1. Pak de lijst van stap 2. waar de gegevens van jouw cliënten/klanten/leden/contacten; opgeslagen staan.
2. Zorg in dit overzicht dat je weet of ze: een nieuwsbrief ontvangen, ze weten dat je hun gegevens bewaren in je klantenbestand.
3. Mail deze mensen waarin je uitlegt dat ze toestemming moeten geven en dat ze dat bijvoorbeeld doen door niet op de mail te reageren.
4. In deze mail verwijs je naar de algemene voorwaarden en privacy policy en – met wat van toepassing is – de vraag of je op deze manier mag doorgaan met de dienstverlening, nieuwsbrief sturen, et cetera.
Bijvoorbeeld:
Beheer je alleen persoonsgegevens voor boekhouding en crm systeem, dan hoef je alleen toestemming hiervoor te vragen.
Maar… beheer je bijvoorbeeld privacygevoelige gegevens van je klanten, dan zal je klant een verwerkersovereenkomst sturen. Of je stuurt deze zelf.