Business-cases - Selectie en implementatie ERP - TriFinance MI&S
Het Havenbedrijf Gent beheert de volledige exploitatie van de haven. In grote lijnen komt dit erop neer dat het Havenbedrijf er op toeziet dat in de haven de nodige en gepaste infrastructuur aanwezig is voor een vlotte afwikkeling van de scheepvaart en het goederenverkeer. De haven van Gent omvat een 300-tal havengebonden bedrijven en in totaal werken er 60,000 mensen.
Het havenbedrijf maakte in 2013 de keuze om op zoek te gaan naar een volledig nieuw financieel / ERP systeem. Daarbij nam men de beslissing om het volledige traject van selektie tot en met go live te laten begeleiden door een externe partner.
TriFinance won de uitschrijving van openbare aanbesteding op basis van de aangetoonde expertise en projectmethodologie. Tevens is TriFinance zowel software als leverancier onafhankelijk.
Voor de klant was het heel belangrijk dat er niet louter en alleen een technische implementatie van een nieuw systeem zou gebeuren. Immers doorheen de tijd waren processen en rollen binnen het bedrijf niet meegegroeid met de evolutie van het bedrijf zelf. Daarbij kwam dat het toenmalige financieel systeem (procurement module incluis) door de gebruikers als te beperkend werd beschouwd.
TriFinance heeft dan ook eerst de funktionele vereisten in kaart gebracht, steeds gericht op good practice aftoetsing. Tegelijkertijd werden de to-be processen geleidelijk aan afgestemd met het oog op een implementatie zonder customizing. In funktie hiervan werd ook de software geselekteerd en de implementatiepartner, na nog een finale proof of concept.
Vanaf de implementatie zelf (Agresso BW) werd de focus gelegd op het ontwerpen van de oplossing (design), de inrichting van de software èn het testen van deze inrichting. Voor dit testen werd een uitgebreid testplan opgesteld die uiteindelijk een cruciale succesfactor bleek voor de go-live zelf. Na het testen werd er ook voldoende tijd vrijgemaakt voor het trainen van de end-users en het voorbereiden van de conversie.
De go-live werd volgens plan gerealiseerd met goed werkende processen, workflows en datastructuren. Door de projectmatige en pragmatische aanpak van TriFinance was er bij de gebruikers op het terrein reeds direct na de go-live een positieve acceptatie van de nieuwe software.