Gek van de e-mail? – Ter Haar Onderwijst
Vanavond zag ik een tweet, die mijn aandacht trok. Het was deze tweet van Karin Donkers:
Met daarbij onderstaande kopie van haar inbox. Een zeer herkenbare mail voor mij. Gigantische hoeveelheden e-mail teisterden mijn inbox afgelopen cursusjaar, tot ik besloot dat ik er iets aan moest veranderen. Om zover te komen haalde ik een hele stapel boeken uit de bibliotheek met allerhande informatie over timemanagement, e-mailmonsters, focus, werkdruk, etc. Daarnaast sprak ik erover met een aantal vrienden uit het bedrijfsleven. Ik reageerde op voornoemde tweet en er ontspon zich een kleine tweetconversatie waarin ik een aantal van de acties die ik vanaf na de zomervakantie heb doorgevoerd deelde. Deze tips bleken prima bruikbaar, vandaar dat ik ze nu ook maar even deel in een blog. Wel zo overzichtelijk:
1. Maak in je inboxmap twee deelmappen aan: Een map noem je CC. Een map noem je Archief.
2. Maak een regel aan in outlook, waarbij al de inkomende mail, waarin je als CC staat geadresseerd rechtstreeks in de map CC terechtkomt. Dergelijke mails zijn praktisch nooit urgent. Bekijk deze mail op een rustig moment als je de tijd hebt, en geef dan antwoord.
3. Bepaal van de overige mail die binnenkomt of er een actie aan vast zit:
– Ja en kan het binnen 20 seconden? Meteen doen en mail verwijderen.
– Ja, maar moet later? Rechter muisklik op de e-mail en maak er een afspraak voor met jezelf in je agenda. De mail wordt dan bijgevoegd bij de afspraak. Verwijder de mail uit je inbox.
– Nee? Neem kennis van de mail en verwijder hem direct.
Op bovenstaande manier 'vergeet' ik bovendien ook minder vaak te reageren op e-mails doordat ze aan de onderkant mijn scherm uitgewandeld zijn.
Tot slot nog een tip die ik kreeg van een vriend: als je ALTIJD direct reageert op e-mails, wordt het voor mensen ook wel erg aantrekkelijk om je te e-mailen. Misschien een goed idee om wat minder snel te zijn in de beantwoording van je e-mail, wanneer snelheid niet direct geboden is. Is voor mezelf nog steeds een leerpunt die laatste. 🙂 Het schijnt trouwens dat helemaal niet reageren op je e-mail, vaak ook geen ramp is. Ik weet niet precies meer welk percentage het om ging, maar een groot deel van de problemen die in e-mails worden aangekaart lossen zich op een andere manier op als er helemaal niet op de e-mail wordt gereageerd. Niet dat je maar moet stoppen met beantwoorden van je e-mail, maar even ter relativering. Door bovenstaande uit te voeren, lukt het mij nu al een paar maanden om mijn mailbox er zo uit te laten zien als hieronder, en dat bevalt uitstekend.
Vorig bericht Oud-leerling Daniël Klok: 'Disorders in our society's school system'
Volgend bericht Bekwaamheidsdossier
kjarkema
Hoi! Herkenbaar, ik gebruik voor mijn prive mail de app Mailbox. Het werkt bijna hetzelfde, archiveert ook en laat mails op andere momenten terugkomen. Plus, het ziet er strak uit en als je je mail hebt weggewerkt krijg je een mooi plaatje. Wat wil je nog meer!