Papier? Niet hier! | De Ondernemer
Van onze redactie 29 november 2014
Je moet erin geloven en Paul Veger doet dat. Nu de rest van de wereld nog. Papierloos werken kan in feite al sinds de computer op de bureaus verscheen. Alles wat nog met pen en papier gebeurt, kan met de computer. Maar we doen het niet. Tonnen en tonnen papier verslinden we. Pennen, Post-it's, toner en inktpatronen zijn niet aan te slepen. Zelfs e-mails worden nog gretig uitgeprint. Zo heb je toch iets in handen om netjes in een dossiermapje op te bergen.
Foto van visitekaartje Dat het anders kan, bewijst Vegers bedrijf Decos al 3 jaar. Cold turkey en zero tolerance waren de termen toen papier van de ene op de andere dag werd verbannen uit het pand in Noordwijk. Op geen enkel flexbureau ligt papier, nergens prullenbakken, nergens printers. Wie Decos post stuurt, krijgt het verzoek voortaan te mailen. PostNL informeerde of het bedrijf iets tegen haar heeft. Visitekaartjes worden niet uitgedeeld en niet aangepakt: daarvoor gebruikt Decos LinkedIn. Zo nodig fotografeert Veger iemands kaartje naast diens hoofd.
Recent werd wereldkundig gemaakt dat zelfs het wc-papier is vervangen door geavanceerde douches/drogers. Dat oogt als pr-stunt, maar is wel degelijk onderdeel van Vegers overtuiging dat in de toekomst voor papier geen plek is. Heen en weer gesleep met materie? Onnodig! Kennis deel je digitaal. Waarbij je in de gaten moet houden dat die kennis altijd toegankelijk blijft. Je moet er niet aan denken dat het met archieven straks net zo gaat als met oude Word-bestanden, die je na jaren niet meer kunt openen. Veger wijst ook graag op de besparing op papier, porto, afvalkosten, printers, inkt, opslag. "In de digitale wereld krijg je duurzaamheid cadeau."
Milieu Hij is zijn tijd vooruit, maar het beklemtoont zijn geloof dat papier niet nodig is voor goed functioneren. Deels komt dat voort uit zijn zorg voor het milieu, zijn passie voor duurzaamheid en de wens verspilling tegen te gaan. Die filosofie voert hij ook privé door, al ligt daar het tempo wat lager omdat hij het thuis niet alleen voor het zeggen heeft. Op kantoor is dat anders. Daar kon hij het papierloze tijdperk zomaar afkondigen. Al gebiedt de eerlijkheid te zeggen dat hij een stapel iPads onder de arm had om 'de vervelende boodschap' te veraangenamen. Vervelend? Nee, papierloos werken vraagt wel iets van mensen, dat beseft hij goed. Maar het kan.
De omslag maken, is een mentale kwestie, gewenningsweerstand breken. Dat verklaart vermoedelijk waarom Decos na drie jaar nog altijd het enige bedrijf ter wereld is – voor zover Veger weet – waar geen snipper papier te vinden is. Iedereen is nu gewend. "Daarvoor moet je wel cold turkey gaan. Een paar weken is het oncomfortabel; het dwingt je creatief te worden en na te denken over hoe je dingen anders kunt doen. Daar profiteren onze klanten ook weer van. Soms is het een zoektocht. Zo hebben we flip-overs vervangen door tv's met Apple TV, zodat je vanaf je iPad presentaties geeft."
Zo digitaal mogelijk​Zou Veger weer papier toelaten, dan verwacht hij amper enthousiasme. De omstandigheden zijn er ideaal. Een bedrijf met zo'n 60, vooral jonge mensen, dat energiek en creatief werkt aan het bedenken van automatiserings- en mobiliteitsoplossingen voor zo'n 100 gemeenten en het bedrijfsleven. Veger is erop uit processen voor klanten en hún klanten zo simpel en digitaal mogelijk in te richten. Daar valt een wereld te winnen. Vooral het midden- en kleinbedrijf zou nog altijd gigantisch veel papier verstoken.
Intern kan hij op volle snelheid vooruit, niet gehinderd door mensen en 'praatgroepen' die altijd vertellen waarom het niet kan. Bij Veger heeft iedereen een eigen laptop en een iPad die ook dienst doet als tweede scherm en digitaal kladblok. Zelfs de Belastingdienst werkt mee aan controle van de volledig digitale boekhouding. Veger ziet bij zijn klanten het aantal volledig digitaal verlopende processen toenemen. De crisis helpt; klanten moeten flexibeler, slimmer, innovatiever zijn. Maar 100 procent digitaal voor iedereen is nog een stap te ver. "Niet erg. Liever dan een bedrijf dat 100 procent papierloos is, heb ik 100 bedrijven die 1 procent meer papierloos zijn."
Net als we overtuigd raken, doet Veger een bekentenis. Op de tweede etage zijn toch nog twee toiletten met echt wc-papier! Voor de gewoontedieren onder personeel en bezoekers.