4 trends waar eventplanners in 2020 mee te maken krijgen - Green Village
Het najaar is altijd een fijne periode in de evenementenwereld. Het zijn de maanden waarin relatief gezien de meeste events worden georganiseerd en waarin we evalueren en terugblikken op wat we hebben bereikt. Het is direct ook de periode waarin nieuwe ideeën tot leven komen en waarin we vooruitkijken naar wat komen gaat. In deze blog lichten we daarom vier trends uit waar jij als eventplanner in 2020 mee te maken kunt krijgen. Zo kun je hier vroegtijdig op inspelen bij de organisatie van je volgende evenement.
1. Evenementen zullen veel duurzamer worden
Onderzoek van de Ellen MacArthur Foundation toont aan dat als we zo doorgaan met ons plasticgebruik, er zich in 2050 meer plastic in de oceanen bevindt dan vis. Zo, die komt wel binnen hè? De evenementenbranche is relatief gezien best een grootverbruiker op het gebied van plastic. Denk hierbij aan wegwerpbekers, disposables, verpakkingsmateriaal en banners of vlaggen. Daarom zullen we in 2020 meer alternatieven voor plastic in de evenementenbranche gaan terugzien. Zo kun je bijvoorbeeld denken aan nieuwe soorten wegwerpservies van biologisch materiaal, zoals maïszetmeel of suikerriet. Onze koffiebekers zijn hier een mooi voorbeeld van. Door de coating van maïszetmeel in plaats van plastic, zijn de bekers 100 procent composteerbaar.
Maar niet alleen plastic is een probleem: ook eten dat in de prullenbak belandt kan écht niet meer. Voedselverspilling is een serieus probleem op evenementen. Met het oog op een duurzaam 2020 zullen we daarom zien dat er meer concepten en ideeën zullen ontstaan die dit probleem tegengaan. Zowel evenementenlocaties als eventorganisatoren zullen stappen moeten maken in het duurzamer en milieuvriendelijker maken van hun evenementen. Gelukkig realiseren steeds meer mensen zich dat aandacht voor onze planeet geen 'nice to have' meer is, maar een noodzaak.
2. Netwerken: liever een momentje extra
Andere interessante mensen ontmoeten is volgens onderzoek van Global Business Travel één van de belangrijkste motivaties voor mensen om een evenement bij te wonen. Dat is helemaal niet zo gek; we leven in een tijd waar vrijwel al het contact digitaal plaatsvindt. Elkaar face to face ontmoeten en een spontaan gesprek voeren is daarom waardevoller dan ooit. Op je evenement kun je hierop inspelen door een extra pauzemoment in te lassen, zodat de deelnemers met elkaar in gesprek kunnen gaan. Of laat de deelnemers gezamenlijk werken aan een bepaalde opdracht of case, zodat zij van elkaar kunnen leren. Denk er ook eens aan om de lunchpauze te verlengen, bijvoorbeeld door er in plaats van één uur anderhalf uur van te maken. Eten verbindt jouw gasten namelijk en zet aan tot gesprekken.
3. Concepten en oplossingen waar alles bij in zit
Als eventorganisator heb je veel ballen tegelijkertijd in de lucht te houden. Waar je dus niet op zit te wachten is onduidelijkheid of onoverzichtelijkheid. Niet met tien tools tegelijk werken, maar met één centraal systeem waarin alles mogelijk is. Geen ellenlange offertes met losse tafels en stoelen, maar één pakket dat alles omvat. Geen onverwachte kosten na afloop van je event, maar een vooraf afgesproken vaste prijs. Zo kunnen we nog wel even doorgaan, maar de bottom line is dat all-in oplossingen steeds populairder worden. Of het nu gaat om planningstools, eventsoftware of arrangementen: in 2020 zal er meer vraag zijn naar hapklare oplossingen waarbij je als organisator totaal ontzorgd wordt.
4. Een gepersonaliseerde ervaring voor je gasten
Of je nu Netflix, Spotify of Facebook opent: de content die je ziet is voor iedereen anders. Het aanbod wordt volledig afgestemd op jouw interesses en zo dus heel persoonlijk gemaakt. Logisch natuurlijk, een relevant aanbod zorgt voor meer interactie en een betere gebruikservaring. Ook in de evenementenbranche zien we dit komend jaar steeds vaker terug. Zowel in de aanloop naar het evenement als op het event zelf. Heeft een potentiële bezoeker bijvoorbeeld op de eventwebsite een bepaalde spreker bekeken? Schotel de bezoeker vervolgens een advertentie voor met een video van die spreker, waarin deze vertelt waarom je naar het event moet komen. Of wat denk je van een volledig gepersonaliseerd programma, zodat je alleen sessies te zien krijgt en volgt die voor jou interessant zijn? Of een groot welkomstscherm met daarop de naam van de bezoeker? Anno 2020 is er een heleboel mogelijk om je gasten persoonlijk te benaderen. Vraag hen dus vooraf beter iets teveel dan te weinig, zodat je deze data weer kunt gebruiken om te personaliseren.