Werken via 5S brengt overzicht en structuur. 5S betreft werkplekorganisatie en de 5 S-en staan voor: Scheiden, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren en Standhouden. In het magazijn is 5S toegepast. Eerst is er flink opgeruimd, waardoor alles wat niet in het magazijn hoorde, weg is. De volgende vraag was: hoe kunnen we op zo’n manier ordenen dat iedereen kan vinden wat hij zoekt? Alle spullen zijn toen schoongemaakt en hebben een vaste plek gekregen. Tevens is de vloer schoon: dozen staan netjes op planken, gesorteerd en gemarkeerd. Daardoor is het makkelijker en sneller werken. Het magazijn werkt succesvol volgens 5S, daarom wordt 5S ook ingevoerd op andere afdelingen.
De Lean basistraining voor het kader is afgesloten. De ervaringen zijn zeer positief. Het was mooi om te zien dat de integratie van ‘voormalige’ medewerkers Team Werk van de gemeente en de medewerkers van Werkse! geleidelijk plaatsvond. Tijdens de training is gevraagd aan de deelnemers op te schrijven welke verspillingen zij op of rond hun werkplek zagen. Deze verspillingen (ongeveer 200) hebben we gecategoriseerd, zie de grafiek met de verdeling.
Het is vervelend dat deze verspillingen bestaan, maar aan de andere kant is het een uitdaging om ze te minimaliseren of geheel weg te nemen. Dat is juist waarom we de Lean methodiek implementeren.
Ook al gaat het allemaal niet vanzelfsprekend, er wordt met veel enthousiasme aan gewerkt. Een mooie bijkomstigheid is dat er met verschillende disciplines van verschillende afdelingen aan één doel gewerkt wordt. Dat doel is het verbeteren van de kwaliteit, het elimineren van verspillingen, het verkorten van doorlooptijden en het verlagen van totale kosten.
Via de X-matrix zijn de gedefinieerde jaardoelen zichtbaar. Een van de belangrijkste onderdelen bij Lean is het werken volgens standaard werkmethodes. Voor het realiseren van een jaardoel wordt een A3 formulier opgesteld. De benaming A3 slaat op het papier formaat. Op de A3 wordt de voortgang van een jaardoel gevisualiseerd.
Door het op deze manier te visualiseren is het schrijven van dikke voortgangsrapportages overbodig geworden en is het voor iedereen zichtbaar.