Waarom ik niet van koffie-afspraakjes houd - EventGoodies
Met regelmaat krijg ik een berichtje van iemand die ik nog niet goed ken, met het voorstel om even koffie met me te drinken. Hoewel ik dat graag deed toen ik net voor mezelf begon, is het me steeds meer gaan tegenstaan. Waarom? Omdat het 9 van de 10 keer heel gezellig is, maar niet erg nuttig.
Een gemiddelde koffie-afspraak kost me, als het niet uitloopt en ik geen vertraging oploop tijdens het reizen, minstens 3 uur. Dat is bijna een halve werkdag. Het is zeker de moeite waard als het uitloopt tot bijvoorbeeld een samenwerking, maar dat is meestal niet het geval.
Als je dit ook herkent, lees vooral even door.
Sommige mensen zijn heel duidelijk over waarom ze willen afspreken. Dan kun je gelijk goed inschatten of het ook de moeite waard voor jou is. Als ze geen reden vermelden, vraag hier dan naar. De meest voorkomende redenen die ik tegenkom, zijn:
Elkaar beter leren kennen, zodat jullie elkaar wellicht kunnen helpen en doorverwijzen.
Samenwerken bij opdrachten, omdat jullie expertises goed op elkaar aansluiten.
Een barterdeal, zodat jullie elkaars bedrijf kunnen professionaliseren (hier ben ik sowieso geen voorstander van).
Een nieuw idee of concept waar ze jouw expertise graag voor willen inzetten (al dan niet met een gesloten beurs).
Iemand heeft een probleem en wil met jou sparren of jouw advies vragen.
Een potentiële klant heeft interesse in wat je doet, maar wil nog geen concrete vraag stellen of een offerte ontvangen, maar slechts kennismaken (tot nu toe betekende dit in mijn geval eigenlijk altijd dat er geen budget is).
Iemand wil graag toegang tot jouw netwerk voor zijn eigen business.
Op zich zijn dit best goede redenen om met iemand een afspraak te maken. Mits er een klik is, je een goede relatie met elkaar hebt en het geven en nemen een beetje in balans is. Ik wil zeker niet zeggen dat je altijd (direct) iets moet terugkrijgen als je iets geeft, maar je kunt vaak wel inschatten of iemand alleen komt halen of echt oprecht interesse in je heeft.
Hoewel ik een groot voorstander ben van elkaar helpen, adviseren en samenwerken, is het belangrijk om bewust met je tijd om te gaan. Daarnaast kun je iedereen wel beter leren kennen en elkaar wellicht helpen in de toekomst, maar het is handig om selectief te blijven. Zeker als je een volle agenda hebt.
Als ik een verzoek binnenkrijg en helder heb wat het doel van de ander is, dan ga ik voor mezelf altijd na of het mijn tijd waard is om daar een halve dag in te investeren. Meestal is het antwoord nee.
Toch zeg ik niet dat je overal nee tegen moet zeggen. Bovendien zijn er nog andere manieren om elkaar te spreken. Een aantal voorbeelden en tips:
Als het doel van de afspraak onduidelijk blijft, maak dan eerst een bel- of Skype-afspraak. Dan ben je gemiddeld niet langer dan een half uur tot een uur van je tijd kwijt. Je komt er dan gauw genoeg achter of het toch de moeite waard is om eens af te spreken en verder te praten.
Doe dit ook als iemand een goed idee of plan heeft, er nog weinig over wil loslaten, maar jou er wel bij wil betrekken. Pols telefonisch eerst of het idee wel in lijn is met jouw ambities. En of het iets is waar je veel tijd in wilt investeren. Zo kom ik er vaak binnen een paar minuten al achter dat het idee niet interessant voor mij is. Dat scheelt een hoop tijd!
Vraag aan de ander of hij/zij naar hetzelfde evenement, netwerkborrel of beurs gaat als jij. Dan kun je daar met elkaar in gesprek gaan en eventueel daarna nog een vervolgafspraak maken.
Als iemand iets van jou nodig heeft, laat diegene dan naar jou toekomen of maak ook hier weer een telefonische afspraak.
Als je toch wilt afspreken, doe dat dan op een moment dat voor jou het meest efficiënt is. Zelf ben ik 's ochtends het meest productief en wil dan m'n tijd gebruiken voor bloggen of werkzaamheden waar ik me goed voor moet concentreren. Dus spreek ik het liefst aan het einde van de dag af.
Plan af en toe een dag(deel) in voor dit soort afspraken, bijvoorbeeld in een stad waar veel mensen zitten die je eens willen spreken. Huur een flexplek of kies een fijn koffietentje uit en laat mensen naar je toekomen.
Koffie-afspraken kunnen heel nuttig en een start zijn van een mooie samenwerking of kans. Er is op zich niets mis mee, maar wees iets selectiever voor je je agenda vol plant. Zo kun je je tijd effectiever besteden.