Verwerking leerlinggegevens vraagt om goede afspraken – Tonny Plas
Buro Vink 31 mei 2017 Geen categorie
Steeds meer gegevens over leerlingen en medewerkers worden (digitaal) verzameld. De vraag is dan ook hoe je als school veilig omgaat met deze persoonsgegevens. Naast afspraken met leveranciers (in zogenaamde bewerkersovereenkomsten) is het van belang om hierover afspraken te maken met onderwijzend en onderwijsondersteunend personeel. Deze kun je grofweg indelen in de volgende 3 onderdelen:
Waar bewaar ik persoonsgegevens?
Hoe en wat communiceer ik online via e-mail en sociale media?
Hoe houd ik indringers op afstand?
Hieronder volgen per onderdeel de belangrijkste afspraken die je zou moeten maken met medewerkers op scholen. Laat ze regelmatig terugkomen in teamvergaderingen en zorg voor een cultuur waarin deze gedragsregels vanzelfsprekend worden. Je kunt dit ook formaliseren in gedragscodes, maar het belangrijkste is dat medewerkers hiernaar gaan handelen. Dit kan alleen als je met elkaar hierover in gesprek gaat en medewerkers zich bewust worden van de risico's.
A. Waar bewaar ik de persoonsgegevens?
B. Hoe en wat communiceer ik online?
Zorg als school ook voor een duidelijk communicatiebeleid waarnaar verwezen kan worden.
C. Hoe houd ik indringers op afstand?
Meld je af als je je computer onbeheerd achterlaat. En zorg ervoor dat er op je werkplek geen gevoelige informatie zichtbaar of voor het grijpen ligt. Met de combinatie van de Windows- en L-toets kun je je makkelijk afmelden. Maak er een gewoonte van om papieren op je bureau om te draaien. Zo voorkom je dat anderen informatie zien die niet voor hen is bedoeld.
Zorg als school voor een goed toegangsbeleid waarin staat wie toegang mag hebben tot bepaalde type gegevens, maar ook wie de accounts verstrekt en deze periodiek controleert.
Zijn er leerlinggegevens verloren gegaan? Is je laptop gestolen? Heb je last van een virus waardoor je niet meer bij je bestanden kunt? Of vertrouw je iets niet? Meld dit dan direct bij een verantwoordelijke of leidinggevende. Als er persoonsgegevens beschadigd of verloren zijn, dan moet er mogelijk binnen 3 werkdagen een melding gedaan worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens in het kader van meldplicht datalekken.