Vervolgens klikt u op Publiceer en het bestand wordt automatisch klaargezet in de beveiligde internetomgeving, zodat een klant het bestand ook kan bekijken.
LET OP: Het is mogelijk dat uw firewall instellingen het publiceren via Visionplanner blokkeren. U dient de firewall dan toestemming te geven dat contact via Visionplanner wel mogelijk wordt.
U kunt vanuit Visionplanner automatisch het bestand versturen via het emailprogramma Outlook. Via Bestand en Versturen wordt uw emailprogramma Outlook opgestart en wordt het bestand automatisch als bijlage toegevoegd in de nieuwe mail. Indien het een consolidatiebestand betreft of een scenariobestand, dan worden ook alle gekoppelde bestanden toegevoegd.
Als er bij bedrijfsgegevens en/of bij accountant en bank emailadressen zijn ingevuld, kunt u meteen een keuze maken uit deze adressen.
Via Bestand |Modelkoppeling is het mogelijk om binnen Visionplanner een bestand te koppelen aan een gedefinieerd model. Als dit gedaan wordt, worden een aantal vaste gegevens uit het model gekopieerd naar het gegevensbestand (op het moment dat het model tussentijds aangepast wordt). In Figuur 7 kunt u zien welke onderdelen u kunt koppelen.
Het bewerken van de gegevens geschiedt steeds als het bestand geopend wordt. Klikt u echter met de rechtermuisknop op een item, dan heeft u de keuze om de gegevens gelijk bij te werken.
De gekoppelde onderdelen kunnen binnen het gegevensbestand niet meer bewerkt worden. Wilt u toch iets aanpassen, dan moet dat in het model zelf aangepast worden. Dit doet u door vanuit het bestand naar Bestand |Modelkoppeling te gaan en op de knop “bewerken” te klikken. Daarna kiezen voor Model bewerken. Een andere mogelijkheid is om het betreffende onderdeel los te koppelen van het model, door het uit te vinken.
Hebt u Gebruikers (zie hieronder) in het model gedefinieerd, dan kunnen die rechten per gebruiker(sgroepen) ook naar de gekoppelde bestanden doorgezet worden. Alleen beheerders kunnen de koppelingen aanpassen.
Mocht u gebruik maken van een eigen model, dan kunt u in deze sjabloon aangegeven dat u deze aan zichzelf koppelt. Wanneer u dan een nieuw bestand aanmaakt, zal het automatisch ook aan het gekozen model gekoppeld zijn. Het is niet aan te raden om een koppeling te maken naar een standaard meegeleverd model van Visionplanner. Wanneer een update wordt geïnstalleerd, worden die modellen dan namelijk overschreven en worden dus ook de rapportages etc. in de gekoppelde bestanden aangepast. Dit is meestal niet wenselijk.
Via Bestand | Gebruikers kunt u gebruikers definiëren en een wachtwoord toekennen. Dit ter beveiliging van de Visionplanner bestanden (Figuur 8 Gebruikers aanmaken).
Bij “Omschrijving” kunt u de inlognaam van de gebruiker aangeven. Zorg ervoor dat deze inlognaam helder en duidelijk is , zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan over “wel of geen streepje of spatie of rare tekens”.