Concentratieproblemen en afleiding: zo overleef je de kantoortuin - work/life
Niets is dodelijker voor focus dan afleidende collega's. Toch laten veel bedrijven hun werknemers werken in een kantoortuin, een open ruimte met geen tot weinig privacy. Hoe zorg je dat je te midden van al dit rumoer toch dingen gedaan krijgt?
Er zijn van die momenten je dat al je concentratie nodig hebt om een bepaalde taak gedaan te krijgen. Wanneer je een lastige mail naar een klant moet versturen of een ingewikkeld dossier moet doorspitten bijvoorbeeld. Doorgaans duurt het even voordat je hier je volledige aandacht bij hebt. Werk je in een kantoortuin? Dan is de kans groot dat je al snel uit je concentratie wordt gehaald door een collega die vraagt of je koffie wilt, iemand die achter je zit te bellen of het piepende geluid van een binnenkomend appje op de telefoon van je buurman.
Kantoortuin funest voor concentratie
Dit soort onderbrekingen lijken misschien onschuldig, maar hebben een groot effect op ons brein. 'Elke keer als je wordt afgeleid, moet je brein haar aandacht verdelen,' zegt breinexpert auteur van het boek Focus AAN/UIT Mark Tigchelaar. 'Een deel blijft hangen bij hetgeen we aan het doen waren. Hierdoor daalt je IQ tijdelijk en kost het meer moeite om verder te werken.'
In de jaren zestig en zeventig heerste het idee dat we kantoren het beste zo mogelijk open kunnen houden. Door samen in één ruimte te werken zouden werknemers makkelijker kunnen overleggen. Inmiddels is duidelijk dat kantoortuinen funest zijn voor ons concentratievermogen. In 1997 werd hier voor het eerst onderzoek naar gedaan. Het bleek dat we wanneer we in een kantoortuin werken per dag 86 minuten aan productiviteit verliezen. Uit latere onderzoeken bleek dat werknemers die vanuit een kantoortuin werken meer stress ervaren en vaker ziek zijn.
Dat veel bedrijven anno 2019 nog steeds kiezen voor een kantoortuin is vaak een kwestie van kostenbesparing. Hoe dichter je werknemers op elkaar zet, hoe minder ruimte je immers nodig hebt. Maar wat goedkoop lijkt, is in dit geval juist vaak duurkoop. 'Uiteindelijk is een open-office het duurste kantoor wat er is,' zegt Tigchelaar. 'De productiviteit van je werknemers vertraagt en je hebt meer ziekte uitval. Dat kaar hangt een prijskaartje aan.'
Een kantoor ombouwen doe je niet even. En dus hebben medewerkers die in een kantoortuin werken zich hier meestal bij neer te leggen. Gelukkig zijn er een aantal maatregelen die je samen met leidinggevenden en collega's kunt nemen om het werken in een open ruimte prettiger te maken. 'Stel bijvoorbeeld voor dat iedereen zijn notificaties uitzet,' zegt Tigchelaar. 'Dat scheelt een hoop concentratie verstorende piepjes per dag.'
Werk met stilteblokken
Ook kun je afspreken om met stilteblokken te werken. Als je met veel mensen bij elkaar zit, is er altijd wel iemand aan het praten en dat komt je productiviteit niet bepaald niet ten goede. Tigchelaar: 'Spreek met elkaar één of twee uur per dag af waarin er niet overlegd of gepraat mag worden.' Hij vervolgt: 'Je mag elkaar dan bijvoorbeeld van 10.00 tot 12.00 niet storen.'
Twee uur verplicht zwijgen kan onhandig zijn als werknemers veel met klanten of met elkaar moet communiceren. In dat geval kun je het kantoor ook opdelen in verschillende zones. In zijn boek verwijst Tigchelaar naar een tip van Neuropyschiater Theo Compernolle. Hij raadt aan een 'straat' van overleg naar stilte te maken. Zodra je binnenkomt kom je in de social corner, waar je gezellig kunt kletsen. In het midden van de ruimte is er een blok waar je samen kunt werken aan projecten en helemaal achterin heb je speciale focusplekken waar het muisstil moet zijn.
Snel afgeleid? Dat heb je ook zelf in hand
Natuurlijk werkt het prettiger als je niet om de haverklap gestoord worden door bellende collega's, maar alle schuld op externe factoren gooien is te gemakkelijk. Er zijn namelijk ook een paar dingen die je zelf kunt doen om ervoor te zorgen dat je minder snel wordt afgeleid. 'Hoeveel last we hebben externe prikkels hangt voor een groot deel van hoe we ons denkbrein gebruiken,' legt Tigchelaar uit. 'Afleidende prikkels worden namelijk geblokkeerd door een gebied in ons brein dat de superiore prefontale cortex heet.' Handig, alleen werkt dit gebied niet altijd even goed. Bijvoorbeeld wanneer we te weinig pauzes nemen of wanneer ons hoofd vol zit met taken die we nog moeten doen. 'Neem dus geregeld pauze en schrijf taken die je nog moet doen op', tipt Tigchelaar. 'Hoe meer dingen je in je hoofd hebt, hoe minder je geluiden en afleiding van je buitenaf kunt weren.'
Prikkelende taken leiden tot meer focus
Het lijkt misschien een beetje tegenstrijdig. Maar als je veel last hebt van de geluiden om je heen, is dat vaak een teken dat de taak die je aan het doen bent te makkelijk is. 'Hoe lastiger en inspannender je taak, hoe meer je gefocust je bent en hoe minder last je hebt van je omgeving.' Maar hoe maak je een saaie taak prikkelend? Door jezelf een beetje uit te dagen. Tigchelaar: 'Stel jezelf als doel die taak heel snel af te hebben. Of schrijf een saai rapport in zo min mogelijk woorden.'