 Hoja zilizoma katika barua hiyo zinasema ifuatavyo: Mkurugenzi wa Jiji ni katibu wa mkutano kwa mujibu wa tafsiri ya kanuni namba 2 ya Halmashauri ya Jiji la Mwanza ya mwaka 2003, pia kifungu cha 247 cha sheria ya serikali za mitaa na mamlaka ya miji na sheria namba 8 ya mwaka 1982, nayo inasema hivyohivyo. 