Hoe laat je OneDrive optimaal voor je werken? - Avantage
Wil je meer weten over OneDrive?
Is jou weleens overkomen dat je laptop uitvalt terwijl je in een document bezig bent? Negen van de tien keer ben je dat document dan kwijt, in welke map je ook zoekt. Dan moet je dus opnieuw beginnen en dat is, op z'n zachtst gezegd, niet fijn. Ook daarom stappen steeds meer organisaties over naar de cloud. Dan kun je er (met Office 365) voor kiezen om bestanden om de paar seconden automatisch te laten opslaan op OneDrive. Zo zijn er meer handige weetjes over OneDrive, die niet bij iedereen bekend zijn. Daarom geef ik je graag een aantal tips waarmee je OneDrive nog slimmer kunt gebruiken.
#1. Delen
Met OneDrive kun je gemakkelijk bestanden delen. Wil je bijvoorbeeld met je collega's samenwerken in een document? OneDrive zorgt ervoor dat jouw documenten in de cloud altijd up-to-date zijn, zodat je effectiever kunt samenwerken. Open een document vanuit je OneDrive en klik rechtsboven op Delen met het icoontje van een vakje met een pijltje naar rechts. Hier kun je personen uitnodigen en bepalen wat ze met het bestand mogen doen. Zo kun je ervoor kiezen dat ze het document alleen kunnen lezen, of bijvoorbeeld ook kunnen bewerken.
#2. Beveiligen
Het is altijd handig om controle over je documenten te houden. In OneDrive kun je gemakkelijk een verloopdatum instellen. Hierdoor kunnen personen waarmee jij je document hebt gedeeld, datzelfde document na een bepaalde periode niet meer bewerken. Ook kun je voor je documenten een wachtwoord instellen, om er zeker van te zijn dat je bestanden nog beter beschermd zijn. Om dat te doen, moet je eerst het bestand delen. Vervolgens kun je kiezen welke verloopdatum je wilt instellen en het document met een wachtwoord beveiligen. Zo kun je er zeker van zijn dat je documenten goed beveiligd zijn.
#3. Opslaglocatie veranderen
In OneDrive kun je snel en eenvoudig je bestanden opslaan in de cloud. Die bestanden zie je ook terug in je oude vertrouwde verkenner, waar je de C-schijf kunt vinden en onder meer de standaardmap 'Mijn documenten'. Dit komt door de handige synchronisatietechniek. Eigenlijk maakt OneDrive een kopie van jouw bestanden vanuit de cloud naar jouw laptop, zodat je er altijd en overal, ook zonder internet, bij kunt. Maar omdat de cloud en jouw laptop met elkaar 'praten', wordt elke wijziging die je op jouw laptop doet ook weer meteen opgeslagen in de cloud.
'Met OneDrive kun je op een efficiënte manier ruimte besparen.'
Om te zien hoe OneDrive je bestanden synchroniseert, ga je naar de map van OneDrive. Hier zie je de status van al je mappen en bestanden. Staat er een blauw wolkje bij, dan is jouw bestand alleen online beschikbaar. Zie je een groen vinkje in een witte cirkel, dan betekent het dat je bestand gedownload is op basis van je gebruik. En met een wit vinkje in een groene cirkel geeft OneDrive aan dat je bestand altijd beschikbaar is. Wil je de opslag veranderen? Geen probleem! Zet je muisaanwijzer op een bestand, klik op je rechtermuisknop en beslis of je dat bestand op je device of in de cloud wilt opslaan. Zo kun je op een enorm efficiënte manier veel ruimte besparen.
Een andere handige tool van OneDrive is de Office lens die je op je smartphone kunt gebruiken. Daarmee kun je effectief documenten scannen, met behulp van je camera. Druk in de app op de blauwe button onderaan en scan je document. Daarbij kun je kiezen uit verschillende formaten waarin je een foto wilt maken. Zo kun je bijvoorbeeld kiezen uit een normaal document, een visitekaartje of een foto. Wanneer je het document hebt gescand, slaat de app de gescande items op als afbeelding of PDF. Op die manier kun je, waar je ook bent, altijd je documenten scannen.
#5. Automatisch uploaden
Wil je graag dat je foto's van je smartphone automatisch geback-upt worden? Dat heeft OneDrive in een handomdraai voor je geregeld. Ga hiervoor naar de instellingen in de OneDrive app op je mobiele telefoon. Die vind je (als het goed is) onder het icoontje 'Ik'. Onder het kopje Opties staat Camera-upload, waar je de instellingen kunt aanpassen. Zo kun je ervoor zorgen dat je foto's altijd veilig zijn opgeslagen. Ook kun je in OneDrive al jouw foto's slim sorteren en worden er automatisch tags toegevoegd. Dan zijn je foto's netjes geordend en weet je precies waar je welke foto kunt vinden.
Zoals je merkt, heeft OneDrive een uitgebreid scala aan tools die je kunt gebruiken om nóg effectiever te werken. In ons redpaper over vindbaarheid van informatie lees je meer over de manier waarop je informatie niet allen voor jezelf, maar vooral ook voor je collega's goed vindbaar maakt. Zo bespaar je tijd en werk je uiteindelijk productiever.