Welke vergaderstijlen zijn te onderscheiden? - 2PEAK.
Welke vergaderstijlen zijn te onderscheiden?
5 november 2015 /in Kennis /door Contany
Vergaderen kan op diverse manieren. Eerder hebben we al een blog gewijd aan de verschillende vergadertechnieken die leiden tot effectief vergaderen. Maar naast specifieke technieken is het doel van de vergadering van belang om voor een bepaalde vergaderstijl te kiezen. Hieronder lichten we de meest voorkomende vergaderstijlen, aangevuld met het doel van vergaderen.
Verschillende vergaderstijlen
Niet iedere vergaderstijl past bij elke vergadering. Wanneer tijdens de vergadering de nadruk vooral ligt bij een presentatie die wordt gegeven, dan is het niet gepast om iemand in de rede te vallen omdat je het ergens niet mee eens bent. Andersom, wordt er tijdens een brainstorm juist verwacht dat je elk idee op tafel legt. We maken grofweg onderscheid tussen vijf verschillende vergaderstijlen: presentatie, brainstorm, besluitvormende vergadering, informerende vergadering en instructie. Hieronder volgt een uitleg van elke vergaderstijl.
Het doel van een presentatie is mensen op de hoogte te stellen van een aankondiging, (nieuwe) bevindingen of een besluit dat is genomen. Afhankelijk van het doel kan het nuttig zijn om de deelnemers van de vergadering van tevoren in te lichten of relevante documentatie door te sturen. Bij een presentatie bestaat de vergaderstijl voornamelijk uit luisteren en daarna vragen stellen of dieper met elkaar op de presentatie ingaan.
De vergaderstijl brainstormen is eigenlijk heel open. De intentie hierbij is om de creativiteit de vrije loop te laten en out-of-the-box te denken. Deze manier van vergaderen vereist goed leiderschap, zodat je de goede elementen van een brainstorm in tact laat, zonder dat je aan het eind van de vergadering eigenlijk niks bent opgeschoten. Meestal werk je bij een brainstorm niet met een agenda.
3. Puntsgewijze besluitvormende vergadering
Een vergaderstijl waarbij verschillende punten aan bod komen vereist veel aandacht van de deelnemers. Veelal worden er (belangrijke) beslissingen genomen of strategische afwegingen overlegd. Zorg bij deze vergaderstijl daarom dat je open communiceert en genoeg pauzes inlast. Verder is het belangrijk om de tijd goed in de gaten te houden. Blijf niet te lang hangen bij een agendapunt, een conclusie kan ook zijn dat je er tijdens deze vergadering niet uitkomt.
4. Repetitieve informerende vergadering
Bij deze vergaderstijl is het doel simpel: eens in de zoveel tijd de medewerkers een update geven van relevante ontwikkelingen binnen de organisatie. Een typisch voorbeeld is een vergadering in de vorm van een dagstart. Deze korte vergadering van vaak niet meer dan 15 minuten wordt elke dag gehouden om alle medewerkers van een bepaalde afdeling op de hoogte te stellen van nieuwe ontwikkelingen. Denk hierbij aan een klantenservice die op de hoogte wordt gesteld welke nieuwe acties zijn gestart vanuit de afdeling marketing.
5. Instructie
Het geven van (klassikale) instructies is een vergaderstijl waarbij taken en activiteiten worden uitgelegd. Dit kan zijn aan nieuw personeel of personeel dat intern een nieuwe baan krijgt. Bij deze vergaderstijl is het belangrijk om ook een handleiding mee te geven, zodat degene aan wie de instructies worden gegeven, deze nog is op een later tijdstip kan teruglezen.
Wil je meer weten hoe je efficiënt kunt vergaderen? Neem dan vrijblijvend contact op met Hole18 voor meer informatie.
https://2peak.nl/wp-content/uploads/2016/05/vergaderstijlen.png 502 1030 Contany https://2peak.nl/wp-content/uploads/2018/03/2Peak_RGB_HR-Color-300x105.png Contany2015-11-05 23:00:022019-08-15 15:31:19Welke vergaderstijlen zijn te onderscheiden?
Wat zijn de verschillende vergadertechnieken? Hoe dragen agendapunten bij aan een efficiënte vergadering?