Hofax > Printing solutions > Document management > AutoStore
De SDGs zijn van 2016 tot 2030 van kracht, en vervangen de millenniumdoelstellingen die eind 2015 zijn vervallen. De 17 doelstellingen hebben 169 onderliggende targets om deze doelen te operationaliseren. De lidstaten moeten zelf zorgen voor vertaling in nationaal beleid.
Met een goed document management systeem is het mogelijk om het papiergebruik in je bedrijf drastisch te verminderen. Een volledig papierloze werkplek is misschien niet mogelijk, maar je kunt wel streven naar een manier om zo min mogelijk gebruik te maken van papieren documenten.
Door informatie op papier om te zetten naar digitale documenten, kan deze met één druk op de knop worden opgevraagd, aangepast en gebruikt. Het opzoeken van informatie gaat heel eenvoudig, doordat er verschillende zoekomschrijvingen aan het document kunnen worden gehangen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan auteur, datum, inhoud, versie en status. Lees in deze blog meer over het gebruik van een document management systeem om over te gaan op papierloos werken.
Het omzetten van statische documenten in actiegerichte, digitale informatie is een efficiënte manier van workflowautomatisering. Het systeem is ontworpen om een productievere manier van werken te bieden voor de werknemers.
AutoStore is een centraal systeem voor het vastleggen van gegevens, data en documenten. Bedrijven die overgaan op deze digitale manier van gegevens vastleggen, kunnen beginnen met functionele oplossingen die op een betrouwbare manier eenvoudige gegevensstromen automatiseren. Wanneer de organisatie verder groeit kan er altijd in het systeem worden opgeschaald om complexere taken uit te voeren en werkstromen te verwerken. Zo wordt er binnen het bedrijf een efficiënte digitale werkplek gecreëerd.
Met AutoStore ben je ervan verzekerd dat alle documenten, gegevens en data veilig zijn opgeslagen. Digitale informatie is veel makkelijk en beter te beveiligen dan papieren documenten, die iedereen kan inzien. Per werknemer kunnen rechten worden toegekend tot welke gegevens er toegang is. De digitale documenten zijn hiermee alleen beschikbaar voor de werknemers die geautoriseerd zijn om deze gegevens te bekijken. Klanten kunnen erop vertrouwen dat hun informatie in veilige handen is.
De bedrijfsprocessen blijven bij het invoeren van het nieuwe systeem gecontinueerd doordat de documenten en informatie worden opgeslagen en verwerkt binnen het systeem waarmee binnen het bedrijf gewerkt wordt. De documenten kunnen worden gevolgd in het systeem wanneer deze verplaatst of gebruikt worden. Denk hierbij aan versienummers, wie de documenten heeft ingezien en wie aanpassingen heeft gedaan. Bovendien zijn er altijd back-ups van documenten beschikbaar, zodat bijvoorbeeld per ongeluk verwijderde gegevens weer terug te vinden zijn.
Het werkproces van de werknemers zal veel efficiënter zijn en de productiviteit zal toenemen. De vastgelegde informatie is eenvoudig op te vragen voor degenen die daar toegang tot hebben. Het handmatig zoeken in papieren dossiers behoort hiermee tot de verleden tijd. Ook handmatige taken in het registratieproces zijn hiermee overbodig gemaakt. Naast de efficiency heeft dit als groot voordeel dat er ook veel minder administratieve fouten gemaakt zullen worden met het overnemen van gegevens. Zeker wanneer er sprake is van grote gegevensstromen kan een foutje zo gemaakt zijn. Een enkel verkeerd ingevoerd getal kan leiden tot grote problemen. Met een geautomatiseerd systeem worden dergelijke menselijke fouten voorkomen.
Bij het invoeren van AutoStore wordt gebruikgemaakt van de bestaande infrastructuur van het bedrijf. Er kan informatie worden vastgelegd van diverse hardwareplatforms en verschillende softwaresystemen. Denk daarbij aan:
Gedeelde/openbare mappen
Multifunctionele randapparatuur (MFP's)
XML-gegevensstromen en andere bronnen
Papieren en elektronische documenten worden eenvoudig geautomatiseerd. Papieren documenten worden gescand en automatisch geconverteerd naar het gewenste formaat. Dit kan aangepast worden met vooraf ingestelde workflows.
Ook is het scannen van meerdere documenten in één keer mogelijk. Daarna kunnen deze gescheiden worden door middel van een scheidingspagina of barcode.
Verder is het mogelijk om documenten aan te passen. Denk daarbij aan het verkleinen van afbeelden, het aanpassen van achtergronden en kleuren en het verwijderen van lege pagina's.
Gevoelige en vertrouwelijke informatie is alleen beschikbaar voor geautoriseerd personeel dat toegang heeft tot deze documenten.
Aan de slag met AutoStore met behulp van Hofax
Het ontzorgen van onze klanten en het inzetten van innovatieve technologie staat bij Hofax centraal. Wilt u weten hoe uw bedrijf aan de slag kan gaan met een efficiënte manier van gegevensopslag? Laat een bericht achter via het contactformulier of neem telefonisch contact op. Een van onze productspecialisten kijkt samen met u naar de beste oplossing voor uw bedrijf en zal daarin gedegen advies geven, met daarbij de mogelijkheden die AutoStore te bieden heeft.