Consistency (1) | Branch Out
January 13, 2014 ConsistencyPeter Peek
Standaardzinnen in correspondentie (1)
Onder de C van Consistency het volgende:
Het is verbazingwekkend hoeveel sneller je een tekst schrijft als als je een aantal (goede!) openingszinnen paraat hebt. Een goed begin (van tekst of alinea) zet aan tot sneller verder schrijven. Daarnaast haken lezers vaak al af als zo'n eerste zin rare taalfouten bevat: een reden te meer dus om goed te beginnen!
Wat ook erg belangrijk is, is om NIET verschillende schrijfstijlen in één en dezelfde tekst te gebruiken. Als het een 'formeel' stuk is, blijf dan formeel. En omgekeerd: gebruik in een informeel bericht niet plotseling woorden en zinnen uit een formeel taalregister. In uw moedertaal weet u vast het (gevoels)verschil tussen "Het spijt ons u te moeten mededelen…" en "Jammer, maar…". Weet u dat echter ook zo goed in een andere taal?
Wij zullen hier op gezette tijden een aantal standaardzinnen voor standaardsituaties voorstellen. Om bovenstaande te eerbiedigen, geven we formele en (schuin gedrukt) informele varianten.
1. Previous contact:
Thank you for your email/letter of … / Thanks for your email/letter of …
Further to your email of … / Re your email of…
With regard to your request/query about …
2. Offering assistance:
If you wish, we would be happy to… / Do you want me to…?
We would be more than willing to… / Shall I…?
Let us know whether you would like us to… / Let me know if you'd like me to…
3. Giving assurance:
We will do our utmost to… / We'll do our best to…
We will give you every assurance that… / We assure you that…
Every effort will be made to…
4. Final comments:
Please do not hestitate to contact us should you have any further questions. / Let me know if you need anything else.
Please feel free to contact us if you have any further questions. / Just give me a call if you have any questions.
Tenslotte nog even dit: blijf gerust steeds dezelfde uitdrukkingen/zinnen gebruiken en put u niet uit om iedere keer maar weer iets nieuws en origineels te bedenken, het motto is: Write to inform, not to impress!