Informatie betreffende vastlegging privacy gegevens
Informatie die door Light heart at work wordt vastgelegd heeft als doel:
A) Om de inhoud van de gesprekken in hoofdlijnen vast te leggen ten behoeve van een efficiënte voortgang van het coachingstraject.
Dossiergegevens van cliënten die door mij begeleid zijn als coach vanaf 2015 (dit houdt in dat er een BTW factuur is verstrekt en dat de factuur niet verhaald kon worden bij de zorgverzekeraar) worden door mij maximaal 1 jaar bewaard. Het argument daartoe is dat het voorkomt dat iemand na verloop van tijd voor een nazorg sessie langs wil komen. Dan is het handig dat het voorliggende dossier nog in te zien is.
Indien gewenst kan het dossier eerder worden vernietigd. Er ligt in deze geen regelgeving waarom ik het zou moeten bewaren en daarom hoef ik het verzoek tot vernietiging ook niet op te slaan.
De dossiergegevens van cliënten die zijn vastgelegd in de tijd dat ik werkzaam was als (GZ-) psycholoog (2003 – 2014) moeten volgens de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO), 15 jaar bewaard blijven. Indien gewenst kan het dossier eerder worden vernietigd. U dient hiervoor een verzoek tot vernietiging in te vullen. Dit verzoek dient echter vervolgens wel bewaard te blijven tot de 15 jaar verstreken zijn.
De rapportages zijn digitaal opgeslagen en staan bewaard op een schijf die dubbel beveiligd is. Ook de backup wordt bewaard op een dubbel beveiligde externe schijf.
B) Om de facturen te kunnen versturen en te verwerken:
C) Namen en telefoonnummers worden opgeslagen en genoteerd in een papieren agenda. Deze agenda's worden afgesloten bewaard gedurende 7 jaar, conform de fiscale bewaarplicht.
In gevallen waar het nodig is om verslagen te versturen naar opdrachtgevers geschiedt dit in overleg met betreffende in de meeste gevallen via de email. Indien cliënt dit niet wenst maar de communicatie liever via de post laat verlopen kan dat.