Hof van Discipline: geen enkel misverstand laten bestaan in naamstelling op factuur - Advocatie
Als een cliënt en een derde partij aan een advocaat verzoeken om de factuur te richten aan de derde, dan moet de declaratie nog steeds op naam van de cliënt worden gezet. In een principiële tuchtzaak over facturen waar dit niet het geval was, verklaart het Hof van Discipline een dekenbezwaar gegrond.
Volgens het dekenbezwaar kan de wijze van factureren door een advocaat niet door de beugel. Die zette zes facturen à in totaal 6.000 euro op naam van een vennootschap, maar hij verrichte eigenlijk werkzaamheden voor een zekere mevrouw P.. De Haagse Raad van Discipline verklaarde het dekenbezwaar in augustus 2020 nog ongegrond, onder meer omdat de facturen conform de afspraken tussen advocaat, cliënte en onderneming waren opgesteld. Het bedrijf had de advocaat zelf verzocht om voor mevrouw P. op te treden, zodat er geen sprake is van 'het fingeren van een vooraf tot stand gekomen opdrachtrelatie'.
De advocaat geeft bij het Hof van Discipline wel eerlijk aan dat er sprake is geweest van een vergissing. De declaraties hadden wel degelijk op naam van mevrouw P. moeten staan, en niet op naam van de onderneming. Het hof laat er geen misverstand over bestaan in een afgelopen week gepubliceerde uitspraak uit februari. Een declaratie moet 'op naam staan van de cliënt/opdrachtgever ten behoeve van wie de werkzaamheden zijn verricht'. Als een cliënt en een derde verzoeken om de declaratie te richten aan de derde, dan dient deze declaratie nog steeds op naam van de cliënt gesteld te worden, eventueel met toevoegingen als 'ter attentie' of 'per adres'.
Bovendien oordeelde de hoogste tuchtrechter in een beslissing van eind augustus 2020 nog: 'Het hof is van oordeel dat een advocaat de kosten van zijn werkzaamheden voor de cliënt alleen dan in rekening mag brengen bij een ander dan de cliënt, als hij daarbij in ieder geval verifieert wie de betalende partij is, wat de concrete relatie tot de cliënt is en daarbij de declaraties zodanig inricht dat daaruit duidelijk blijkt welke werkzaamheden hij voor de cliënt heeft verricht, wie de cliënt is en daarbij vermeldt op grond waarvan hij deze declaraties toezendt aan die derde dan wel anderszins kan aantonen wat de grondslag is voor de declaraties aan die derde.'
In dit geval staat vast dat mevrouw P. de cliënt van de advocaat was, en dat de declaraties per ongeluk niet op haar naam waren gesteld. Een enkele vermelding op een factuur als 'mevrouw [P]/letselschade" resp. "mevrouw [P]/OVG' maakt volgens het hof niet voldoende duidelijk dat het om werkzaamheden voor een ander dan de vennootschap gaat.
Daar komt in dit geval bij dat 'het vermelden van een dossiernaam of het op deze wijze aanduiden van de kwestie waarop de verrichte werkzaamheden betrekking hebben', enkel is toegestaan als op declaratie expliciet staat vermeld dat deze werkzaamheden de cliënt – en dus niet de derde – betreffen. Dit in combinatie met 'de grondslag voor het aan de derde / geadresseerde richten van de declaratie in plaats van aan de cliënt'. En hieraan voldeden deze facturen niet, aldus het hof. 'Ter voldoening aan dit vereiste dient immers elke declaratie of de begeleidende brief bij elke declaratie een dergelijke grondslag te vermelden. Daarvan is geen sprake bij de door verweerder verzonden declaraties.'
Het dekenbezwaar is daarmee in hoger beroep alsnog gegrond verklaard, al wordt vanwege het principiële karakter van de zaak geen maatregel opgelegd aan de advocaat, die kort voor zijn pensioen zit.