<prompt> Eleza kile wakala wa huduma kwa wateja anapaswa kufanya mteja anapowasilisha malalamiko.  <response>: Mteja akitoa malalamiko kwamba marejesho yake bado hayajachakatwa, wakala wa huduma kwa wateja anapaswa kufuata hatua hizi: 1. Sikiliza kwa makini: Wakala anapaswa kusikiliza kwa makini malalamiko ya mteja na kuonyesha uelewa wake kwa kutumia vifungu kama vile Ninaelewa. au Naweza kuona kwa nini umefadhaika. 2. Omba Radhi: Wakala anapaswa kuomba msamaha wa dhati kwa usumbufu uliojitokeza kwa mteja. 3. Kusanya taarifa: Wakala anapaswa kukusanya taarifa zote muhimu, kama vile nambari ya agizo la mteja, tarehe ya ununuzi na mawasiliano yanayohusiana na kurejeshewa pesa. 4. Chunguza suala hilo: Wakala anapaswa kuchunguza suala hilo, akirejelea sera na taratibu za kampuni ili kubaini ni kwa nini marejesho ya pesa bado hayajachakatwa. 5. Toa suluhisho: Suala likishatambuliwa, wakala anapaswa kumpa mteja suluhisho. Hii inaweza kujumuisha kushughulikia marejesho ya pesa mara moja au kupeleka suala hilo kwa mamlaka ya juu. 6. Ufuatiliaji: Wakala anapaswa kufuatilia kila mara kwa mteja ili kuhakikisha utatuzi ulikuwa wa kuridhisha na kwamba suala lao limetatuliwa. Katika mchakato mzima, wakala anapaswa kubaki mtulivu, mwenye huruma, na mtaalamu, akimjulisha mteja katika kila hatua. 