Regeringscommissaris: open overheid vraagt ander gedrag medewerkers | Nieuwsbericht | Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding
U bevindt zich hier: Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding Actueel Nieuws Regeringscommissaris: open overheid vraagt ander gedrag medewerkers
Regeringscommissaris: open overheid vraagt ander gedrag medewerkers
Nieuwsbericht | 02-03-2022 | 09:10
Door de komst van de Wet open overheid (Woo) op 1 mei is het nog belangrijker dat medewerkers van het Rijk informatie goed verwerken en bewaren. Dan zijn documenten ook sneller te openbaren. De campagne #Lekkeroporde en de Maand van Digitale Fitheid ondersteunen daarbij. De op 1 januari gestarte regeringscommissaris Informatiehuishouding Arre Zuurmond juicht de aandacht toe: "De overheid moet, veel meer dan nu het geval is, uitgaan van actieve openbaarmaking."
De invoering van de Woo maakt nog eens duidelijk dat overheidsinformatie volledig, betrouwbaar en transparant moet zijn. Medewerkers moeten informatie daarom juist verwerken en bewaren en weten wat van hen wordt verwacht. Het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) biedt met de campagne #LekkerOpOrde hulpmiddelen als een nieuwe e-learning, een digitale kaartenset en een toolkit, waarmee managers in teams het onderwerp op de agenda kunnen zetten en hierover gesprekken kunnen voeren. De campagne sluit in maart aan op de Maand van de Digitale Fitheid, van de RijksAcademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid.
'Naïef techno-optimisme'
Regeringscommissaris Informatiehuishouding Arre Zuurmond vindt het goed dat het onderwerp op die manier extra in de schijnwerpers staat: "Er zijn te weinig mensen voor de informatiehuishouding. De kennis van het vak loopt bij veel medewerkers achter. Dat komt omdat technologische ontwikkelingen razendsnel gaan en omdat er twintig jaar bezuinigd is op experts. Er heerste een naïef techno-optimisme: de software ging het wel oplossen. Niets is minder waar. Er is een ware explosie aan e-mails de laatste 20 jaar, we whatsappen ons een ongeluk en het aantal overheidssites is enorm uitgebreid. Een van de dingen waarop ik me dus ga richten: kunnen we het vak van de informatieprofessional moderniseren, zodanig dat het nieuwe, jonge mensen aantrekt? Het is een prachtig vak maar heeft een ouderwets imago. Het gaat niet alleen over papieren en archiveren, maar ook over de hoeveelheid en soorten informatie, zoals beeld- en geluidsmateriaal."
Zuurmond vindt daarnaast dat, kijkend naar informatiehuishouding, meer onderscheid nodig is tussen typen bestanden: "Uitvoeringsorganisaties zoals DUO en de Belastingdienst werken meer met bestanden, en hebben andere problemen, dan beleidsafdelingen van departementen. Die verschillen weer van een Sociaal- en Cultureel Planbureau, dat grote en multimediale datasets heeft. We moeten niet één oplossing bedenken maar verschillende soorten ondersteuning, om medewerkers tot gewenst gedrag te bewegen."
'Ga aan de slag!'
De regeringscommissaris denkt dat de Maand van de Digitale Fitheid daarbij kan helpen. Niet alleen moeten de tools volgens hem worden gemoderniseerd, ook de kennis van medewerkers van het Rijk om daarmee om te gaan verdient een update. Daar ligt ook een taak voor medewerkers zelf, zegt hij: "Professionals noemen zich wel professional maar zijn soms niet professioneel, omdat ze zich niet verdiepen in de techniek. Tennissers besteden veertig procent van hun tijd aan techniek en werken bijvoorbeeld aan hun voetenwerk. Ga als medewerker ook aan de slag met je techniek. Praat over ICT-toepassingen met collega's. Hoe zet jij bestanden in het Document Management Systeem? Hoe sla jij mails op? Die aandacht voor techniek is een permanent proces, ook voor mij op mijn 63e."
Informatiehuishouding basis voor openbaarmaking
Zuurmond zelf wil zijn ICT-kennis ook op orde hebben. Hij merkt dat hij privé met modernere programma's werkt dan ministeries gebruiken. Dat verbaast hem omdat een goede ICT-infrastructuur de basis vormt voor actieve openbaarmaking van overheidsinformatie. Daar werkte hij ook aan als ombudsman in Amsterdam, waar hij de 'afsluitnotitie' na een klachtenbehandeling introduceerde: "In plaats van tientallen rapporten publiceerden we vijfhonderd tot zevenhonderdvijftig uitspraken over individuele klachten. Met een nieuwe zoektool konden belangstellenden die uitspraken goed vinden. En we lieten een functie toevoegen aan Outlook waardoor medewerkers hun mails, met een sleepfunctie, makkelijk aan een klantdossier konden toevoegen."
Tijdens zijn werk in Amsterdam zag hij ook welk belang goede informatiehuishouding heeft voor managers bij de overheid: "Als je niet weet welke brieven de deur uitgaan en welke afspraken zijn gemaakt, kunnen gruwelijke dingen gebeuren. Als ombudsman maakte ik mee dat de gemeente een familie dwong om een restauratie van hun woning in de jaren tachtig ongedaan te maken. Dat betekende meer dan een ton aan reparaties. Tot het laatste moment, bij de rechter, hield de gemeente vol dat er geen vergunning was verleend. Een voormalig makelaar bleek toch een briefje te hebben waarin toestemming was gegeven."
Om dit soort gebeurtenissen te voorkomen is volgens Zuurmond een gedragsverandering nodig. Hij heeft daarvoor nog wel een praktische tip: "De overheid moet, veel meer dan nu het geval is, uitgaan van actieve openbaarmaking. Zorg dan ook dat je alles zo opslaat dat het goed te vinden is: e-mail geen bestanden naar collega's maar stuur linkjes naar stukken die in een gezamenlijk Document Management Systeem staan. Zo kun je traceren wat er is gebeurd en dat openbaren als dat nodig is."