Gemeenten verplicht om videovergaderingen goed te archiveren - AG Connect
Gemeenten verplicht om videovergaderingen goed te archiveren
Alle digitale vergaderingen moeten uiteindelijk naar archief
Gemeenten vergaderen nu vanwege het coronavirus voornamelijk nog online. De Nederlandse Vereniging voor Raadsleden (NVVR) heeft naar aanleiding daarvan drie aandachtspunten voor het opslaan van digitale raadsvergaderingen benoemd, waar afspraken voor nodig zijn.
Digitaal archief Amsterdam zorgt voor beheerprobleem
Whatsapp is geen archief
Oracle komt met systeem voor archiefbeheer
Het is belangrijk dat de zogeheten 'videotulen' op de juiste manier worden gearchiveerd, zo stelt De NVVR. Een punt van aandacht is hoe lang de gegevens moeten worden opgeslagen. Gemeenten houden de archiefplicht, ook al wordt de archivering vaak uitbesteed aan de leverancier van het raadsinformatiesysteem.
Na maximaal twintig jaar moeten de beelden verplaatst worden naar de archiefbewaarplaats. 'Het is belangrijk om te beseffen dat videotulen niet alleen de beelden met geluid zijn, maar ook de verslagen die besproken worden zoals de agenda en de besluitenlijst', meldt de organisatie.
Er moeten volgens de organisatie ook afspraken worden gemaakt over de intellectuele eigendomsrechten. "Zo voorkom je dat de leverancier opeens kosten vraagt voor het archiveren. Let hierbij ook op dat de videotulen voor burgers toegankelijk moeten zijn." Tot slot bepaald worden welk bestandstype wordt gebruikt om de bestanden op te slaan en moet men zorgen dat de metadata op orde is. Metadata is informatie over de 'videotulen' en als data verloren gaat, kan het via metadata misschien nog achterhaald worden.
In een reactie an AG Connect laat een woordvoerder van het Nationaal Archief weten dat videotulen van gemeenten aan decentrale archiefbewaarplaatsen worden overgedragen. Dat moet na twintig jaar gebeurd zijn. In het kader van 'Archief 2020', een programma van aantal jaren geleden dat inmiddels is afgerond, is er onder meer door het Nationaal Archief een handreiking gemaakt. Er is een stappenplan geformuleerd waarmee informatieprofessionals binnen de gemeente de duurzame toegankelijkheid van videotulen kunnen aanpakken.
Simon Besteman 08 mei 2020 12:58
Een face-to-face overleg wordt toch ook niet opgenomen en gearchiveerd? Daar maak je notulen van. Waarom zou een remote overleg opeens wel opgenomen en bewaard moeten worden? Ik vind het onnodig, en een zware inbreuk op de privacy van de deelnemers. In een overleg mag je soms off the record iets zeggen. Dat is normaal. Dat kan nu niet meer.