Als je bedrijf groeit, groeit de ICT met je mee. Voor je het weet bezit je een omvangrijk machinepark van servers, desktops, laptops,tablets, printers en telefoons. Al die systemen moeten goed beheerd en onderhouden worden. Blijf je dat zelf doen of geef je het uit handen?
Om te beginnen het onderhoud en beheer van je netwerk (Local Area Network of LAN) en alle apparaten en diensten, die daarmee verbonden zijn, zoals routers, switches, firewalls, servers, computers, printers en internet- en telefoonverbindingen. Zeg maar alles, wat met je ICT-infrastructuur te maken heeft. Dat is de ondergrond, die nodig is om daar bovenop bedrijfsapplicaties en internet- en communicatievoorzieningen te laten draaien. Hier valt bijvoorbeeld onder dat op tijd upgrades van operating systems worden aangebracht en dat lekken in deze software tijdig worden gedicht (met behulp van zogenaamde patches). Ook je informatiebeveiliging valt onder het systeembeheer.
In kleine bedrijven zal daarnaast ook het applicatiebeheer en het gebruikersbeheer door de systeembeheerder worden gedaan. In grotere bedrijven zijn dit vaak aparte functies. Zo kan iemand speciaal belast zijn met het beheer van een database (applicatiebeheer) of met het ondersteunen van de gebruikers met goede ICT-oplossingen (gebruikersbeheer of service management).
Tot voor kort had je geen keus. Als je een onderneming opbouwde, dan moest je aan een netwerk (LAN). Maar met de opkomst van het internet en van allerlei clouddiensten is dat veranderd. Je kunt nu van allerlei software- en communicatiediensten gebruik maken, zonder dat er nog hardware en software in je eigen bedrijf voor nodig is. Deze diensten draaien op afstand in een datacenter en kun je via het web benaderen, dit noemen we de ‘cloud’.
Als je onderneming niet nieuw is (en je geen zzp’er bent) dan heb je al een LAN en moet je bij iedere fase van je groei opnieuw de vraag stellen: blijven we het systeembeheer zelf doen of geven we het uit handen?
1. Je kunt razendsnel reageren bij storingen. Je medewerker die belast is met het systeembeheer kan namelijk direct ingrijpen. Je hoeft niet te bellen naar een dienstverlener en af te wachten totdat die alsjeblieft langskomt.
2. Je houdt kennis van ICT in eigen huis. Dat kan van groot belang zijn voor je efficiency en voor de ontwikkeling van nieuwe producten en diensten.
3. Je bent niet afhankelijk van derden. Een dienstverlener kan slechte service verlenen of failliet gaan. Dat is een risico dat je niet hebt met eigen ICT-personeel. Aan de andere kant is ook daarvan de continuïteit niet gegarandeerd. Ook je systeembeheerder kan op een ongelukkig moment ziek worden.
1. Het maakt je handen vrij. Je kunt je nu concentreren op je kernactiviteiten en dat is goed voor je slagkracht.
2. Het is goed voor je continuïteit. De zorg voor goed personeel ligt bij je dienstverlener en niet langer bij jou.
3. Uitbesteden brengt extra denkkracht en creativiteit binnen je muren. Anderen gaan intensief met je meedenken over belangrijke processen in je bedrijf.
Je kunt de voordelen van zelf doen en van uitbesteden ook combineren door een deel zelf te doen en een deel uit te besteden. Zo kun je je systemen bijvoorbeeld door een externe partij laten bewaken (ook wel monitoren genoemd). Gaat er ergens iets mis (een server dreigt vast te gaan lopen, een harddisk raakt te vol, een applicatie laadt te traag), dan krijg je direct een seintje en kan iemand van jouw eigen organisatie snel actie ondernemen.
Je kunt ook een deel van het systeembeheer (bijvoorbeeld het aanbrengen van upgrades of de installatie van nieuwe versies van het operating system) op afstand laten doen.
Wat de beste keuze is hangt af van je concrete situatie. Daar zijn geen pasklare antwoorden op te geven. Wel is het zo dat een mix vaak zo gek nog niet is. Je houdt dan ICT-kennis in eigen huis, maar doet toch ook een deel van de kopzorg de deur uit. Uitbesteden wordt zelfs een must als je ICT een blok aan je been is geworden.
Wilt u meer info over ICT uitbesteden of zelf doen? Neem dan contact d.m.v. van de onderstaande knop.