Handboek voor Adobe Sign voor SharePoint
Adobe Sign voor SharePoint (On-Premises): handboek
De integratie van Adobe Sign voor Microsoft SharePoint biedt een geïntegreerde oplossing voor het maken, verzenden, bijhouden en beheren van elektronische handtekeningen. De integratie is beschikbaar voor On-premises exemplaren van Microsoft SharePoint 2013 of 2016. De oplossing is ontwikkeld als een farmoplossing voor Microsoft SharePoint en biedt:
de mogelijkheid om de beheerpagina van Adobe Sign toe te voegen als een SharePoint-webonderdeel, dat door SharePoint-gebruikers kan worden gebruikt voor het bijhouden en bijwerken van overeenkomsten;
de mogelijkheid om een willekeurig document uit een SharePoint-documentbibliotheek te verzenden ter ondertekening;
de mogelijkheid om documenten naar één ontvanger of naar een groep ontvangers te verzenden met gebruik van SharePoint-lijsten en gegevens uit SharePoint-lijsten toe te wijzen aan documenten wanneer de documenten worden verzonden ter ondertekening;
de mogelijkheid om alle ondertekende overeenkomsten in SharePoint te archiveren.
In dit document wordt de term "Overeenkomst" vrij losjes gebruikt om transacties of documenten te beschrijven die zijn (of nog worden) verzonden ter ondertekening/goedkeuring.
"Ontvanger" is de algemene term die wordt gebruikt voor alle ondertekenaars, fiatteurs of delegeerders van een Overeenkomst (in principe iedereen naar wie u het document opstuurt voor een bepaalde handeling).
Privé- of incognito browsersessies worden niet ondersteund door het Adobe Sign-pakket.
Voor gebruikers die een update uitvoeren op basis van een vorige versie
Als u een update uitvoert op basis van een vorige versie van eSign (of EchoSign) voor SharePoint, dient u er rekening mee te houden dat vorige standaardovereenkomstsjablonen opnieuw moeten worden gemaakt zoals beschreven in de sectie Uw persoonlijke instellingen definiëren.
Adobe Sign is een pakket met farmoplossingen dat door uw SharePoint-beheerder wordt geïnstalleerd. Als gebruiker ziet u het Adobe Sign-tabblad bovenaan uw SharePoint-site.
Als u op het Adobe Sign-tabblad klikt, wordt het lint met alle beschikbare Adobe Sign-functies weergegeven.
Het lint bevat vijf pictogrammen:
Met het laatste pictogram (Instellingen) kunt u uw overeenkomstsjabloon definiëren. Als u deze eenmaal hebt gedefinieerd, zult u waarschijnlijk alleen nog terugkeren naar deze pagina als u de sjabloon wilt aanpassen. Laten we dus daar beginnen.
Met uw persoonlijke instellingen kunt u een standaardnaam en -bericht definiëren voor alle overeenkomsten die u met de Adobe Sign-app vanuit SharePoint verzendt.
In het veld Naam overeenkomst (maximaal 255 tekens) kunt u een willekeurige tekenreeks ter identificatie van de overeenkomst invoeren. Deze tekenreeks wordt in de onderwerpregel van de e-mail van de ontvanger geplaatst (geel gemarkeerd in de afbeelding hieronder) en ook als naam op de beheerpagina. Geef een unieke en begrijpelijke naam op, zodat uw ontvangers de e-mail gemakkelijk kunnen herkennen en u de overeenkomst sneller kunt zoeken, als dat nodig is.
Bericht overeenkomst is een veld voor standaardtekst waarin u toepasselijke instructies of opmerkingen kunt invoeren (hieronder groen gemarkeerd). Het bericht wordt weergegeven in de e-mail Ondertekenen die wordt verzonden naar alle ontvangers en dient niet te worden gebruikt voor de persoonlijke notities die u voor elke ontvanger kunt toevoegen.
► Gebruik voor aangepaste lijsten een documentsjabloon van buiten SharePoint – Als deze optie is ingeschakeld, slaat de afzender de optie voor het toevoegen van een document vanuit SharePoint over. In plaats daarvan krijgt hij de opties voor bestandsbijlagen te zien die zijn geconfigureerd in het Adobe Sign-systeem. Het gaat hierbij om een of meer van de volgende opties:
o Bijvoegen vanaf het lokale systeem
Wanneer de optie niet is ingeschakeld, wordt u gevraagd een documentsjabloon te selecteren vanuit de SharePoint-documentenlijst.
► Gebruik voor aangepaste lijsten altijd de toegewezen documentsjabloon – Wanneer deze optie is ingeschakeld, onthoudt SharePoint het bestand dat u wilt bijvoegen en wordt dat bestand automatisch bij de volgende overeenkomst gevoegd die u vanuit een lijst maakt. De stap voor het selecteren van het bestand wordt dus overgeslagen. Dit is heel handig als u hetzelfde document vaker gebruikt.
Het draait bij Adobe Sign allemaal om het verzenden van overeenkomsten en het verkrijgen van handtekeningen en u kunt dit proces in de SharePoint-omgeving op drie manieren in gang zetten:
Verzenden via het lint
Welke van deze opties u ook kiest, de configuratiepagina wordt altijd geopend. Op deze pagina kunt u de ontvangers definiëren en de volgorde van de handtekeningen bepalen, als er meer dan één handtekening nodig is.
U kunt documenten van maximaal 50 MB verzenden vanuit SharePoint.
Selecteer de documenten die u wilt verzenden door op het vinkje links van de naam van het document te klikken.
Klik op het tabblad in het lint bovenaan de pagina.
Alle geselecteerde documenten worden automatisch bijgevoegd.
Klik op het pictogram Verzenden ter ondertekening.
Klik met de rechtermuisknop op het document dat u ter ondertekening wilt verzenden.
Selecteer het weglatingsteken (…) om het contextmenu te openen.
Selecteer Verzenden ter ondertekening in het menu.
De procedure voor verzenden vanuit een lijst is hetzelfde als die voor het verzenden van een document in de zin dat u kunt verzenden via het lint of door met de rechtermuisknop te klikken.
Er worden geen documenten automatisch bijgevoegd. Afhankelijk van uw persoonlijke instellingen gebruikt u een van de volgende methoden:
Expliciet een bestand toevoegen vanuit SharePoint
De bestanden toevoegen op de overeenkomstpagina
Het geretourneerde ondertekende PDF-exemplaar (en mogelijk de audittrail) wordt als bijlage aan de lijst toegevoegd in plaats van in een nieuwe map te worden geplaatst.
Als de SharePoint-beheerder echter een map in de documentopslag heeft gedefinieerd, wordt het PDF-bestand in die map geplaatst.
A. Ontvangers – De personen die de overeenkomst ondertekenen of goedkeuren
B. Berichtgegevens – De naam en het algemene bericht voor de overeenkomst
D. Bestanden – De daadwerkelijke documenten/bestanden die moeten worden ondertekend of goedgekeurd
○ Opmerking: het document op basis waarvan de overeenkomst is geopend, wordt automatisch als bijlage aan de overeenkomst toegevoegd.
In de sectie Ontvangers kunt u met de bovenste schakelaar de algemene workflow voor de ondertekeningsvolgorde selecteren:
• Wanneer Voltooien in volgorde is ingeschakeld (zoals in het onderstaande voorbeeld), worden de ontvangers genummerd om de volgorde van deelname aan te geven en dient een opeenvolgend ondertekeningsproces te worden gehanteerd waarbij de stappen in de juiste volgorde worden uitgevoerd.
○ In de opeenvolgende stappen kunnen zogenaamde containerstappen worden gedefinieerd die het volgende mogelijk maken:
► Een subset van ondertekenaars kan zich tegelijk aanmelden (hybride workflow)
► Alle leden van een bepaalde groep kunnen ondertekenen namens de gehele groep (ontvangersgroep)
• Als Voltooien in willekeurige volgorde is ingeschakeld, worden de ontvangers niet genummerd en kunnen ze gelijktijdig ondertekenen.
Rechts van de schakelaar voor de ondertekeningsvolgorde ziet u twee koppelingen:
Mij toevoegen – Klik op deze koppeling om uzelf in te voegen als de volgende ondertekenaar in de ondertekeningsvolgorde.
Ontvangersgroep toevoegen – Klik op deze koppeling om een zogenaamde containerstap te maken waarbij u een groep ondertekenaars definieert waarvan alle leden kunnen ondertekenen. U kunt bijvoorbeeld een groep maken voor het HR-team, terwijl slechts één HR-medewerker daadwerkelijk hoeft te ondertekenen.
A. Ondertekeningsstap – Bepaalt op welk moment in de procedure de ontvanger toegang krijgt tot de overeenkomst (wanneer Voltooien in volgorde is ingeschakeld).
B. Functie – Bepaalt hoe de ontvanger met het document kan communiceren.
○ Ondertekenaars (standaard) – Ontvangers die worden geacht minstens één handtekening te plaatsen.
○ Fiatteurs – Ontvangers die het document reviseren en goedkeuren, maar die het uit juridisch oogpunt niet hoeven te ondertekenen.
○ Delegeerders – Ontvangers die niet worden geacht het document te ondertekenen of goed te keuren. Zij zullen de mogelijkheid tot ondertekenen of goedkeuren delegeren aan een andere partij.
C. E-mailadres – Wie is de ontvanger? Dit dient een persoonlijk e-mailadres te zijn.
○ E-mail (standaard) – Verificatie is gebaseerd op toegang tot het postvak IN.
○ Wachtwoord – Er wordt via een ander kanaal een door de afzender gegenereerd (alfa)numeriek wachtwoord naar de ontvanger gestuurd.
○ Sociaal – Verificatie vindt plaats via een sociaal netwerk van een derde partij, zoals Facebook of LinkedIn.
○ KBA (alleen in de VS) – Wanneer verificatie op basis van kennis wordt gebruikt, dient de ontvanger zijn of haar Social Security-nummer in te voeren. Daarna worden enkele niet-alledaagse vragen gegenereerd op basis van openbare databases.
○ Telefoon – De afzender dient het telefoonnummer van de ontvanger op te geven zodat een sms-code kan worden verzonden wanneer de ontvanger een handtekening moet plaatsen.
E. Privénotitie (optioneel) – De afzender kan elke ontvanger specifieke instructies sturen die worden weergegeven wanneer de ontvanger de overeenkomst weergeeft.
Met de koppeling Cc tonen onder de lijst met ontvangers wordt een veld weergegeven waarin u cc-adressen kunt invoeren voor ontvangers die de overeenkomst wel mogen bekijken, maar geen toegang hebben voor ondertekening/goedkeuring.
Een 'hybride' workflow is een instantie van de opeenvolgende ondertekeningsvolgorde waarbij in een of meer ondertekeningsstappen twee of meer ontvangers tegelijkertijd toegang hebben tot het document. Alle ondertekenaars in de 'gelijktijdige' stap moeten hun onderdeel voltooien voordat het ondertekeningsproces doorgaat naar de volgende stap.
In de bovenstaande afbeelding ziet u bijvoorbeeld een handtekeningencyclus met drie stappen:
Stap 1 is fclarke@gmail.com. Wanneer de overeenkomst ter ondertekening wordt verzonden, wordt alleen fclarke op de hoogte gesteld. Zodra fclarke het document heeft ondertekend, gaat het ondertekeningsproces door naar de volgende stap.
Stap 2 is de hybride stap. U ziet dat alle drie de ontvangers hetzelfde nummer hebben (2), wat betekent dat Adobe Sign al deze ontvangers op hetzelfde moment op de hoogte stelt. Ze kunnen in willekeurige volgorde hun handtekening zetten, maar ze moeten allemaal hun onderdeel voltooien voordat de handtekeningencyclus doorgaat naar de volgende stap.
Stap 3 is opnieuw een individuele ontvanger, maar deze is nu gedefinieerd als een fiatteur (een vinkje in plaats van een penpunt). Zodra de ontvanger in stap 3 zijn of haar goedkeuring heeft gegeven, wordt de overeenkomst voltooid, wordt het document volledig afgerond en ontvangen alle partijen een kopie van het document in PDF-indeling.
Als u een hybride groep wilt maken, voert u eerst de e-mailadressen van de partijen als afzonderlijke ontvangers in. Vervolgens klikt u op een ontvangerveld en sleept u het naar een ander veld in de hybride groep. Op het scherm wordt een bericht weergegeven dat deze ontvangers gelijktijdig kunnen ondertekenen.
Groepen ontvangers
Ontvangersgroepen zijn nuttig wanneer u een aftekening nodig hebt van een organisatie, maar niet van een specifieke persoon in die groep.
Stap 1 (JohnDoe) is een ondertekenaar en wordt op de hoogte gesteld dat een handtekening nodig is zodra de overeenkomst wordt verzonden. Zodra JohnDoe een handtekening heeft gezet, gaat de overeenkomst door naar stap 2.
Stap 2 is een groep ontvangers met de functie fiatteur, genaamd 'HR Group'. Er zijn vier ondertekenaars in de groep ingevoerd, die elk als voorbeeld een ander verificatieproces toegewezen hebben gekregen. Zodra een van de geïdentificeerde ontvangers zijn of haar goedkeuring geeft, gaat de overeenkomst door naar de derde stap.
Stap 3 is een individuele ondertekenaar. Zodra deze laatste handtekening is voltooid, wordt het document volledig afgerond en ontvangen alle partijen een kopie van het document in PDF-indeling.
Als u een ontvangersgroep wilt maken, klikt u op de koppeling Ontvangersgroep toevoegen in de rechterbovenhoek van het veld Ontvangers. De container wordt gemaakt en u wordt gevraagd de groepsnaam en de eventuele ontvangers in te voeren.
Alle leden van de ontvangersgroep ontvangen een definitieve kopie van het document in PDF-indeling, ook wanneer ze het document niet zelf hebben ondertekend.
In het veld Naam overeenkomst kunt u een willekeurige tekenreeks ter identificatie van de overeenkomst invoeren.
Opmerking: deze waarde kan worden bewerkt totdat de overeenkomst wordt verzonden.
Bericht overeenkomst is een veld voor standaardtekst waarin u toepasselijke instructies of opmerkingen kunt invoeren.
Als uw account is geconfigureerd voor het gebruik van berichtsjablonen, wordt de koppeling voor toegang tot de sjablonen weergegeven in de rechterbovenhoek van de sectie Bericht.
Wachtwoordbeveiliging instellen – Vereist dat ontvangers een wachtwoord invoeren om het ondertekende PDF-bestand te kunnen openen en bekijken. Dit wachtwoord wordt gedefinieerd door de afzender en wordt via een ander kanaal doorgegeven. Adobe Sign legt dit wachtwoord niet vast, dus zorg dat u het niet vergeet.
Deadline voor voltooiing – Stel het aantal dagen in waarna de overeenkomst vervalt en niet meer kan worden voltooid.
De deadline voor voltooiing wordt alleen weergegeven als deze door uw beheerder is ingeschakeld.
Herinnering instellen – Stel de frequentie in voor de herinneringen die worden verzonden totdat de overeenkomst is voltooid. Alleen de huidige ontvangers worden op de hoogte gesteld.
Taal van ontvanger – Selecteer de taal die u wilt gebruiken in e-mailberichten aan ontvangers en tijdens het ondertekeningsproces.
In de sectie Bestanden kunt u de documenten als bijlage aan de transactie toevoegen. Het oorspronkelijke document dat u hebt gebruikt om de overeenkomst te starten, is al bijgevoegd.
Bestanden kunnen worden bijgevoegd vanuit de Adobe Sign-bibliotheek, Google Documenten, Box.net of Dropbox, maar u kunt ze ook uploaden vanaf uw lokale systeem door middel van zoeken of slepen en neerzetten.
U moet in elk geval de handtekeningvelden instellen, maar er zijn nog verschillende andere velden die u kunt gebruiken om complexe formulieren te maken.
Als u geen handtekeningvelden instelt, plaatst Adobe Sign automatisch een handtekeningenblok onderaan het document. Als er onvoldoende ruimte is, wordt een nieuwe pagina toegevoegd voor de handtekeningen.
Op de pagina Overeenkomststatus ziet u alle overeenkomsten waarvoor u weergavebevoegdheid hebt en die zijn verzonden vanuit de SharePoint-omgeving.
De items worden standaard weergegeven op verzenddatum, met de meest recente overeenkomst bovenaan de lijst:
Als u de overeenkomsten in uw weergave wilt filteren, gebruikt u het veld Zoeken in de rechterbovenhoek van de pagina. Dit zoekveld zoekt naar een willekeurige tekenreeks in alle velden en retourneert alle overeenkomende items:
Zoeken naar een overeenkomststatus op document of lijst
U kunt als volgt eenvoudig zoeken naar alle overeenkomsten die met behulp van een SharePoint-document of -lijst zijn verzonden:
Zoek en selecteer het gewenste document/lijstitem.
Klik op de optie Overeenkomststatus (op het lint of in het contextmenu dat verschijnt als u op de rechtermuisknop klikt).
In de kolom uiterst rechts in de tabel Overeenkomststatus ziet u een knop 'Vernieuwen' waarmee u actief bij Adobe Sign om een update van de overeenkomststatus kunt vragen. SharePoint werkt automatisch regelmatig alle overeenkomsten bij die nog wachten op een handeling van een ontvanger. Met de knop Vernieuwen kunt u de overeenkomst buiten deze cyclus om bijwerken wanneer u de actuele status wilt weten.
Het pictogram uiterst rechts op de pagina Overeenkomststatus is het pictogram Verwijderen. Met deze knop wordt de overeenkomstrecord in SharePoint verwijderd. De overeenkomst zelf in Adobe Sign wordt niet geannuleerd of verwijderd. Houd er rekening mee dat deze handeling niet ongedaan kan worden gemaakt.
Als de overeenkomst is voltooid (Ondertekend of Goedgekeurd), wordt een koppeling voor de naam van de overeenkomst ingeschakeld. Als u op deze koppeling klikt, wordt het voltooide document weergegeven.
Als de overeenkomst een eindstatus heeft (Ondertekend, Geannuleerd/geweigerd, Verlopen), is de knop Vernieuwen uitgeschakeld.
Zo lang de overeenkomst nog geen eindstatus heeft, is het pictogram Verwijderen uitgeschakeld.
Afhankelijk van de manier waarop uw SharePoint-beheerder het Adobe Sign-pakket heeft geconfigureerd, worden ondertekende documenten naar een van de volgende locaties gepusht:
Een algemene map – Alle voltooide documenten worden in deze map geplaatst.
Een nieuwe map in de bronbibliotheek – Als er geen algemene map is ingesteld, wordt een nieuwe map met de naam 'Ondertekende overeenkomsten' gemaakt in de documentbibliotheek van waaruit de overeenkomst is gemaakt/verzonden. De PDF-bestanden van alle voltooide overeenkomsten die uit dezelfde bibliotheek zijn verzonden, worden teruggeplaatst in dezelfde map Ondertekende overeenkomsten.
Bijgevoegd bij het lijstitem – Als u een overeenkomst vanuit een lijstitem hebt verzonden, blijven de bijlagen in de lijst staan.
De pagina Beheren bevat vier inhoud-/filteropties:
Inhoud (de gegevensset)
Uw overeenkomsten vormen de standaardgegevensset voor de inhoud op uw pagina Beheren:
Als u een willekeurige gebruiker of groep selecteert, wordt de gegevensset waarbij die gebruiker of groep expliciet betrokken is weergegeven op uw pagina Beheren
Er kan slechts één gegevensset van een gebruiker of groep tegelijk zijn geladen op de pagina Beheren.
In bewerking - overeenkomsten waaraan u gekoppeld bent en die zich nog in de ondertekeningscyclus bevinden
Verborgen inhoud tonen
Afzonderlijke bestanden downloaden - hiermee kan de gebruiker de afzonderlijke bestanden downloaden als meerdere bestanden zijn gebruikt om de overeenkomt/sjabloon te maken
Ondertekenaar vervangen in een overeenkomst
Het document of de velden voor een verzonden overeenkomst bewerken
Een overeenkomst delen
Met het pictogram Bibliotheeksjablonen op het lint van Adobe Sign kunt u een SharePoint-document naar de ontwerpomgeving van Adobe Sign verzenden waar u formuliervelden kunt plaatsen. Vervolgens kunt u het formulier met ingeschakelde velden opslaan in uw Adobe Sign-bibliotheek.
Het originele document in SharePoint wordt niet gewijzigd. De nieuwe documentsjabloon bestaat alleen op de Adobe Sign-site en moet worden bijgevoegd via de optie Documentbibliotheek in de sectie Bestanden van de overeenkomst.
Klik op het document waarvan u een sjabloon wilt maken.
Klik op het pictogram Bibliotheeksjabloon op het lint (of klik met de rechtermuisknop en kies de optie in het menu).
De ontwerpomgeving van Adobe Sign wordt geopend en het hele document wordt weergegeven.
Plaats de vereiste velden in het document.
Als u een sjabloon maakt waarvoor invoer of handtekeningen van twee personen nodig zijn, stelt u alle velden in voor de eerste ontvanger. Wijzig vervolgens het veld Ontvangers in Deelnemer 2 en stel de velden in voor de tweede ondertekenaar/fiatteur.
Wanneer u een sjabloon maakt via de ontwerpomgeving, kunt u het document slechts voor maximaal twee ontvangers samenstellen. Als er meer ontvangers nodig zijn, moet het document in Acrobat of met behulp van tekstlabels worden samengesteld.