18453 Nieuwe werknemers moeten een loonbelastingverklaring invullen. Wat is dat, waar heb je zo'n verklaring voor nodig en hoe vraag je hem aan?
Het is gebruikelijk om de benodigde gegevens bij je werknemer op te vragen via een speciaal formulier van de Belastingdienst.
De officiële benaming voor dit formulier is 'Model Opgaaf gegevens voor de loonheffingen'. Maar in de volksmond staat het ook bekend als de 'loonbelastingverklaring'.
De loonbelastingverklaring is een heel eenvoudig formulier. Je nieuwe werknemer hoeft slechts drie vragen te beantwoorden:
Eigen model gebruiken
Sinds 1 januari 2007 ben je als werkgever niet meer verplicht het formulier van de Belastingdienst te gebruiken. Je mag ook een eigen model gebruiken, zolang je de vereiste werknemers­gegevens maar vastlegt.
In de praktijk blijkt echter dat veel bedrijven het formulier van de Belastingdienst zijn blijven gebruiken.
Tegelijk met de loonbelastingverklaring moet de werknemer een kopie van een geldig identiteitsbewijs bij je inleveren. Je bent namelijk verplicht zijn identiteit vast te stellen.
Ook moet je controleren of de gegevens op de loonbelastingverklaring overeenkomen met die op het identiteitsbewijs.
Het opvragen, verwerken en bewaren van de gegevens van je toekomstige werknemer is heel eenvoudig.
Er zijn maar een paar stappen nodig:
De Belastingdienst staat toe dat je deze administratieve verplichting digitaal afhandelt.
Je kunt het formulier dus zowel op papier als digitaal aan je werknemer versturen. Hij mag het zelfs digitaal ondertekenen, zolang hij maar een wettelijk erkende elektronische handtekening gebruikt.
Aan de hand van de ingevulde loonbelastingverklaring kun jij vaststellen welke loonheffingen en welke loonheffingskortingen je moet toepassen op het loon van je nieuwe werknemer.