Als de medewerker zelf de respondenten kiest, is natuurlijk geen sprake van vertrouwelijkheid. De medewerker kan dan (na afloop) in gesprek met de verschillende respondenten, bijvoorbeeld om een toelichting op bepaalde punten te vragen of tips te krijgen hoe het anders of beter kan.
Beoordelaars of feedbackgevers hebben bij voorkeur verschillende posities en functies. Het kunnen collega’s uit hetzelfde team zijn, medewerkers uit een projectteam, mensen waaraan leiding gegeven wordt, de direct leidinggevende of klanten. Ze moeten in ieder geval de te beoordelen persoon goed kennen, er nauw mee samenwerken. Feedback moet eerlijk en onbevooroordeeld zijn. Ook de medewerker zelf vult vaak een feedbackformulier in.
De feedback wordt vrijwel altijd digitaal verzameld middels een online vragenlijst. Deze kan plaats- en tijdonafhankelijk ingevuld worden. Het invullen duurt soms enkele minuten, met uitschieters tot twintig minuten. In sommige organisaties wordt maandelijks een 360-gradenfeedbackronde gehouden. Bij andere organisaties blijft het beperkt tot één keer per jaar. Uiteraard wordt hier bij het opstellen van de vragenlijst rekening gehouden. Een vragenlijst kan bestaan uit open vragen en vragen waarop antwoord gegeven kan worden op basis van een multi-puntschaal (meestal een vijf- of tienpuntsschaal).
De medewerker krijgt na afloop een overzicht van wat de respondenten hebben ingevuld. Een HR-adviseur of de leidinggevende kan een toelichting geven en er kunnen afspraken gemaakt worden over het vervolgtraject of te ondernemen acties. De medewerker kan nu ook aan de slag met de vastgestelde verbeterpunten en het verder ontwikkelen van de geïdentificeerde sterke punten. 360-gradenfeedback is immers geen doel op zich maar een middel om te bepalen wat de volgende stap is.