Digitale mededelingen, rechtsgeldig of niet? | Meesterwerk voor ondernemers
Steeds meer wordt digitaal verwerkt, ook binnen bedrijven. Zo ook de communicatie tussen werknemers en werkgevers. De volgende vraag komt regelmatig naar voren; is een digitale mededeling rechtsgeldig of niet?
In 2012 moest een kantonrechter in Groningen oordelen over een loonvordering van een werknemer. Er was een conflict ontstaan tussen de werknemer en de werkgever, waarna de werknemer boos het werk had verlaten. De werkgever had haar uitlatingen geïnterpreteerd als een opzegging van het dienstverband. Echter, de volgende dag had de werknemer een WhatsApp bericht gestuurd aan haar leidinggevende met een ziekmelding.
In de loonvorderingsprocedure, die daaruit voortkwam, oordeelde de rechter in het voordeel van de werknemer. De uitlatingen op werk konden niet worden gezien als een opzegging van het dienstverband. Daarnaast had het WhatsApp berichtje met de ziekmelding twee blauwe vinkjes, waardoor kon worden aangenomen dat het bericht was ontvangen door de werkgever.
Het gaat in dit geval niet zozeer om de vorm waarin de berichten of de mededelingen zijn verstuurd, maar om de vraag in hoeverre er bewijs is dat de bedoelde ontvanger de berichten daadwerkelijk heeft ontvangen.
Werkgever verbreekt dienstverband
Een ander voorbeeld is van een zaak uit 2015, rechtbank Amsterdam. Een werknemer vond dat zijn arbeidsovereenkomst op een ongeldige manier werd verbroken. De werkgever in kwestie verstuurde een bericht naar een werknemer dat hij het dienstverband niet langer wilde voortzetten. De werknemer had gereageerd op dit bericht. Hierdoor kon worden aangenomen dat het bericht de werknemer heeft bereikt. De werkgever heeft daarmee voldaan aan zijn aanzegverplichting. Ook in deze zaak gaat het niet zozeer om de vorm waarin de berichten zijn gestuurd, maar de mate van bewijs en aannemelijkheid dat de berichten daadwerkelijk zijn ontvangen door de ontvanger.
SMS; 'Ik ben ziek'
Dat het met name draait om de bewijslast van ontvangst, laat de volgende zaak duidelijk zien. Het betreft nog een loonopschorting, die als onterecht wordt aangehouden door de werknemer. De zaak is voor de rechter gekomen en de rechter heeft de werkgever in het gelijk gesteld. De werknemer had zich namelijk ziekgemeld via een SMS. Echter, bij een SMS krijgt de verzender geen bevestiging dat een bericht ontvangen en gelezen is. In ieder geval kon in deze zaak de werknemer niet aantonen dat het bericht de werkgever daadwerkelijk had bereikt. Dat was voor de rechter voldoende om de werkgever in z'n gelijk te stellen. De werkgever gaf namelijk aan nooit een SMS te hebben ontvangen noch op een andere communicatiewijze een ziekmelding te hebben gehad. Het tegendeel kon niet worden bewezen door de werknemer.
Beleid omtrent moderne technieken
Het maakt dus niet zozeer uit welke techniek u gebruikt, het recht blijft zijn eigen kijk erop houden. Bewijslast blijft een belangrijke factor. Hoewel het altijd raadzaam is om de technologische ontwikkelingen in de gaten te houden, is het wel mogelijk om dit in een beleid zoveel mogelijk af te bakenen. Bijvoorbeeld door op te nemen in het verzuimbeleid dat een ziekmelding verplicht telefonisch moet worden doorgegeven en deze vervolgens in een systeem noteren. Het beste is nog om vervolgens deze schriftelijk (bijvoorbeeld per e-mail) te bevestigen.