Veranders en de AVG – Veranders
Home / Veranders en de AVG
Veranders kent vier categorieën van persoonsgegevens die nodig zijn voor het dagelijkse functioneren.
In deze notitie die tevens geldt als register verwerkingsactiviteiten wordt vastgelegd per categorie welke gegevens worden verzameld, waarom, hoelang, door wie en hoe ze gebruikt worden.
Met elke deelnemer aan een activiteit wordt een aanmeldgesprek gevoerd. In dat gesprek wordt vastgesteld of de deelnemer voldoet aan de eisen en of er sprake is van voldoende baat. Deelnemers kunnen op meerdere manieren hun weg vinden naar Veranders. Dat kan door zelfmelding, door verwijzing of doordat hun gegevens worden doorgestuurd door de gemeente Amsterdam (klantmanagers). In dat laatste geval dan wordt gehandeld conform het gegevensuitwisselingsprotocol. Bij aanmelding worden twee subcategorieën onderscheiden namelijk buurtbewoners en statushouders of om het meer precies te benoemen personen waarbij de bekostiging van de activiteit voor rekening komt van de gemeente conform de subsidieregeling statushouders en deelnemers waarbij dat niet het geval is. Deze laatste groep wordt in de praktijk omschreven als 'buurtbewoners'.
Voor het aanmeldgesprek is een formulier ontworpen (startformulier, bijgevoegd) dat wordt ingevuld in aanwezigheid van en met toestemming van de potentiele deelnemer. De deelnemer krijgt ook inzage en desgewenst een kopie. De vragen hebben betrekking op
NAW-gegevens, geboortedatum en geboorteplaats
Contactgegevens zoals mailadres en telefoon
De activiteit waar voor wordt aangemeld
Of aanmelder zich ook kenbaar maakt als statushouder en een klantmanager heeft die benaderd kan worden voor het verlenen van toestemming
De opbrengst die de deelnemer hiervan verwacht (waarom, motivatie)
Eerder opgedane vaardigheden (werk, opleiding, taalniveau, digitale vaardigheden enz. ) voor zover deze van belang zijn om te bepalen of deelname mogelijk is (eisen) dan wel nuttig is voor de deelnemer (baat)
Beschikbaarheid (nodig voor planning)
Belemmeringen en steunstructuur indien aan de orde en relevant, zulks ter bepaling in het gesprek.
Alle gegevens die op het startformulier worden vastgelegd zijn nodig voor de contactopname en voor de beoordeling of deelname mogelijk is. Andere gegevens worden niet gevraagd. In het gesprek wordt ook duidelijk gemaakt dat de informatie/gegevens dit doel hebben.
De aanmeldgesprekken worden gevoerd door een beperkte kring van vrijwilligers/medewerkers. Na beoordeling of deelname mogelijk is wordt de kandidaat hierover geïnformeerd. Het startformulier wordt met de conclusie dat deelname wel/niet mogelijk is opgeslagen in het archief. Een beperkt deel van de informatie (namelijk de NAW en contactgegevens, het zijn van Buurtbewoner of statushouders en de activiteit waar aan wordt deelgenomen, startdatum en de leermeester die de activiteit verzorgt. ) wordt overgenomen in de verzamellijst. De meer persoonlijke informatie zoals opbrengstverwachtingen, eerder opgedane vaardigheden, belemmeringen en zo worden niet vastgelegd in deze lijst.
De verzamellijst wordt bijgehouden door en is toegankelijk voor een nog kleinere kring van vrijwilligers/medewerkers die een taak hebben bij wat genoemd wordt de functie 'deelnemersadministratie'. Op de verzamellijst worden alle aanmeldingen vastgelegd, zowel de geaccepteerde als de afgewezen aanmeldingen en verder of het gaat om een buurtbewoner dan wel een statushouder met toestemming van de klantmanager.
De deelnemersadministratie heeft contact met de klantmanager waarbij het gegevensuitwisselingsprotocol van de gemeente wordt gevolgd. Het is ook de gemeente die de afspraken – als die tot stand komen – vast legt in het gemeentelijk registratiesysteem (RAAK), waarin wij (stichting Veranders) inzagerechten hebben en beperkte gebruiksrechten direct gekoppeld aan de 'eigen' deelnemers.
De verzamellijst is verder de bron voor het opstellen van deelnemerslijsten per activiteit. Elke leermeester krijgt een overzicht van deelnemers met daarin de NAW en contactgegevens mail en telefoon. Het is aan de leermeester en de deelnemers of zij hun gegevens delen, verhinderd zijn melden bij de deelnemersadministratie of bij de leermeester enz. De leermeester houdt een aanwezigheidsregistratie bij en geeft deze wekelijks door aan de deelnemersadministratie. Deelnemersadministratie en leermeester hebben overleg over wie contact opneemt met de deelnemer als dat nodig is. Het is de deelnemersadministratie die bij voortijdig afhaken of (veelal succesvol) afronden die meldt aan de klantmanager via RAAK
De bewaartermijnen van de startformulieren en de verzamellijst is maximaal 2,5 jaar. De periode die maximaal nodig is voor verantwoording naar subsidienten (en mogelijk de na-controle als subsidienten dat nodig vinden) en fondsen. Als een bepaalde uitvoeringsperiode is verantwoord en vastgesteld dan kan eerder tot vernietiging van deze registraties worden overgegaan.
De verzamellijst is tevens ook een registratie van de medewerkers/deelnemers die onder de WA-verzekering vallen.
Van elke vrijwilliger/medewerkers worden NAW-gegevens, geboortedatum/plaats en email en telefoon vastgelegd evenals de naam van de 'begeleider'. Registratie vindt plaats op de eerder genoemde verzamellijst. Doel van de registratie is ten behoeve van de verzekering.
Met vrijwilligers/medewerkers inclusief bestuursleden die voor hun activiteiten een vergoeding ontvangen (maximaal € 1500, – per jaar conform de regels van de belastingdienst) wordt een overeenkomst afgesloten waarin eveneens deze gegevens zijn opgenomen, naast een copie van bankpas en ID. Dit is een vereiste vanwege de belastingdienst. Indien aan de orde wordt hier ook een afschrift van VOG gevraagd. Tot nu toe organiseert Veranders geen activiteiten die een VOG nodig maken.
Van de gegevens van hulpvragers wordt geen dossier bijgehouden en vindt ook geen registratie plaats. Dossier blijft eigendom van hulpvrager.
Buiten de formele contacten met de lokale overheid en fondsen zijn er talloze contacten met de buurt. Persoonsgegevens zijn hier beperkt tot naam-organisatie-mail-06 en zijn grotendeels ook beschikbaar via sociale media.