Voorkom acute geldproblemen met goede bedrijfsprocessen
"Er is nú geld nodig", met dit zeer dringende verzoek wordt de debiteurenadministratie in sommige bedrijven nogal eens opgezadeld. In sommige bedrijven, want als de processen goed geregeld zijn, loopt de productie, levering en klantenservice meestal als een zonnetje. En het debiteurenbeheer dus ook. Is dat echter niet het geval, dan zie je dat in het debiteurenbeheer. Want alles wat ergens in een proces misgaat, zie je daar terug.
Bij bedrijven waar het goed loopt zijn doorgaans ook tevreden klanten. En die betalen. En zo niet, dan is er meestal wel een goede communicatie mogelijk waarin betalingsafspraken gemaakt worden. Want elk bedrijf kan een klant treffen die ineens niet meer kan betalen.
Betaling tegenhouden
Maar als het niet goed loopt en de klanten ontevreden raken, dan is het meest eenvoudige voor hen om de betaling nog even tegen te houden. Doen veel klanten dat, dan raakt dat de liquiditeitspositie van het bedrijf. En kan er ineens een heel urgente situatie ontstaan.
Zo snel mogelijk betaald
Het spreekt voor zich dat als de situatie echt heel nijpend is, er gewoon keihard aan gewerkt moet worden om zo snel mogelijk zoveel mogelijk facturen betaald te krijgen. Maar beter is natuurlijk om zo'n acute situatie te voorkomen.
En dat kan, met processen die goed in de organisatie geïmplementeerd worden én worden nageleefd. Zoals door de salesafdeling; zij maken de afspraken met de klant maar moeten zich daarbij wel houden aan de betalingsafspraken of bij afwijkingen dit goed doorgeven aan de administratie. Zodat ze daar niet onnodig die klant die later zal betalen, na de gebruikelijke betaaltermijn een herinnering sturen en ermee in gesprek gaan. Dat is dan zonde van de tijd van de tijd en creëert nodeloze irritatie aan beide kanten.
Gestroomlijnd proces voor een gezond bedrijf
Ook bij de administratie moet opgelet worden dat er onnodige debiteuren ontstaan. Te vroeg factureren of manen kan irritatie opwekken, maar te laat factureren is vanzelfsprekend ook niet handig. En vergeten een herinnering te sturen al helemaal niet. Het hele administratie- en debiteurenproces moet dus ook gestroomlijnd lopen voor een gezond bedrijf.
Minder debiteurenbeheer, meer saldo
Verder heeft elk bedrijf zo zijn eigen situaties waar het geregeld fout gaat. En die fouten, die kennen ze bij de debiteurenadministratie. Zij weten welke klant altijd te laat betaald, welke producten of diensten foutgevoelig zijn en waar de risico's zitten. Gebruik die kennis dus; laat het ze terugkoppelen en zorg voor verandering. Zodat uiteindelijk er minder debiteurenbeheer nodig is en meer saldo op tijd op de bankrekening staat.
Goede debiteurenlijst
Natuurlijk kan altijd een situatie ontstaan waarin plots meer financiële ruimte nodig is dan verwacht. Een bank of financier zal dan vragen naar de debiteurenlijst. Ziet die er goed uit, dan is de kans op de benodigde geldlening veel hoger. Zo niet, dan verwijzen ze je vriendelijk door naar die debiteuren. Maar ja, dat liep nu net niet zo lekker dus of dat helpt…
Als een zonnetje…
Kortom, voorkomen is ook hier beter dan genezen om er maar een cliché tegenaan te gooien. Lopen de processen dus niet zo soepel en kost het de debiteurenadministratie veel tijd en moeite om de facturen betaald te krijgen? Dan is er wat te verbeteren. Bij Van Zon Business zijn we er om die verbeteringen in het debiteurenbeheer door te voeren. Zodat de organisatie straks ook financieel als dat spreekwoordelijke zonnetje loopt. Tja, what's in a name ;-)….
Wil jij ook een beter debiteurenbeheer en sneller betaald worden?
Ook benieuwd of we het debiteurenbeheer in jouw bedrijf kunnen verbeteren zodat je sneller betaald wordt? Of heb je nú hulp nodig om een paar facturen snel betaald te krijgen? Neem contact met ons op, we bespreken graag of je we ook jou kunnen helpen.