Hoe je voorkomt dat processen langs elkaar heen lopen -
Hoe je voorkomt dat processen langs elkaar heen lopen
17 december 2018 Geen reactiesadmin
Je medewerker van de administratieve afdeling ziet dat het gevraagde product is geleverd bij de klant. Tijd om de factuur op te maken en te versturen. Waar dit bij een standaard product met een artikelnummer vaak automatisch gaat, loopt de financiële afhandeling van een product op maat vaak net even anders. Daar gaan uren en materialen inzitten. Ook kan in de loop van het traject de originele verkoopprijs zijn aangepast.
Ik zie regelmatig gebeuren dat een medewerker van de afdeling Verkoop een afspraak met de klant heeft gemaakt over de uiteindelijke prijs. Geen probleem zou je denken, maar in een groot aantal gevallen verzuimt de medewerker dit te communiceren naar collega's of doet hij dat niet op de meest efficiënte manier. Een factuur met daarop een andere totaalprijs dan onderling afgesproken, kan het gevolg zijn.
Na een verontwaardigd telefoontje van de klant moet de administratieve medewerker terug naar de verkoper. Met een beetje geluk wordt uiteindelijk het juiste mailtje doorgestuurd waarin inderdaad wordt gesproken over een lagere prijs en bijvoorbeeld een betaaltermijn van drie perioden.
Het begint bij het mailtje met de afgesproken voorwaarden aan het dossier hangen in het CRM-systeem. De afdeling Administratie heeft daar in het ERP-systeem direct toegang toe. De vraag of medewerkers deze informatie daadwerkelijk bekijken, is een kwestie van instructie en van training.
De medewerkers die op een slimme manier gebruik kunnen maken van de koppeling tussen het CRM-systeem en het ERP-pakket, zijn vaak het kind van de rekening. Er is meer nodig dan een klassikale training en het uitreiken van het handboek. Juist omdat een nieuwe manier van werken op de betrokkenen een grote impact heeft. Vaak zijn ze al tien jaar gewend het werk op een bepaalde manier uit te voeren. Nu moeten ze ineens iets anders doen.
Deze kanteling doet zich niet alleen voor bij de afdelingen verkoop en administratie, dat geldt net zo goed voor collega's die zich bezighouden met marketing, productie of logistiek. Degene die tweehonderd aparte facturen per dag uitschrijft, wil dat tabs net zo logisch in elkaar steken als voorheen het geval was. Is sprake van een typefout? Het systeem voert een automatisch ingebouwde controle uit.
Dezelfde informatie wil je niet twee keer hoeven invoeren. En alle informatie die in het CRM staat, moet voor de collega's die met het ERP systeem werken zijn terug te vinden. Is dat niet het geval, dan gaan afdelingen langs elkaar heen praten en moet een klant in herhaling treden. Is er vanuit de klant een actie gewenst? Wat je op zo'n moment wilt, is dat daarover een mailtje verschijnt in de mailbox van de juiste medewerker.
De ideale wereld? Nee hoor, met de juiste één-op-één begeleiding kom je een heel eind.
Vorig bericht Artificial Intelligence ook voor de kleine ondernemer steeds toegankelijker Volgend bericht Waarom de implementatie van Microsoft Dynamics 365 pas het begin is