U vertrouwt uw VvE-beheerder of penningmeester toch ook? Misschien heeft u de uitzending van het programma “Opgelicht” van 21 januari jl. gezien?
Misschien heeft u de uitzending van het programma “Opgelicht” van 21 januari gezien?[1] Presentator Jaap Jongbloed doet daarin uit de doeken hoe Frans van Kaauwen (van “Van Kaauwen Vastgoedmanagement”, een ‘professionele’ VvE-beheerder) er vandoor is gegaan met de banktegoeden van VvE’s in Amsterdam en Limburg.
Wat kunt u doen om zeker te stellen dat uw VvE niet plotseling wordt geconfronteerd met een lege bankrekening?
[1] De uitzending is via internet nog te bekijken: https://opgelicht.avrotros.nl/uitzending/gemist/
Vertrouwen
Natuurlijk vertrouwt u uw VvE-beheerder. Of –als uw VvE de administratie in eigen hand houdt- de penningmeester en de voorzitter.Als de leden geen vertrouwen hadden gehad in beheerder of bestuur, dan hadden ze immers wel een andere beheerder of een ander bestuur gekozen.Vertrouwen is een basisvoorwaarde. Maar vertrouwen alleen is niet genoeg: de controle moet ook goed geregeld zijn én de organisatie van betalingen moet degelijk zijn.
Controle
Natuurlijk is het essentieel dat de kascommissie jaarlijks goed de jaarrekening van de VvE controleert én daarbij dus ook vaststelt dat het geld van de VvE daadwerkelijk op de bankrekening aanwezig is. Dat klinkt logisch maar ik kom nog (te) vaak tegen dat een kascommissie alleen in de VvE-administratie kijkt en niet op het bankafschrift. Of dat een kascommissie genoegen neemt met een download van de bankgegevens in Excel – die bankgegevens kunnen heel eenvoudig gemanipuleerd worden. Is een kopie van het bankafschrift genoeg ‘bewijs’? Nee – met bijvoorbeeld Photoshop is het heel eenvoudig om een bedrag op het bankafschrift te wijzigen. Zoals gezegd: vertrouwen alleen is niet genoeg! Natuurlijk vertrouwt de kascommissie de kasbeheerder[1]; maar de kascommissie heeft de wettelijke opdracht om te controleren of de cijfers kloppen en die controle moet goed gebeuren. Dus de commissie moet zelf het banksaldo vaststellen door middel van een origineel bankafschrift of door zelf (nadat de kasbeheerder heeft ingelogd in het digitale bankprogramma) op het beeldscherm te kijken.
Dit is een essentieel onderdeel van de jaarlijkse controle! In het algemeen is het uiteraard zaak dat de kascommissie weet wat en hoe gecontroleerd moet worden. In het boek de Kascommissiegids voor de VvE staat dat helder beschreven en deze gids bevat ook checklists voor de controle.
Is de organisatie van betalingen bij uw VvE goed geregeld?
Een goed uitgevoerde jaarlijkse ‘kascontrole’ is dus belangrijk (óók al vanwege de preventieve werking – de kasbeheerder die weet dat hij jaarlijks goed gecontroleerd wordt zal veel minder snel in de verleiding komen dan een kasbeheerder die weet dat de controle weinig voorstelt).
Maar een goede organisatie kan ook veel schade voorkomen.
U kunt eenvoudig nagaan of de betalingsorganisatie binnen uw VvE solide: U stelt – bijvoorbeeld tijdens de ledenvergadering- de vraag:
Als de kasbeheerder morgen € 10.000 frauduleus naar zijn eigen bankrekening zou overmaken – wordt dat dan binnen een week ontdekt? (Zo ja, door wie en hoe dan?)
Veelal zal het antwoord “nee” zijn….
Zelfs als u de vraag verandert – “wordt dat dan binnen twee maanden ontdekt?” – zal het antwoord vaak nee zijn.
En daarmee is dan duidelijk dat de organisatie van betalingen op een andere, betere manier geregeld moet worden!
Eenvoudige maatregelen
Een betere, fraudebestendige betalingsorganisatie is helemaal niet moeilijk!
1. Zorg dat altijd een tweede persoon kan meekijken op de bankrekening.
Dit werkt preventief én indien toch ongeautoriseerde betalingen worden gedaan wordt dit snel ontdekt. De tweede persoon moet er wel een gewoonte van maken om bijv. wekelijks even naar de mutaties te kijken.
2. Maak gebruik van de (gratis!) technische mogelijkheden die banken bieden.
Deze verschillen per bank. ABNAMRO bijvoorbeeld biedt de mogelijkheid om ‘alerts’ in te stellen: zo kan de VvE regelen dat een tweede persoon per e-mail een bericht ontvangt indien een bedrag groter dan € x (zelf in te stellen) is afgeschreven. Of een alert dat waarschuwt indien het saldo onder een bepaalde grens komt.
3. Beperk de bevoegdheden van de kasbeheerder.
Bij veel VvE’s kan de kasbeheerder een ongelimiteerd bedrag in één keer overschrijven. U moet zich afvragen of het nuttig is dat een kasbeheerder bijvoorbeeld € 50.000 op één dag kan overmaken naar een andere bankrekening – zo heel vaak zal het immers niet nodig zijn om een dergelijk groot bedrag te betalen?
Deze maatregelen moeten niet alleen worden afgesproken, maar moeten vooral ook daadwerkelijk worden vastgelegd in de instellingen voor internet bankieren. Organiseer dat zo dat de kasbeheerder niet zelf de instellingen (alerts, limieten) kan wijzigen; deze bevoegdheid moet dus bij iemand anders binnen het bestuur of binnen de VvE worden belegd.
Meer tips voor een goede betalingsorganisatie
In Financiën van de VvE, gids voor bestuurders en appartementseigenaren vindt u meer tips. Daarbij ook tips om andere vormen van fraude tegen te gaan!
[1] Met “kasbeheerder” bedoelen we hier degene die verantwoordelijk is voor de bankrekening. Dat kan zijn de VvE-beheerder, VvE-penningmeester of een ander bestuurslid.