Best Value, minder overleg en beter samenwerken - Onlanders
We kennen het wel, we bereiden met ziel en zaligheid een project voor, zetten het op de markt en zijn content met de uitkomst, maar dan neemt de waan van de dag het over.
De meeste projecten worden op inhoud erg goed voorbereid. We hebben visie op de techniek, we kunnen bestekken en tekeningen maken. Soms zijn projecten zelfs volledig gematerialiseerd. Meestal hebben we nagedacht over de omgeving en de stakeholders. En dan neemt de waan van de dag het over; meerwerk, minderwerk, vertraging, wijzigingen, ontevredenheid, geschillen…
We zijn gewend om elkaar te wantrouwen, de kaarten tegen de borst te houden en vooral terughoudend te zijn. Daarbij is er nog de cultuur van het micro managen; voortgangsoverleggen zijn daarvan een goed voorbeeld. En dan heb ik het niet alleen over voortgangsoverleggen over het project zelf, maar ook tussen opdrachtnemer en opdrachtgever en vervolgens ook overleggen bij de opdrachtgevers en opdrachtnemers intern. Tijdens deze overleggen zijn we geneigd ook iets te vinden van al die "voortgang" en ongevraagde adviezen mee te geven. Uren, dagen weken kunnen we hiermee vullen. Het wordt gekscherend 'groepstherapie' genoemd.
Een manager procurement van een grote internationale onderneming vertelde laatst dat hij van de vijf dagen werk ten minste drie dagen rapporteerde over de voortgang. Hij besteedde dus meer tijd aan het rapporteren over voortgang dan aan werkelijke voortgang boeken.
Niet meer maar juist slimmer communiceren
Wanneer een project vooraf goed wordt voorbereid, is het mogelijk om alleen over de afwijkingen te communiceren. Dit minimaliseert de administratieve lasten en de noodzaak voor groepstherapie.
Voor de kwaliteitscontrole stelt de opdrachtnemer prestatie indicatoren op. Alleen als er een afwijking is in de planning of in de kosten wordt dit gerapporteerd in de wekelijkse risicorapportage. Daarbij wordt vastgelegd wat de oorzaak van de afwijking is, wie verantwoordelijk is voor de afwijking en welke activiteiten worden ondernomen om de afwijking te corrigeren
Een opdrachtgever voor een groot wegenonderhoudsproject vroeg: 'is het echt zo simpel?'
Ja, zo simpel bleek het. Door de actieve risicobewaking en het schrappen van de voortgangsoverleggen kan nu 30% van de kosten, gereserveerd voor de administratieve lasten, besteed worden aan het wegenonderhoud zelf.
Samenwerken begint bij beseffen waar je eigen expertise eindigt en die van de ander begint. Door dit vooraf duidelijk uit te spreken en er afspraken over te maken voorkom je de valkuil om je verantwoordelijk te voelen en dus maar een besluit te nemen.
De Best Value aanpak is overgewaaid uit Amerika en heeft zich in vele sectoren bewezen. De kern van Best Value zit in het benutten van elkaars expertise, communiceren met dominante informatie en vrijheid geven aan de experts.