Domeinregistratie en privacy
Met een domeinnaam liggen uw gegevens op straat
Iedere domeinnaam wordt opgenomen in een openbaar register, het Domain Name System (DNS). Dit systeem kunt u zien als het telefoonboek van domeinnamen. In het register wordt naast de domeinnaam ook de gegevens van de houder geregistreerd. Dit betekent dat, wanneer u een domeinnaam bezit, iedereen op internet toegang heeft tot de gegevens die u hebt opgegeven, zoals uw naam, telefoonnummer en (e-mail)adres.
Voor de meeste bedrijven is de openbaarheid van deze gegevens geen probleem. In het geval van particulieren kan het echter bijzonder onwenselijk zijn. Als u (als particulier) een domeinnaam laat registreren, dan moet u daarvoor een aantal persoonsgegevens verstrekken, zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Deze gegevens worden verplicht opgenomen in de DNS registers en zijn vervolgens voor iedereen opvraagbaar. XS4ALL wil u graag inlichten over de mogelijke gevolgen van een domeinregistratie voor uw privacy en de stappen die u kunt nemen om deze te beschermen.
Uw contactgegevens geheim houden
Wanneer u niet wilt dat anderen uw persoonlijke gegevens kunnen inzien, kunt u ervoor kiezen om bij een domeinnaamregistratie andere dan uw privé-gegevens op te geven. Hierbij kunt u denken aan het adres of een telefoonnummer van uw werk of een andere locatie waar u bereikbaar bent (bijvoorbeeld uw advocaat). Een postbus is toegestaan, behalve voor .nl domeinen.
Let wel: het is niet toegestaan om niet-bestaande gegevens op te geven. U wordt juridisch geacht bereikbaar te zijn op de adressen die u opgeeft, zowel fysiek als elektronisch. Bijvoorbeeld voor een melding van een aangespannen arbitrageprocedure rond uw domeinnaam of een belangrijke mededeling van de 'registrar' (de organisatie die uw domeinnaam heeft uitgegeven).
Alleen voor .nl-domeinen: Verzoek tot geheimhouding van contactgegevens (opt-out)
De Stichting Internet Domeinregistratie Nederland (SIDN) gaat over de uitgifte en registratie van .nl domeinnamen. Bij aanvraag van een .nl domein kunt u een verzoek indienen dat SIDN bepaalde persoonsgegevens niet opneemt in de openbare DNS registers. XS4ALL noemt dit een 'opt-out verzoek'. Voor andere domeinen (zoals .com/.net/.org) is dit niet mogelijk. Een opt-out verzoek aan SIDN heeft echter nogal wat voeten in aarde:
U dient een schriftelijk gemotiveerd verzoek in te dienen;
Uw aanvraag voor domeinnaamregistratie gaat 'on hold' terwijl SIDN uw verzoek beoordeelt;
Beoordeling van uw verzoek door SIDN kan 3 weken duren; gedurende die tijd kunt u uw domeinnaam niet gebruiken;
SIDN zal u schriftelijk op de hoogte stellen van haar beslissing;
In het waarschijnlijke geval van een afwijzing kunt u hiertegen binnen 30 dagen in beroep gaan bij een daartoe bevoegd college. Hieraan zijn kosten verbonden.
Indien u niet in beroep gaat zal na 30 dagen uw domeinnaam inclusief gegevens alsnog geregistreerd worden (en worden uw gegevens dus openbaar) tenzij u aangeeft van registratie af te zien.
Gedurende de beroepsprocedure blijft uw aanvraag 'on hold' staan en kunt u uw domein niet gebruiken. Het is onbekend hoe lang deze procedure doorgaans duurt.
De opt-out procedure in het kort
U schrijft een brief met de bijzondere redenen en omstandigheden waarom u van mening bent dat uw gegevens niet in het openbare deel van de DNS registers moeten worden opgenomen. Deze brief kunt u samen met de aanvraag voor de domeinnaam indienen bij een deelnemende provider, in dit geval XS4ALL. Vervolgens maakt SIDN een afweging op basis van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Een dergelijk verzoek wordt echter, zo meldt SIDN, slechts in zeer bijzondere gevallen ingewilligd. XS4ALL heeft helaas geen inzicht in de criteria die SIDN daarbij hanteert. Uitgangspunt is dat het belang van uw privacy zwaarder moet wegen dan het functioneren van het openbare register.
Gevolgen van een opt-out verzoek voor de domeinaanvraag
Als u een dergelijk verzoek indient heeft dat gevolgen voor de aanvraagprocedure van uw domeinnaam. Totdat er een uitspraak over uw verzoek is gedaan door SIDN gaat de aanvraag 'on hold'. Tot die tijd is de domeinnaam niet bruikbaar. Mocht uw verzoek om persoonsgegevens niet op te nemen in de openbare DNS registers worden gehonoreerd, dan worden deze gegevens vervangen door die van de deelnemende provider (XS4ALL). Uw persoonsgegevens worden in dat geval wel opgenomen in het besloten deel van de registratieregisters (alleen opvraagbaar door SIDN), maar niet in het openbare deel ervan. Indien SIDN het verzoek afwijst, kunt u tegen de beslissing in beroep gaan bij het College voor Klachten en Beroep (CvKB). Deze procedure is echter tijdrovend en kostbaar. Ook tijdens deze procedure gaat de aanvraag voor de domeinnaam 'on hold' tot er een uitspraak is.
Een opt-out verzoek indienen via XS4ALL
Bent u door het bovenstaande niet ontmoedigd en wilt u een .nl domeinnaan bij XS4ALL aanvragen met opt-out verzoek? Geeft u dit dan duidelijk aan door middel van de woorden 'OPT OUT' op het door u in te sturen registratie-contract. Voeg tevens bij uw aanvraag een schriftelijke verklaring, waarin u aangeeft waarom uw gegevens niet vermeld dienen te worden. XS4ALL dient deze verklaring in bij SIDN. 'OPT OUT' verzoeken zonder motivatie kunnen niet in behandeling worden genomen.