Papierloos Vergaderen | De 'weakest link' is vaak de 'Human Factor' De 'weakest link' is vaak de 'Human Factor' – Papierloos Vergaderen
19 oktober 2019 Techniek, Tips
We zijn alweer bij de vierde blogpost over veiligheid aanbeland. Laten we eerst nog even de lijst langs lopen: ISO-certificering? Check. Beveiliging op documentniveau, de mogelijkheid om stukken te vervangen en in te trekken? Check en check. In theorie zijn alle elementen aanwezig voor een zo veilig mogelijk digitaal vergaderproces. Maar dan wordt het maandagmorgen en moet er ook echt gewerkt gaan worden. Hoe veilig je systeem ook is, in de praktijk is the human element, de menselijke factor, de grootse uitdaging om te beheersen.
Wat maakt de menselijke factor zo uitdagend? Juist bij systemen waarvan we weten dat ze in de basis goed zijn beveiligd geven mensen graag onze verantwoordelijkheid uit handen. Denk maar eens aan die grote Volvo waarin je gemakkelijker harder rijdt dan je beseft, omdat het zo veilig voelt. Hoe degelijk een auto ook is, een botsing moet je altijd zelf proberen te voorkomen. Zo is het ook met papierloos vergaderen in een systeem als OurMeeting. Je houdt zelf verantwoordelijkheid. In dit artikel staan we stil bij wat je zelf moet doen én hoe OurMeeting je helpt om veilig te werken.
The Human Factor: Beheerders
Het is (letterlijk) een open deur, maar mensen komen en gaan binnen een organisatie. De nieuwe collega krijgt bij komen zijn of haar eigen OurMeeting-account. De stukken worden verstuurd: welkom in het papierloos vergaderproces. Maar hoe gaat het bij vertrek? Wanneer iemand weggaat is het van groot belang dat dit vertrek meteen wordt doorgegeven aan de helpdesk zodat het account gesloten kan worden. De vergadersets en documenten worden verwijderd en de gebruiker kan niet meer inloggen. Je wilt toch niet dat iemand die al lang naar een ander bedrijf is vertrokken nog steeds bij de stukken van jouw organisatie kan?
Accountmanagement is natuurlijk net zo belangrijk voor het secretariaat zelf. Vertrekt Joke naar een ander bedrijf? Geef het meteen door. Haar account wordt gesloten zodat ze niet meer kan inloggen in haar dashboard.
Stel, het is vakantietijd. Anne neemt voor drie weken de honneurs waar van Margot. Wat is makkelijker voor Anne om het wachtwoord van haar collega te gebruiken? Makkelijk ja, maar niet verstandig. Wanneer een beheerderaccount wordt aangemaakt in OurMeeting, wordt heel specifiek gekeken naar welke rechten iemand per commissie heeft. Zo wordt voorkomen dat je meer ziet dan je mag zien. Gebruik je elkaars account dan is dit rechtenbeheer natuurlijk voor niets geweest. De helpdesk kan voor deze situaties per commissie een tijdelijke autorisatie geven aan de collega die het werk tijdelijk overneemt. Startdatum en einddatum worden ingevuld zodat na deze vaste perioden de rechten automatisch komen te vervallen.
Stel, Johan gaat weg bij het bestuur en wordt vervangen door Theo. Geef je dan de tablet van Johan met account en al aan Theo? Niet doen!
Een vergaderaccount is vergelijkbaar met het verhaal over Rechtenbeheer voor het secretariaat. Net zoals een dashboard persoonlijk is, is ook een vergaderaccount persoonlijk. Met de accountinformatie wordt binnen de app een profiel aangemaakt en met dit profiel ontvangt de gebruiker de stukken van commissies waar hij lid van is. Hij maakt hier ook zijn persoonlijke aantekeningen in. Neemt een nieuwe collega het oude account over dan ziet hij ook deze persoonlijk aantekeningen en dat is natuurlijk niet de bedoeling. Zoals gezegd, laat het oude account afsluiten en vraag voor de nieuwe gebruiker een eigen account aan.
The Human Factor: Gebruikers
Als het gaat om beveiliging dan is er niets zo belangrijk dan het trainen van gebruikers. Je hebt gezien dat je gebruikers met documentrestricties veel uit handen kunt nemen maar de verantwoordelijkheid ligt uiteindelijk ook bij hen. De volgende beveiligingstips kun jij je vergaderdeelnemers meegeven.
Het eerste gebod van digitale beveiliging: het instellen van een goed wachtwoord op laptop, tablet en telefoon is essentieel, ook voor als het scherm in slaap valt.
Pincode op de app
Wordt de tablet ook privé gebruikt? Dan is het verstandig om een pincode in te stellen op de vergaderapp. Dit kan op twee manieren: de gebruiker kan zelf een code instellen, of het secretariaat kan ervoor kiezen de app verplicht te laten voorzien van een pincode. Dit laatste wordt dan door de Helpdesk aangezet.
Wordt de pincode vijf keer foutief ingevoerd dan wordt het profiel van de app gehaald. Uiteraard gaan hierbij geen gegevens verloren; het profiel moet alleen weer opnieuw worden ingesteld.
Het persoonlijk profiel waarin de vergaderstukken worden ontvangen hoeft normaal gesproken maar een keer ingevoerd te worden in de app. Nu kan het zijn dat de gebruiker een nieuw tablet of laptop krijgt. De app moet dan opnieuw worden gedownload en het profiel opnieuw worden ingesteld. Of het kan zijn dat de gebruiker zijn tablet is vergeten en dat hij via de webbox bij zijn stukken wil…
Tja … wat was dat wachtwoord nou ook al weer?
Eerst even dit: de Helpdesk is niet in het bezit van de persoonlijke wachtwoorden van gebruikers en zou deze sowieso nooit telefonisch doorgeven.
De gebruiker kan via member.ourmeeting.nl een tijdelijk wachtwoord aanvragen. Dit tijdelijke wachtwoord wordt naar hem of haar gemaild met instructies over het instellen van een persoonlijk wachtwoord. Zo heeft de gebruiker altijd de touwtjes in handen.
Ons systeem is veilig. Maar een veilig vergaderproces begint bij jezelf. Vraag nu de demo aan!
10 voordelen van papierloos vergaderen voor management-ondersteuners Notuleren: leuker kunnen we het niet maken, wel gemakkelijker!