Ben je op zoek naar een naadloze verbinding tussen je e-mailinbox en monday.com-account? Blijf dan lezen, want deze gids zal de kloof tussen je e-mails en borden in een paar eenvoudige stappen overbruggen! Met de functie 'E-mail naar bord' kun je e-mails vanuit je inbox rechtstreeks naar je monday.com-borden sturen in de vorm van nieuwe items of updates! Laten we eens kijken naar de functies E-mail naar board en E-mail naar item!
Tips: Op zoek naar meer informatie over de opmaak van e-mail naar bord? Bekijk dit artikel voor meer informatie 😊
Wie kan mijn borden of items e-mailen?
Let op: Houd er rekening mee dat het unieke e-mailadres dat wordt gegenereerd voor e-mail aan bord je individuele API-sleutel bevat en alleen mag worden gedeeld met anderen die je vertrouwt voor veiligheidsdoeleinden en nooit openbaar.
Elk lid of elke gast in je monday.com account, alsmede vertrouwde collega's buiten je account, kunnen e-mails naar borden of items sturen.
Accountleden
Accountleden kunnen een e-mail sturen naar elk privé-, deelbaar of hoofdbord waarvan ze lid zijn! Het accountlid moet de e-mail verzenden vanaf het e-mailadres dat is gekoppeld aan hun monday.com-account (dwz het e-mailadres dat ze hebben gebruikt om lid te worden van het account).
Gasten
Gasten op je monday.com account kunnen een e-mail sturen naar elk deelbaar bord waar ze lid van zijn! Gasten moeten de e-mail verzenden vanaf het e-mailadres dat is gekoppeld aan hun monday.com gastaccount.
Kijkers en vertrouwde collega's
Kijkers en collega's die niet zijn verbonden met je monday.com-account, kunnen e-mails naar je items of borden sturen met hetzelfde e-mailadres dat leden gebruiken. Het is belangrijk op te merken dat met dit e-mailadres mensen die geen lid zijn van je account, items en updates in je account kunnen maken, dus je moet voorzichtig zijn bij het verspreiden van het e-mailadres en het alleen geven aan degenen die je vertrouwt.
Hoe kan ik e-mails naar mijn borden sturen?
Er zijn drie manieren waarop je je e-mails kunt koppelen aan je monday.com borden! Je kunt:
Een e-mail naar je bord sturen als een nieuw item
Een e-mail sturen naar een bestaand item als een update
Een integratie instellen met je Gmail of Outlook inbox
Een e-mail als item naar een bord sturen
Zowel accountleden als niet-accountleden kunnen een e-mail naar een board sturen als nieuw item. Laten we eens kijken!
Accountleden en gasten
Wanneer je een e-mail naar een monday.com bord stuurt, wordt de e-mail een nieuw item op het bord! De eerste stap is om het unieke e-mailadres van je bord op te zoeken. Om erachter te komen wat dit is, ga je naar het bord dat je wilt e-mailen en klik je op het menu met drie stippen in de rechterbovenhoek. Selecteer in het vervolgkeuzemenu "Boardinstellingen" en vervolgens "Items maken via e-mail":
Onderaan het pop-up venster vind je het unieke e-mailadres van je bord! Je kunt op "Kopiëren" klikken om het naar je klembord te kopiëren, zodat je het rechtstreeks in je e-mail kunt plakken.
Als alternatief kun je ook een aangepast e-mailadres maken om het voor accountleden gemakkelijker te maken om te onthouden! Klik op het pijltje naar beneden naast "Gebruik een aangepast adres" en bewerk het e-mailadres naar wens. Klik op "Kopiëren" om het naar je klembord te kopiëren:
Ter info:
Aangepaste e-mailadressen kunnen alleen worden gebruikt door accountleden.
Alleen beheerders van het account kunnen bordadressen aanpassen.
Abonnees van de borden kunnen het aangepaste adres bekijken en kopiëren.
Bordeigenaren kunnen beheerders om goedkeuring vragen om het aangepaste bordadres te bewerken.
Nu is het tijd om naar je e-mailinbox te gaan om een nieuwe e-mail te maken!
Voordat we de e-mail verzenden, moeten we mogelijk onze e-mail enigszins aanpassen om er zeker van te zijn dat deze er precies uitziet zoals we dat op ons bord willen zien.
De lijn van de ontvanger moet het e-mailadres van het bord hebben (we hebben het opgeslagen als contact voor eerder genoemde veiligheidsdoeleinden)
De onderwerpregel wordt de naam van het item op ons bord
3. De tekst van de e-mail wordt een update van het nieuwe item, dus we moeten ervoor zorgen dat alles wat we graag willen zien in het updates-gedeelte van ons item in de tekst van de e-mail zit - inclusief bestanden!
Tip: Sommige e-mails hebben de functie 'Antwoord boven deze lijn'. In dit geval zal je update gedeelte blanco zijn, als je dit gedeelte niet verwijdert bij het doorsturen van de e-mail naar je bord, omdat de inhoud van de e-mail geacht wordt zich boven de antwoordlijn te bevinden. Verwijder simpelweg dat deel van de e-mail en het zou perfect moeten werken!
En voila! Je e-mail zal verschijnen als een nieuw item in een nieuwe groep genaamd "Nieuwe klanten" helemaal bovenaan je bord! Al je toekomstige e-mails zullen in deze groep verschijnen, dus je kunt de naam van de groep aanpassen naar wens! Het enige dat je hoeft te doen, is de rest van de kolommen voor het nieuwe item handmatig invullen wanneer deze op het bord verschijnt.
Klik op de tekstballon om de updatesectie van het item te openen en de tekst van je e-mail te bekijken. Nu heb je alle details bij elkaar op één plek!
Ter info: De maker van het item of de update is de gebruiker die het unieke e-mailadres van het bord (dat de persoonlijke API-sleutel bevat) heeft gekopieerd. Als twee gebruikers bijvoorbeeld afzonderlijk de e-mailadreslink hebben gekopieerd en e-mails hebben gemaakt, zou elk verschijnen als de maker van de update. Als een gebruiker het adres echter heeft gekopieerd en naar een andere gebruiker heeft gestuurd, wordt de gebruiker die het adres heeft gekopieerd weergegeven als de maker van de update.
Een e-mail naar een item sturen als update
Wanneer je een e-mail stuurt naar een item op je bord, wordt de e-mail een update in de Updates-sectie van het item! Om dit te doen haal je het unieke e-mailadres van je item op in de Updates-sectie van het item. Klik op "Updates schrijven via e-mail" en kopieer je unieke e-mailadres.
Bij Greenfield Gardeners ontvangen we vaak e-mailverzoeken voor klussen van klanten en sturen we de klanten e-mails om hen te laten weten wat voor werk er aan hun tuin is gedaan de laatste keer dat we hun pand bezochten! Om er zeker van te zijn dat we al deze correspondentie ook op ons monday.com bord kunnen zien, sturen we de e-mail zowel naar onze klant als naar het e-mailadres van ons item!
Ter info: Als je de e-mail naar zowel het item als een ontvanger stuurt die geen lid is van je monday.com account, zorg er dan voor dat je in de "Bcc" regel het adres van het item vermeldt. Dit is om ervoor te zorgen dat de ontvanger geen foutmelding krijgt van je monday.com-item als de ontvanger van je e-mail antwoordt met de actie "Allen beantwoorden".
De e-mail zal verschijnen als een nieuwe update in het bestaande item op je bord! De onderwerpregel van je e-mail is vetgedrukt, gevolgd door de hoofdtekst van je e-mail.
Andere e-mailmethoden
Wat we hier hebben beschreven, is slechts een van de manieren waarop je e-mail kunt gebruiken met monday.com. Voor meer informatie over al je e-mailopties, ga je naar E-mails verzenden of ontvangen met monday.com!
Als je vragen hebt, neem dan gerust contact met ons team via ons contactformulier. We zijn 24/7 beschikbaar en helpen je graag!