november 2013	Schoolfacilities	Bedrijfsvoering	- Aanbesteden
Stichting PCBO (Protestants Christelijk Basisonderwijs) te Apeldoorn bestaat uit 28 basisscholen waar les gegeven wordt aan ruim 6100 leerlingen in de stad en omliggende dorpen. Richard de Groot, inkoper en contractmanager, en Claudia Vermeulen, hoofd afdeling HR, hebben samen met Inkoopkenniscentrum Pro Mereor een Europese aanbesteding Arbodienstverlening doorlopen, middels de prestatieinkoop methodiek.
Claudia Vermeulen: "Door ontevredenheid over onze arbodienstverlener ben ik aan de slag gegaan met het schrijven van een hernieuwde visie op verzuim. Vervolgens heb ik Richard de Groot benaderd, en aangegeven dat ik op zoek wilde naar een nieuwe partner op het gebied van arbodienstverlening. Bij een nieuwe visie op dienstverlening hoort ook een nieuwe inkoopmethode: prestatieinkoop. Richard de Groot heeft mij op dat spoor gezet, en zo is dit inkooptraject gaan rollen. Met prestatieinkoop geef je de leverancier (de expert) de ruimte, zodat hij zijn expertise kan laten gelden. Je haalt dus de kennis uit de markt."
Wat bijgedragen heeft aan de beslissing om de aanbesteding middels de prestatieinkoop methodiek uit te voeren is het traditionele karakter van arbodienstverleners in Nederland. Vermeulen: "Dat wilde ik doorbreken. Alle arbodiensten zijn in de basis hetzelfde; hoe zoek je dan een vernieuwende dienstverlener? Door middel van de prestatieinkoop methode. Een vernieuwende aanbestedingsmethode om een vernieuwende leverancier te zoeken."
Groot inkoopteam
Besloten werd om voor deze aanbesteding een groot inkoopteam samen te stellen. Vermeulen: "Je hebt te maken met een dienst die door de hele organisatie heen gevoeld en ervaren gaat worden. Het is immers een gevoelig onderwerp; Arbo is niet te vergelijken met papier of potloden. Het gaat om mensen. Bovendien heeft de GMR, de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad, instemming in dit soort procedures. Dus zij zijn ook betrokken in het inkoopteam. Daarnaast zijn de HR afdeling en directeuren van scholen betrokken, met name om draagvlak te creëren." De Groot: "Wij stellen bij complexe inkooptrajecten altijd inkoopteams samen om know-how te verzamelen. Om volume te krijgen besteden we meestal aan met de bij de Inkoopsamenwerking Apeldoorn Onderwijs aangesloten schoolbesturen. In die teams zit meestal een materiedeskundige, een aantal gebruikers en een inkoper. Om ook vanuit het onderwijs, de werkvloer, informatie te krijgen. Dan mag men meepraten en krijg je het beste naar boven."
De prestatieinkoop methode laat de leveranciers vrij in het invullen van de opdracht. De Groot: "Wij hebben aangegeven naar een bepaald ziekteverzuimpercentage te willen, met een bepaald budget. Beschrijf maar hoe jullie met die criteria aan de slag gaan. Een ander groot verschil met 'traditioneel' aanbesteden is dat je de beschikking hebt over een extra instrument: interviews met de leveranciers. Je merkt tijdens die interviews dat sommige leveranciers een zeer afwijkende visie hebben op de opdracht." Vermeulen: "Opvallend was dat we na het doorlopen van alle stappen in de aanbestedingsprocedure (inschrijving, het uitzetten van een verklarende vraag, inhoudelijke interviews, commerciële interviews) uiteindelijk maar één leverancier over hielden, die in alle stappen consistentie liet zien. Uiteindelijk is dat ook de winnende partij geworden."
Voor de begeleiding van deze aanbesteding heeft Richard de Groot, conform het inkoopbeleid van PCBO, bij meerdere bureaus offertes opgevraagd. De Groot: "Wij hebben gekozen voor Pro Mereor omdat wij bij hen, na de presentatie, het beste gevoel hadden. Bovendien hebben wij in het verleden ook met Pro Mereor samengewerkt. Dat beviel goed. Overigens is het niet vanzelfsprekend dat we dan weer met dezelfde partij in zee gaan." Vermeulen: "Ik had nog nooit aanbesteed, en ook nog nooit van de prestatieinkoop methode gehoord. Tot Jos Plattel van Pro Mereor aan tafel kwam; daarna snapte ik het. Dat wekt vertrouwen."
Het tijdspad was bij PCBO aan de krappe kant, voornamelijk wat betreft het beoordelen van de inschrijvingen. Vermeulen: "Er waren 13 inschrijvingen voor deze opdracht, veel meer dan verwacht. Een gevolg van de nieuwe Aanbestedingswet, die de drempel voor ondernemers om mee te dingen naar een opdracht lager gemaakt heeft. De nota van inlichtingen viel ook tegen; erg zijn behoorlijk wat vragen gesteld door de leveranciers." De Groot: "Als je een nieuw soort procedure start, waar 'traditionele' bedrijven op gaan inschrijven, dan krijg je vragen. Men snapt het niet. De volgende keer kiezen we er misschien voor om in plaats van een openbare procedure een niet-openbare procedure te doorlopen, omdat je dan het aantal leveranciers beperkt."
Vermeulen: "Het is een uitgebreide procedure geweest, maar iedereen heeft dankzij het grote inkoopteam zijn of haar zegje kunnen doen. Er is daardoor veel draagvlak binnen onze organisatie. Dat is heel goed geweest, ik heb nu geen problemen met het invoeren. Dat maakt het de investering waard."