Hoe kun je veel geld besparen door de contracten van een groot modeconcern effectief te managen? McGregor brengt met behulp van de nieuwe software van MochaDocs het aantal onnodige contracten en contractverlengingen drastisch terug.
McGregor Fashion Group BV, opgericht in 1993, is één van de meest succesvolle modehuizen in het hogere marktsegment. Meer dan 1000 medewerkers in Europa bouwen dagelijks aan het succes van de merken McGregor en Gaastra. Deze merken zijn verkrijgbaar in 3000 multi-brand stores, 200 shop-in-shops en meer dan 140 eigen winkels binnen de formules McGregor, Gaastra en ADAM brandstores. De omzet overschrijdt in 2015 de kwart miljard euro. McGregor is inmiddels failliet echter de case study is nog steeds actueel en interessant.
Het rendement voor McGregor is duidelijk.
van 90 contracten naar 1 contract
door 1 notificatie
De ICT-afdeling van McGregor krijgt regelmatig facturen voor diensten waar ze geen gebruik van maakt. Denk bijvoorbeeld aan een domeinnaam. Het bijbehorende contract is niet op tijd opgezegd, "en dan gingen we weer 11 maanden voor niets betalen," vertelt Facility Manager Arwin Giesbergen. Hij wil een goed overzicht krijgen van de opzegtermijnen van alle lopende contracten. Maar waar zijn die contracten eigenlijk? Hoe zorgt hij ervoor dat de verantwoordelijke persoon automatisch een melding krijgt? En hoeveel geld kan hij de organisatie besparen door effectief contractmanagement?
"Het contract blijft niet meer onbeheerd in een hoekje liggen"
overdracht bij personeelswisselingen
Het kost volgens Giesbergen niet veel tijd om verantwoordelijkheden over te dragen binnen MochaDocs: "Dat is in twee minuten gebeurd." Ook bij een onverwachtse personeelswisseling kan hij grip blijven houden op contracten: "Toen onze Legal man weg ging, heb ik zijn contracten op mijn naam gezet. Niet dat ik enig verstand heb van de licentie overeenkomsten die McGregor afsluit met een Spaanstalige partij in een Spaanstalig contract, maar ik kreeg wel een melding drie maanden van tevoren waardoor ik wist hoeveel tijd ik had om uit te zoeken wie de nieuwe eigenaar van het contract zou moeten zijn."
Giesbergen is erg tevreden over de MochaDocs software die het contract centraal stelt: "Het contract blijft niet onbeheerd in een hoekje liggen, of in een dossier waar nooit meer iemand kijkt."