Software voor Syndici | fks
De taken van een syndicus worden stelselmatig meer en meer geprofessionaliseerd. Het recente K.B. over de boekhoudkundige verplichtingen van een V.M.E. (Vereniging van Mede Eigendom) is zeker niet de eindfase. Professionele syndici worden echter naast dat Financiële beheer ook meer en meer geconfronteerd met de vele aspecten van het Technisch beheer van de gemeenschappelijke delen van een V.M.E en het Administratief beheer van de V.M.E.
Daarbij is zo mogelijk nog belangrijker de opvolging en de systematische Communicatie naar de mede-eigenaars en de Raad Van mede-eigendom. Automatisering, elektronische communicatie en mobiele applicaties (via tablets, smartphones) zullen onontbeerlijk worden om de Syndicus te ondersteunen in deze activiteiten. Zo kan een te groot spanningsveld tussen Syndici en mede-eigenaars vermeden worden. Dit natuurlijk zonder de financiële marges van de Syndicus negatief te beïnvloeden.
Binnen de meeste syndicusbedrijven blijkt er tevens grote nood aan het optimaliseren van taken en werkzaamheden. De tijd die momenteel gespendeerd wordt aan het opvolgen van de meldingen, de rapporten die geproduceerd moeten worden en de gehele lijn van communicatie er rond, dient bij vele bedrijven geoptimaliseerd te worden. Deze communicatie betreft allerhande communicatie- en documentatie-uitwisselingen met mede-eigenaars, RVM (Raad van Mede-eigendom), VVM (Vereniging van Mede-eigenaars), leveranciers, etc.
Het verlies aan kostbare tijd van de syndicus en zijn collega's is dan ook een direct gevolg hiervan.
Automatisering van het beheer en de bedrijfsprocessen van de syndicus en zijn medewerkers speelt een belangrijke rol in een goed beheer van alle complexen. Belangrijk is ook dat er een oplossing wordt geformuleerd voor informatie-eilanden; er mag slechts eenmaal input zijn van alle gegevens.
Onze software voor syndici is een webtoepassing gebaseerd op Opensource oplossingen en bevat naast de klassieke elementen zoals boekhouding (incl. het nieuwe genormaliseerd rekeningstelsel voor mede-eigendommen), gebruikersbeheer, schadebeheer, documentbeheer en de eventuele eenvoudige en automatische publicatie op websites van documenten,... ook de modules communicatie en technisch beheer. Integratie van deze modules met de basis maakt het verschil ten opzichte van de vaak achterhaalde en oubollige software voor Syndici.
Overzichten maken het de syndicus en zijn medewerkers gemakkelijk om opzoekingen of rapportering uit te voeren. Op een gebruiksvriendelijke manier worden er vlot selecties van opdrachten, taken, meldingen, mede-eigenaars, leveranciers, ... en hun detailgegevens opgezocht en weergegeven in het systeem. Ook filtering (verfijning of uitbreiding via selectiecriteria) maakt het gegevensbeheer voor de syndicus en zijn meewerkend personeel vanaf nu een fluitje van een cent.
In deze webtoepassing kunnen syndicus, medewerkers van de syndicus en mede-eigenaars zich aanmelden en afhankelijk van hun profiel zullen er gegevens weergegeven/behandeld kunnen worden.
Ook de wereld van smartphones gaat aan de moderne syndicus niet voorbij. De smart device toepassing (App op Android), horende bij deze softwareoplossing, biedt de mogelijkheid om:
opvragingen van bestaande en aanmaken van nieuwe taken en/of meldingen te doen,
taken en/of meldingen aan te vinken (te verwerken) na controle in het gebouw,
ter plaatse rapporten aan te kunnen maken, deze kunnen zowel tekstuele inhoud als foto-, audio- of video-fragmenten bevatten en tevens indien wenselijk op een eenvoudige en snelle manier per mail verstuurd worden naar betrokkenen.
Wanneer we ons even verdiepen in het onderdeel "Meldingenbeheer", zien we talrijke voordelen:
Een melding kan eenvoudig geregistreerd worden, zowel rechtstreeks via de website of via de mobiele toepassing alsook via de webapplicatie (invoer door medewerker of syndici in het geval dat de melding mondeling, telefonisch, per fax of via email ontvangen werd).
Een melding kan toegewezen worden aan een verantwoordelijk personeelslid of de syndicus.
Horende bij een melding (maar ook afhankelijk ervan) kunnen één of meerdere taken aangemaakt worden.
De opdracht tot uitvoering van de probleemmelding kan worden doorgegeven aan een leverancier of andere uitvoerder, deze koppeling wordt ook geregistreerd én de uitvoerder ontvangt een mail van het probleem, waarin hij via een link het probleem kan bekijken, oplossen en van de juiste feedback en status kan voorzien. De syndicus of zijn meewerkend personeel kan op elk moment deze opvolging op een eenvoudige manier controleren.
Elke stap die de melding doorgaat, wordt deze een bijhorende status toegekend. Ook een historiek van statussen en bijhorende feedback wordt zorgvuldig geregistreerd.
De nodige communicatie zal ook op een eenvoudige (en vaak zelfs automatische) manier ingebouwd worden in de procesafhandeling van het systeem. Zo kan er op een consequente manier geopteerd worden om de RVM in te lichten. De melder van het probleem krijgt van elke statuswijziging een melding, zodat ook de melder het probleem kan opvolgen.
Deadlines kunnen op een eenvoudige manier gekoppeld worden en bij overschrijden van deze datum zal een automatische rappelcreatie plaats vinden.