Posted on november 29, 2017 november 29, 2017 by bmphaverkort
Als zzp'er moet je een administratie bijhouden, dat is niet altijd leuk en eenvoudig. De een werkt in Excel, de ander kiest een boekhoudpakket. ZZP Kickstart besteed in deze blogserie aandacht aan boekhoudpakketten voor zzp'ers. In dit blog leggen we verschillende functies binnen boekhoudpakketten uit.
Klik hier voor de boekhoudprogramma vergelijker!
Dit hangt af van het type bedrijf dat je hebt. De ene onderneming moet meer administreren dan de andere. Een tekstschrijver heeft genoeg aan een laptop en een beperkt aantal facturen per jaar. Een klusjesman heeft vaak meer kapitaal nodig en heeft ook nog een voorraad klus materiaal zoals hout of tegels. Daar wordt de boekhouding vaak al complexer. Ook zal de klusjesman te maken hebben met (uitgebreide) offertes. Hieronder leggen we een aantal boekhoudkundige principes uit zodat je weet wat boekhoudprogramma's wel en niet kunnen en wat voor jou wel of niet geschikt is.
Elk bedrijf moet voor de belastingaangifte aan het einde van het jaar een balans kunnen overhandigen. Een balans is een overzicht van de bezittingen van een bedrijf en hoe de bezittingen gefinancierd zijn. Voor bedrijven met veel bezittingen is die balans belangrijker dan voor bedrijven die enkel een laptop bezitten. Bij de laatste bedrijven staan vaak alleen de bezittingen: laptop, bankrekening, nog te ontvangen bedragen op de ene kant. En Eigen vermogen en nog te betalen btw aan de andere kant. Heb je te maken met voorraad en dergelijke dan is een balans rapportage wel heel handig.
Een winst en verlies rekening is een overzicht van alle opbrengsten en alle kosten die je in een jaar gemaakt hebt. Je opbrengsten verminderd met je kosten is je winst. Als je uurtje factuurtje werkt dan is de winst en verlies rekening meestal niet zo spannend omdat je vaak weinig kosten hebt en omdat je opbrengsten simpelweg je gewerkte uren zijn. Heb je bijvoorbeeld een winkel met verschillende productcategorieën en meerdere kostensoorten dan is een uitgebreide winst en verliesrekening wel aan te raden.
Een aantal boekhoudprogramma's heeft een automatische bankkoppeling. (lees hier welke). Dat betekent dat alle betalingen via je bankrekening zichtbaar worden in het boekhoudprogramma. Je kunt dan bonnen en facturen koppelen aan de betaling zodat je boekhouding kloppend is. Sommige boekhoudprogramma's hebben geen automatische koppeling. Je moet dan een zogenaamd MT-940 bestand downloaden in de beveiligde omgeving van je (online)bank en dit uploaden in het boekhoudprogramma. Je moet de zaak dus zelf updaten.
De btw aangifte is te doen vanuit het boekhoudsysteem. Dit kan handig zijn omdat het je tijd bespaart.
In sommige boekhoudprogramma's kun je factureren, in andere niet, en bij sommige kun je het als aparte module inkopen. De facturen zijn dan direct verwerkt in het boekhoudprogramma. Je hoeft er dan alleen nog maar de betaling aan te koppelen. Kun je niet factureren in het programma dan zal je de facturen zelf moeten maken en moeten uploaden. Dus hoe meer facturen je hebt, hoe beter je kunt kiezen voor een geïntegreerd facturen systeem.
Offertes in het boekhoudsysteem betekent dat je de offerte kunt versturen naar de klant en als de klant akkoord is wordt de offerte omgezet in een factuur. Dit scheelt je dus weer werk.
Hoewel de techniek van scan en herken nog niet 100% optimaal is bespaart deze functie je tijd. De scan en herken functie herkent facturen en bonnen. Het boekhoudprogramma weet bijvoorbeeld al om welke klant en welke bedragen het gaat. Scan en herken maakt de administratie wel een stukje eenvoudiger.
Is er de mogelijkheid om je uren bij te houden? Hiermee kun je aantonen dat je 1225 uren in je zaak gestoken hebt voor de zelfstandigenaftrek.
Is er een mogelijkheid om je gereisde kilometers bij te houden? Per gereisde kilometer (met de auto) mag je €0,19 opvoeren als kosten.
Vrij rekeningenschema
Hierbij kun je zelf grootboekrekeningen aanmaken. Zo kun je bijvoorbeeld voor jou specifieke kosten of voorraden verwerken in je boekhouding. Stel dat je een bloemenzaak hebt en je wil een onderscheid maken in planten en potten. Dan is dat met een vrij rekeningenschema mogelijk.
Er is een koppeling te maken met je webshop, ook dit kan je weer veel tijd schelen. De gegevens uit de webshop worden dan automatisch ingeladen in je boekhoudprogramma.
Waarom de meeste ondernemers na een jaar ophouden met een boekhouding in Excel.
De meeste ondernemers stoppen na een jaar weer om hun boekhouding te voeren in Excel. Excel is een programma waarin je bestanden kunt maken. En hoewel je vernuftige dingen kunt doen in Excel is het toch heel lastig om er een goede boekhouding in bij te houden. Er zijn redelijk wat gratis en betaalde templates te vinden. Maar vaak werkt dit toch niet zo handig als een boekhoud programma. Vervolgens heeft je boekhouder dan weer extra tijd nodig om alles recht te zetten, wat weer extra geld kost. Voor veel ondernemers is Excel per saldo dus niet goedkoper en levert het ze veel stress op.