Timer app Toggl - Optimaal presteren | Pctipvandedag.nl
Home Apps Timer app Toggl - Optimaal presteren
Door de tijd zorgvuldig bij te houden kom je veel te weten over je bedrijf. Handmatig de minuten in de gaten houden is daarvoor zeker niet de beste methode. Het is veel eenvoudiger en preciezer om een timer app te gebruiken. Toggl is daarvoor een uiterst goede optie. Want de applicatie biedt veel mogelijkheden en blijft toch nog eenvoudig in het gebruik.
De functionaliteit van Toggl
Toggl is een handige applicatie voor het tracken van de tijd die aan een bepaalde taak wordt besteed. Zoals we allemaal weten staat in het bedrijfsleven tijd gelijk aan geld. Bedrijven willen zo veel mogelijk geld verdienen. Daarom is het een goed idee om de tijd van werkzaamheden bij te houden. Je weet hierdoor precies hoe veel tijd en dus geld, je kwijt bent voor het uitvoeren van een bepaalde taak. Dankzij Toggl weet je welke bezigheden je tijd waard zijn en welke niet. Hierdoor kun je Toggl nog voor veel meer doelen gebruiken dan slechts het tracken van tijd.
Lees: Vrije dagen registreren in Excel
Het bijhouden van tijd
De meest in het oog springende functie van Toggl is simpelweg het bijhouden van de tijd die je kwijt bent om een bepaalde taak uit te voeren. Hierdoor is Toggl populair onder freelancers en mkb's. Met Toggl kom je snel te weten wat de meest winstgevende projecten zijn. Daarnaast is het eenvoudig om bij te houden hoeveel tijd je kwijt bent aan een bepaalde opdracht. Als je op uurbasis werkt, kun je hierdoor snel zien wat de kosten zijn die je bij de klant in rekening kan brengen. Ook onder studenten is Toggl populair. Zij zijn vaak op zoek naar het zo efficiënt mogelijk indelen van hun tijd. Dankzij Toggl is dat een fluitje van een cent. Met een druk op de knop weet jij precies hoeveel tijd je kwijt bent met een bepaalde taak.
Klik een project aan en begin met tijd te registreren
Bedrijfsprocessen optimaliseren met Toggl
Toggl voor jezelf gebruiken is erg eenvoudig. Maar ook als je de activiteiten van meerdere mensen bij wilt houden is Toggl een handige en robuuste tool. Meerdere mensen kunnen namelijk actief zijn binnen één gezamenlijk Toggl account. De projectmanager of eigenaar van een middel- of kleinbedrijf kan daardoor in een oogopslag zien waar de medewerkers mee bezig zijn. En dat is slechts het begin. Door Toggl goed op te zetten kun je er nog veel meer uithalen. Per project kun je bijhouden hoelang elke medewerker gewerkt heeft en aan welk onderdeel van een opdracht tijd besteed is. Er kan een compleet rapport opgesteld worden en die kun je overzetten naar Excel of naar een pdf.
Een compleet overzicht van verrichte taken
Met Toggl heb je time management helemaal in eigen hand. Je kunt alle verzamelde data opdelen. Het is mogelijk om gespendeerde tijd aan een bepaald project per werknemer in te zien. Maar het is net zo makkelijk om alle tijd die besteed is aan een specifieke klant in een overzicht te plaatsen. Desgewenst kun je alle activiteiten binnen een bedrijf in een bepaalde tijdsperiode zetten. Je ziet dan bijvoorbeeld wat elk van je werknemers heeft gedaan in de afgelopen week. Hierdoor komen de sterke en zwakke punten van medewerkers snel aan het licht. Uiteraard moet je er wel rekening mee houden dat je alleen de bestede tijd kunt meten met Toggl. Je weet bijvoorbeeld niks over de kwaliteit van het uitgevoerde werk.
De mogelijkheden in rapporten zijn zeer uitgebreid.
De gebruiksvriendelijkheid van Toggl
Het is niet moeilijk om Toggl te gebruiken. In tegenstelling tot andere time tracking applicaties heb je erg veel vrijheid. Het bijhouden van je eigen uren doe je met een druk op de knop. Als je de activiteiten van meerdere mensen bij wilt houden, dan zul je wegwijs moeten worden binnen het programma. Gelukkig is Toggl erg overzichtelijk en spreken de meeste mogelijkheden voor zich. Je zult al vrij snel kunnen profiteren van de inzichten die automatisch gegenereerd worden. Een groot voordeel van Toggl is dat je zelf kunt bepalen wie of wat het uitgangspunt is. Je kunt de gespendeerde tijd bijhouden per werknemer, opdracht, cliënt of per tijdsperiode. Bovendien kun je handig switchen tussen verschillende overzichten.
Hou alles gelijktijdig in de gaten
Schakelen tussen verschillende overzichten in Toggl is geen enkel probleem. Als je even een half uurtje aan een ander project werkt, dan doe je dat met een klik van je muis. Toggl houdt namelijk alles voor je bij. Zo heb je bijvoorbeeld ook een overzicht met hoelang je vandaag gewerkt hebt en hoeveel uren je in de afgelopen maand kwijt bent aan een bepaald project. Deze overzichten worden grotendeels automatisch aangemaakt. Alles wat jij hoeft te doen is de timer aanzetten en aangeven met welk project je bezig bent.
Gebruik Toggl zoals je zelf wilt
Het is duidelijk dat de makers van Toggl gebruiksvriendelijkheid erg belangrijk vinden. Dat merk je al als je Toggl voor de eerste keer opstart. Je kunt zelf bepalen welke versie je van het programma gebruikt. Er zijn namelijk drie verschillende mogelijkheden. Toggl bestaat als applicatie in je browser, als extensie van Google Chrome en als desktop applicatie.
Toggl in je webbrowser
De op het eerste gezicht meest toegankelijke versie van Toggl kun je in je webbrowser vinden. Het nadeel is wel dat je de tab altijd open moet hebben. Bovendien moet je telkens onthouden dat je de timer aan en uit moet zetten. Deze versie van Toggl is vooral geschikt als je alleen van plan bent om de meest basale functies te gebruiken. Je kunt daarbij denken aan freelancers die bijhouden hoeveel tijd ze kwijt zijn aan een bepaalde opdracht. Dat is erg handig als je op uurbasis werkt. Wanneer je op opdrachtbasis werkt kun je inzien welk type werk je tijd waard is en wat niet. Toggl heeft natuurlijk nog veel meer mogelijkheden. Niet iedereen zal die nodig hebben of willen gebruiken. Als je dat wel wilt, dan is de versie die je in een tab van je webbrowser opent waarschijnlijk niet de optimale keuze.
Lees: Verlofregistratie apps
Time tracken met een extensie in Chrome
Chrome is in korte tijd uitgegroeid tot de meest gebruikte webbrowser. Dat komt niet in de laatste plaats door de vele extensies die voor het programma te vinden zijn. Chrome heeft een open architectuur en daardoor zijn gebruikers in staat om allerlei handige, extra tools te installeren. Toggl is ook in deze uitvoering verkrijgbaar. Je zult daardoor niet elke keer terug hoeven te schakelen naar een tab in je browser. In plaats daarvan kun je Toggl makkelijk aan en uit zetten. Hierdoor kun je nog nauwkeuriger bijhouden hoeveel tijd je kwijt bent aan een bepaald project en hoelang je tijdens een bepaalde periode gewerkt hebt.
De desktop applicatie biedt nog meer mogelijkheden
Als je op zoek bent naar automatisatie dan is de desktop applicatie voor jou. Deze is beschikbaar voor gebruikers van Windows, Mac en Linux. Je krijgt hier nog een aantal geweldige extra mogelijkheden tot je beschikking. De meest slimme is de autotracker. Hiermee kan Toggl zichzelf automatisch inschakelen als je in een bepaald programma werkt. Als je bijvoorbeeld aan het werk gaat in Photoshop, dan hoef je Toggl niet in handmatig aan te zetten. Wanneer je niet meer in het programma actief bent, dan stopt Toggl automatisch met het tracken van tijd. De desktop versie gaat nog verder dan dat. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat het programma de tijd meet die je besteedt op websites. Dat is erg handig als je research moet doen voor je werk. Verder registreert Toggl de tijd die je niet achter je computer zit. Als je geen input waargenomen wordt, dan stopt het programma automatisch met het tracken van de tijd.
Aan het bijhouden van al deze tijd alleen heb je natuurlijk niet heel veel. Toggl kan gelukkig allerlei rapporten voor je aanmaken. Je krijgt hierdoor een geweldig overzicht over alle werkzaamheden die verricht zijn. Deze kun je bovendien sorteren op verschillende tags. Een overzicht per klant, medewerker of project is zo opgesteld. Bij elk overzicht staat vervolgens hoeveel tijd er besteed is aan een bepaald onderdeel en door wie. Het is zelfs mogelijk om je eigen tags aan te maken. Hiervoor zul je wel iets dieper in het programma moeten duiken.
Vier verschillende versies van Toggl
Een van de beste eigenschappen van Toggl is dat de basic versie gratis is. Je krijgt dan al een hele hoop opties tot je beschikking. Zeker voor een freelancer zal dit meer dan genoeg zijn. Alle bovengenoemde functies zijn beschikbaar voor gebruikers van de gratis versie. Bij de Starter versie krijgen gebruikers nog een aantal handige extra's. Je kunt bijvoorbeeld bepaalde alerts instellen voor projecten. Van tevoren stel je in hoe lang je verwacht dat een project gaat duren. Wanneer de tijd op de helft is, dan laat Toggl je dat weten. Daarnaast kun je projecten opdelen in taken, kun je een ongelimiteerd aantal gebruikers toevoegen aan je account en heb je meer mogelijkheden om rapporten te exporteren. De Starter versie kost 9 dollar per maand en de toevoegingen zullen vooral erg handig zijn voor mkb's.
De Premium en Enterprise editie van Toggl
Voor bedrijven en organisaties met meerdere projecten die gelijktijdig lopen en veel medewerkers zijn de Premium en Enterprise edities de moeite waard. De Premium versie heeft een vaste prijs van 18 dollar per maand. Voor de Enterprise versie wordt per bedrijf een prijs opgesteld. Je kunt er vanuit gaan dat deze boven de 40 dollar per maand komt te liggen. Voor alle abonnementen geldt dat ze iets goedkoper worden als je direct een contract voor een jaar afsluit. Met Premium krijg je nog meer mogelijkheden om verschillende gebruikers te beheren. De meest waardevolle toevoeging is waarschijnlijk Insights. Hiermee kun je in de gaten houden hoeveel een project kost en hoeveel het heeft opgeleverd. Daar komen allemaal details bij zoals belastingen, bestede tijd per werknemer en een aantal projecties. De Enterprise versie geeft je priority support, persoonlijke training en assistentie en op maat gemaakte oplossingen. Deze editie is vooral geschikt voor grotere bedrijven die Toggl willen gebruiken voor uiterst nauwkeurige rapportages.
Toggl is een uitstekende timer app
Er valt weinig aan te merken op Toggl. Het programma is gebruiksvriendelijk en laat je volledig vrij in welke functies je wilt gebruiken. Hierdoor is het geschikt voor freelancers, maar ook voor grote bedrijven. Toggl heeft een goede integratie met andere programma's. Je exporteert eenvoudig rapporten en trackt de time die je besteed in andere programma's. Toggl heeft een versie in de browser, als extensie voor Google Chrome en als stand alone desktop applicatie. Hierdoor kun je zelf weten hoe je het programma gebruikt. Dankzij de relatief lage prijs is Toggl absoluut een aanrader voor iedere professional die efficiënter met zijn of haar tijd om wilt gaan.