Lentiz eerste klant die koppelt met Exact
Lentiz onderwijsgroep vertelt
Onze eerste Purchase-to-Pay klant
Het is precies 10 jaar geleden dat Simac een partnership aanging met Palette, de leverancier van onze Purchase-to-Pay software PaletteArena. Lentiz onderwijsgroep was onze eerste klant waarbij we deze P2P-oplossing, in combinatie met scanners, ReadSoft voor scanning en herkenning en een koppeling met Exact, implementeerden.
Waarom kiest Lentiz voor de P2P oplossing PaletteArena?
Wat heeft 10 jaar werken met PaletteArena Lentiz onderwijsgroep gebracht?
Wat zijn de volgende optimaliseringsstappen?
Cees vertelt over de samenwerking met Simac.
Cees van Peet blikt terug op 10 jaar werken met P2P én met Simac
Dit jubileum is het moment om samen met Cees van Peet, Manager Financiën en onze contactpersoon vanaf het eerste uur, terug te blikken én vooruit te kijken. Wat heeft onze oplossing deze organisatie met 14 scholen, 7800 leerlingen, 700 medewerkers en 12.000 inkomende facturen per jaar tot nu toe gebracht?
Wat ging er goed en wat had achteraf misschien anders of beter gekund? Hoe was de samenwerking? En wat verwacht Lentiz onderwijsgroep van Simac in de toekomst?
"De implementatie ging goed, alles verliep soepel. Voor de eerste periode werd een bypass gelegd en al in korte tijd konden we live. Ook de koppeling met Exact en de samenwerking met Simac ging goed. Simac gaf ons het gevoel: We helpen jullie door deze periode heen!"
Waarom Lentiz onderwijsgroep koos voor PaletteArena?
"10 jaar geleden wilden we de stap naar digitale factuurverwerking maken. Er waren toen nog lang niet zoveel aanbieders als nu, dus toen we een shortlist opstelden, kwam Simac al snel bovendrijven. We kregen een goede demo, de klik was er en er was een aantal specifieke redenen om voor jullie oplossing te kiezen"
PaletteArena is gebruiksvriendelijk, er is intuïtief mee te werken. Dat maakte dat onze medewerkers er snel mee leerden werken. Dat geldt ook voor nieuwe collega's; je hebt er geen complexe trainingen voor nodig om er mee aan de slag te kunnen gaan.
PaletteArena biedt een scala aan rapportagemogelijkheden. Vanuit veel invalshoeken zijn rapporten op te maken, dit was voor ons erg waardevol en we maken hier dan ook veel gebruik van.
De Purchase-to-Pay software PaletteArena bood veel flexibiliteit bij het inrichten en paste daardoor maximaal bij onze organisatie en onze wensen.
Over 10 jaar werken met PaletteArena:
Wat heeft 10 jaar werken met PaletteArena Lentiz gebracht?
"We zijn nu 10 jaar verder, het systeem is hier niet meer weg te denken. Iedereen kan ermee uit de voeten en weet waar je het over hebt. We weten hoe het werkt en we weten wat er kan met PaletteArena. Twee collega's doen hier het applicatiebeheer, zij kunnen met PaletteArena lezen en schrijven.
Dus, om een voorbeeld te geven, toen er vrij recent een aantal (nieuwe) scholen bijkwamen, was het 'kom maar op'. Voor de scholen zelf was het natuurlijk wel even wennen, het is toch een andere manier van werken en alle begin is moeilijk. Maar aan onze wijze van factuurverwerking was men snel gewend, in korte tijd is het onderdeel van de dagelijkse routine geworden."
"Wat PaletteArena ons heeft gebracht kan ik niet echt in kostenbesparingen definiëren, maar dat het een efficiencyslag heeft opgeleverd, vooral aan de kant van de scholen is een ding dat zeker is. Hier op de afdeling financiën brengt de centrale factuurverwerking nog best wat werk met zich mee.
Maar op het moment dat je facturen zomaar de organisatie in stuurt komen die overal terecht en iedereen gaat er zo zijn eigen dingen mee doen. Je wilt dan toch dat de werkwijze past binnen de basisregels, coderingen, op welk niveau het wordt uitgesplitst, etc. Daar willen we dus graag op voorsorteren."
Wat zijn de volgende optimaliseringsstappen voor Lentiz onderwijsgroep?
"De stap van papier naar digitaal, nu 10 jaar geleden, was een omslag en een optimaliseringsslag. Er komt nu veel digitaal binnen maar toch ook nog steeds op papier. Het wordt gelukkig wel steeds minder maar dat gaat heel geleidelijk.
Nu zijn er andere stappen te zetten. Ik denk dan vooral aan de processen op onze scholen zelf en het scherp houden van onze eigen mensen. Bijvoorbeeld de wijze van inkopen en de keuze voor leveranciers met het oog op elektronisch facturen en XML-facturen.
We hebben regelmatig overleg met de administratieve medewerkers van onze scholen. Periodiek wordt met hen besproken hoe we dingen beter en efficiënter kunnen doen. We delen ook ervaringen; een slimme werkwijze op de ene school kan vaak ook op een andere school tot een verbetering leiden."
Had er in al die jaren iets misschien anders gekund, of beter?
Standaardisatie vs. maatwerk
Communicatie omtrent update
"Wij hebben in het begin redelijk wat dingen aan laten passen aan onze eigen wensen waardoor we wat verder van de standaard af kwamen te staan. Maar je moet niet te ver van de basis afgaan om er ook goed mee te kunnen werken, want dan ervaar je juist eerder beperkingen.
De les die wij geleerd hebben is dat het soms makkelijker of beter is om aan de voorkant je eigen interne proces iets te veranderen in plaats van (te) veel maatwerk te implementeren. Door dichter bij de standaard te blijven, loop je later minder tegen verrassingen aan."
"Een aantal jaren geleden kregen we een upgrade en toen liep de communicatie niet helemaal goed. Op een gegeven moment werkte Palette niet meer stabiel met Windows Explorer. Vanuit Simac werd er gezegd: "Probeer het met Firefox". Maar dat werkte ook niet dus bleef Google Chrome over. Ik had toen wel even het gevoel dat we terug in de tijd waren gegaan i.p.v. dat het een verbetering was.
Uiteindelijk hebben we het samen opgelost en is het weer goed gekomen. Het was wel een leermoment; zowel Simac als wij hadden dingen beter moeten voorbereiden om de upgrade soepeler te laten verlopen."
"Ik heb best wat mensen van verschillende afdelingen van Simac voorbij zien komen in die 10 jaar. Maar ik heb de samenwerking altijd heel plezierig gevonden: de menselijke factor, het menselijk contact, ook het begrijpen van problemen als die zich voordoen. Je loopt van tijd tot tijd altijd wel eens ergens tegenaan. Goed om dat dan te kunnen zeggen en goed naar elkaar te luisteren zodat je samen verder komt. Ik heb altijd het gevoel gehad dat dat kon en dat er een oplossing kwam."
Lees over de service van Simac
"Hoe ziet de toekomst eruit? Wie het weet mag het zeggen! Op het gebied van factuurverwerking gaan er dingen veranderen. Gaat de ontwikkeling van PaletteArena in dezelfde vaart mee of wordt de software ingehaald door andere oplossingen? Wat dat betreft is onze blik op de wereld gericht en zolang Simac meegaat met die toekomstige ontwikkelingen, aansluit bij de behoefte in de markt en luistert naar de wensen van haar klanten dan denk ik dat de samenwerking nog wel even kan duren." (Dit antwoord gaat met een glimlach gepaard!)
Lentiz onderwijsgroep bestaat uit 8 scholen voor voortgezet onderwijs (vmbo, havo en vwo) en 6 scholen voor mbo-onderwijs in de groene sector. Deze 14 unieke scholen bevinden zich in economische regio's Greenport, Mainport, Midden-Delfland en de Metropoolregio Rotterdam Den Haag en zijn verspreid over 7 gemeenten.
Ruim 7500 leerlingen en studenten volgen onderwijs op een van de scholen in zowel voltijd als deeltijdopleidingen en in de vorm van contractactiviteiten. In het onderwijs worden de leerlingen en studenten voorbereid op de toekomst en gestimuleerd om het beste uit zichzelf te halen. Lentiz vindt het belangrijk dat leerlingen en studenten niet alleen kennis krijgen aangeboden, maar ook een moreel kompas en vaardigheden om zich te ontwikkelen als mens.
Lees meer over Lentiz Onderwijsgroep
Lentiz Onderwijsgroep & Simac
12.000 inkomende facturen per jaar
Scan & Herkenoplossing
Blijf dichtbij de standaard
Benieuwd naar de mogelijkheden van factuurverwerkingssoftware? Optimaliseer uw gehele operationele inkoopproces!