Gebruikershandleiding | Lost Lemon
Deze handleiding is bedoeld om u als gebruiker kennis te geven van de mogelijkheden en functionaliteiten van de invoermodule voor de Participatieladder. De invoermodule voor de Participatieladder is een tool, ontwikkeld om de participatie in de samenleving van gemeentelijke cliënten te meten en te monitoren. Met een paar korte vragen kan van iedere cliënt het participatieniveau worden vastgesteld. Op een schaal van 1 tot 6 van een teruggetrokken bestaan tot betaald werk. Zie het schema hieronder.
Verder heeft u de mogelijkheid om verschillende uitgebreide rapportages over uw cliënten en uw gebruikers op te stellen. In deze handleiding staan de volgende onderdelen beschreven:
De stappen die de gebruiker volgt om het participatie niveau vast te stellen.
Alle functies die in de Invoermodule zijn opgenomen en de mogelijkheden om door de invoermodule te navigeren. Een aantal functies van de invoermodule is beperkt tot gebruikers met administratieve rechten. Zo is het aanmaken van nieuwe gebruikers alleen beschikbaar voor gebruikers met administratieve rechten. Als functies beperkt zijn, dan staat bij het onderdeel genoemd.
Een overzicht van de beschikbare rapportages.
Functies die alleen beschikbaar zijn voor bepaalde projecten
Selecteer een van onderstaande opties om direct naar dit onderwerp te gaan:
Vaststellen participatieniveau
Stap 1: invoeren clientgegevens
Stap 2: bepalen participatieniveau
Stap 3: bepalen groei en selectie van instrumenten
Toelichting menu opties:
Cliënten buiten ladder
Specifieke rapportages voor projecten
Functies voor specifieke projecten
Utrecht Aan de Slag
Toelichting op de treden
1. Vaststellen participatieniveau
Als eerste registreert u gegevens over de client. Hierbij gaat het om adresgegevens, informatie over inkomsten van de cliënt, opleiding en inburgering. Een aantal begrippen zijn toegelicht met een info button. Tot slot vult u participatie informatie in. Hier kunt u de keuze maken om als volgende stap de vragenlijst te doorlopen. Hiermee bepaalt u het participatieniveau. Als u de trede al weet, kunt u ervoor kiezen om de vragenlijst over te slaan.
Bij stap 2 krijgt u vragen voorgelegd over het huidige participeren van de client. U kunt elke vraag met ja of nee beantwoorden. Na elke vraag selecteert u de knop volgende; zo komt u bij de volgende vraag. Het aantal vragen dat u beantwoordt, hangt samen met het participatieniveau. Zie hoofdstuk 5 voor een toelichting op alle tredes. Als alle vragen zijn afgelopen, komt u terecht bij stap 3.
Heeft u bij stap 1 ervoor gekozen om direct het participatieniveau te selecteren, dan slaat u de vragenlijst over. U krijgt dan een keuze scherm met daarin de participatietredes. Maak +hierin u keuze.
Tip: Ga bij beantwoording uit van de feitelijke situatie. Voor cliënten die (deels) werken, maar daarnaast weinig sociale contacten hebben, geldt dat ze op participatieniveau 5(werk met ondersteuning) of 6 (werk zonder ondersteuning)uitkomen. Ondanks dat er naast werk bijvoorbeeld geen andere contacten zijn. De gebruiker kan aan deze cliënt voorstellen om te werken aan de sociale zelfredzaamheid.
Na beantwoording van alle vragen, krijgt u bij stap 3 te zien op welk participatieniveau de cliënt staat. Aansluitend hierop geeft u aan tot welk niveau de client kan stijgen in een jaar. Verwacht u dat uw client in staat is om binnen een jaar:
Aan het werk te gaan zonder ondersteuning? Of
Aan het werk te gaan met ondersteuning? Of
Vrijwilligerwerk te gaan doen? Of
Deel te nemen aan sociale activiteiten, zoals sport of bij een buurtvereniging? Of
Contacten te krijgen met buren, mensen buiten de eigen woonomgeving?
Bij het bepalen van de groei is het wenselijk om de clientgegevens uit stap 1 in het achterhoofd te houden. Hoe oud is de client, hoe is zijn gezinssituatie, zijn er bijzondere belemmeringen die eerst opgelost moeten worden, etc.
Vervolgens kunt u aangeven of u een (aanvullend) participatie-instrument in gaat zetten voor deze client. Het groeipotentieel van de client kan u ondersteunen bij de selectie van participatieinstrumenten. Afhankelijk van de trede waar de client uit kan komen, kan het best passend activiteit of activiteiten afgewogen worden.
Tot slot geeft u het volgende meetmoment aan. U kunt zo de ontwikkeling van de cliënt volgen. In het opmerkingenveld kunt u nog aanvullende gegevens kwijt over de cliënt en de keuze voor het instrument.
Tip: probeer de client minstens elk half jaar te spreken. Zo houd u de vinger aan de pols en maakt u de ontwikkeling van de client zichtbaar. Het meetmoment kan ook gekozen worden op het moment dat een activiteit afgerond is. U kunt dan opnieuw het participatieniveau vast stellen en eventueel een nieuwe activiteit inzetten. Zet dit meetmoment ook in uw agenda.
Hier vind u een samenvatting van de meting. Selecteer onderaan het scherm de optie "opslaan" of "afbreken". Let op, als u voor afbreken kiest, bent u de ingevoerde gegevens kwijt. Recht boven het verslag vind u de optie om dit verslag in PDF formaat af te drukken.
2. Toelichting menuopties
In de groene balk bovenin het scherm vindt u het menu. Hier kunt u kiezen voor:
Start: invoeren van een nieuwe cliënt
Cliënten: zoeken in de eigen caseload
Rapportages: inzage van informatie over de cliënten
Administratie: aanmaken van nieuwe gebruikers en inregelen functies
Op het startscherm kunt u kiezen voor het nieuw invoeren van een cliënt, of u kunt een bestaande cliënt opzoeken. Controleer altijd eerst of een cliënt al eerder is ingevoerd. Als deze namelijk al in het systeem bekend is, hoeft u niet alle gegevens opnieuw in te voeren, maar alleen de wijzigingen door te geven. Daarnaast heeft u via het menu toegang tot de belangrijkste delen van de invoermodule die in deze gebruikershandleiding allemaal behandeld worden.
Als u op "Cliënten" klikt, krijgt u een overzicht van de bestaande cliënten in het systeem. In het gegeven overzicht kunt u zoeken naar een bepaalde cliënt door te bladeren door de pagina's van de overzichtstabel. Het is mogelijk om de cliënten te sorteren op de verschillende kolommen, door op de kolomnaam te klikken. Ook kunt u door middel van de achternaam of het BSN van de cliënt snel zoeken naar de cliënt. Voor elke cliënt heeft u de volgende mogelijkheden:
Bekijk overzicht van laatste verslag
U krijgt een overzicht van de gegevens die zijn ingevoerd bij de laatste verslaglegging van de betreffende cliënt. Ook kunt u onderaan de pagina eventuele eerdere verslagen van de cliënt zien.
Voer een nieuw verslag in op basis van eerder ingevoerde gegevens
Hier kunt u een nieuw verslag aanmaken voor een al bestaande cliënt. De gegevens van het eerder ingevulde verslag worden getoond, zodat u alleen nog de gewijzigde gegevens hoeft aan te passen. Als u alle stappen heeft doorlopen wordt het nieuwe verslag voor de cliënt opgeslagen, naast de al bestaande rapporten. U bent de gegevens uit het vorige rapport dus niet kwijt, aangezien u die nog op kunt zoeken in het overzicht van rapportages van de cliënt (Bekijk overzicht van laatste verslag).
Plaats de cliënt buiten de Participatieladder
Als u de cliënt niet meer op de Participatieladder wilt zetten, kunt u hem buiten de ladder plaatsen. Dit kunt u doen door op de knop 'Plaats de cliënt buiten de Participatieladder' te drukken. De cliënt wordt dan niet meer meegenomen in de rapportages.
Als u zeker weet dat de cliënt die u in wilt voeren nog niet in de database staat, kunt u een nieuw verslag aanmaken via Nieuw verslag. Als u alle vragen voor de cliënt heeft beantwoord wordt het verslag opgeslagen en is de cliënt in het vervolg te vinden in het cliëntenoverzicht.
Cliënten die buiten de ladder zijn geplaatst kunt u hier terugvinden. U krijgt een overzicht van de cliënten in het systeem die buiten de ladder zijn geplaatst met de opgegeven reden.
Wilt u de client weer binnen de ladder plaatsen? Selecteer clienten in de menubalk. U krijgt dan het overzicht van uw caseload. Zoek uw client op en maak vervolgens een nieuw verslag aan. De client valt zo weer binnen de meting.
Deze functie is alleen beschikbaar als u een rol bezit met Gebruikers-recht.
Hier worden alle bestaande gebruikers weergegeven, met bijbehorend email adres. Er kan gesorteerd worden op de kolommen van de overzichtstabel door op de kolomnaam te klikken. Verder kun je een gebruiker bewerken of verwijderen.
Hierdoor verwijdert u de gebruiker volledig uit het systeem. U kunt een gebruiker alleen verwijderen als er geen verslagen meer aan de gebruiker gelinkt zijn.
Bij het bewerken kunnen de naam en de beschrijving aangepast worden.
Hier kunt u een nieuwe gebruiker toevoegen aan het systeem. U dient een naam en een wachtwoord op te geven voor de nieuwe gebruiker . Ook kunt u een email adres opgeven en aangeven welke rollen de nieuwe gebruiker heeft.
Tip:gaat het om een gebruikers van een nieuw team? Maak dan eerst het team aan voordat u de gebruikers registreert.
Deze functie is alleen beschikbaar als u een rol bezit met Teams-recht.
Hier worden alle bestaande teams weergegeven. Er kan gesorteerd worden op de kolommen van de overzichtstabel door op de kolomnaam te klikken. Verder kun je een team bewerken of verwijderen.
Hierdoor verwijdert u het team volledig uit het systeem. U kunt een team alleen verwijderen als er geen gebruikers meer aan het team gelinkt zijn.
Hier kunt u een nieuw team toevoegen aan het systeem. U dient een naam op te geven voor het nieuwe team . Ook kunt u een beschrijving opgeven.
Deze functie is alleen beschikbaar als u een rol bezit met Rollen-recht.
Hier worden alle bestaande rollen weergegeven. Er kan gesorteerd worden op de kolommen van de overzichtstabel door op de kolomnaam te klikken. Onder de tabel staat een uitleg van de kolomnamen. Verder kun je een rol bewerken of verwijderen.
Bij het bewerken kunnen de naam, beschrijving en rechten aangepast worden.
Hierdoor verwijdert u de rol volledig uit het systeem. U kunt een rol alleen verwijderen als er geen gebruikers meer aan de rol gelinkt zijn.
Hier kunt u een nieuwe rol toevoegen aan het systeem. U dient een naam op te geven voor de nieuwe rol. Ook kunt u een beschrijving opgeven en de rechten instellen.
U kunt het volledige cliëntenoverzicht exporteren naar XML of naar een Excel bestand. Er wordt dan een overzicht van alle in de database opgeslagen verslagen geëxporteerd. U kunt deze functie alleen gebruiken als u een rol met exporteren-recht heeft.
Er zijn verschillende rapportages beschikbaar voor de Participatieladder. Van elk rapport wordt kort beschreven welke informatie in het rapport te vinden is.
Ladderpositie Overzicht van alle cliënten, verdeeld per ladder trede. Er worden aantallen en percentages weergegeven van alle treden.
Ladderpositie met inkomenssituatie Overzicht van alle cliënten, verdeeld per ladder trede en inkomenssituatie.
Groeipotentieel Overzicht van alle cliënten die binnen de gekozen periode zijn ingevoerd met een groeipotentieel, verdeeld per ladder trede. Er worden aantallen en percentages weergegeven van alle treden.
Stijgers vs. dalers Overzicht van alle cliënten, waarbij de huidige en de eventuele vorige ladderpositie bepalen of de cliënt een stijger of een daler is.
Werk Overzicht van alle cliënten, waarbij per cliënt wordt aangegeven of hij werk heeft en of dat dan betaald of onbetaald werk is.
Mutaties Overzicht van alle cliënten die binnen de gekozen periode zijn ingevoerd, ingedeeld per trede, met daarbij weergegeven of het een nieuwe cliënt betreft of dat de cliënt al in het systeem voorkwam. Ook wordt voor elke trede weergegeven hoeveel procent nieuwe cliënten deze bevat ten opzichte van het totaal aantal nieuwe cliënten.
Nieuwe cliënten Overzicht van alle nieuwe cliënten die ingevoerd zijn binnen de gekozen periode.
Aantal m/v per trede Per trede worden het aantal cliënten weergegeven, gerangschikt in drie categorieën: 'Jonger dan 27', 'tussen de 27 en de 45 jaar' en '45+'. Vervolgens is binnen deze categorieën ook onderscheidt gemaakt tussen het geslacht van de cliënten.
Cliëntkenmerken Overzicht van alle cliënten, weergegeven per trede. In de kolommen staan de volgende kenmerken: Gemeentelijke uitkering – UWV uitkering – nugger – Werk – Startkwalificatie – Inburgeringsplichtig – Inburgeringsbehoeftig – Laaggeletterd – Vrijstelling arbeidsplicht – Vrijstelling inburgeringsplicht.
Beweging cliëntkenmerken Overzicht van alle cliënten, weergegeven per trede. Op de twee opgegeven datums worden de cliëntkenmerken nagegaan, en vergeleken met elkaar. In de kolommen staan de volgende kenmerken: Gemeentelijke uitkering – UWV uitkering – nugger – Werk – Startkwalificatie – Inburgeringsplichtig – Inburgeringsbehoeftig – Laaggeletterd – Vrijstelling arbeidsplicht – Vrijstelling inburgeringsplicht.
Beweging ladderpositie Overzicht van alle cliënten. Op de twee opgegeven datums wordt de ladderpositie nagegaan, en vergeleken met elkaar. Hierdoor kan de beweging van de cliënten wat betreft de ladderpositie worden nagegaan.
Beweging ladderpositie met groeipotentieel Overzicht van alle cliënten met groeipotentieel. Op de twee opgegeven datums wordt de ladderpositie nagegaan, en vergeleken met elkaar. Hierdoor kan de beweging van de cliënten wat betreft de ladderpositie worden nagegaan.
Verschil ladderpositie Overzicht van alle cliënten die binnen de gekozen datums zijn gestegen of gedaald.
Workload Overzicht van alle komende geplande afspraken met cliënten van de ingelogde cliëntmanager binnen de aangegeven periode.
Mutaties per cliëntmanager Overzicht van alle cliënten die binnen de gekozen periode zijn ingevoerd. Per cliëntmanager wordt aangegeven hoe veel nieuwe en hoe veel bestaande cliënten zijn ingevoerd.
Mutaties met trede per cliëntmanager Overzicht van alle cliënten die binnen de gekozen periode zijn ingevoerd. Per cliëntmanager en per trede wordt aangegeven hoe veel nieuwe en hoe veel bestaande cliënten zijn ingevoerd.
Nieuwe cliënten per cliëntmanager Overzicht van alle nieuwe cliënten die ingevoerd zijn binnen de gekozen periode, verdeeld per cliëntmanager.
Ladderpositie per cliëntmanager Overzicht van alle cliënten, verdeeld per cliëntmanager en ladder trede. Er worden aantallen en percentages weergegeven van alle treden.
Stijgers vs. dalers per cliëntmanager Overzicht van alle cliënten, ingedeeld per cliëntmanager. Er wordt voor de cliënten weergegeven of ze ten opzichten van een eventuele eerder verslag zijn gestegen, gedaald of dat er geen verschil is.
Workload per cliëntmanager Overzicht van alle komende geplande afspraken met cliënten, per cliëntmanager, binnen de aangegeven periode.
Koppeling met "je kunt meer"
4. Functies voor specifieke projecten
Binnen de invoermodule voor Utrecht aan de Slag is het mogelijk om in het aanbod van "je kunt meer" een activiteit te zoeken. In stap 3 van de module klikt u op de link naar de website van "je kunt meer". U krijgt dan activiteiten te zien die aansluiten op het participatieniveau van de client. Wilt u alle activiteiten zien, dan kunt u dat binnen de website van "je kunt meer" ook selecteren. Sluit na het raadplegen van deze website, deze website af. U komt dan weer in de invoermodule. Neem de geselecteerd instrument over in het opmerkingenveld.
Uitbreiding functies onder administratie
In de invoermodule voor Utrecht aan de Slag is ook de mogelijkheid om de volgende onderdelen specifiek in te regelen:
Subgroepen: dit onderdeel wordt uitgevraagd bij stap 1.
Aandachtspunten: dit zijn belemmeringen waarmee rekening gehouden kan worden bij activering van de client.
Inkomstenbronnen: hier kan de organisatie extra inkomstenbronnen toevoegen.
Indicaties: hierbij gaat het om indicaties die relevant zijn voor financiering van de activiteiten.
Instellingen: dit betreffen de instellingen die onder Utrecht aan de Slag vallen.
Woonvoorzieningen: hier kunnen extra woonvoorzieningen en adressen toegevoegd worden of verwijderd.
Uitbreiding managementrapportages
In de invoermodule zijn de volgende extra rapportages voor clientmanagers opgenomen. :
Aandachtspunten per client
Indicaties per client
Inkomstenbronnen per client
Subgroepen per client
5. Toelichting treden Participatieladder
Voor een duidelijk overzicht en voorbeelden van de treden op de Participatieladder kunt de volgende pdf download: treden.pdf.
6. Vragen en suggesties
Heeft u in deze handleiding het antwoord op uw vraag niet kunnen vinden, of heeft u suggesties om ons product te verbeteren, neem dan contact op met onze helpdesk. Deze is te bereiken via de website http://helpdesk.lostlemon.nl/. Bij productieverstoringen kunt u onze telefonische helpdesk raadplegen via het telefoonnummer 06-12987067.