Referentie Provincie Noord-Brabant | KONICA MINOLTA
Provincie Noord-Brabant kiest opnieuw Konica Minolta
Met zo'n elf miljoen afdrukken per jaar liegen de printvolumes van de provincie Noord-Brabant er niet om. De meeste daarvan – ruim negen miljoen – worden afgedrukt op de decentrale systemen die zich bevinden op de etages van het hoofdgebouw en in de nevenvestigingen. Sinds 2007 werkt de provincie hiervoor met de documentoplossingen van Konica Minolta. Begin dit jaar, na een nieuwe aanbestedingsronde, werd de samenwerking herbevestigd: "Samen met Konica Minolta hebben we in 2007 al een hele efficiencyslag in onze documentstromen gemaakt, nu hebben we de volgende stap gezet", vertelt Brigit van Moergestel, coördinator van het Document Productie Centrum.
Grootste verschil met de aanbesteding van 2007 is dat de provincie nu nadrukkelijk voor kleurenmultifunctionals heeft gekozen. Van Moergestel: "Behalve dat we graag met onze tijd meegaan, speelde ook de vermindering van het aantal bureauprinters een belangrijke rol. We hadden nog vele losse kleurenprinters staan en die vragen allemaal om onderhoud. Sinds de nieuwe Konica Minolta-systemen hier staan, hebben we nog maar tien losse printers over. Dat is voor een gebouw met 23 etages bijzonder weinig. De meeste daarvan zijn ook nog eens voor specifieke doeleinden: zoals die op onze calamiteitenafdeling en in het archief."
Van Moergestel ziet graag dat de interne klanten die zijn overgestapt van de kleurenprinter op het bureau naar de kleurenbizhub op de gang, tevreden zijn én blijven. "Eens per jaar checken we de kleurkwaliteit. We hebben daarvoor bij oplevering van de systemen kleurafdrukken gemaakt. De beginwaarde van de eerste prints houden we naast de eindwaarde van de prints, zoals die een jaar later uit het systeem komen. Is het verschil te groot, dan stelt Konica Minolta de systemen opnieuw in. Zo houd ik mijn interne klanten tevreden en Konica Minolta mij."
Afdrukken met de toegangspas
Eén van de gebruiksvriendelijke features op de Konica Minolta-systemen in het hoofdgebouw vormt de Follow Me-oplossing van SafeQ. Van Moergestel: "Medewerkers kunnen hun prints op iedere multifunctional in het gebouw afdrukken. Wie werkt op de 23e etage en op de begane grond een vergadering heeft, stopt op weg naar de vergaderruimte bij een willekeurige multifunctional, identificeert zichzelf met zijn toegangspas voor het gebouw, waarna de multifunctional start met printen."
Ook informatieveiligheid en kostenbesparingen speelden mee in de keuze voor Follow Me. "Medewerkers die veel met vertrouwelijke informatie werken, hadden voorheen zo'n eigen bureauprinter. Met Follow Me is al het werk beveiligd. De documenten worden alleen afgedrukt als de gebruiker ze opvraagt bij de multifunctional. En daarin zit 'm meteen ook een besparing: want hoe vaak komt het niet voor dat je iets print wat je uiteindelijk toch niet nodig hebt. Rondzwervende documenten bij de multifunctional behoren tot de verleden tijd."
Voor de gebruiker onzichtbaar, maar voor Van Moergestel essentieel onderdeel van de huidige configuratie, zijn de verschillende monitoringfuncties op elke multifunctional. "OPS Core zorgt er bijvoorbeeld voor dat wij precies weten bij welke multifunctional de toner moet worden vervangen. Bij het rondbrengen van de post – ook een taak van ons Document Productie Centrum – regelen we dat meteen. En doet zich een eenvoudige storing voor, dan gaan onze medewerkers er direct op af." Voor de complexere storingen komt de service engineer van Konica Minolta langs. Van Moergestel: "Dat hebben we allemaal strikt vastgelegd in een helder Service Level Agreement."
Deze slimme monitoringsoftware biedt het Document Productie Centrum ook inzicht in het gebruik van de multifunctionals. "Zien we dat één gebruiker extreem veel in kleur afdrukt, dan kunnen we diegene daarop aanspreken. Laatst nog had iemand dertig keer een kleurenpresentatie uitgedraaid. Op zo'n moment vragen we diegene dan om volgende keer gebruik te maken van de voorzieningen van onze centrale repro."
De rapportages die per multifunctional beschikbaar zijn, worden ook ingezet om de afdrukkwaliteit en bedrijfszekerheid van de systemen optimaal te houden: "Eens per jaar lopen we met Konica Minolta alle gegevens door. Van ieder systeem weten we precies hoeveel er is gedupliceerd: in zwart-wit of in kleur, dubbelzijdig of enkelzijdig, en in A4- of A3-formaat", vertelt Van Moergestel. "Komen we een multifunctional tegen waarop enorm veel afdrukken zijn gemaakt, dan ruilen we die om met een systeem van een etage of afdeling waar nauwelijks wordt geprint. Ook de storingen worden bijgehouden, zodat we daar samen met Konica Minolta op kunnen sturen."
Volgens de spelregels moet de provincie Noord-Brabant in 2015 opnieuw een aanbestedingsronde voor de document systemen doen. Van Moergestel: "De komende jaren willen we het provinciehuis zo aanpassen dat we het Nieuwe Werken kunnen toepassen: iedereen kan dan overal werken, onafhankelijk van tijd en plaats. Voor ons provinciehuis betekent dat straks minder werkplekken, een kleiner printerpark en dus een aanzienlijke besparing." Wat Van Moergestel betreft moeten gebruikers straks vanaf iedere pc, laptop, smartphone en tablet kunnen printen. "Die van Konica Minolta kunnen dat nu al, maar we hebben vooralsnog voor de Follow Me-oplossing gekozen."
Van Moergestel ziet ook voor de toekomst kansen voor Konica Minolta weggelegd: "Bij de laatste aanbesteding was ik blij dat ze het weer geworden waren. Maar eerlijk is eerlijk – bij iedere aanbesteding gelden strakke regels. Dus iemand anders kan betere kaarten hebben. Neemt niet weg dat mijn interne klanten en ik tevreden zijn. Uit de contacten met Konica Minolta spreekt vertrouwen en dat vertrouwen zie ik terug in het contract dat we met ze hebben afgesloten."