Gepubliceerd door Paul Vos - op dinsdag 16 januari 2018 | Topic(s): Real Estate
Zo rond de eeuwwisseling introduceerden steeds meer organisaties een intranet. Dat klinkt spannender dan dat het was. De berichten uit het papieren personeelsblad werden 'op een prikbord' geplaatst op een statische pagina, zodat medewerkers digitaal op de hoogte bleven van informatie die de directie graag wilde delen. Bevredigend voor de directie, maar zeer zeker niet voor de medewerkers. Met de opkomst van Facebook en Twitter kregen zij namelijk steeds meer behoefte aan dialoog, aan het zelf delen van informatie. En dus maakte het traditionele intranet plaats voor het social intranet: een digitale ontmoetingsplek waar medewerkers kennis en informatie delen, en de mogelijkheid hebben op berichten te reageren.
Een digitale werkplek doet daar nog een flinke schep bovenop. Het combineert het sociale aspect van berichten delen met efficiënt samenwerken. Zo ontstaat niet alleen een werkomgeving die medewerkers ondersteunt bij al hun dagelijkse bezigheden, maar ook een ideale tool voor optimale dienstverlening aan huurders. Met een digitale werkplek kunnen medewerkers, bijvoorbeeld bij bezoek aan een huurder, onafhankelijk van tijd, locatie en device toegang krijgen tot alle relevante informatie en toepassingen.
Je kunt de digitale werkplek zien als een persoonlijke en actuele landingspagina met je verlofgegevens, jouw agenda, belangrijke kpi's en een overzicht van jouw projecten. Vanuit die pagina navigeer je eenvoudig naar bijvoorbeeld huisvestingsdocumenten, huurdersdossiers en interne presentaties, en werk je samen met collega's en ketenpartners (zoals gemeente, zorginstellingen of aannemers) aan dezelfde projecten. Wil je samen snel iets afstemmen? Dan open je de Skype-app voor een korte meeting. Je werkt in de cloud, waardoor je altijd en overal toegang hebt tot informatie, en er geen meerdere versies van documenten in de omloop zijn. Wel zo efficiënt.
Wat maakt een digitale werkplek zo waardevol?
Er zijn drie grote bottlenecks die efficiënt samenwerken en het delen van informatie in de weg zitten:
De vluchtigheid van informatie. Informatie is snel achterhaald.
Information overload. De hoeveelheid informatie en e-mails is niet meer te overzien.
De overtuiging 'kennis is macht'. Woningcorporaties en ketenpartners houden informatie krampachtig voor zichzelf, waardoor goed samenwerken lastig wordt.
De enige manier om deze bottlenecks weg te nemen, is door informatie samen te brengen binnen één centrale omgeving, die wordt beheerd door de woningcorporatie zelf. Op die manier kijkt iedereen namelijk naar dezelfde, altijd actuele en relevante informatie. Het aantal e-mails en versies van documenten neemt drastisch af doordat je binnen het platform samenwerkt. En je vindt eenvoudig de informatie die je nodig hebt doordat er één centrale plek is waarbinnen je navigeert. Minutenlang zoeken naar informatie is verleden tijd.
Natuurlijk, je zou ook allerlei losse applicaties (al dan niet via de cloud) kunnen aanschaffen, zoals Slack of het toekomstige WhatsApp Business. Maar de kracht van écht effectief samenwerken, zit hem juist in die ene omgeving waar alles samenkomt en die is gekoppeld met de backoffice. Alleen dan werk je binnen de context van relevante informatie.
Dan is er nog één belangrijke reden waarom een digitale werkplek juist nu zo interessant is: hyperspecialisatie. Organisaties leggen zich steeds meer toe op één specifieke taak of branche. En zo dus ook haar medewerkers. Neem bijvoorbeeld de medewerkers in het Klant Contact Centrum. Zij weten alles over de situatie en status van huurders. Een goede ontwikkeling, maar om daar écht meerwaarde uit te halen, heb je aanvullende kennis van partners nodig of informatie van collega's in het veld.
Delen maakt sterk. Voor corporaties houdt dat in dat je interne samenwerking moet optimaliseren en slim moet samenwerken met ketenpartners als leveranciers, gemeenten en aannemers. Een digitale werkomgeving vormt daar de ideale ontmoetingsplek voor. Alle partners zoeken toenadering en delen hun kennis. Dat is de enige mogelijkheid om huurders écht centraal te stellen.
Bij woningcorporaties bepalen mensen heel sterk het succes van de organisatie. Dus betrek iedereen erbij. Laat mensen op kantoor zien wat er in de wijk gebeurt door vlogs of blogs te delen. En zorg voor een geoliede samenwerking in de keten met als doel: de mensen in de wijk zo goed mogelijk helpen. Een digitale werkplek brengt het allemaal samen. Meer weten? Bekijk dan nu ons webinar terug: 'Digitale werkplekken bij Woningcorporaties'