Thuiswerkvergoeding - Blog - Meulepas
Wat is er mogelijk om medewerkers tegemoet te komen
Thuiswerken blijft voorlopighet advies. Er wordt steeds meer een weg gevonden in deze nieuwe manier van werken. Ook zijn de voordelen van thuiswerken duidelijker voor werkgevers. Heb jij al nagedacht over je (toekomstige) thuiswerkbeleid? En speelt een thuiswerkvergoeding daarin een rol?
Er zijn verschillende kosten die je medewerkers niet maken op kantoor maar wel zodra ze thuiswerken. Grote kans dat jouw medewerker dit voelt in de portemonnee. Een kopje koffie, de verwarming, licht, water en toiletpapier. Het Nibud heeft uitgerekend dat de kosten voor het dagelijks onderhoud gemiddeld op zo'n €2 per dag uitkomen. Dat lijkt op het eerste oog weinig maar kan per jaar oplopen tot wel €440. Wil je als werkgever je werknemers tegemoetkomen met een thuiswerkvergoeding? Een vergoeding uitkeren is wettelijk gezien lastig. Maar je kan wel gebruik maken van de vrije ruimte van WKR.
De Arbo stelt regels en eisen aan een goede thuiswerkplek. De medewerker is zelf verantwoordelijk voor het goed inrichten van de werkplek. Maar de werkgever is verantwoordelijk in het voorzien van de faciliteiten. Het verstrekken van Arbovoorzieningen valt onder de vrijstelling wanneer het gebruikt wordt voor de werkruimte en voldoet aan onderstaande richtlijnen:
Een verstelbare stoel die zo in te stellen is dat de juiste werkhouding ontstaat.
Voldoende (kunstmatig) licht in de ruimte en voldoende contrast tussen het beeldscherm en de ruimte.
Het beeldscherm staat op ooghoogte en is helder genoeg
Er wordt gebruik gemaakt van een los toetsenbord en muis. Er is voldoenderuimte op tafel voor de armen.
De werkplek is groot genoeg voor de opstelling van een beeldscherm en een toetsenbord. Daarnaast is er nog genoeg ruimte voor bijvoorbeeld documenten.
Normaal gesproken maakt je medewerker gebruik van de internetverbinding op het kantoor. Bij het thuiswerken moet gebruik worden gemaakt van een eigen internetabonnement. Is deze niet aanwezig? Dan kun je dit vergoeden. Ook kan het zo zijn dat het huidige internetabonnement te zwak is en er een upgrade nodig is om een werkbare snelheid te krijgen. Deze kosten kunnen ook onder de gerichte vrijstellingen vallen. Let hierbij wel op dat je alleen het internet abonnement mag vergoeden. Zit er ook televisie en telefonie in het pakket? Dan mag je alleen de internetkosten betalen. Hierbij kun je uitgaan van de kosten die de provider rekent voor een internetabonnement.
Om op internet te komen is er een device nodig die dit mogelijk maakt. Is dit niet mogelijk, dan is het de taak van de werkgever om hiervoor te zorgen. Dit kan een computer of een laptop zijn, maar bijvoorbeeld ook een mobiele telefoon. Het moet wel duidelijk zijn dat zonder dit hulpmiddel jouw medewerker het werk niet goed kan uitvoeren.
Je kunt een laptop of computer betalen voor je medewerker. Je medewerker moet dit hulpmiddel, of (een deel van) de vergoeding, aan je teruggeven wanneer hij of zij het hulpmiddel niet meer nodig heeft voor het werk. Een andere optie zou zijn dat de medewerker de restwaarde van dit hulpmiddel aan je terug betaald.
Verstrekkingen in de vrije ruimte
Wil jij jouw medewerkers voorzien in een verantwoorde thuiswerkplek? Zorg dat je optimaal gebruik maakt van de vrije ruimte in de werkkostenregeling (WKR). Laat je informeren door onze salarisadministrateur Jos Bussemaker (Rsa) of HR specialist Wilke van Nuland-van Hasselt.