Is uw privacyverklaring al up to date?
We schreven al eerder over de stappen die u als ondernemer moet zetten voor de nieuwe privacywetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die per 25 mei aanstaande ingaat.
Maar wist u ook al dat deze nieuwe Europese privacywet strengere eisen stelt aan de privacyverklaring? Hoogste tijd dus om hierover een blog te schrijven.
Het is van het uiterste belang dat diegene (bijvoorbeeld uw klant) op wie de persoonsgegevens betrekking hebben, weet wat met zijn of haar gegevens gebeurt. Dit betekent dat u hierover duidelijke informatie moet geven in uw privacyverklaring. Ook bent u verplicht diegene te informeren over zijn of haar rechten. Deze rechten bestaan uit o.a. het recht van klagen en recht van inzage. Dit moet u allemaal in transparante, begrijpelijke en eenvoudige taal uitleggen en daarbij rekening houden met de doelgroep.
Wij sommen hieronder de belangrijkste punten op die u in ieder geval in uw privacyverklaring dient op te nemen:
1. Uw bedrijf, kvk nummer, adresgegevens en contactgegevens.
2. Doel voor verwerking van persoonsgegevens die u verzamelt.
3. Duur van opslag van de persoonsgegevens.
4. Recht op inzage en correctie; een klant heeft altijd recht op inzage in zijn gegevens. Daarbij kan hij verzoeken om correctie of verwijdering van zijn persoonsgegevens. Verwijdering mag echter alleen als de gegevens niet meer relevant zijn.
[if !supportLists]5. Recht op klagen; een klant moet zijn geïnfomeerd hoe hij/zij een klacht kan indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
[if !supportLists]6. Beveiliging: u moet aangeven hoe u de persoonsgegevens beveiligt.
7. Gebruik en uitleg cookies en wat u ermee doet. De cookieverklaring is een aparte verklaring waar degene waarvan de cookies worden verzameld, akkoord geeft middels een pop-up of een vinkje.
8. Bovendien moet u apart vermelden als de persoonsgegevens door uw bedrijf worden ondergebracht op servers buiten Nederland/EU en u moet u ook daar vermelden hoe uw klant de toestemming weer kan intrekken.
De hiervoor genoemde punten moet u schriftelijk in een document verwerken. Overigens is het niet verplicht deze via een privacyverklaring over te brengen maar zeker wel de meest praktische! Immers we leven voor het grootste deel in een online wereld waardoor u uw privacyverklaring heel gemakkelijk op uw website kunt plaatsen. Let daarbij wel op dat de privacyverklaring duidelijk vindbaar is op uw website.
Wilt u uw privacyverklaring laten opstellen door een van onze ervaren juristen op het gebied van de nieuwe privacywetgeving? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.