Volle mailbox? Met deze handige tips houd je overzicht.
Een volle mailbox? Met deze handige tips houd je overzicht.
Iedere goaldigger heeft weleens –al dan niet dagelijks- met een overvolle mailbox te maken. Staat het merendeel van jouw inbox nog met een vlaggetje gemarkeerd 'om nog te beantwoorden'? Met deze tips creëer je meer rust.
via instagram.com/medodapressa
Wanneer ik alleen al naar mijn eigen inbox kijk, lijkt deze over te stromen. Van (potentiële) opdrachtgevers en administratieve mails (hallo Belastingdienst!) tot mails van mede-ondernemers om samen een kop koffie te drinken en uitnodigingen voor events. Een onbetwist luxeprobleem, maar naast een overvolle agenda, zorgt een volle mailbox voor onrust. Met deze tips houd je je inbox (en hoofd) op orde.
1. Check slechts tweemaal per dag je inbox
Wanneer je werk dit toelaat: zorg ervoor dat je slechts tweemaal –maximaal driemaal- per dag je inbox checkt. Bijvoorbeeld aan het begin van de dag, vlak voor de lunch en aan het einde van de dag. Zet tussentijdse alerts uit. Zo voorkom je dat je gedurende de werkdag niet afgeleid al dan niet overprikkeld raakt door alle meldingen.
2. Houd jezelf aan de 2 minuten-regel
Wanneer je een mailtje ontvangt moet je jezelf één ding afvragen: kan ik dit mailtje binnen twee minuten beantwoorden? Zo ja, doe dit meteen. Zo niet, dan resten er –volgens de Getting Things Done-methode- slechts drie andere opties: later actie ondernemen, doorsturen of verwijderen. Ook in de laatste twee gevallen kun je hierop natuurlijk direct actie ondernemen. Stuur het mailtje direct door of verwijder 'm. Wil je later actie ondernemen? Dan gaan we verder naar stap 3.
3. Maak verschillende mappen aan
Persoonlijk vind ik het fijn om verschillende mappen te hebben gebaseerd op opdrachtgever. Hier kan ik niet alleen belangrijke mailcorrespondentie in bewaren, maar ook mails in markeren die ik nog moet beantwoorden. Dit houd mijn inbox overzichtelijk. Heb je een mail waar je later actie op wilt ondernemen? Zet deze dan in de juiste map.
Een handige tip is om deze mappen te nummeren. Is er bijvoorbeeld een map in je inbox die je vaak gebruikt, maar staat de beginletter hiervan ergens achteraan in het alfabet? Zet hier dan een nummer voor. Denk bijvoorbeeld aan een mapje '01 Nog beantwoorden'. Zo kun je je mailtjes hier makkelijk naartoe slepen en verlies je deze map bovendien niet uit het oog.
4. Plan tijd in om je mails te beantwoorden
Wanneer ik weet welke mails er zijn binnengekomen, plan ik vervolgens tijd in met behulp van Google Calendar om deze te beantwoorden. Afhankelijk van de urgentie en de hoeveelheid ontvangen mails, plan ik vaak vlak voor de lunch of aan het einde van de werkdag een kwartier tot maximaal een half uur in. Zo hoef ik hier de rest van de werkdag niet meer aan te denken, omdat ik weet dat ik hier op een later moment nog tijd voor heb ingepland.
5. Meld jezelf af voor nieuwsbrieven
Last but not least: meld jezelf af voor al die nieuwsbrieven. Een handige tool die je hierbij helpt is Unroll.me. Deze scant automatisch op welke nieuwsbrieven je bent geabonneerd en geeft je de mogelijkheid om jezelf met een simpele klik hiervoor uit te schrijven. Hoe makkelijk is dat? Zo ontvang jij heel wat digital trash minder.