Created by Natasja Bouwman, last modified by Simone Meijer on 09-09-2019
U heeft in het portal een ouderavond aangemaakt met data en tijden. Nu kunt u vanuit het portal de speciale Cliënt voor de ouderavond starten.
Klik bij de gewenste ouderavond op de knop <Start> in de kolom Start Ouderavond Cliënt. U opent nu de speciale Ouderavond Client voor het roosteren van de ouderavond.
In deze cliënt maakt u gegevens aan, zoals gespreksmogelijkheden, blokkades en ingeroosterde gesprekken. Deze gegevens worden automatisch gesynchroniseerd met het portal. Zodra u een scherm sluit zal de software dit automatisch doen. U kunt de cliënt verlaten met het kruisje rechtsboven.
U kunt op verschillende manieren, gespreksmogelijkheden aanmaken: individueel, per vak, via een bestand, handmatig, op mentoraat. We leggen op deze pagina de verschillende mogelijkheden uit.
U kunt alleen gespreksmogelijkheden toevoegen van groepen die in het portal een docent hebben en waarvan de leerling het vak in zijn of haar pakket heeft en ingedeeld is in een lesgroep. Kunt u geen gespreksmogelijkheden aanmaken in de Ouderavond Cliënt? Controleer dan in het Portal bij Personeel > Lessenverdeling, Leerlingen > Pakketkeuze en Leerlingen > Roostergroepindelingen of deze juist gevuld zijn.
Ga naar het scherm Gespreksmogelijkheden in de Ouderavond Cliënt
Ga naar het menu Mogelijkheden > Aanbieden per pakketvak
Alle leerlingen die het vak in hun pakket hebben, hebben voor dit vak een gespreksmogelijkheid gekregen voor hun eigen docent. Dit betekent dat een gesprek over een leerling met de betreffende docent van dat vak 'aangeboden' wordt. De ouders kan dit gesprek eventueel aanvragen. U ziet nu per leerling deze aangeboden gespreksmogelijkheden in het groen met 'ja' weergegeven:
Als u de ouderavond in het portal hebt aangemaakt, dan heeft u een peilweek geselecteerd. De lessenverdeling van die week is bepalend bij het aanmaken van de gespreksmogelijkheden. Mogelijk heeft u in het portal een vervanger op lessen staan van een docent die met verlof is. In dat geval krijgt u bij het aanmaken van gespreksmogelijkheden een keuze voorgelegd.
Individueel aanbieden
U kunt een afdeling, vervolgens een stamklas en tenslotte een leerling selecteren. Voor die leerling kunt u vervolgens een gesprek wel of juist niet aanbieden:
Als u gesprekken wilt aanbieden, voor docenten/vakken/leerlingen die niet in uw rooster voorkomen, dan is het mogelijk een bestand in te lezen. Het bestand moet een tabgescheiden bestand zijn met 3 kolommen:
leerlingnummer [tab] docentafkorting [tab] vakafkorting
Het bestand dient geen kopregel te hebben.
Wanneer u een gesprek heeft dat is aangeboden en aangevraagd, is het mogelijk om de gespreksduur aan te passen. Om een dubbele gespreksduur te krijgen, klikt u in de regel van een gespreksmogelijkheid in de kolom Gespreksduur. U wijzigt de 1 in een 2.
Gespreksmogelijkheden uploaden naar het portal
U dient het scherm te verlaten met het groene vinkje links bovenin het scherm. Op dat moment worden alle gespreksmogelijkheden en/of wijzigingen verwerkt in het portal.
Stamklasgebonden
Mogelijk heeft u meer dan één datum voor de ouderavond aangemaakt. Standaard worden alle gespreksmogelijkheden aangeboden voor alle data. U kunt eventueel de stamklassen verdelen over de dagen door een aantal stamklassen te verbieden om ingeroosterd te worden.