<prompt> Eleza mchakato wa kuandika barua rasmi ya malalamiko.  <response>: Kwanza, tambua madhumuni ya barua ya malalamiko. Tambua na ueleze suala kuu, ikiwa ni pamoja na maelezo ya kile kilichotokea na kwa nini inahitaji malalamiko. Hakikisha kuwa lugha ni ya adabu na ya kitaalamu, inayoonyesha hamu ya azimio badala ya jibu la hasira. Kisha toa mifano mahususi na thabiti ya kile kilichotokea na jinsi kilisababisha suala. Eleza hatua ambayo ungependa kuchukuliwa ili kutatua suala hilo. Jumuisha ratiba ya matukio na mchakato wa kukata rufaa, ikiwa inafaa. Hatimaye, acha maelezo ya mawasiliano ambayo mpokeaji anaweza kutumia ili kukufuatilia. 