“Kies een geschikte dag voor het evenement. Vermijd feestdagen en kies voor een werkdag, midden in de week. Dan zijn de meeste mensen beschikbaar. Het aanvangsuur hangt af van hoe lang de activiteit duurt. Is het een congres van een hele dag? Begin dan in de voormiddag. Zoniet kan je best na het middaguur starten.”
“Er zijn voldoende zalen en vergaderruimten voorhanden, in Leuven alleszins. Sportoase, Ubicenter, Faculty Club, en meer. Check eerst met de zaaluitbater of ook alle materiaal voorhanden is. Is er een projector? Versnaperingen? Ligt er papier en een balpen klaar op de vergadertafel? Laat de uitbater weten hoeveel gasten er ongeveer aanwezig zullen zijn. Leg de zaal een maand op voorhand vast. Meestal is er aan een zaal voldoende parkeergelegenheid, maar controleer dit ook eerst even.”
3. Stel een lijst van genodigden samen: “Soms kan je over gedetailleerde lijsten van genodigden beschikken, afhankelijk van het evenement. Als je bijvoorbeeld alle collega’s van het bedrijf of van andere bedrijven wil uitnodigen, kan je gewoon de personeelslijsten opvragen. Maar als je wel meer mensen wil betrekken, bij de opening van een nieuw gebouw bijvoorbeeld, ga dan zo breed mogelijk. Hoe meer mensen je uitnodigt, hoe minder je er over het hoofd ziet. Wie niet geïnteresseerd is, haakt toch sowieso af. Verstuur de uitnodigingen ruim een maand op voorhand. Vergeet eventueel de pers niet uit te nodigen.”