Een e-factuur is een verzamelnaam voor digitaal factureren en kent een vaste structuur (verwerkingsformaat). Voorbeelden van deze vaste structuren zijn: XML en UBL. Deze structuren zorgt ervoor dat de factuur op een automatische manier uitgewisseld kan worden tussen verschillende systemen. Veel facturen worden via de post of per e-mail verzonden en ontvangen. E-factureren gaat een stap verder en maakt van een factuur een gestructureerd digitaal bestand dat via het internet wordt aangeleverd. Doordat de gegevens van een e factuur gestructureerd zijn, is een e-factuur vanuit het ene geautomatiseerde programma elektronisch te verwerken in het andere programma. Hierdoor is handmatige verwerking van de efactuur niet meer nodig. Lees hier alles over het overstappen naar e-facturen.
Een e-factuur dient aan dezelfde wettelijke eisen te voldoen aan een 'gewoon' factuur en voor een correcte verzending en ontvangst van een e-factuur gelden afspraken ten aanzien van wat je erop moet vermelden, verzendwijze en adressering. Deze eisen zijn belangrijk bij het verwerken van de efactuur in de administratie. Voordelen van een e-factuur zijn onder andere dat het sneller en gemakkelijker is. De e factuur is veel nauwkeuriger en het maken van fouten is geringer. Een e factuur is daarnaast ook goedkoper (geen print- en portokosten) en dat het milieuvriendelijk is, doordat er geen papier meer hoeft worden gebruikt en de reductie van de CO2-uitstoot kan worden verminderd. De efactuur hoeft niet meer over te worden getypt in de administratie, waardoor fouten worden voorkomen.