Het kan voorkomen dat uw kind op een vaste dag niet naar onze kinderopvang komt. We hebben hiervoor een ruime ruilservice waarmee u een vaste dag kunt ruilen. U heeft hier maar liefst 365 dagen de tijd voor. Om een en ander in goede banen te leiden, hebben we een aantal spelregels.
Wij streven ernaar uw kind op de eigen stamgroep op te vangen bij de vaste pedagogisch medewerkers. Uw kind kan ook geplaatst worden op een andere stamgroep: hiervoor wordt vooraf, in het ouderportaal, uw toestemming gevraagd. Wanneer u toestemming geeft voor een tweede stamgroep, vergroot dat de kans dat uw ruilaanvragen goedgekeurd kunnen worden.
Binnen de dagopvang worden er bij afmelding van een dagdeel en een hele dag verschillende ruilpunten toegekend. Voor een dagdeel 5 punten en voor een hele dag 10 punten.
Bij een 41- en 46-wekencontract bent u niet gebonden aan de schoolvakanties. U kunt zelf bepalen in welke weken van het jaar u de 6 of 11 weken vakantie inplant. Dit dienen volledige weken te zijn. U dient de afwezigheid van uw kind minimaal 6 weken van tevoren door te geven. Tijdens 6 of 11 volledige vakantieweken is uw kind dus niet aanwezig. De ruilservice geldt niet in deze aangegeven 6 of 11 weken.
Bij het 52-wekencontract en het 52-weken-plus-contract is onze ruilservice in alle weken van toepassing.
Als uw kind 4 jaar wordt en gebruik gaat maken van onze buitenschoolse opvang (bso), dan worden de overgebleven ruilpunten uit de dagopvang automatisch omgerekend naar een aangepast aantal ruilpunten voor de buitenschoolse opvang. Voor alle hele dagen dagopvang ontvangt u ruilpunten voor een kort bso-dagdeel.
Binnen de buitenschoolse opvang worden er bij afmelding van een kort dagdeel (maandag, dinsdag, donderdag), een lang dagdeel (woensdag, vrijdag) of een hele dag (vakanties) verschillende ruilpunten toegekend. Voor een kort dagdeel 2,5 punt, voor een lang dagdeel 5 punten en voor een hele dag 10 punten. Deze ruilpunten kunt u vervolgens weer inzetten voor de korte of lange dagdelen of hele dagen, tegen inlevering van de bijbehorende punten.
Hele dagen uit vakantieweken kunnen ook worden geruild tegen studiedagen van school. Deze ruiling dient dan wel op tijd, minimaal een week van tevoren, aangevraagd te worden.
Bij het 46-wekencontract geeft u minimaal 6 weken van tevoren door welke 5 schoolvakantieweken uw kind gebruik gaat maken van buitenschoolse opvang. Binnen dit contract is onze ruilservice van toepassing op de afgenomen 46 weken.
Bij het vakantiecontract kunt u uw ingekochte dagen ruilen in de officiële schoolvakantieweken. Bij een 52-wekencontract en een 52-weken-plus-contract mag er geruild worden in alle schoolweken én vakantieweken.
Binnen het 52-wekencontract en het 52-weken-plus-contract kunt u een hele vakantiedag niet alleen ruilen tegen een andere vakantiedag maar ook tegen een korte of lange schooldag. Dit gaat met gesloten beurs. Hieronder verstaan we dat u tegen inlevering van een hele vakantiedag (10 punten) ook een korte dag (maandag, dinsdag, donderdag) of een lange dag (woensdag, vrijdag) kunt aanvragen in de schoolweken. Resterende ruilpunten vervallen hierbij wel. Wilt u geen verval van ruilpunten, dan kunt u uiteraard een vakantiedag tegen een andere vakantiedag of studiedag ruilen.
Binnen het flexibele contract gelden de ruilregels zoals deze worden gehanteerd bij een 52-wekencontract. Een vooraf ingeplande flexdag kunt u volgens de geldende spelregels afmelden of ruilen. Het tegoed voor deze dag is daarna ook 365 dagen geldig.
Wanneer u uw ingekochte plustegoed wilt inzetten, maakt u ook gebruik van het ouderportaal of de app. De aanvraag voor een dag door het inzetten van plustegoed heeft voorrang op de andere ruilaanvragen, omdat u deze dag vooraf heeft ingekocht. Een plusdag wordt hierdoor in principe altijd gehonoreerd. Mocht er op de stamgroep én tweede stamgroep van uw kind geen plaats beschikbaar zijn, dan kan het zijn dat we in overleg met u opvang op een andere locatie aanbieden.
Ruilen is een service van onze kant. Daar kunnen geen rechten aan worden ontleend. Op de vaste dag van uw kind rekenen wij op uw kind en zetten wij volgens wet- en regelgeving voldoende personeel in. Levert u een vaste dag in, dan betekent dit dat we nog steeds hetzelfde aantal medewerkers moeten inzetten. Een ruildag opnemen, kan daarom alleen als er ruimte is binnen de bestaande kind- en personeelsplanning. Met andere woorden; we zetten voor ruilen geen extra personeel in. Daarnaast houdt het systeem rekening met de wet- en regelgeving. Dat wil zeggen dat er niet meer dan het maximaal aantal toegestane kinderen op de locatie wordt opgevangen en dat de voorgeschreven verhouding ‘pedagogisch medewerker - aantal aanwezige kinderen’ niet wordt overschreden.
· Ruilpunten die ongebruikt zijn, worden in geen enkel geval uitgekeerd in geld of verrekend met een factuur.
· Ruilpunten worden niet toegekend indien het kind op de vaste opvangdag niet vóór 8.30 uur is afgemeld in het ouderportaal of via de app.
· Ruilpunten worden na aanpassing van een contract naar rato aangepast. Gaat u bijvoorbeeld van 2 dagen opvang terug naar 1 dag in de week, dan zal op de ingangsdatum ook het aantal ruilpunten zijn gehalveerd.
· Er is pas sprake van ruilpunten bij afzegging van een hele dag of een heel dagdeel en niet bij afzegging van een aantal uren.
· Ruilpunten vervallen indien een kind, met of zonder afmelding, niet naar onze kinderopvang komt op de afgesproken ruildag of extra aangevraagde dag. Ruilpunten zijn dus eenmalig inzetbaar.
· Ruilpunten zijn niet locatiegebonden. Wanneer een kind gedurende het jaar van locatie wisselt, kan het opgebouwde aantal ruilpunten meegenomen worden.
· Het ruilen van verlengingen (van 0,5 uur of een veelvoud daarvan) aan vaste dagdelen is niet mogelijk.
Wij hebben een handige app, waardoor u alle mogelijkheden van het ouderportaal eenvoudig bij de hand hebt via uw smartphone of tablet. De app is te downloaden via de appstore of playstore.
Het digitale systeem van ruilen werkt met name goed wanneer ouders hun kind tijdig afmelden. Dit zorgt er namelijk voor dat ouders die op een plek wachten, sneller bericht krijgen dat deze plek beschikbaar is. Dit proces verloopt geautomatiseerd en 24/7.
Het komt voor dat bij een aanvraag voor een hele dag er alleen één dagdeel aangeboden kan worden. Mocht dit voor u ook een optie zijn, dan is het slim om een hele ruildag als twee dagdelen aan te vragen.
Het is ook mogelijk om voor meerdere kinderen tegelijk een afmelding, ruiling of aanvraag ‘extra dag(deel)’ in te dienen.
U kunt uw kind eenvoudig afmelden. Wanneer u bent ingelogd in het ouderportaal of de app, klikt u in de linkerkolom op ‘Opvang’. Daar vindt u de planning van uw kind. Klik op de dag die u wilt afmelden en selecteer ‘Afwezigheid melden’. U komt vervolgens in onderstaand scherm, waarin u uw kind kunt afmelden. In het veld ‘Toelichting’ geeft u aan of u ruilpunten wilt opbouwen of meteen een ruilaanvraag wilt indienen.