Simpele tips die u kunt gebruiken om bestanden beter te ordenen in Dropbox
Dropbox is een fantastische cloudgebaseerde productiviteitstool, waarmee u offline opslag en toegang tot uw spullen hebt overal waar u een browser kunt uitvoeren. Maar het probleem met bestandsdumps van welke aard dan ook is dat ze erg ongeorganiseerd kunnen raken als je niet erg voorzichtig bent.
In dit artikel bekijken we hoe je je Dropbox kunt opfrissen en deze van een stapel dingen kunt omzetten in een georganiseerde bron.
Bron versus rommel
Er is een duidelijk verschil tussen een stapel spullen en een bron. Sommige mensen hebben bijvoorbeeld enorme stapels rommel rond hun bureau en zullen zeggen dat ze alles moeten bewaren omdat er ergens belangrijke informatie in zit.
Dit is duidelijk niet ideaal en enorm inefficiënt. De spullen die je hebt is geen hulpbron als je er geen toegang toe hebt. Een bibliotheek is een hulpmiddel, maar die stapel bonnetjes, softwarehandleidingen, afdrukken en kabels naast een bureau is gewoon een puinhoop.
Natuurlijk gaat dit dubbel in het digitale tijdperk wanneer rommel sluipt naar computers en offline opslagwolken.
1. Verkleinen verminderen
Maak eerst ruimte vrij - doorloop elk bestand op je Dropbox en verwijder alles dat verouderd, irrelevant of gedupliceerd is. Het is duidelijk dat als je maar een paar bestanden hebt, dit eenvoudig handmatig kan worden gedaan.
Een goede tip is om de bestanden in elke map te sorteren op "Gewijzigd" door op de kolomkop te klikken. Het is soms eenvoudiger om te zien welke bestanden rommelig zijn en welke in gebruik zijn door te noteren hoe vaak u ze gebruikt. Het is veilig om te zeggen dat als een bestand twee jaar niet is aangeraakt u het waarschijnlijk niet meer gebruikt.
Een goede strategie is om een ​​externe beheer-app zoals JoliCloud te gebruiken om u een iets betere toegang tot de bestandsgegevens te geven en het gemakkelijker te regelen. Log in met uw Facebook- of Google-ID voor toegang.
Als u zich eenmaal in de buurt bevindt, kunt u andere cloudopslagaccounts toevoegen om er een alles-in-één-oplossing van te maken voor uw cloudbeheer.
Hoewel we het over bestanden hebben, is dit een pro-tip: er is een verborgen functie in Dropbox omdat daarin 'geschiedenis' of eerdere versies van bestanden worden opgeslagen. Klik met de rechtermuisknop op een bestand en u kunt een vorige versie herstellen. Dit is handig als u per ongeluk een bestand overschrijft dat u kopieert over een vorige versie terwijl u dingen verplaatst.
Maak mappen en groepeer uw bestanden op type. Als je al mappen in je Dropbox hebt, overweeg dan om nieuwe hoofdmappen te maken en sleep je bestaande mappen erin. Streef ernaar om al uw mappen op één scherm te bewaren, omdat het op en neer scrollen tijdverspilling is. Voor video's, audio's, afbeeldingen enz. Moet je ervoor zorgen dat je je hoofdmappen op de juiste manier een titel geeft.
Als u honderden bestanden in veel mappen hebt, moet u mogelijk slimmer werken en hulpmiddelen gebruiken om het proces te ondersteunen.
2. Zoek duplicaten
Android-gebruikers hebben veel geluk in dit opzicht. Met de app Unclouded kun je inloggen op je cloudruimte (en dat is elke cloudruimte, zoals Dropbox maar ook Google Drive, Onedrive, Box en Mega) en krijg je veel statistieken en statistieken die niet beschikbaar zijn voor jou als standaard Dropbox-gebruiker, bestandsgroottes bijvoorbeeld.
Onder normale omstandigheden kun je in Dropbox alleen bestandsgrootten zien als je op de bestanden klikt. Pas dan verschijnt het formaat rechts van het bestand in de kop. Zeer vreemd.
Het belangrijkste bij het verminderen van het gebruik van de ruimte is duidelijk het zoeken naar duplicaten. Hetzelfde bestand in twee verschillende mappen neemt onnodig twee keer zoveel ruimte in beslag. Dit kan het verschil betekenen tussen het feit dat je Dropbox gratis kunt blijven gebruiken en dat je moet opspringen voor een Premium-account.
Windows- en Mac-gebruikers willen misschien een desktop-app zoals Easy Duplicate Finder (EDF) proberen om dubbele bestanden te vinden. Met EDF kunt u inloggen op uw Dropbox-account en mappen selecteren die u wilt opnemen en uitsluiten.
Vervolgens kunt u in de mappen zoeken en krijgt u een rapport met de dubbele bestanden.
3. Deel en deel hetzelfde
Een ander ding dat je zou kunnen proberen om dingen op te ruimen is het loskoppelen van gedeelde bestanden. Het is niet meteen duidelijk, maar je bestandsruimte op Dropbox bestaat uit zowel bestanden die je persoonlijk hebt geüpload en bestanden in andermans ruimtes die met je worden gedeeld. In reële termen worden de bestanden die worden gedeeld, 'gekopieerd' naar uw ruimte, ook al zijn ze zogenaamd gekoppeld omdat de bestandsallocatie meetelt voor uw totaal.
Als u wilt controleren hoeveel ruimte u in aandelen hebt vastgemaakt, klikt u op uw accountnaam (met de afbeelding van u), vervolgens op Instellingen en vervolgens op het tabblad Account. Hierin wordt weergegeven hoe uw bestanden zijn gerangschikt en hoeveel u hebt gedeeld.
Controleer de deeleigenschappen van afzonderlijke bestanden door met de rechtermuisknop te klikken en vervolgens te delen. Klik op de vervolgkeuzelijst naast uw naam en klik op "mijn toegang verwijderen" om de verbinding met de bestanden te verbreken, zodat u ruimte vrijmaakt.
U kunt ook de bestanden controleren die u deelt (om veiligheidsredenen wilt u mogelijk de toegang intrekken) door op de koppeling Delen te klikken
en Links items in het menu aan de linkerkant:
Het gebruik van al deze technieken kan u dus ruimte (en dus geld) besparen en uw Dropbox efficiënter maken door het aantal bestanden, gedeelde bestanden en duplicaten te verminderen en uw bestanden en mappen opnieuw in te delen.
Als je dit artikel leuk vond of nog een paar tips hebt om Dropbox te gebruiken, kun je ons dit laten weten in de reacties hieronder.