Checklist: Is jouw Privacyverklaring al AVG/GDPR-ready? - Charlotte's Law & Fine Prints
Checklist: Is jouw Privacyverklaring al AVG/GDPR-ready?
29 januari 2018 by Charlotte Meindersma 15 Comments
De nieuwe Europese Privacywet – Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) – zorgt ervoor dat alle bedrijven en organisaties hun eigen bedrijfssystemen weer even onder de loep moeten nemen en het een en ander moeten aanpassen en updaten, zoals de privacyverklaring.
De AVG is beter bekend onder de Engelstalige afkorting GDPR, dat staat voor General Data Protection Regulation. Deze nieuwe Europese Privacyverordening geldt voor elke organisatie die op de een of andere manier met persoonsgegevens te maken krijgt. Alleen gebruik voor 'persoonlijke of huishoudelijke activiteit', zoals de telefoonnummers in je privételefoon, vallen hierbuiten.
De AVG geldt dus zowel voor de grote corporate bedrijven als ZZP'ers, voor de lokale sportvereniging en de goede doelen stichting en alles daar tussenin.
Het is belangrijk dat de betrokkene (de persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben) weet wat er met zijn/haar gegevens gebeuren. Daarnaast moet de persoon over zijn/haar rechten geïnformeerd worden, zoals het recht te klagen bij de toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens) en het recht op inzage. Praktisch gezien betekent dit dat elke organisatie de privacyverklaring zal moeten updaten.
Schriftelijk = privacyverklaring
Strikt juridisch technisch wordt er geen privacyverklaring geeist, maar staat er dat de informatie schriftelijk of met 'andere middelen', waaronder elektronische middelen, verstrekt moet worden. Dat betekent dat een privacyverklaring de makkelijkste manier is. Als je die op je website publiceert, kan in veel gevallen een link naar die privacyverklaring volstaan om voldoende te informeren.
Wat zijn nu precies de vereisten aan die privacyverklaring? Ik leg het je hieronder uit.
Mail voor hulp bij een privacyverklaring
Beknopt en transparant Informeren
De informatie moet dus in duidelijke en eenvoudige taal verstrekt worden. Hoe zorg je daarvoor?
Je moet rekening houden met de doelgroep. Verzamel je vooral gegevens van Nederlanders, dan moet de privacyverklaring ook in het Nederlands opgesteld worden. Verzamel je veel gegevens van kinderen, dan moet het zo zijn opgeschreven dat ook zij begrijpen wat je bedoelt.
In de meeste gevallen zal het een goed uitgangspunt zijn om een privacyverklaring in het Nederlands, op B1-niveau, op te laten stellen.
Ga je het zelf schrijven of laat je het doen? Zorg in elk geval dat het juridisch klopt. Als je het laat doen, kies dan een jurist die niet te wollig schrijft en die overbodig jargon overslaat of zorg ervoor dat je er ook een communicatiespecialist naar laat kijken.
Checklist: Dit moet in de Privacyverklaring staan
Identiteit, zoals de bedrijfsnaam zoals ingeschreven bij de KvK en contactgegevens
Klachtrecht. De betrokkene moet geïnformeerd worden dat en hoe er een klacht ingediend kan worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Doorgifte aan een derde land moet vermeld worden. Wanneer de persoonsgegevens bijvoorbeeld bij een bedrijf worden ondergebracht met servers buiten Nederland en vooral buiten de EU, moet dat vermeld worden.
Als gegevens met toestemming zijn verkregen, moet vermeld worden dat de toestemming ingetrokken mag worden. Vermeld ook hoe dat kan, bijvoorbeeld door te mailen naar een specifiek e-mailadres.
Profiling en geautomatiseerde besluitvorming moeten vermeld worden, met daarbij waarom dat wordt gedaan en wat de verwachte gevolgen daarvan zijn. De betrokkene mag altijd bezwaar maken tegen profiling.
Wanneer gegevens niet van betrokkene zelf zijn verkregen
De bron waar de persoonsgegevens vandaan komen. Bijvoorbeeld omdat er een lijst gekocht is. Ook als de gegevens uit een openbare bron komen, moet dat vermeld worden
Je moet de informatie verstrekken (een link naar de privacyverklaring toesturen), op het moment dat je de gegevens van de betrokkene ontvangt. Echt tegelijkertijd kan natuurlijk niet en achteraf mag alleen in sommige gevallen. Zorg daarom bij voorkeur dat je de informatie vooraf verstrekt. Bijvoorbeeld door de link naar de privacyverklaring duidelijk bij het contactformulier en het nieuwsbriefinschrijvingsformulier (scrabblewoord) te plaatsen.
Krijg je nu de gegevens zonder dat je vooraf kunt informeren, bijvoorbeeld omdat iemand een e-mail stuurt of omdat een potentiële klant belt en die gegevens in je CRM systeem worden opgenomen, moet je ze ook informeren over de gegevensverwerking, bijvoorbeeld door in een mail die je stuurt met een hyperlink te verwijzen naar de privacyverklaring.
Heb je de gegevens niet van de betrokkene zelf gekregen, maar via een derde, zoals ik bijvoorbeeld de gegevens krijg van de deelnemers aan het Frankwatching Webinar over de AVG, dan moeten deze personen daarover binnen een maand na het verkrijgen of bij het eerste contact geïnformeerd worden.
Als de gegevens verkregen worden op basis van toestemming, moet de betrokkene natuurlijk nog voor het geven van de toestemming de informatie gekregen hebben. Hoe kan die persoon anders weten waar hij of zij mee akkoord gaat?
Je riskeert een boete van maximaal €20.000.000,- of 4% van de wereldwijde jaaromzet, als je niet aan deze informatieverplichting voldoet. Het is daarom niet (meer) alleen in het belang van de betrokkene, maar ook in het belang van je eigen organisatie, dat de privacyverklaring up-to-date is en op het juiste moment wordt verstrekt.
Wil je boetes voorkomen? Kun je wel hulp gebruiken bij het schrijven van een goede privacyverklaring? Vragen? Neem contact op! We zullen natuurlijk zorgvuldig met je gegevens omgaan en ze niet aan derden verstrekken. 😉
Lees ook de andere artikelen over de AVG.
Grootste misverstanden over de privacyverklaring
AVG Proof in 8 stappen
<< Checklist AVG/GDPR voor ZZP en MKBPrivacy: AVG voor Fotografen >>
dankjewel voor deze info!
Ik heb nog nergens gelezen hoe je moet omgaan met een gratis weggever. Stel, je geeft iets weg als iemand zich inschrijft voor je emailnieuwsbrief. Mag dit dan nog steeds? Voorwaarde om de weggever te krijgen is immers de inschrijving.
Natuurlijk denk ik er zelf ook over na. Ik bedacht het volgende:
– oude manier: ontvang mij gratis weggever. als je het formulier invult, wordt je op mijn emaillijst geplaatst.
– nieuwe manier: Schrijf je in voor mijn nieuwsbrief en ontvang als dank mijn gratis weggever.
Mag dit? Of moet het nog helemaal anders.
Sorry voor de typefoutjes, beetje te haastig vandaag. 🙂
Geen punt hoor! Komt bij ons ook voor 😉
Die nieuwe manier is correct hoor. Dan is het idee dat ze zich op de nieuwbrief inschrijven en de weggever alleen een lokkertje is. Anders zeg je dat ze de weggever krijgen en is de inschrijving een voorwaarde.
25 april 2018 at 15:01
Soms is de oplossing dus wél simpel. Dank je wel! <3
15 mei 2018 at 23:03
Hoi Charlotte, als het goed is heeft iedereen straks een privacyverklaring op de site staan. Hoe zit het met wijzigingen, bijvoorbeeld omdat er extra gegevens worden verzameld of een andere externe partij voor bv. het sturen van je nieuwsbrieven wordt gekozen. Is een nieuwe versie uploaden dan voldoende, of moet iedereen (wow, hoe dan) geïnformeerd worden?
24 mei 2018 at 13:29
Mijn vraag is of je privacy verklaring gezien/ goedgekeurd moet zijn door een jurist?
AVG stappenplan voor je website ⋆ Marleen de Korver schreef:
[…] Je kunt hiervoor terecht bij Charlotte's Law → […]
Hey blogger, ben jij klaar voor nieuwe Privacywet? – Create Connection schreef:
[…] Law (die sowieso de moeite waard is om te bezoeken als je online werkt!) kun je terecht voor een hele handige checklist, waar precies in staat wat er in jouw privacy verklaring moet […]
AVG voor je website, wat moet je ermee? - Bob de webbouwer schreef:
[…] Je moet de klant informeren over wie je bent, welke gegevens je verzamelt, waarvoor je de gegevens gaat gebruiken (bijvoorbeeld voor het afhandelen van de bestelling of voor het versturen van een nieuwsbrief), hoe lang je de gegevens gaat bewaren en dat de klant het recht heeft de toestemming ook weer in te trekken. Dit kun je allemaal in je privacyverklaring kwijt. Lees hier wat er nog meer in je privacyverklaring moet staan. […]
AVG voor je website of webshop in begrijpelijke taal - Bob de webbouwer schreef:
Update, GDPR in je Wordpress website: Praktische tips en plugins - Blogger Indonesia schreef:
23 mei 2018 om 03:18
[…] Checklist: Is jouw Privacyverklaring al AVG/GDPR-ready? […]
Maak je website AVG-proof in slechts 1 uurtje - SEO Zwolle schreef:
23 mei 2018 om 15:43
[…] op je website. Deze moet meer dan 11 punten bevatten en advocaat Charlotte Meindertsma laat zien welke dat zijn. Op de website Veilig Internetten staat een handige Privacyverklaring Generator. Vul de velden in, […]
De privacywet (AVG) en jouw website - Alva Design blueprint schreef:
9 juli 2018 om 18:05
[…] is de Privacyverklaring Generator. Op de website van Charlottw's Law staat een handige checklist. Bij Hosting2Go kun je een voorbeeld van een privacyverklaring downloaden. Deze is juridisch […]