Voorstellen huurdersadviesraad 2018 | Eigen Haard Zwevegem
Voorstellen 'telefonisch onthaal'
Onthaal via een onthaalbediende. Direct menselijk contact is aangenamer dan een bandje met keuzemogelijkheden. Deze persoon kan alle eerstelijnsvragen onmiddellijk beantwoorden. De medewerkers kunnen hierdoor ook tijd uitsparen als ze niet verantwoordelijk zijn voor het opnemen van de telefoon.
Verschil tussen openingsuren en telefonische bereikbaarheid duidelijk maken.
Systeem bedenken waarbij huurders bij dringende gevallen ook iemand kunnen bereiken buiten de kantooruren of in het weekend. Hiervoor kan eventueel een lijst opgemaakt worden met situaties waarvoor men contact mag opnemen.
Antwoord van het Bestuur:
Het voorstel om gebruik te maken van een onthaalbediende, zal het Bestuur verder onderzoeken. Hierover kon niet onmiddellijk een beslissing genomen worden.
Het verschil tussen openingsuren en de telefonische uren zal op volgende manieren gebeuren:
Artikel in de E-HaZet van juli '19
Aanpassing op de laatste pagina van de E-HaZet
Uren naast elkaar vermelden op de website
De uren naast elkaar aan de voordeur.
De mogelijkheden voor een systeem bij dringende gevallen wordt onderzocht.
Voorstellen 'onthaal op bureau'
Onthaal via een loketsysteem met een onthaalbediende. Het is altijd leuker als je onmiddellijk te woord gestaan wordt. Op deze manier krijgt men het gevoel vlugger geholpen te zijn. Iemand die bijvoorbeeld enkel documenten komt afgeven, kan dit dan rechtstreeks bij de onthaalbediende doen.
De positionering van de wachtzaal is niet ideaal. Het eerste voorstel was om dit beter aan te duiden. Een onthaalbediende zou dit probleem ook oplossen. Dan kan hij/zij de weg wijzen.
Parking duidelijker aanduiden in de Kortrijkstraat. Het zou een meerwaarde zijn als er meer parking is.
Systeem waarbij de deur automatisch open gaat tijdens de zitdag wanneer het personeel op de knop duwt. Dit is handiger voor minder mobile mensen (rollator, krukken, rolstoel, …), maar in het algemeen geeft dit ook een meer welkom gevoel.
Eventueel wat kinderboeken voorzien in het boekenrek.
Zie hierboven voor het antwoord om gebruik te maken van een onthaalbediende.
De positionering van de wachtzaal werd al verduidelijkt. Nu duiden we de wachtzaal aan met een pijl en een pictogram.
Het Bestuur gaat akkoord om de parking duidelijker aan te duiden in de Kortrijkstraat. Op de hoek van het kantoor zullen we een bordje plaatsen met de aanduiding van de parking. Op de website vermelden wij nu ook dat er parkeergelegenheid is in de Losschaardstraat. Bovendien zullen alle parkeerplaatsen een bordje krijgen.
De technische dienst bekijkt of er een systeem geplaatst kan worden waarbij de voordeur automatisch opent wanneer het personeel op de knop duwt.
Het voorstel om kinderboeken te voorzien in de wachtzaal wordt ook gevolgd.
Voorstellen 'website'
Bereikbaarheid via bus vermelden + plannetje met ligging.
De website ook in het Frans aanbieden.
De bereikbaarheid via bus vermelden we al op de website samen met een plannetje met de ligging van het gebouw. Er staat ook dat er parking voorzien is in de Losschaardstraat.
Omdat Eigen Haard een Vlaamse huisvestingsmaatschappij is, moet er eerst juridisch onderzocht worden of wij de website wel mogen aanbieden in het Frans.
Voorstellen 'e-mail'
Automatisch antwoord dat mail goed ontvangen is.
Telefoonnummer vragen bij contactformulier op website.
De mogelijkheid om een automatisch antwoord te versturen vanuit de infomail wordt verder bevraagd. Het contactformulier op de website werd ondertussen aangepast zodat de mensen ook een telefoonnummer moeten invullen wanneer ze een mail versturen.
Voorstel onthaalbrochure
De onthaalbrochure mag meer uitgebreid worden.
In de loop van 2019 denken we na over een concept. Dit zal in de vorm van een 'woningmap' zijn.
Brievenbus van Eigen Haard in elke gemeente van patrimonium.
Om te onderzoeken of dit praktisch haalbaar is en om te testen of dit wel gebruikt zal worden, zullen we dit testen in 1 gemeente.