De onderzoeksmeldingen worden in Archis geregistreerd door de uitvoerder van het onderzoek. De Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed controleert op de aanwezigheid van een plan van aanpak of programma van eisen voor opgravingen, proefputten, proefsleuven en archeologische begeleidingen.
Voor het inzichtelijk maken van kwantitatieve ontwikkelingen over de lange termijn (periode 1908 tot heden) in het archeologisch onderzoek in Nederland, zijn de onderzoeksmeldingen uit Archis II de best beschikbare en toegankelijke bron. Het gebruik van deze data kent echter een aantal problemen:
1) Pas in 1988 wordt het verplicht om opgravingen te melden, conform artikel 41 van de Monumentenwet 1988. In de vigerende versie van de Monumentwet 1988 wordt deze verplichting vermeld onder §3 Opgravingsvergunning, artikel 46 : 1. “De houder van een opgravingsvergunning meldt de aanvang van een opgraving aan Onze minister.” Voor 1988 bestond er geen verplichting tot het melden van opgravingen.
2) Archis is als project gestart in 1988, maar werd als digitaal archeologisch informatiesysteem pas operationeel in 1992 (Archis I). In dat jaar vindt ook de oplevering van het Archeologisch Basis Register (ABR) plaats. Tussen 1992-2002 was het nog niet mogelijk om gegevens digitaal, rechtstreeks te melden. Gegevens over vondsten en vindplaatsen werden ingevoerd in het programma ARBASE en via een diskette beschikbaar gesteld aan de Rijksdienst voor het Oudheidkundig Bodemonderzoek (ROB). Artikel 41-meldingen van opgravingen werden eveneens op deze wijze (zij het niet consequent) of aan de hand van papieren formulieren aan de ROB gemeld. Vervolgens werden de gegevens bij de ROB ingelezen in Archis I. Pas na de operationalisering van Archis II in 2002 en mede dankzij de snelle ontwikkelingen van Internet (toegankelijkheid, gebruik) werd het mogelijk voor externe instanties en personen om opgravingen en vondsten/vindplaatsen rechtstreeks (digitaal) in te voeren in Archis.
3) Pas in 2001 wordt het melden van andere typen onderzoeken dan opgraven (bijvoorbeeld inventariserend veldonderzoek, archeologische begeleiding) verplicht gesteld. In dat jaar wordt de KNA geïntroduceerd. De KNA schrijft voor dat alle archeologische onderzoeken in Archis moeten worden aangemeld. Naar aanleiding van deze verplichting wordt, eveneens in 2001, het kopje ‘Onderzoeksmelding’ opgenomen in Archis.