Zorgvisie - Gelre ziekenhuizen 'lean en mean' door wachtrijsturing
5355 18 sep 2013 laatste update:2 okt 2013
Gelre ziekenhuizen 'lean en mean' door wachtrijsturing
Gelre ziekenhuizen werkt sinds 2010 in zijn nieuwe locatie in Zutphen met een ultramodern wachtrijsysteem. Het spitsuur in de wachtruimte is uitgebannen.
'Van meet af aan was het de bedoeling dat in onze nieuwe locatie vernieuwende technologische oplossingen zouden worden geïntroduceerd', vertelt voormalig projectdirecteur Hendrik-Jan Koppelman van Gelre ziekenhuizen Zutphen. 'Bij de bouw hebben we een systeem met aanmeldzuilen en informatiezuilen geïntegreerd.' Informatiezuilen zijn in ziekenhuizen tegenwoordig niet meer opzienbarend. Het systeem dat technologieconcern Ricoh in samenwerking met Logis.P in Zutphen heeft geïnstalleerd, is dat wel. Dankzij hun techniek weten patiënten namelijk te allen tijde hoe lang het nog duurt voordat zij geholpen worden. Daardoor is er in principe nooit meer een volle wachtkamer. Koppelman: 'Het ziekenhuis is gebouwd met de Lean-principes in gedachte. Zo wilden we uit efficiencyoverwegingen geen overbodige vierkante meters aan wachtruimte bouwen. Het systeem van Ricoh heeft zich al bij de installatie terugverdiend doordat we met kleine wachtkamers toe konden.'
Het ziekenhuis heeft acht wachtruimten verdeeld over vier polikliniekgangen. In elke ruimte wachten patiënten voor verschillende specialismen. De bezoeker krijgt bij binnenkomst in de centrale hal een soort boardingpass met daarop vermeld welke afspraken voor die dag staan gepland, de afspraaktijd en de routenummers. In de centrale hal kan de patiënt – als hij nog tijd heeft – koffie drinken of shoppen. Via de centrale informatieschermen wordt hij op de hoogte gehouden van wijzigingen in de afspraaktijd. Het is ook mogelijk om een sms-je te ontvangen.
Automatisch een seintje
Bij binnenkomst in de spreekkamer scant de arts de boardingpass met een barcodelezer. Dat stuurt automatisch een seintje naar het systeem, waarna de patiënt geregistreerd staat als 'binnen bij arts'. Het systeem 'ziet' dan ook wat de actuele uitloop van het spreekuur is. Alle informatie tussen aanmeldzuilen, balies en informatieschermen wordt via de server centraal ontvangen en verwerkt. De software berekent continu of en hoeveel uitloop er is en zorgt ervoor dat er automatisch een bericht gaat naar de pc's die de informatieborden aansturen. Alle informatie die op de schermen staat, is daardoor altijd actueel.
'We houden al rekening met patiëntenstromen voordat mensen hier binnen lopen', zegt Koppelman. 'Mensen krijgen van te voren te horen hoe laat hun afspraak gepland staat. Dus zij hoeven eigenlijk überhaupt enkel te wachten als er spoedgevallen tussendoor komen. Voor onze medische medewerkers volgt hieruit het voordeel dat zij beter kunnen anticiperen op de patiëntenstroom van de dag.'
Dankzij de technologie en de integratie met het ziekenhuisinformatiesysteem beschikt Zutphen over een schat aan informatie. 'Deze kunnen we nu sneller dan ooit delen met patiënten, medewerkers en management', aldus Koppelman.
Zorgvisie Academy organiseert samen met Nyenrode Business Universiteit op 3 en 4 december de leergang Lean in de zorg. Klik hier voor meer informatie.