Papierloos werken: hoe begin je eraan in jouw bedrijf? - ITC
Hoe leer je jouw bedrijf papierloos werken?
Papier helemaal verbannen van de werkvloer lijkt misschien wat utopisch. Maar toch zijn er verschillende oplossingen om je werknemers veel praktischer, efficiënter en milieubewuster te laten werken. Digitaal of papierloos werken: hoe begin je eraan?
Kijk kritisch naar oude gewoontes
Je werknemer gaat de baan op voor een vergadering of opleiding, neemt zijn notitieblok mee en schrijft alles op wat hij maar kan. Eens terug op kantoor moet hij alles in een overzichtelijk verslag gieten. Overtypen dus, met het risico dat zijn papieren zoek geraken of dat hij alles te lang laat liggen en het overzicht kwijtraakt.
Alternatief scenario: een collega binnen een studiebureau of verzekeringskantoor moet naar buiten voor vaststellingen. Hij noteert, neemt foto's en rijdt door naar de volgende afspraak. Op het einde van de dag moet hij al die nota's nog ingeven op zijn pc. Pas één of meerdere dagen nadien krijgen zijn collega's het verslag te zien.
Herkenbare situaties? Dan is het tijd om de overstap te maken naar papierloos werken. Bovendien hoeft dit je bedrijf amper iets te kosten.
OneNote: digitaal notitieblok deluxe
Al gehoord van OneNote? Microsoft biedt het programma al jaren gratis aan binnen zijn Office-pakket. Dit digitale notitieboek inventariseert nota's en maakt elk woord automatisch zoek- en vindbaar.
Bovendien kunnen werknemers hun bestanden in real time beschikbaar stellen voor collega's. Is iemand bijvoorbeeld op locatie notities aan het nemen, dan kan een medewerker op de binnendienst live volgen wat de andere persoon neerschrijft.
Daarnaast heeft Microsoft OneNote nog een aantal andere interessante opties voor papierloos werken:
Voeg foto's, video en audio toe aan je nota's;
Beheer documenten eenvoudig en veilig via de cloud;
Ook tekst in foto's wordt herkend en doorzoekbaar. Denk maar aan een tekst op een poster of in een boek;
Maak een onderscheid tussen werkgelateerde en privénotities.
Van stem tot tekst
Papierloos werken met professionele dictafoons of spraakherkenningsapps voor de smartphone levert eveneens een pak tijdswinst op. Hiermee kan je gesproken woorden rechtstreeks omzetten in een tekstbestand. Dit is vooral interessant voor personen die dag in dag uit notities moeten bijhouden, zoals dokters of advocaten.
Papierloos werken: pols naar onze opleidingen
Overstappen van papier op digitaal is niet altijd evident. Toch is het belangrijk om met zoveel mogelijk werknemers tegelijk de omschakeling te maken. ITC helpt je bedrijf hierin dankzij gerichte opleidingen ter plaatse. Neem contact met ons op en wij starten met plezier jouw digitaal avontuur op.