Natuurlijk wil je ook nagaan of je na de overstap nog wel met je klanten kunt communiceren. Zodra je voor je eigen organisatie een lijst hebt gemaakt van alle functionaliteiten die je echt nodig hebt, die je zou willen, en die kunnen vervallen, dan heb je waarschijnlijk ook een beeld van wat er nodig is om je bestaande klanten tevreden te houden. Het loont de moeite om hen dezelfde lijst voor te leggen en hen ook om een beoordeling op een schaal van 1 tot 3 te vragen voor elke gewenste functionaliteit. Dit blijft uiteraard beperkt tot het soort documenten dat de betreffende klant met jouw organisatie uitwisselt.
De functionaliteitstabel die je voor je eigen organisatie hebt opgemaakt, helpt je om die documenten te identificeren die gebruikt worden bij de communicatie met leveranciers. Een aantal speciale aandachtspunten:
Controleer in welk bestandsformaat er standaard wordt bewaard. Sommige zogenaamd open oplossingen vereisen dat de gebruiker zelf actie onderneemt om een ander dan het bedrijfsspecifieke formaat te gebruiken voor opslag. Daaruit zou men onterecht kunnen afleiden dat de leverancierskeuze beperkt is.
Vraag informatie over bedrijfsspecifieke tags in verband met XML. XML laat de aanmaak van elke tag toe: zelfs specifieke, niet gemakkelijk over te zetten bedrijfsspecifieke data tags. Als de betekenis van de informatie tussen de tags onbekend is, kan een andere toepassing er waarschijnlijk niets van maken, zelfs als dat programma het referentieschema kan interpreteren. In sommige gevallen hebben leveranciers onleesbare, bedrijfsspecifieke, platformspecifieke, niet overdraagbare tags in hun toepassingen gebruikt. Deze obscure praktijken maken het lezen en manipuleren van bestanden bijzonder gecompliceerd.
Houd rekening met verrassingen: als een bepaald bestandsformaat volledig onder een gesloten licentie valt en er geen controle is door een open organisatie in de industrie, bestaat de kans dat de specificaties van dat bestand zonder voorafgaande kennisgeving veranderd kunnen worden. Zo kan een bepaalde leverancier volledige controle hebben over de organisatie.
Vraag naar inter-platformoperabiliteit: als je een document op een bepaald platform aanmaakt, kun je het dan op een ander platform uitlezen, bewerken en opslaan? Is de functionaliteit om het bestand te bewerken, te archiveren en weer op te vragen volledig op elk platform? Is het platform dat je nu gebruikt over enkele decennia nog beschikbaar om documenten, die aan één bepaald platform gebonden zijn, te beheren?
Aandringen op ODF
Zeker als overheidsinstelling heeft het nut om aan te dringen op gebruik van ODF bij leveranciers. Overheden zijn tenslotte goede klanten waarvoor men best eens uit zijn luie stoel mag komen. Daarnaast is het een principiële kwestie: de overheid heeft beslist om ODF te gaan ondersteunen, dus nu moeten we er met zijn allen aan werken dat ODF zo ruim mogelijk verspreid wordt. Overheden kunnen aandringen op ODF-ondersteuning in software producten. Om sneller te kunnen profiteren van de voordelen van open bestandsformaten, moeten overheden een aantal taken op zich nemen:
Erop aandringen dat leveranciers ODF implementeren als standaard Opslaan als bestandstype.
Deelname bevorderen van belanghebbenden, gebruikers incluis, in technische comités van OASIS, technische bijdragen ondersteunen en faciliteren (bijvoorbeeld schema's schenken), en meer actieve deelname aan de evolutie van een werkelijk open standaard overwegen.