Denk je aan digitalisering, dan denk je vaak aan grote techgroepen met geavanceerde en ultramoderne processen. Digitalisering is echter zeker geen exclusief onderwerp voor grote bedrijven. Zelfs het kleinste ambachtelijke bedrijf heeft te maken met digitale processen en groeiende wereldwijde concurrentie.
Maar welke systemen gebruiken wereldspelers om de norm te stellen voor de digitalisering van alle bedrijven? Welke speciale uitdagingen komen ze tegen in hun dagelijkse werk en dekken we die softwarematig aan? We willen al deze vragen op dit punt beantwoorden.
Tegelijkertijd kijken we naar ERP-systemen die speciaal zijn ontworpen voor wereldspelers en in de eerste stap verduidelijken we enkele conceptuele vragen om beter te begrijpen waar zo'n ERP-systeem zich precies bevindt en hoe het verschilt van gangbare applicaties.
ERP is de afkorting van de Engelse term Enterprise Resource Planning. Het beschrijft in wezen de taak van een bedrijf om de beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten voor de eigen processen.
Dit omvat het plannen, beheersen en bewaken van alle processen, terwijl ze tegelijkertijd van de juiste hoeveelheid middelen worden voorzien. Met middelen worden alle bedrijfsmiddelen van de onderneming bedoeld. Ook:
Het is belangrijk ervoor te zorgen dat elk proces altijd wordt geleverd met de juiste hoeveelheid en de juiste kwaliteit van middelen, zonder dat er overschotten of zelfs knelpunten ontstaan. Zonder de juiste softwareondersteuning zou dit een onmogelijke taak zijn. Zelfs kleinere bedrijven hebben immers talloze processen. Wereldwijde spelers moeten een groot aantal verschillende processen in verschillende delen van de wereld coördineren.
Dit is mogelijk met een ERP-software. Alle processen zijn digitaal in kaart te brengen in de applicatie; de gegevens worden dan ook samengebracht in een centrale database. Op deze manier kunnen veel van deze processen aanzienlijk worden gestroomlijnd, samengevoegd en in sommige gevallen zelfs geautomatiseerd.
Door de centrale opslag worden afdelings- en zelfs bedrijfsgrenzen overbrugd en hebben alle medewerkers toegang tot dezelfde database. Dit maakt een snellere informatiestroom mogelijk, wat op zijn beurt leidt tot veiligere processen en nauwkeurigere procedures in het algemeen.
Uiteindelijk kunnen met ERP-software op veel gebieden middelen worden bespaard, wat deze applicaties voor veel bedrijven zo aantrekkelijk maakt. Dergelijke oplossingen zijn meestal opgebouwd uit verschillende modules, die elk een specifiek gebied van het bedrijf bestrijken. De volgende modules komen vaak voor in moderne ERP-oplossingen:
Niet elk bedrijf heeft elk van deze modules nodig, terwijl andere veel meer functies nodig hebben om hun eigen processen goed in kaart te kunnen brengen. Maar het is niet alleen met betrekking tot de verschillende functies en modules binnen de software dat er verschillen zijn tussen de ERP-oplossingen op de markt.
Er zijn ook enkele verschillen met betrekking tot het respectievelijke licentiemodel waarmee een ERP-systeem wordt aangeboden. Vier modellen vallen hier in het bijzonder op.
Meestal koopt een bedrijf software van een provider en installeert het deze op zijn eigen servers. In dit geval spreekt men van het on-premise model, waarbij "on-premise" niets anders betekent dan "in de feitelijke ruimte". Maar niet elk bedrijf heeft zijn eigen brede IT-infrastructuur of de nodige expertise om het systeem in eigen beheer te houden.