Facturen voorbereiden - Workspace Kennisbank
Home / Accountancy, Scan & Herken / Facturen voorbereiden
Het voorbereiden van facturen is een belangrijke stap in het proces van factuurverwerking. Lang niet alle geüploade facturen en bonnen zijn namelijk direct geschikt om herkend te worden. Met deze voorbereidingsstap bespaar je veel tijd, omdat je facturen sneller kunt uploaden of meerdere bonnen in één keer kunt fotograferen.
Het proces van facturen voorbereiden ziet er als volgt uit:
Hieronder leggen we je uit:
hoe je de instellingen voor het voorbereiden beheert,
hoe je facturen splitst, draait of samenvoegt,
hoe je facturen verwijdert of goedkeurt,
welke opties er zijn tijdens het voorbereiden,
facturen kunt bespreken met een collega of klant.
Liever een video kijken over het voorbereiden van facturen?
Instellingen voor factuurvoorbereiding
Ga naar de Instellingen in het hoofdmenu en klik op het onderdeel Scan & Herken. Vervolgens kun je een vinkje plaatsen bij de optie Voorbereiden.
Is de optie Voorbereiden aangevinkt, dan zal elk document dat geüpload, geïmporteerd of gefotografeerd wordt, moeten worden voorbereid.
Als het vinkje niet wordt geplaatst bij Voorbereiden, dan verschijnen de facturen direct in het overzicht van het onderdeel Factuurverwerking in het hoofdmenu.
Let op: Ook bij het niet aanvinken van de optie Voorbereiden zullen pdf's die uit meerdere pagina's bestaan, toch moeten worden gecontroleerd. Je vindt deze documenten dan ook terug door in het overzicht van Factuurverwerking op de oranje knop Facturen voorbereiden te klikken.
Een andere instelling die je kunt aanpassen is het direct verwerken van goedgekeurde of verwijderde facturen, zonder op de knop Selectie verwerken te hoeven klikken. Ga naar Instellingen > Scan & Herken en plaats het vinkje bij Voorbereiding. Hiermee zorg je dat, wanneer je op het vinkje of prullenbakje klikt bovenaan een kolom, de factuur direct wordt verwerkt.
Bekijk hieronder hoe dit precies werkt:
Facturen splitsen, draaien of samenvoegen
Klik in het hoofdmenu op Factuurverwerking en vervolgens rechtsboven op de oranje knop met Facturen voorbereiden. Je ziet dan verschillende kolommen met je uploads.
Nu kun je de uploads gaan bewerken. Er kunnen kolommen zijn die eigenlijk uit losse facturen bestaan of die juist samengevoegd dienen te worden tot één document. Bonnetjes die haastig gefotografeerd zijn, kun je bovendien uitsnijden, bijsnijden of draaien.
Splitsen: Facturen die niet bij elkaar horen en gesplitst moeten worden, kun je verslepen naar een nieuwe of andere kolom of, als je met je muis eroverheen gaat, splitsen door te kiezen voor Losse factuur.
Draaien: Is een factuur gedraaid? Zet hem dan eenvoudig recht door met de muis over de factuur te gaan en te kiezen voor Draaien linksom of Draaien rechtsom. Ook kun je de factuur aanklikken (of voor Bewerken kiezen) en deze met de blauwe pijlen draaien.
Facturen goedkeuren of verwijderen
Is een factuur voldoende voorbereid om het scanproces te starten? Klik dan op het vinkje bovenaan de kolom om de factuur te laten verwerken. De kolom wordt groen en (afhankelijk van deze instelling) start de verwerking direct of klik je op Selectie verwerken om dit te doen.
Kolommen die leeg zijn of facturen die verwijderd moeten worden, kun je verwijderen door boven de betreffende kolom op het prullenbakje te klikken. De kolom wordt rood en (afhankelijk van deze instelling) wordt de factuur meteen verwijderd of klik je op Selectie verwerken om dit te doen:
Overige opties tijdens het voorbereiden van facturen
Zoals we hierboven hebben gezien kun je tijdens het voorbereiden de facturen bewerken (bijsnijden, draaien, splitsen en samenvoegen), goedkeuren en verwijderen.
De overige mogelijkheden leggen we je graag hieronder uit:
Taggen als inkoop- of verkoopfactuur
Standaard zie je het label AUTO op de verschillende pagina's staan:
Dat betekent dat er automatisch wordt herkend of het een inkoop- of verkoopfactuur betreft. Wil je de herkenning forceren en dit van tevoren aangeven, dan kun je met de muis over de factuurpagina gaan en kiezen voor Verkoopfactuur of Inkoopfactuur.
Selecteer je binnen één kolom de ene pagina als INK en een andere als VRK, dan ontstaat er een tag conflict. De kolom wordt dan oranje en je zult dit conflict moeten oplossen om facturen verder te kunnen verwerken.
Inzoomen en navigeren
Als je op een pagina klikt, dan wordt deze automatisch schermvullend. Ook in deze weergave kun je de factuur bijsnijden, splitsen, draaien, goedkeuren, verwijderen en taggen.
Heb je veel facturen in de voorbereiding staan, dan kan het zijn dat niet alle kolommen op het scherm passen. Om alles te bekijken kun je daarom gebruikmaken van de pijlen rechts bovenin, waarmee je naar links en naar rechts kunt scrollen.
Selectie van facturen bewerken
Houd SHIFT ingedrukt op je toetsenbord en je zult zien dat er rechts onderin bij iedere pagina een checkbox verschijnt:
Op deze manier kun je gemakkelijk een selectie maken. Als je dit gedaan hebt, verschijnt er rechts bovenin een pop-up met de volgende opties:
Als losse facturen verwerken: Alle geselecteerde pagina's zullen een eigen kolom krijgen en als aparte factuur worden gezien
Samenvoegen tot één factuur: Alle geselecteerde pagina's worden samengevoegd in één kolom en worden gezien als één factuur.
Als te verwijderen markeren: Alle geselecteerde facturen worden gemarkeerd als te verwijderen. Afhankelijk van de instelling die je hebt gekozen, worden de facturen direct verwijderd of klik je op Selectie verwerken om dit te doen.
Chatten over facturen met collega of klant
Heb je een vraag of opmerking over een factuur voor je collega of klant? Dan kun je direct vanuit de voorbereiding een chat sturen. Handig, want je collega of klant krijgt niet alleen het chatbericht te zien in onze app of via e-mail, maar ook direct de bijbehorende factuur.
Lees hieronder hoe het chatten over facturen precies werkt!
Facturen bespreken met collega of klant
Klik op een factuur om deze schermvullend te maken. Rechts zie je vervolgens een kader met beschikbare personen om mee te chatten:
Klik een van de personen aan of typ in de balk met Bespreek dit item met … de naam van een andere collega of klant.
Typ vervolgens je bericht onderaan in dit scherm:
en druk op Enter om het bericht te versturen.
Wil je meerdere gebruikers aan het gesprek toevoegen? Klik dan op het blauwe plusteken rechtsboven:
Om een andere bijlage mee te sturen dan de te bespreken factuur, klik je onderaan op de paperclip:
Hoe ontvangt jouw collega of klant dit bericht?
Als je collega of klant onze app heeft geinstalleerd (je vindt de app hier voor iOS en hier voor Android), dan ontvangen ze het chatbericht in de app. Je kunt dit vergelijken met een WhatsApp-bericht:
Maken ze geen gebruik van de app, dan ontvangen ze het bericht in ieder geval altijd via het e-mail waarmee ze bij ons platform geregistreerd zijn.
Bij beide mogelijkheden zien ze de betreffende factuur altijd in beeld en kunnen ze direct een bericht terugsturen.