Van Hooft Verkeerstechniek live met Metacom | Nieuws | VanMeijel
26-02-2020 Van Hooft Verkeerstechniek, meester in het bieden van oplossingen in complexe verkeerssituaties, is live met het Metacom Platform. De organisatie zocht een oplossing om tijd te besparen. "Het was tijd om te automatiseren."
Het tien jaar bestaande Van Hooft Verkeerstechniek zorgt voor een veilige verkeersdoorstroming door middel van het plaatsen van afzettingen en informatieborden bij werkzaamheden en calamiteiten. Oftewel: 'Goed op weg met Van Hooft'.
Opslaan, opsturen, samenvoegen, dubbelchecken
Tot op heden werkte Van Hooft met Word en Excel om te communiceren met opdrachtgevers. Hetzelfde geldt voor de facturatie. Marcel Briels, calculator bij Van Hooft, werkt nu bijna twee jaar bij het bedrijf. "Toen ik hier begon was er geen sprake van enige automatisering. We gebruikten een apart calculatieprogramma waarbij we zelf nog de calculaties moesten omzetten naar PDF. Overzicht houden over onze processen deden we in een spreadsheet. Elke factuur maakten we handmatig in Word. Algemene voorwaarden moesten we apart scannen. Documenten omzetten naar PDF, opslaan, opsturen, samenvoegen, dubbelchecken. Het gevolg? Vooral veel typewerk en tijdverspilling."
Tevens was er geen sprake van overzicht over het materieel, terwijl het aantal projecten opliep. "We wisten dat wel véél materieel hadden: maar niet precies wat en waar. Het was tijd dat we gingen automatiseren."
Reden genoeg voor de organisatie om op zoek te gaan naar een nieuw platform. Marcel: "Via mijn vorige werkgever was ik bekend met Metacom. Zo zijn we in gesprek gekomen met VanMeijel. We zijn met elkaar om tafel gegaan om te kijken hoe we tijd kunnen besparen. Vervolgens hebben we gezamenlijk een dik pak papieren bonnen en documenten doorgewerkt. Hierdoor werd duidelijk waar de oplossing lag."
Inmiddels is Van Hooft live met het Metacom platform. Het platform wordt gebruikt voor de calculatie, het materiaalbeheer, de middelenplanning, de projectbewaking en financieel.
Een dik pak papieren bonnen en documenten maakte duidelijk waar de oplossing lag.
Overtypen? Niet meer nodig
Marcel: "Voorheen hield ik geen tijd over. Nu alles automatisch gaat wel, ik kan nu bijvoorbeeld gemaakte kosten eenvoudig factureren aan de hand van de planning. Ik draai een PDF uit Metacom, voeg dit toe aan de bijlage in de mail en klaar is kees. Ook verkrijgen we meer inzicht in ons voorraadbeheer en weten we dus wat we hebben staan. Dit betekent dat wanneer er een aanvraag komt van een klant, wij meteen kunnen reageren met 'Ja dit gaat lukken of nee dit lukt niet.' Daarbij is onze werkwijze nu minder foutgevoelig. Overtypen is niet meer nodig: alles staat er gewoon in."
Van Hooft heeft nog meer ambities op het gebied van digitalisering. Volgens Marcel is het belangrijk om niet te grote stappen in één keer te willen zetten. "We hebben nu een mooi begin gemaakt. Onze mensen op kantoor werken nu met het Metacom platform. Onze medewerkers buiten komen nog. Straks willen we tevens de monteurs die een telefoon of tablet gebruiken voorzien van een app zodat we de urenregistratie kunnen digitaliseren."