Breinvriendelijk werken, hoe doe je dat? - MKB Servicedesk
Breinvriendelijke werkprocessen
Breinvriendelijke werkruimtes
Valkuilen: switchtasken en aanhoudend focus
Bouw je focus rustig af
Er is de laatste jaren steeds meer aandacht voor mentale gezondheid op het werk. Dat is logisch, want volgens drs. Léons Becksén is onze manier van werken door de digitalisering en de 24-uurseconomie sterk veranderd de afgelopen decennia. "Het is niet meer te vergelijken. Het werk is veel kortcyclischer geworden, doordat we veel sneller informatie tot ons kunnen nemen."
"Wanneer ik bijvoorbeeld een offerte stuur, heeft de tegenpartij die vrijwel direct binnen. Als ik dan binnen twintig minuten een bevestiging krijg, kan ik meteen aan de slag. De verwerkingssnelheid is sterk gestegen en we verwachten dat we snel reageren op elkaar, omdat het kan. Hierdoor is ook de breinbelasting veel pittiger geworden."
Doordat ons werk steeds belastender is geworden voor ons brein, is het belangrijk om hier als werkgever voldoende aandacht voor te hebben. "Als werkgever moet je de randvoorwaarden voor concentratie en mentaal herstel organiseren", vertelt drs. Léons Becksén. "Dit geldt zowel voor het ontwerpen van werkruimtes als het inrichten van de werkprocessen."
Om je werkdag zowel op het werk als thuis goed in te kunnen richten, is het belangrijk dat je weet hoe je brein werkt. De ene taak is intensiever voor je brein dan de andere, daarom is het van belang om een goede planning te maken. Probeer je hier ook als ondernemer in te verdiepen, dat werkt inspirerend. "Zo kun je vergaderingen plannen tussen elf en half een, in plaats van 's ochtends. In de ochtend kun je namelijk beter werk doen waarvoor je moet focussen, dan is het brein nog niet zo belast," vertelt drs. Léons Becksén.
Het is erg belangrijk dat de werkprocessen binnen je organisatie synchroon lopen, anders word je medewerker misschien gebeld in de focustijd of pauze. Als werkgever kun je een positief verschil maken op dit gebied. "Zo kun je bijvoorbeeld afspreken om bepaalde momenten in de week focustijd in te stellen."
Bij de inrichting van breinvriendelijke werkruimtes is het belangrijk dat de fysieke ruimte niet de aandacht gaat trekken. "Denk aan een werkomgeving met weinig geluidsoverlast en afleiding, bijvoorbeeld van mensen die langslopen". Wanneer je medewerkers thuiswerken, kan dit een uitdaging zijn. "Met kleine kinderen is het lastig om in een rustige ruimte te zitten, dan kun je bijvoorbeeld beter een oppas nemen. Ook zien we dat veel jonge werknemers maar een kleine woonruimte hebben. Afhankelijk van de mogelijkheden kun je dan je rooster op elkaar afstemmen, dan plan je momenten in om allebei te focussen of allebei te pauzeren."
Zelfs al heb je de ideale rustige werkomgeving, dan nog kun je afgeleid worden tijdens het werk. "Je hebt het risico dat je jezelf gaat afleiden met muziek, pushberichten op je telefoon, privé-appjes en mail. Dat zijn enorme aandachtskapers. Hoe verleidelijk is het dan om toch even te kijken tussendoor? Dit vraagt veel zelfdiscipline", stelt drs. Léons Becksén.
Veel mensen vinden het lastig om taken af te maken en wisselen tussen verschillende taken. "Dit wordt ook wel switchtasken genoemd, je houdt hierbij meerdere ballen in de lucht", stelt ze. "Tegelijkertijd zie je een soort urgentieverslaving of gejaagdheid bij mensen, waarbij ze zichzelf innerlijk toespreken. 'Ik doe alleen dit nog even, nu ben ik lekker bezig.' Wanneer je dit herkent, ben je eigenlijk al te ver heen."
Volgens de GZ-psycholoog en directeur is het belangrijk om bewust de dag af te sluiten. "Als je in deze modus blijft, zit je hoofd aan het eind van de dag nog te vol. Dan word je 's nachts wakker omdat je je ineens iets herinnert wat je bent vergeten. Dit is het voorland voor een burnout. In het ernstige geval kan het, als je hier aanleg hebt, zelfs leiden tot een depressie."
Het is dus belangrijk dat je medewerkers de focus los laten. Drs. Léons Becksén vergelijkt het met het stijgen en landen van een vliegtuig. "Om meters te maken moet je langzaam stijgen, maar ook langzaam landen. Ook bij werktaken moet je je aandacht langzaam afbouwen en loslaten. Als je na de taak even vijf minuten stil blijft zitten, poppen er vanzelf ideeën op met dingen die je nog zou moeten doen. Zo kun je de dag rustig afsluiten. Ruim hier genoeg tijd voor in."
Tot slot is het belangrijk om goed voor jezelf te zorgen. "Zeven tot acht uur slapen staat stip om nummer 1. Op nummer twee staat dat je elke anderhalf tot twee uur even de focus loslaat. Wanneer je dit een minuut doet, maakt het al een verschil, maar tien minuten werkt natuurlijk nog beter. Bewegen is ook onmisbaar, wandelen kan helpen om letterlijk uit te zoomen. Je verbreedt je blik en bent meer bezig met een zintuiglijke ervaring dan het uitvoeren van een taak. Je kunt niet stoppen met denken, maar je kunt wel de focus loslaten."