Een evenement organiseren: hoe begin je eraan? - KBC Bank & Verzekering
De dagelijkse werking van je vereniging vlot laten verlopen is één ding. Maar bij de organisatie van een groter evenement of feest met leden, deelnemers en sympathisanten komt heel wat kijken.
Ondersteuning van KBC
Organiseer je een evenement om je verenigingskas te spijzen, een goed doel te sponsoren of cultuur te promoten? Dan ondersteunt KBC je met tal van initiatieven, van planning tot betaalsystemen. Deze service is gericht op evenementen georganiseerd binnen de lokale gemeenschap.
1. Betalingen ontvangen per smartphone
Dat kan! Met de app Payconiq by Bancontact laat je je genodigden eenvoudig en snel betalen met hun smartphone.
2. Je evenementen verzekeren
Sta zeker even stil bij de mogelijke risico's van de activiteiten die je organiseert en de verzekeringen die een oplossing kunnen bieden. Je KBC-verzekeringstussenpersoon heeft een ruime expertise in het in kaart brengen en indekken van de risico's die inherent zijn aan het verenigingsleven.
3. Betaalterminal
Vele verenigingen organiseren een feest waarbij eten en drank wordt geserveerd. Of er worden ter plekke producten verkocht. Betalen de deelnemers met cash, dan moet die veilig en efficiënt worden verwerkt. Dat is een hele uitdaging voor de organisatie. Hier biedt een betaalterminal een praktisch alternatief.
KBC steunt de lokale community door een betaalterminal gratis voor je evenement ter beschikking te stellen.
Je deelnemers hoeven geen geld meer af te halen voor ze naar het evenement komen
We bieden deze dienst uitsluitend aan voor KBC-klanten uit de socio-culturele sector (bv. jeugdvereniging, oudercomité, sportvereniging, scholen). Deze kassabox is zeer gegeerd. Er snel bij zijn is dan ook de boodschap.
De betaaloplossing voor je evenement.
Ga even langs in je KBC-kantoor. Je aanspreekpunt in het kantoor zal de aanvraagprocedure voor je opstarten. Je moet deze aanvraag ten laatste 2 weken voor het evenement indienen. Houd evenwel rekening met piekperioden (bv. augustus). Dan zijn de betaalterminals zeer gegeerd. We raden je aan om je aanvraag voldoende op voorhand te doen.
4. Checklist voor je evenement
Deze checklist geeft je een duwtje in de rug bij de praktische organisatie en planning van een activiteit. Hij bevat namelijk een aantal aandachtspunten die je zeker niet mag vergeten bij de organisatie.
1. Vergunningen, wetgeving en risico's
Beschik je over de nodige vergunningen? Informeer tijdig bij je lokale overheid of de geplande activiteit mag worden georganiseerd en onder welke voorwaarden. Sommige activiteiten zijn namelijk vergunningplichtig of moeten beantwoorden aan gemeentelijke politieverordeningen. Heb je nog juridische vragen over je evenement, bijvoorbeeld over vrijwilligers? Neem dan een kijkje op www.verenigingsinfo.be.
2. Fondsenwerving, inzamelacties en sponsoring
De website Koalect biedt je een overzichtelijke onlinetool voor fondsenwerving voor je vereniging, club of school. Met de website beheer je jouw actie vlot en overzichtelijk. Koalect is uitgerust voor tal van projecten:
Productverkoop: verkoop wafels, koekjes, snoep ten voordele van je vereniging
Donatiecampagne: laat mensen je organisatie steunen met giften
Evenement: organiseer je activiteit en verkoop je tickets online
Sponsortocht: ga een (sportieve) uitdaging aan, gesponsord door je vrienden en familie
Op de webpagina van je project kunnen je sponsors betalen met de courante debet- en kredietkaarten. Een actie aanmaken is gratis. Eenmaal de actie van start gaat, gaat 6% van elke onlinetransactie naar Koalect.