 Ofisi ya Waziri Mkuu inawajibu wa kuratibu mkutano huo ili kuhakikisha unafanyika kwa mujibu wa sheria ya maafa namba 9 ya mwaka 1990 na inaelekeza kikao kiwe kinafanyika kila robo ya mwaka au pale inapotokea dharuramaafa yatakayolazimu kikao kufanyika, alisema Dkt. 