeveelheid papieren kan dan snel oplopen.
Maar wat moet je nu eigenlijk bewaren? En hoe lang moet je het bewaren? Hoe kan je je administratie het beste bij houden? Hieronder dus 9 tips om je administratieve jaar goed en opgeruimd van start te gaan.
1. Regel een goede plek om je administratie te doen. Kies een fijne plek in huis waar je rustig kunt werken en richt een werkplek in waar je kunt zitten met je computer, de benodigde spullen en je mappen.
2. Is je achterstand groot? Plan dan wekelijks tijd in je agenda om deze rustig weg te werken.
3. Voor nieuwe post is het handig om 3 tijdschriftcassettes op je bureau te zetten; een "doen" cassette, een "lezen" cassette en een "bewaar" cassette. Pak nieuwe post dagelijks uit en kijk direct wat voor post het betreft. Mag het weg? Moet je er iets mee doen? Schrijf dan direct wat je er mee moet doen in de bovenhoek van de brief. Bijvoorbeeld betalen, mailen of bellen. Post die je nog eens rustig moet lezen gaat in de leescassette.
4. Werk 1 x per week de post weg zodat de doencassette aan het eind van de week leeg is. Moet de afgehandelde of gelezen post bewaard worden dan kan het naar de bewaarcassette. Aan het eind van de maand berg je al deze te bewaren stukken op in je mappen. Plan hiervoor tijd in je agenda!
5. Heb je nieuwe polisbladen ontvangen? Gooi dan het polisblad van vorig jaar weg. Deze is niet meer geldig en heeft ook geen verdere informatiewaarde meer.
6. Ontvang je bij het nieuwe polisblad ook een nieuw boekje met alle polisvoorwaarden? Deze mag je ook wegdoen. Alle polisvoorwaarden zijn ook op internet te vinden. Vind je dit niet handig, bewaar ze dan bij het polisblad maar gooi gelijk de voorwaarden van vorig jaar weg.
7. De bewaartermijn van belastingpapieren voor particulieren is 5 jaar. Alles van daarvoor hoeft dus niet meer bewaard worden. Let wel op: voor ondernemers gelden andere bewaartermijnen.
8. Echt belangrijke stukken die je je hele leven moet bewaren zijn bijvoorbeeld diploma's, notariële stukken als testament, trouwboekje, inentingspapieren.
9. Loop eens per jaar je mappen door om te checken of de facturen die je hebt bewaard nog up to date zijn? Facturen van apparaten die je al lang niet meer hebt mogen echt weg 😉
Achterstand in administratie kan iedereen oplopen. Dit geeft onrust maar kost je ook vaak extra geld. Omdat rekeningen niet op tijd betaald worden bijvoorbeeld, de aanmaning over het hoofd is gezien en er dan opeens een rekening komt met extra incassokosten. Daar zit niemand natuurlijk op te wachten. Lukt het je echt niet om je administratie op orde te krijgen? Vraag dan om hulp!
Is er iemand in je familie of vriendenkring die je kan helpen? Bijna iedere gemeente heeft tegenwoordig een budgetcoach die je graag helpt of informatie geeft waar je naar toe kunt gaan. Of roep de hulp in van een organizer die ook graag helpt om de administratie op te zetten, op te ruimen en samen met jou een systeem bedenkt dat voor jou werkt!