De meeste mensen denken dat een pdf voor iedereen bruikbaar is. En over de inhoud: ik zie het, dus het is er. In onderstaande filmpjes laat ik de inhoud van een pdf voorlezen. Je krijgt daarmee een indruk van de tekstuele inhoud van 2 documenten die op het oog wel duidelijk genoeg lijken. Als je kunt zien en makkelijk leest kun je in deze documenten de tekst zien en begrijpen. Anders niet.
Deze video’s laat ik vaak tijdens trainingen zien. Ze geven je een beeld van dat er bij pdf meer komt kijken dan de visuele laag die je ziet. In de filmpjes laat ik de tekstuele inhoud van een pdf voorlezen.
Video waarin de tekstuele inhoud van een pdf voorgelezen wordt. Je ziet een pdf met een verklarende woordenlijst.
Dit is een pdf-bestand van 7 pagina’s. Ik laat deze pdf voorlezen met de voorleesfunctie van Adobe Acrobat Pro. Dit illustreert welke tekstuele inhoud het document heeft en hoe toegankelijk het is.
Stem Iacobien: Het originele bestand is gescand. Omdat je tekst ziet, denk je wellicht dat deze tekst ook echt aanwezig is. Maar je ziet een soort foto’s van het originele bestand. Deze pdf heeft geen tekstuele inhoud. Dit document is NIET toegankelijk.
Wil je meer weten over de toegankelijkheid van pdf? En hoe je informatie wel toegankelijk aanbiedt? Ga dan naar iacobien.nl/pdf. Iacobien begint met ‘ie’. (Deze link leidt naar de pagina waar je je nu bevindt).
Video van een pdf-formulier dat voorgelezen wordt. Zet de video niet te snel uit, maar probeer je voor te stellen dat je het formulier op deze manier moet gebruiken.
Deze pdf bevat Engelse tekst en wordt daarom voorgelezen in het Engels. Ik laat deze pdf voorlezen met de voorleesfunctie in Adobe Acrobat Pro. Dit illustreert welke tekstuele inhoud de pdf heeft.
Stem Iacobien: Dit formulier is niet goed toegankelijk. Wil je meer weten over de toegankelijkheid van pdf èn over hoe je informatie wel toegankelijk aanbiedt? Ga dan naar iacobien.nl/pdf. Iacobien begint met een ‘ie’. (Deze link leidt naar de pagina waar je je nu bevindt).
Bij pdf moet je het idee loslaten dat wat je kan zien er ook is. En dat wat je niet kan zien er inderdaad ook niet is. Het is belangrijk dat een pdf echt tekst bevat. En niet alleen maar een plaatje. En dat je een formulier altijd als een bruikbaar formulier opmaakt. Je kunt een pdf anders niet goed met een screenreader gebruiken, niet doorzoeken en niet goed vinden. In het artikel ‘Hoe zit een toegankelijke pdf in elkaar‘ lees je wat er komt kijken bij een toegankelijke pdf en hoeveel meer dat is dan de visuele laag die je op het eerste gezicht ziet.
Let op: het OCR-en van een pdf is niet afdoende om een bestand goed toegankelijk te maken. OCR (Optical Character Recognition) is het omzetten van een afbeelding naar tekst met software die tekens herkent en zo probeert de oorspronkelijke tekst zo goed mogelijk weer te geven. Met OCR creëer je tekst, maar heb je nog geen goede metadata of codelaag met daarin koppen, links, alternatieve teksten voor afbeeldingen, toegankelijke tabellen et cetera.
Ook content die in pdf’s aangeboden wordt, is webcontent die je toegankelijk en bruikbaar wilt aanbieden. Voor overheidswebsites geldt dat pdf’s van 1 januari 2015 en later toegankelijk moeten zijn conform de richtlijnen. Daarnaast moet je informatie (ook) in open standaard aanbieden. Het toegankelijk aanbieden van content die nu in pdf wordt aangeboden is complex. Reparatie van pdf’s of een goed sjabloon voor je documenten is niet een goede eerste stap.
Als organisatie wil je een aanpak die duurzaam en toekomstbestendig is en je wilt een juiste besteding van de middelen. Je hebt hiervoor inzicht nodig in de bestaande documenten (kwantiteit en kwaliteit), de gebruikte software (is deze geschikt), de workflow, aanwezig kennis en afspraken. Op die manier zorg je voor een geïnformeerde aanpak.
Daarom voer ik documentenaudits en pdf-audits uit. Je wilt immers een aanpak die werkt en gericht is op haalbaarheid en knelpunten in jouw organisatie. Met inzicht in de huidige situatie kun je prioriteiten stellen. Je krijgt grip, je kunt voortgang meten en aantonen (verantwoording over budget en vorderingen) en plannen bijstellen.
Neem contact met me op via mail (info@iacobien.nl) of bel me op 06 2500 3400 om de mogelijkheden te bespreken!
Met contentstrateeg Saskia Schrijver schrijf ik over over de toegankelijkheid en bruikbaarheid van documenten en oplossingen op de kennissite ‘Documenten-en-toegankelijkheid.nl‘. Hier lees je alles over aanpak, best practice en organisatie van documenten en toegankelijkheid.nl.
Bijvoorbeeld hoe je een pdf in 5 stappen test, waarom je vaak beter voor HTML-pagina’s kiest en best practices.